Hvad mener vi med at arbejde smartere?
“Smart working” er et udtryk for, hvordan teknologien har været med til at forandre teams, så de kan arbejde mere effektivt. Disse forandringer kan være noget så fundamentalt som at flytte kontoret til et centralt online arbejdsområde. Eller det kan være mere indirekte ved at skifte til agile arbejdsprocesser som en ny måde at arbejde på med de fordele, teknologien har givet teams.
Smart working har som formål at eliminere problemer, som kendetegnede gamle dages kontorer – manglende fleksibilitet, siloopdeling af opgaver og tænkning i lukkede kasser. I stedet lægger smart working vægt på de faktorer, der virkelig tæller for enhver virksomhed: mennesker og deres idéer. Virksomheder, der ikke implementerer smart working, risikerer at falde bagud, særligt i en tid, hvor det er nødvendigt for alle at finde nye måder at arbejde på. Mange arbejdsgivere og deres medarbejdere vælger nu, hvordan deres organisationer skal arbejde fremover – hos Dropbox har vi allerede forpligtet os til at have en arbejdsplads, der som udgangspunkt er virtuel.
I dette miljø anses mange funktioner ved smartere arbejde for at være så vigtige, at både arbejdsgivere og medarbejdere kan tage dem for givet. Det betyder, at hvis du stadig ikke tilbyder moderne initiativer som hjemmearbejde eller fleksible arbejdstider, kan det være sværere at tiltrække toptalenter.
Hvordan øger smart working effektiviteten på arbejdspladsen?
Du behøver kun at se på din smartphone for at vide, hvordan teknologi kan øge effektiviteten til det tidobbelte. Opgaver, som for nogle årtier siden kunne kræve en håndfuld enheder, kan nu klares på din telefon alene. På samme måde kan arbejdsprocesser, som for blot ét årti siden kunne kræve mange dyre computerprogrammer, i dag udføres i enkeltstående onlineløsninger. Overvej følgende måder, som teknologi kan påvirke dine teams på, og find ud af, hvor vidtrækkende konsekvenser det har for hele din virksomhed:
Sæt din kontoradresse fri
Et smart workspace er ikke begrænset til et rum med fire vægge eller et bestemt postnummer – det kan være, hvor som helst du har en internetforbindelse (og kan følge med, selv når du ikke har). Smart working betyder, at du kan arbejde, uanset hvor du befinder dig. Det afskaffer gammeldags problemer som “x ligger på kontoret”, “jeg har glemt x derhjemme” eller “jeg har ikke adgang til x hjemmefra, så jeg kommer på kontoret i weekenden” – alt sammen ting, der går ud over motivationen og arbejdsmoralen. Desuden giver det dig mulighed for som virksomhed at tiltrække dygtige medarbejdere fra hele verden, og ikke kun dem, der bor i nærheden. Med et netværk af fjernarbejdere har du et helt team, der kan arbejde uden at være begrænset af kontortider eller endda tidszoner.
Samarbejde og teamwork
Vi har alle prøvet det – at arbejde i ét og samme dokument sammen med fem andre. Så kan man downloade vedhæftet fil, redigere, omdøbe, uploade vedhæftet fil, sende, og gentage i det uendelige. Og så ender det med, at den forkerte version af filen bliver sendt afsted. Smart working betyder, at den slags enhedsspecifikke begrænsninger er fortid. Online samarbejde giver gør det muligt for flere personer at arbejde på det samme dokument, som bliver opdateret i realtid. Derfor kan du opnå en hidtil uset produktivitet, når alle disse besværlige trin mellem hver version forsvinder.
Strømlinet arbejde
Pitchdokumentet er hos salg, arbejdsomfanget er hos økonomiafdelingen, og den indledende briefing ligger et sted på designteamets skrivebord. Tid til møde efter møde efter møde, hvor alle forsøger at afstemme deres viden for at finde kontekst. En smart arbejdsplads samler alt, hvad du behøver, ét sted, ikke spredt rundt på kontoret. Ikke alene har du dit eget teams talenter at trække på, de kan nu også understøttes af maskinintelligens. Dropbox bruger OCR til at fremhæve de filer, du har brug for. Den kan endda genkende billeder, så du behøver ikke at huske filnavnet eller mappen, du gemte den i. Du kan bare søge efter det, der er vist på billedet, lige fra en mock-up af dit seneste produkt til det, du bestilte til den sidste teamfrokost.
Det vigtige fokus
Når man skal skifte mellem programmer eller gå frem og tilbage til en kollegas skrivebord, kan man blive inspireret til overspringshandlinger. Du kan blive fristet af sociale medier eller uvigtige apps, eller måske hyggesnakker du med en, du møder på din vej gennem kontoret. Smart working åbner kommunikationskanaler, der ikke behøver at trække dig helt ud af din arbejdsrytme. Har du brug for at tale med en fra dit team, der sidder 10 minutters gang væk på en anden etage? Indsæt en annotation, undgå overspringshandlinger på vej gennem kontoret, og fortsæt med mere vigtigt arbejde. Smart working gør det nemmere at multitaske, end det nogensinde har været.
Velvære
Forestil dig, at din chef beder dig og dit team om at løse en hasteopgave, men de filer, du skal bruge til det, ligger i salgsafdelingens indbakke. Og salgsafdelingen er på kundebesøg. Foran dig har du en dag fuld af panikopkald og stress nærmest med garanti for skade på holdånden og alvorligt pres på den mentale sundhed. Delte mapper løser det problem på et øjeblik, så alle har ro i sindet, og det giver alle teams de værktøjer, de skal bruge. På lang sigt kan det betyde færre spildte timer og mindre upopulært overarbejde til langt ud på natten. Resultatet er en bedre balance mellem arbejde og privatliv, så dit team både oplever glæden ved at få arbejdet gjort og ved at få søvn nok.
Vælg at arbejde smartere i stedet for at arbejde mere
Der er et uendeligt antal måder, hvorpå teknologi kan gøre din arbejdsplads til et bedre sted. Lad Dropbox hjælpe dig med alt lige fra dit teams kommunikationsevner til deres tidsstyring, så jeres hårde arbejde altid munder ud i jeres bedste arbejde.
