Herausforderung

Cecilia Roy lebte bis zu ihrem 21. Geburtstag bereits in acht Ländern – und verbrachte einen Großteil ihrer Zeit auf den Pisten. (Ihr Vater arbeitete im Auslandsdienst und dann als Fotograf.) Als Erwachsene ließ sie sich im Teton Valley in Idaho nieder und arbeitete in verschiedenen frostigen Berufen: Profi-Snowboarderin, Snowboard-Trainerin und Mitarbeiterin in einem Geschäft für Wintersportausrüstung. 

Sie hatte aber auch schon immer eine kreative Ader: Eine gebrauchte Nikon FM1-Kamera ihres Vaters, die sie im Alter von sieben Jahren geschenkt bekam, weckte ihr Interesse an der Fotografie. Für Cecilia Roy fühlte es sich daher wie eine natürliche Weiterentwicklung an, im Januar 2019 Snowdrop Creative zu gründen, nachdem eine gemeinnützige Organisation sie gebeten hatte, ihr Logo zu entwerfen. Es begann mit einer Beanie, entwickelte sich aber schnell weiter zu Bekleidung, dem Design „ihrer Website, der Pflege der Social-Media-Profile und des E-Mail-Marketings sowie der Leitung vieler Spendenkampagnen“, erzählt Roy. 

Die Nachfrage nach ihren Fähigkeiten – Grafikdesign, Social-Media-Management und digitale Marketingstrategie – nahm von da an rasant zu. Tatsächlich traf sie viele ihrer Kunden auf dem Berg. 

Snowdrop blieb bis 2020 ein Nebenerwerb, aber „als die Pisten aufgrund der COVID-19-Pandemie geschlossen waren, dachte ich, es wäre wahrscheinlich ein guter Zeitpunkt“, sich voll und ganz darauf zu konzentrieren, erinnert sie sich. Drei Jahre später gehören Künstler, Immobilienmakler, Innenarchitekten und mehr zu ihren Kunden – ein vielseitiges Portfolio.

Lösung

Als Einzelunternehmerin nutzt Roy täglich viele Produkte und Features von Dropbox – das gesamte Angebot von Dropbox Professional sowie Dropbox DocSend und Dropbox Sign – täglich, um mit anderen zusammenzuarbeiten, Kundenressourcen zu organisieren, zu teilen und bereitzustellen. Sie nutzte Sign, um einen Kundenvertrag an einen Wildlife-Künstler zu senden und konnte mit Transfer Videos und große Dateien hin- und herschicken. Außerdem verwendet sie Dropbox Capture, um personalisierte Videos aufzunehmen, in denen sie neue Website-Features erklärt. (Und natürlich ist sie eingefleischter Dropbox Backup-Fan.) 

Für Cecilia gibt es nichts Besseres als die Möglichkeit, den gesamten Kundenlebenszyklus – vom ersten Projektvorschlag bis zur endgültigen Lieferung – von einem Smartphone aus auf der Piste zu verwalten. Letzten Winter schickte sie einem neuen Kunden einen Vertrag (mit Sign), teilte Fotos mit anderen Kunden (mittels Transfer) und fügte für ein Last-Minute-Meeting PDFs zum Ordner eines Immobilienkunden hinzu (unter Verwendung des Speicherplatzes) – alles von einem Sessellift aus. Diese Arbeitsweise passt wunderbar zu ihrem Outdoor-Leben. „Es ist so praktisch, diese Möglichkeit zu haben“, sagt sie lachend. 

Produkte wie Dropbox Paper ermöglichen es Roy und ihren Kunden, von unterwegs aus in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Entwürfe zu ändern und automatisch zu speichern. „Es gibt keine Arbeitsunterbrechungen mehr, die beim Hin- und Herschicken von Dateien per E-Mail auftreten. Mit Dropbox können wir Dinge einfach erledigen“, erklärt sie. 

