Sådan inddrager du dit team i projektplanlægningsprocessen

Hvorfor involvere dit team i projektplanlægning?

At have dine teammedlemmer med som det første skridt i strategisk planlægning har en række fordele, ikke kun i løbet af projektets livscyklus, men også for dig og dit projektteam ind i fremtiden:

Motivation og ansvar

Når teammedlemmer modtager enkle, individuelle instruktioner og opgaver, kan det være svært for dem at få en fornemmelse af de overordnede projektmål. Derfor mangler de muligvis en forståelse af, hvordan deres arbejde vil påvirke andres arbejde i projektteamet og det eventuelle slutprodukt eller projektleverancer, de producerer. Opdater dit team med et teamdokument for at etablere et fælles mål. At give dit team plads til at samarbejde og definere deres rolle i projektplanlægningsprocessen hjælper dem med at se det overordnede perspektiv. Det vil ikke kun hjælpe dem med at forstå formålet og dermed behovet for kvalitet i deres arbejde. Det vil også hjælpe dem med at blive engagerede i projektet som helhed, så de selv bliver interessenter i projektet. Når du tilskynder dem til at påtage sig den følelse af ansvar for projektets succes, kommer du til at lede et meget mere målrettet og motiveret team.

Opkvalificering af teammedlemmer

Dit team finder altid nye måder til at forbedre kvaliteten og effektiviteten i de opgaver, de arbejder på dagligt. Mens nogle teammedlemmer aktivt søger nye muligheder at blive involveret i, skal andre tilskyndes for at de kan udvide deres horisonter på arbejdspladsen. At have dit team med i projektplanlægningsprocessen kan hjælpe med at give dit team nye muligheder for at eksperimentere og lære nye færdigheder. På denne måde kan du udføre vigtige planlægningsopgaver, samtidig med at du opkvalificerer dit team og hjælper dem med at udvikle sig som teammedlemmer. Ikke alene vil deres nye færdigheder blive vigtige i projektplanlægningsprocessen, de vil med tiden kunne lede og vejlede andre teammedlemmer i planlægningsarbejdet. Og det er naturligvis sundt for enhver organisationskultur at fremme et miljø med fælles oplevelser og gensidigt ansvar.

Effektivitet gennem delegering

Når et projekt starter, bliver arbejdet fordelt mellem de forskellige medlemmer af teamet baseret på deres færdigheder – så hvorfor ikke uddelegere opgaver i planlægningsfasen? Når dit team har en forståelse af trinnene i strategisk planlægning af et projekt, kan du begynde at fordele planlægningsarbejdet mellem dem. Det frigør ikke kun din tid fra tunge projektplanlægningsopgaver; det kan virkelig øge effektiviteten af processen, når arbejdet begynder at komme hurtigere ind. Hvis teammedlemmer er lige så dygtige i projektplanlægningsprocesser, som de er i deres daglige roller, vil fælles udarbejdelse og afgrænsning af projekter blive meget hurtigere. Men sørg for, at det ikke skaber siloer i dit team, når hvert medlem kun udfører deres individuelle planlægningsopgaver – det skal stadig være en samarbejdsproces.

Sådan opbygges en proces for teams til projektplanlægning

Selvfølgelig kræver det de rigtige metoder og strategier at opbygge en fælles tilgang til projektplanlægning med dit team. Dette er nogle af de væsentlige aspekter, du har brug for at dit team bedre kan planlægge vellykkede projekter sammen:

Brainstorm som et teams

Det mest almindelige første trin i strategisk planlægning er brainstorming og idéfasen. Hvis du er projektleder, skal du ikke bare holde døren åben for dine teammedlemmer, men også invitere dem ind i processen. Når du har orienteret dem om det kommende projekt, skal du planlægge et møde for at brainstorme med dit team om de indledende planer. Overvej at inkludere en premortem-analyse i mødet, så teammedlemmer kan visualisere projektet og de forventede resultater. Sørg for at udsende en dagsorden og beslutte formålet med mødet på forhånd for at sikre, at det bliver et effektivt møde. Hvis det er første gang, dit team holder den type møde, kan du prøve et mødereferat eller en brainstormskabelon – en struktureret tilgang kan hjælpe med at komme godt i gang.

