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Vereinfachtes Onboarding mit Dropbox Paper

Lesedauer: 7 Minuten

5. Februar 2025

1. Vorlagen für Dokumente erstellen

Steuerformulare, Arbeitsgenehmigungen, lokale Compliance-Dokumente. Das klingt nicht gerade nach einem herzlichen Willkommen für neue Mitarbeiter. Doch zum Glück gibt es Methoden, um den Papierkram gänzlich papierfrei zu gestalten und so Zeit zu sparen.

Jeder HR‑Profi weiß: Der Onboarding-Prozess entwickelt sich weiter. Was vor einigen Jahren noch funktioniert hat, ist heute vielleicht überholt. Beispielsweise ändern sich Informationen zu Zusatzleistungen teilweise von Monat zu Monat. Alle zugehörigen Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten, wird also schnell zur Herausforderung. 

Doch wenn das HR‑Team von Dropbox ein Paper-Dokument mit den Onboarding-Teilnehmern teilt, kann es gewährleisten, dass ihnen die neuesten Informationen zur Verfügung gestellt werden. Hierzu muss das Team einfach nur den Text aktualisieren oder Links zu zugehörigen Paper-Dokumenten hinzufügen.

„Wenn wir mit Paper ein Dokument ändern, wird die Änderung sofort bei allen Beteiligten übernommen. Wir müssen also keine neuen Version versenden“, so Dorena Sanchez, Benefits Employee Experience Analyst bei Dropbox. „Wir können auch Kommentare hinzufügen und verschiedene Punkte direkt im Dokument überprüfen lassen, was für unser Team äußerst hilfreich ist. Wir können unsere Anweisungen jederzeit überarbeiten. Neu eingestellte Mitarbeiter müssen die Ansicht nicht einmal aktualisieren, damit die Änderungen angezeigt werden.“

Darüber hinaus sparen die HR-Mitarbeiter Zeit mithilfe von Vorlagen, da sie nicht mehr für jede neue Onboarding-Gruppe neue Dokumente erstellen müssen. Wenn Dorenas Team Dokumente immer wieder verwenden muss, nutzt es hierzu das Paper-Feature „Als Vorlage speichern“. 

„Als Vorlage speichern“ in Dropbox Paper

Verwendung des Dropbox Paper-Features „Als Vorlage speichern“.
Dropbox Paper-Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter

2. Einfache Checklisten bereitstellen

Angesichts der vielen Ereignisse am ersten Tag verliert man leicht den Überblick darüber, was wann zu erledigen ist. Deshalb verlässt sich unser HR‑Team ganz auf Checklisten. Mit Paper können Sie im Handumdrehen Aufgabenlisten erstellen und den einzelnen Aufgaben Personen zuweisen. Die werden dann per E‑Mail über die Frist ihrer Aufgabe informiert.

Checklisten in Dropbox Paper.
Screenshot der Checkliste für Zusatzleistungen in Dropbox Paper
Aufgaben in Dropbox Paper zuweisen und zugehörige Fälligkeitsdaten festlegen

3. Transparenz schaffen

Mit der Betrachterinfo-Funktion in Paper (siehe unten) kann das HR‑Team ein Dokument an neue Mitarbeiter senden und anschließend überprüfen, wer es geöffnet hat (und wer nicht). Laut Dorena kann das Team so sicherstellen, dass alle die nötigen Informationen erhalten. „Manchmal erhalten wir Fragen wie: ‚Wo finde ich diese Info?‘ Dann antworten wir: ‚Du hast das Dokument anscheinend noch nicht geöffnet. Dieses Dokument wird dein bester Freund sein. Befolge es Schritt für Schritt und du wirst nichts übersehen.‘“

Fortschritt-Tracking mit der Betrachterinfo in Dropbox Paper
Kommentare in Dropbox Paper hinzufügen

4. Antworten auf Fragen neuer Mitarbeiter optimieren

Eine der häufigsten Aufgaben im Alltag von HR‑Teams sind Mitarbeiterfragen. „Ich erhalte wahrscheinlich 30 bis 40 Fragen pro Tag“, so Dorena. „Doch bei vielen geht es um medizinische Themen, weshalb sie sich nicht schnell und einfach beantworten lassen. Pro Woche gehen wahrscheinlich 40 bis 50 Standardfragen ein, die sich immer und immer wiederholen: ‚Wie beantrage ich diese Leistung?‘ Dann eine Woche später: ‚Wo erhalte ich meine medizinischen IDs?‘

Paper hat den Prozess so stark vereinfacht, dass ich für die Fragen täglich nur noch 15 Minuten brauche – und nicht mehr drei Stunden über den ganzen Tag verteilt“, sagt sie. „Da wir unsere Inhalte so weit entwickelt haben, müssen wir nicht ständig die immer gleichen Informationen eingeben oder sie individuell an die einzelnen Mitarbeiter anpassen. Ich kann meiner Antwort einfach ein Paper-Dokument hinzufügen und sagen: ‚Hier findest du die gewünschten Informationen.‘“

Teammitglieder zu einem freigegebenen Paper-Dokument einladen

5. Lästige Arbeit spielerisch gestalten (Gamification)

Um das Durchforsten von Dokumenten weiter zu erleichtern und neue Mitarbeiter zu motivieren, entschied sich das HR‑Team von Dropbox, den ganzen Prozess zu gamifizieren, also spielerisch zu gestalten. Sie entwickelten eine Art Schnitzeljagd, die neue Mitarbeiter durch die Registrierung führt und sie mit einem der wichtigsten Tools vertraut macht, das vom Unternehmen zur Projektkoordinierung und Mitarbeiterkommunikation eingesetzt wird: Dropbox Paper.

„Die Schnitzeljagd dient als kleine Vorstellung unserer Seite mit Zusatzleistungen sowie als Einführung in Paper“, erklärt Dorena. „Wir nutzen Paper-Dokumente mit Informationen zu Zusatzleistungen, um Mitarbeitern mitzuteilen, wie sie diese Leistungen beantragen können. Dann senden wir ihnen eine exakte Liste der Aufgaben, die sie bis zum jeweiligen Termin erledigen müssen. Und das Ganze ist auch hilfreich für die Zusammenarbeit. Denn mit dem Feature ‚Betrachterinfo‘ sieht man die Gesichter und Namen der anderen neuen Mitarbeiter, die das Dokument aufrufen.“

Die Paper-Schnitzeljagd für neue Mitarbeiter

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