Dropbox hilft Roy auch bei der Verwaltung aller Versionen verschiedener Assets. Für einen Kunden im Bereich Innenarchitektur „ist Dropbox die Art und Weise, wie wir Fotos, schriftliche Inhalte, Portfolio-Features, Medien-Features, Produktfotos, Newsletter-Entwürfe und den Inhaltskalender teilen“, sagt sie. „Es ist großartig, für meine Kunden alles an einem Ort organisieren zu können.“

Wenn mehrere Parteien über verschiedene Zeitzonen und Unternehmen hinweg an Dokumenten arbeiten, kann es leicht passieren, dass Versionen verwechselt werden und es zu Überschneidungen kommt, aber „Dropbox hilft mir, alle Assets für ein bestimmtes Projekt an einem Ort zusammenzufassen“, sagt Roy. Und mit 3 TB Cloud-Speicher in ihrem Dropbox-Abo muss sie sich außerdem nie Sorgen machen, dass ihr der Speicherplatz ausgeht.

Softwareplattformen können leicht unübersichtlich werden, insbesondere für Solopreneure, die sich bei verschiedenen Programmen, Tabs und Anwendungen an- und abmelden müssen – oder separate Lösungen zum Speichern, Teilen und Signieren ihrer Arbeit benötigen.  

Dropbox löst dieses Problem, denn es reduziert die mentale Belastung, die durch die unterschiedlichen, separaten Lösungen entstehen, die kreative Arbeit erforderlich machen kann. „Es war großartig, alles an einem Ort zu haben, auf einer einheitlichen und zusammenhängenden Plattform, auf der sich die Produkte und Features gegenseitig ergänzen“, sagt Roy. „Ich finde es toll, dass ich mich bei der Dropbox-Plattform anmelden und mehrere Kundenprojekte an einem Ort verwalten kann, anstatt mehrere separate Softwareplattformen zu benötigen. Dropbox macht es einfach, alle beweglichen Teile zu verwalten.“ 

Einer von Roys Kunden ist ein preisgekrönter Landschaftskünstler, mit dem sie regelmäßig hochauflösende Fotos teilt, die sie für Galerievorschauen bearbeitet und umwandelt. Dank der 100 GB, die Dropbox Transfer bietet, können mühelos riesige Bilder in einem Paket versendet werden – mit einer Erfolgsquote von 100 %. „In der Vergangenheit waren für diesen Prozess etwa 20 E-Mails erforderlich, von denen jede ein einzelnes Bild enthielt“, erinnert sich Roy. „Das war enorm zeitaufwändig.“

Mit Dropbox ist es auch ein Kinderspiel, den zuständigen Mitarbeitern Zugriff auf die richtigen Dateien zu gewähren. „Das Hinzufügen von Personen zum System ist ganz einfach und fühlt sich sehr organisch an“, sagt sie. „Ich kann ihnen ganz einfach einen Link senden, und sie haben Zugriff auf die Datei oder den Ordner, sogar wenn sie Dropbox nicht verwenden.“ Mit dem Passwortschutz und einem neuen Sicherheits-Dashboard kann Roy genau festlegen, wer worauf Zugriff hat. Wenn die Marketingabteilung des Immobilienunternehmens Zugriff auf einen Unterordner und die Makler Zugriff auf einen anderen benötigen, kann sie diese Architektur mit nur ein paar Klicks einrichten. 

Ein florierendes kleines Unternehmen wie Snowdrop erfolgreich zu führen, besteht zum Großteil darin, neue Geschäfte zu gewinnen. Das Versenden von Angeboten und das Beantworten von RPFs ist stressig, aber Dropbox DocSend bietet nicht nur Einblick in den Zeitpunkt, an dem der potenzielle Kunden Ihren Pitch gesehen hat, sondern auch eine Zusammenfassung dessen, was der Kunde damit gemacht hat – eine Art „Heatmap“ des Erfolgs Ihrer Präsentation. Die Fans von DocSend lieben es, wie ihnen die Plattform hilft, Nachverfolgungsstrategien zu optimieren, Entscheidungsträger einzubinden und zukünftige Pitches zu verbessern.

Bei Snowdrop arbeitet Roy ständig mit Verträgen und Rechtsdokumenten, sowohl denen, die sie an ihre Kunden und Auftragnehmer sendet, als auch denen, die sie von den Rechtsteams größerer Unternehmen erhält. Mit Sign kann sie Verträge vorbereiten, versenden und nachverfolgen und den Empfängern gleichzeitig die Erstellung rechtsverbindlicher elektronischer Signaturen ermöglichen. Für ein Kleinunternehmen, das kein Budget für juristische Dinge hat, ist Sign ein Lebensretter.