Opret et delt dokument til projektplanen

Når du og dit team er involveret i processen til projektplanlægning, opretter du en delt og centraliseret projektledelsesplan og et dokument til projektplanlægningen. Det skal fungere som et referencepunkt, så alle medlemmer af teamet forstår, hvor I er i processen, og hvad der er besluttet. Det kunne godt laves på et whiteboard, men software til projektledelse og programmer til teamsamarbejde som Dropbox Paper kan automatisere og forenkle processen. Hele teamet kan samarbejde om det samme Paper-dokument med indbygget filgendannelse, versionshistorik og arkivstyring af alle ændringer. Derfra kan du linke til andre Paper-dokumenter med planlægning, hvis det er nødvendigt, eller dele dem med andre teams i din organisation, der har brug for indsigt i din planlægning.

Brug en metode til planlægning eller projektledelse

Hvis du kæmper med at definere en metode til en tilgang, der fungerer for dit team i projektplanlægning, er der masser af specialbyggede metoder til projektplanlægning og projektledelse, som du kan prøve. Planlægningstilgangen Agile skaber en projektplan med sprints, så dit team kan udarbejde planer i korte bursts, og tilbyder muligheder for feedback og gentagelse af dem. Til sammenligning tilbyder PERT, Program Evaluation and Review Technique, en omfattende metode til at afgrænse kravene til et projekt med indbyggede projektmilepæle og overvejelser om risikostyring. Alternativt kan værktøjer til projektplanlægning som Gantt-diagrammer eller Eisenhower Matrix hjælpe dig med at organisere opgaver og processer med afprøvede metoder.

Hver tilgang har sine styrker og varierende kompleksitetsniveauer. Mens dit team muligvis ender med at ændre dem eller vokse fra dem, kan brug af en metode få alle involveret i projektplanlægning som en proces.

Sørg for løbende kommunikation

Stærk kommunikation er af største betydning, når et team arbejder tæt sammen om et projekt. Selvom det hjælper at have delte dokumenter, skal du også sikre dig, at du har de rigtige kanaler til at kommunikere med hele dit team. Kommunikationsværktøjer som Slack giver dig mulighed for at oprette dedikerede servere til dig og dit team – og når de kombineres med Dropbox, kan du endda starte samtaler direkte fra dine Paper-dokumenter eller andre filer. Selvfølgelig har du også brug for en metode til at afholde teammøder. Brug af Dropbox sammen med videomøder via Zoom kan hjælpe dig og dit team med at samarbejde og gennemgå dine planer samtidigt.

Planlæg sammen som et team

Projektplanlægning behøver ikke at være et vanskeligt indledende trin, som projektledere håndterer alene. Samarbejd ved at køre et projekt retrospektivt med teamet og anvende deres feedback i den nye projektplan. Med et helt team, der understøtter processen og det efterfølgende projekt, kan du ikke bare gøre processen mere effektiv, men også gøre den mere givende for dig og dit team. Ved at fordele ansvaret og tilskynde kolleger til at investere i projektmål kan du rykke dit team og deres arbejde fremad som helhed. Uanset hvilken metode du og dit team beslutter at bruge til at planlægge projekter, vil samarbejde i processen føre til bedre resultater for individuelle projekter såvel som for dit team, din organisation og dig selv på lang sigt.

Alle kan være mødeplanlæggere

Der er en forældet opfattelse af, at mødestyring kun kan udføres af 'seniormedarbejdere' med beføjelse til at indkalde teamet til et møde. Men kommunikation går begge veje. Hvis du mener, at et møde er berettiget, skal du indkalde til et møde. Bare vær klar over, at det er op til dig at sikre, at det er et effektivt møde og ikke spild af tid.

Møderne er til for, at alle kan dele ideer, rejse bekymringer og få dem behandlet. Lad os sige, at der er et problem, som selv det bedste opgavestyringsværktøj ikke helt kan formidle. Det er et godt tidspunkt for dig at markere problemet personligt med dit team. Møder handler om at give alle en stemme, uanset deres rolle eller placering. Og med effektive digitale værktøjer til rådighed kan hvert møde forløbe mere problemfrit.