Hvis du nogensinde har prøvet at sende en stor fil via e-mail via Outlook og er stødt ind i en væg, er du ikke alene. De fleste Outlook-versioner begrænser vedhæftede filer til kun 20 MB – og selvom du bruger Microsoft 365, er du stadig begrænset til omkring 150 MB. Det er ikke meget, hvis du arbejder med visuelle elementer, designfiler, video eller andre overdimensionerede aktiver, som du måske beskæftiger dig med dagligt.
Der er nogle kedelige, irriterende løsninger – som at opdele filer eller komprimere dem. Men du kan stadig få en pinlig afvisning, når din fil simpelthen er for stor til at sende. Dropbox giver dig to yderligere professionelle muligheder:
- Del en livefil eller -mappe direkte fra din cloud-lagring– ideel til samarbejde med klienter eller teammedlemmer
- Brug Dropbox Transfer til at sende en ikke-redigerbar kopi af din fil, op til 100 GB
Disse metoder giver dig mulighed for at undgå komprimering og eventuelle afbrydelser i din arbejdsgang, når du bruger Outlook. Hvis du bruger Microsoft 365, kan du også prøve Dropbox-integrationen for at gøre det endnu nemmere at holde filer i gang.
Hvorfor kan min fil ikke vedhæftes i Outlook?
Du har den perfekte fil klar til at blive sendt – og Outlook virker bare ikke. Det er sent, og du vil have dette sendt, hvorfor vil det ikke uploades? Nå, der er et par almindelige syndere bag de frustrerende små fejlmeddelelser:
- Den er for stor: En almindelig årsag er, at de fleste Outlook-konti begrænser vedhæftede filer til 20 MB. Selv med Microsoft 365 har du stadig en filstørrelsesgrænse på 150 MB. Det er knap nok en håndfuld store billeder eller et ret kort videoklip.
- Du bruger en forældet version af Outlook: Nogle gange understøtter ældre versioner muligvis ikke moderne filhåndteringsfunktioner – eller store vedhæftede filer overhovedet. Dette er ofte et problem, når man bruger Outlooks gamle mobilapps.
- Din internetforbindelse er ustabil: En ustabil forbindelse kan afbryde uploads undervejs – især hvis du prøver at sende større filer, der tager et stykke tid at uploade. Det er en stor frustration, især når man har travlt.
- Filtypen er begrænset: Nogle filtyper (som .exe og visse databasefiler) er blokeret af sikkerhedsmæssige årsager. Dette skyldes, at mange vira og malware udnytter disse typer filer – og ødelægger det for alle.
- Din postkasse er fuld: Endelig, hvis du er tæt på din lagergrænse, vil Outlook ikke tillade dig at sende noget nyt. Dette er ofte et problem for folk, der bruger gratisversioner af Outlook og OneDrive.
Ingen af disse problemer påvirker Dropbox Transfer. Den er bygget til at sende store filer i enhver størrelse eller format – bare upload, generer et sikkert link, og send det fra Outlook. Ingen stress, filkomprimering eller e-mail-bouncebacks, kun professionel levering.
3 måder at sende store filer via Outlook
Hvis du nogensinde har klikket på send i Outlook og fået en fejl eller en tilbagemelding timer senere, ved du, hvor irriterende det er at sende store filer. Men frygt ej, der er flere enkle løsninger, du kan prøve – lad os starte med den nemmeste mulighed:
1. Brug Dropbox til at oprette et sikkert link til filen og dele den
Den enkleste metode til at dele en stor fil i Outlook – forudsat at du ikke har noget imod, at modtageren har adgang til din egen kopi af filen – er at generere et sikkert link og sende det i en e-mail. Sådan gør du det direkte fra din cloud-lagring med et par klik:
- Upload en fil til din Dropbox-konto, højreklikderefter og vælg 'Kopier link'.
- Indsæt linket i din Outlook-besked – du behøver ikke at komprimere, zippe eller opdele – og send det, uanset om modtageren har en Dropbox-konto eller ej.
Dette er en fremragende metode, da der ikke er behov for at bekymre sig om begrænsninger på vedhæftede filer eller om din modtager bruger det samme værktøj. Du deler den aktive version af filen, så hvis I samarbejder, er det en kæmpe fordel.
Hvis du har brug for at begrænse, hvad nogen kan gøre med en fil, giver Dropbox dig mulighed for at tilføje beskyttelse med adgangskode, udløbsdatoer eller skrivebeskyttede tilladelser til links. Uanset filtypen kan du sørge for, at den er ny, sikker og under kontrol.
Som en ekstra bonus fungerer delte links overalt – andre e-mailklienter som Gmail, Slack, Teams og webbrowsere – så det er præcis så alsidigt, som du eller dit team har brug for.
2. Brug Transfer til levering af store filer
Dropbox Transfer er din foretrukne løsning til endelige filoverdragelser – f.eks. polerede videoer, designleverancer eller andre filer i stort format. Det er utroligt simpelt, men tilbyder også hurtige uploads og downloads med de højeste sikkerhedsniveauer.
