Toolkit für digitales Onboarding: Was ist ein Prozess zum digitalen Onboarding?

Da immer mehr Fachkräfte auf dezentrale, remote oder hybride Arbeitsmodelle umsteigen, akzeptieren immer mehr Arbeitgeber diese flexiblen Regelungen.

Damit sowohl interne als auch externe Talente angeworben und gehalten werden können, muss bei Remotemitarbeitern ein Gefühl der Inklusion, Verbundenheit und Zugehörigkeit gefördert werden. Das sollte bereits in der Rekrutierungsphase in Angriff genommen und während der Einarbeitung der Mitarbeiter noch verstärkt werden.

Digitales Onboarding ist jetzt unerlässlich, damit neue Mitarbeiter in Virtual-First-Teams willkommen geheißen werden können. Es spielt eine wichtige Rolle dabei, Ihre neuesten Teammitglieder auf den richtigen Weg zu bringen und sicherzustellen, dass sie schnell und einfach Zugriff auf die Ressourcen haben, die sie benötigen, um vom ersten Tag an voll durchzustarten.

In diesem Leitfaden erklären wir, warum digitales Onboarding heute ein Muss für Unternehmen ist, und stellen einige Schlüssellösungen vor, die in Ihrem Toolkit für digitales Onboarding enthalten sein sollten.

Was ist digitales Onboarding?

Es umfasst die Verwendung von Onlinetools und -software, um neue Mitarbeiter oder Kunden in die Datenbank oder das CRM-System eines Unternehmens aufzunehmen. In diesem Artikel konzentrieren wir uns nur auf das Onboarding von Mitarbeitern.

Beim digitalen Onboarding werden traditionelle, manuelle Mitarbeiter-Onboarding-Prozesse in vielerlei Hinsicht repliziert – während der Preboarding-Phase müssen neue Mitarbeiter noch Formulare ausfüllen, Verträge unterzeichnen und einige grundlegende persönliche Informationen angeben. Der Hauptunterschied besteht darin, dass für das digitale Onboarding Onlinekanäle und Automatisierungstools zur Optimierung des Prozesses verwendet werden.

Durch diese Digitalisierung können neue Mitarbeiter von der Flexibilität des Remote-Onboardings profitieren – sie können Ihr Unternehmen von überall (und in ihrem eigenen Tempo) kennenlernen, anstatt persönlich im Büro.

Der digitale Onboarding-Prozess

Die Vor- und Nachteile des digitalen Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen.

In der Regel beginnt er mit einer Form der Identitätsprüfung, -validierung oder -authentifizierung, mit der neue Mitarbeiter beweisen können, dass sie die sind, für die sie sich ausgeben. Dabei kann es sich um das Geburtsdatum, die E-Mail-Adresse oder die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters handeln (oder Ähnliches, je nach Standort – z. B. einen Reisepass in Großbritannien).

Außerdem müssen mehrere Dokumente ausgetauscht und ausgefüllt werden, z. B. Angebotsschreiben und Arbeitsverträge, die unterschrieben werden müssen. Im Vergleich zu physischen Formularen kann mit dem Digitalisieren dieser Dokumente und dem Versenden zur elektronischen Signatur viel Zeit und Aufwand eingespart werden.

Nach dem Erledigen dieser Preboarding-Aufgaben können Sie virtuelle Meetings und Video-Tutorials anbieten (entweder in Echtzeit, wenn mehrere neue Mitarbeiter gleichzeitig anfangen, oder asynchron für jeweils ein neues Teammitglied). So gestalten Sie den Prozess persönlicher und interaktiver und steigern die Einbindung in das Team.

Welche Vorteile hat das digitale Onboarding?

Mit digitalen Onboarding-Tools werden nicht nur Workflows optimiert – mit ihnen kann der Pool potenzieller Mitarbeiter in Unternehmen erweitert werden, um Talente über geografische Grenzen hinweg anzusprechen.

Bei einem traditionellen Onboarding-Programm müssten neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag ins Büro kommen, um Verwaltungsaufgaben wie das Einrichten ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse zu erledigen. Durch digitale Onboarding-Lösungen kann das vermieden werden – Neueinsteiger sind sofort bereit zum Einstieg und können sich mit Ihrer Unternehmenskultur vertraut machen.