- Du skal blot gå til dropbox.com/transfer
- Upload din fil og send den til modtageren
Du kan sende filer på op til 100 GB (eller 250 GB med Dropbox Replay-tilføjelsesprogrammet), spore downloads, bekræfte levering og brande overførslen med dit logo for at give den et gennemført og professionelt præg. Ingen grund til bekymring – du sender bare.
3. Brug Outlook og OneDrive – så vidt det virker
Outlook og OneDrive kan arbejde sammen om at sende større filer – men kun op til et vist punkt. Du vil sandsynligvis støde på begrænsninger, hvis dine filer er ekstra store, formaterne ikke understøttes, eller modtagerens tilladelser ikke er indstillet korrekt.
Nogle fagfolk rapporterer også formateringsændringer eller filkomprimering. Hvis du har brug for at garantere pixelperfekt levering, kan du måske kigge andre steder hen. Med Dropbox er det, du sender, altid præcis det, din klient ser.
Tips til succes med at sende filer via Outlook
Trods begrænsningerne handler det ikke kun om at få e-mailen til at gå igennem, hvis du sender store filer via Outlook – det handler om at få den til at se poleret og nem at navigere i for personen i den anden ende.
Her er et par hurtige tips til at få din levering af store filer til at se lige så professionel ud som det arbejde, du deler:
- Tilføj kontekst til din e-mail –i stedet for at indsætte et delt Dropbox-link, så inkluder en kort forklaring af, hvad filen er, og link den derefter til en ren, beskrivende tekst.
- Mærk alt tydeligt –brug filnavne og versionsnumre, der giver mening, fordi navngivningsstrukturen er en stor hjælp, når en klient jonglerer med flere leverancer.
- Send et mappelink, når det er muligt– hvis du deler en gruppe filer, så del en mappe i stedet for individuelle links, hvilket holder alt samlet og gør det nemmere for modtageren at holde sig organiseret.
Outlook kan stadig være din foretrukne løsning til deling af store filer – så længe du bruger Dropbox og et par gennemtænkte detaljer, der hjælper med at levere dine filer korrekt og med en følelse af professionalisme.
Ofte stillede spørgsmål
Du kan godt overveje at lægge filer i et ZIP-arkiv eller bruge onlineværktøjer til at gøre dem mindre. Men de værktøjer kan forringe filkvaliteten – og i mange tilfælde er det ikke acceptabelt. Hvis du vil bevare kvaliteten, er det bedre at bruge dit cloudlager hos Dropbox til at dele et link til filen, uden at du skal komprimere den.
Den bedste måde at komme forbi grænsen for vedhæftede filer i Outlook er at bruge en cloud-lagringstjeneste som Dropbox. På denne måde kan du dele et link til filen i stedet for at vedhæfte den. Dette er nemmere end at forsøge at få plads til en stor fil inden for de 20 MB-grænser, som de fleste Outlook-versioner har. Med Dropbox kan du uploade store filer og generere et sikkert link, som du derefter kan dele – du skal blot kopiere linket, indsætte det i din Outlook-besked, og sende det.
Du kan ikke gøre dette direkte i Outlook. Med Dropbox Transfer kan du dog spore, hvornår folk downloader dine filer – for at sikre, at de modtages. Du kan også spore, hvem der ser dine filer, eller tilføje en adgangskode. Dette giver dig mere kontrol, især for arbejde, du sender til klienter, eller filer, der kun er nyttige i en kort periode.
Du kan ikke sende en stor fil alene via Outlook. Men du kan bruge Transfer eller sende et delt link fra din Dropbox-konto. Du behøver ikke at komprimere eller opdele filerne. Du skal bare uploade dem, oprette et link og angive det i e-mailen i Outlook – og modtageren behøver ikke engang en Dropbox-konto for at hente filen. På den måde bevares filernes oprindelige kvalitet, og det gør det nemmere for kunden. Desuden fylder det ikke i nogens indbakke.
Send filer via Outlook med tryghed ved hjælp af Dropbox
Outlook er ikke bygget til at sende store videoer, massive billeder, store databasefiler eller andre besværlige digitale aktiver. Med Dropbox lige ved hånden behøver du ikke bekymre dig om filstørrelsesbegrænsninger.
Med Dropbox undgår du utilsigtet filkomprimering, frustrerende afviste e-mails og forstyrrelser i arbejdsgangen i Outlook. Du skal blot generere et sikkert link, lægge det i din besked og trykke på send – eller bruge Dropbox Transfer.
Vil du gøre det til den nemmeste del af din dag at sende store filer? Få en gratis Dropbox-konto, og prøv vores Outlook-integration i dag – hurtigere, sikrere og bygget til kreative teams, der har brug for, at deres arbejde leveres præcis som tiltænkt.