Digitale Tools können sich auf verschiedene Weise positiv auf Ihren Mitarbeiter-Onboarding-Prozess auswirken, darunter:

• Flexiblere und kulantere Regelung für hybrid bzw. vollständig remote Arbeitende

• Bessere Organisation und Verwaltung von Materialien und Ressourcen

• Erhöhte Compliance für Vorschriften zu Datensicherheit und Identitätsmanagement

• Vorlagen und Automatisierung zur Reduzierung des Zeit-, Energie- und Kostenaufwands für manuelles Onboarding und für einen überschaubareren Prozess für Personalabteilungen

• Asynchrone Einführungen und Tutorials, die sich jederzeit aufrufen und überprüfen lassen und so eine konsistentere neue Mitarbeitererfahrung bieten

• Vereinfachter Erhalt von Feedback neuer Mitarbeitern, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern

Ohne die richtigen Tools und die entsprechende Software wäre das alles jedoch nicht möglich. Werfen wir also einen Blick auf einige Schlüssellösungen, die Sie in Ihr digitales Onboarding-Toolkit aufnehmen sollten.

Aufbau des ultimativen Toolkits für digitales Onboarding

Ein Toolkit mit Ressourcen und Materialien ist wichtig für konsistentes und effektives Onboarding. Mit den richtigen Tools müssen Sie Ihre Schulungsmaterialien und Vorlagen nur einmal erstellen – dann können alle bei Bedarf darauf zugreifen.

Preboarding

Senden der relevanten Angebotsschreiben, Formulare und Verträge mit DocSend und Dropbox Sign zum Anfordern von elektronischen Signaturen.

Sie haben Ihre Onboarding-Unterlagen nur in Papierform? Nutzen Sie mit Dropbox ein Mobilgerät als Dokumentenscanner und wandeln Sie gedruckte Dokumente blitzschnell in hochwertige PDF-Dateien um, die sich sicher in Dropbox speichern lassen.

Begrüßung neuer Mitarbeiter

Richten Sie virtuelle Begrüßungsmeetings ein und geben Sie ein Onboarding-Dokument für neue Mitarbeiter frei, damit sie sich schnell einarbeiten können. Fügen Sie Links zu wichtigen Ressourcen, häufig gestellte Fragen und eine Checkliste mit Aufgaben für die ersten Tage im Unternehmen hinzu. Stellen Sie sich einfach die Frage, was Sie am ersten Tag gerne gehabt hätten.

Erste Schulungen

Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter Zugriff auf die relevanten Tools, Plattformen und Schulungsmaterialien haben, die sie für ihre Rolle benötigen – dies kann der Zugriff auf ein Dropbox-Teamkonto, auf Tools für die Zusammenarbeit wie Dropbox Paper oder auf App-Integrationen sein, um den Workflow zu optimieren.

Schulungsunterlagen zu groß für den Versand per E-Mail? Teilen Sie sie per Dropbox Transfer mit neuen Mitarbeitern, auch wenn diese Dropbox derzeit nicht nutzen. Mit erweiterten Dateieinblicken können Sie außerdem prüfen, ob sie das Onboarding-Material eingesehen haben oder ob noch etwas zu erledigen ist.

Übergang

Stellen Sie über Slack eine Verbindung zu neuen Teammitgliedern her, bieten Sie regelmäßige Informationssitzungen oder monatliche Meetings an und erstellen Sie Tagesordnungen in Dropbox Paper, um zu verfolgen, wie sie sich in ihre neue Funktion einleben.

Neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand bringen

Das Onboarding von nur einer Person in Ihrem virtuellen Team kann die Zeitpläne aller durchkreuzen. Durch asynchrone Meetings, Videotutorials, FAQs und einfachen Zugriff auf Materialien im Cloud-Speicher stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter über die nötigen Ressourcen verfügen, während bestehende Teammitglieder sie anderweitig willkommen heißen können.

Wir bei Dropbox haben den Umstieg auf einen hauptsächlich virtuellen Arbeitsplatz vollzogen. Dabei haben wir einige Erkenntnisse für das digitale Onboarding und die Einstellung remote entwickelt. In unserem Virtual First-Toolkit finden Sie Ratschläge zu Effektivität, Teamarbeit, Kommunikation und Wohlbefinden in Bezug auf ortsunabhängiges Arbeiten.