So wird die flexible Arbeit ein Erfolg

Wenn Sie Manager eines Teams sind, ist es nie einfach, mit den Veränderungen am Arbeitsplatz Schritt zu halten. 

Aber da Hybride Arbeitsmodelle und Homeoffice die neue Normalität sind, ist der Spielraum für die Unternehmensführung kleiner geworden, insbesondere wenn es darum geht, die richtigen Arbeitsbedingungen für ihre Mitarbeiter zu schaffen.

Flexible Arbeitsmodelle: die Geheimwaffe für kleine Unternehmen?

Wie können kleine Unternehmen das Homeoffice als Wettbewerbsvorteil nutzen, der zukünftiges Wachstum ermöglicht? In unserem Choice Economy Report, einer Umfrage unter mehr als 2.000 Führungskräften und Mitarbeitern kleiner Unternehmen in acht Ländern, haben wir bei Dropbox versucht, diese Frage zu beantworten. 

Wir wollten herausfinden, wie flexible Arbeitsregelungen die Einstellung der Arbeitnehmer dazu verändert haben, wie, wo und wann sie arbeiten. Während der Pandemie haben fast zwei Drittel der Unternehmen ihre Unternehmensstruktur sowie Tools und Verfahren hinsichtlich der Zusammenarbeit spürbar oder erheblich verbessert. Das war während des Lockdowns dringend nötig, ist jedoch nur den Anfang einer Entwicklung.

Bewährte Technologie unterstützt Ihre Teams im Homeoffice. Wie lässt sich diese Flexibilität jedoch beibehalten, wenn manche Teammitglieder im Büro und andere zu Hause sind?

Schließlich hat der Aufbau leistungsstarker Teams für Unternehmen, die in den nächsten Jahren überleben möchten, oberste Priorität, unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden. Deshalb haben wir auf der Grundlage unserer Recherchen führende Persönlichkeiten aus dem Homeoffice-Bereich befragt, um herauszufinden, wie man ein flexibles Arbeitsumfeld schafft.

Was sind flexible Arbeitsmodelle?

Flexible Arbeitsmodelle sind eine Alternative zum traditionellen Bürotag. Sie geben Mitarbeitern mehr Kontrolle darüber, wann, wo und wie sie arbeiten. Das kann Teilzeit-, Homeoffice- oder hybride Modelle umfassen sowie die 4-Tage-Woche, Jobsharing usw.

Ein flexibles Arbeitsmodell umfasst beispielsweise Gleitzeit, sodass sich Mitarbeiter um ihre Kinder kümmern können.

Ein flexibles Arbeitsmodell bedeutet im Grunde genommen, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und ihr Arbeitsumfeld an ihre Bedürfnisse anpassen können. Das kann sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer erhebliche Vorteile bringen, z. B. in Bezug auf Zufriedenheit am Arbeitsplatz, Engagement, Motivation und Work-Life-Balance.

So arbeiten Sie mit einem flexiblen Arbeitsmodell im Team zusammen
 

1. Fragen Sie die Mitarbeiter, was sie sich wünschen

Wenn Sie langfristig Flexibilität bieten wollen, müssen Sie zunächst in Erfahrung bringen, was Ihre Teams wirklich wollen. Und das bedeutet, ihnen die Wahl zu lassen, anstatt pauschale Lösungen oder Arbeitsweisen vorzugeben.

Die Mitarbeiter sind eigentlich ziemlich gut darin, zu entscheiden, was für sie zu einem bestimmten Zeitpunkt am besten ist. 

„Sie ziehen es vielleicht vor, von zu Hause aus zu arbeiten, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren, oder im Büro, um Brainstorming-Sitzungen abzuhalten und zusammenzuarbeiten, aber diese Entscheidung können sie unabhängig treffen. Und wenn Sie zulassen, dass sie dies tun, werden Sie als Folge eine Produktivitätssteigerung beobachten“, so Kate Lister, President, Global Workplace Analytics. 

Die Antwort lautet also, keine voreiligen Entscheidungen für Ihre Mitarbeiter zu treffen, sondern sie einfach zu fragen und sich an ihren tatsächlichen Wünschen zu orientieren, selbst wenn diese Sie überraschen.

2. Die Kultur weiter aufbauen – auch wenn die Mitarbeiter räumlich getrennt sind

Nach der Pandemie lassen sich nun alle Annehmlichkeiten der Arbeitskultur wiederherstellen, die viele Arbeitnehmer genossen haben. Da viele von uns jedoch weiterhin regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, müssen wir sicherstellen, dass diese Kultur mehr umfasst als die Arbeit vor Ort im Büro. Das muss gar nicht schwierig sein – es erfordert nur ein wenig mehr Planung. Wenn Sie darüber nachdenken, waren spontane Treffen auf einen Kaffee oder einen Drink nach der Arbeit für viele Mitarbeiter ohnehin nie besonders einfach, flexibel oder inklusiv.
 

Was ist also die Alternative?

Um die Kultur richtig aufzubauen, muss man nicht viel Geld für ausgefallene neue Tools ausgeben. Wir alle sind mit Videoanrufen vertraut, und es ist wichtig, nicht zu vergessen, dass wir sie auch für andere Zwecke als die Arbeit nutzen können. Bei hybriden Meetings können sich Mitarbeiter im Büro und im Homeoffice über Videokonferenzen austauschen. Unternehmen können Mitarbeiter im Homeoffice ermutigen, weiterhin Kaffeepausen zu machen und während der Arbeitszeiten Kollegen und Freunde anzurufen.

Allerdings geht die Kultur natürlich über Bier und Kaffee hinaus. Wir müssen Spaß und Spiel mit einigen der persönlicheren Elemente der Kultur verbinden. Dies beginnt ganz oben, so Andreatta: „Manager machen die Erfahrung der Arbeitsplatzkultur für 90 % der Arbeitnehmer aus. Und doch haben so viele Unternehmen nie wirklich in die Ausbildung von Führungskräften investiert.“

Management-Schulungen sind deshalb so wichtig, weil ein Großteil der Unternehmenskultur letztlich nur darin besteht, die Grundlagen zu schaffen: Wie einfach es ist, um Hilfe zu bitten, sich freistellen zu lassen, Probleme zu besprechen und so weiter. Unternehmen, die in einer Welt der flexiblen Arbeit erfolgreich sein möchten, müssen alle Aspekte richtig gestalten.
 

3. Die richtigen Tools für die Zusammenarbeit teilen

Kommunikation und Zusammenarbeit sind für jedes Projekt, jeden Arbeitsablauf und jedes Unternehmen von grundlegender Bedeutung. Wenn Sie versuchen, eines ohne das andere zu erreichen, fällt alles auseinander. 

Ergebnisse unserer Recherchen:

• Mehr als ein Drittel der Unternehmen (36 %) sieht das Fehlen geeigneter Tools für die Zusammenarbeit als wesentliches Hindernis für die Arbeit im Homeoffice.
• 48 % geben an, dass die fehlende Möglichkeit zur Zusammenarbeit die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigt. 
• 87 % der Unternehmen stimmten auch darin überein, dass die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team für die Zukunft ihres Unternehmens entscheidend sein wird.

Unternehmen kommen eindeutig nicht umhin, eine Plattform zu finden, die Teams auf einfache Weise zusammenbringt, die es ihnen ermöglicht, die Tools zu integrieren, die sie bereits anderweitig verwenden, und die das Projektmanagement vereinfacht. 

Das bedeutet nicht, dass man nur an der Oberfläche herumkratzt. Unternehmen müssen Technologie einsetzen, um erhebliche, langlebige Änderungen an Arbeitsplatzprozessen vorzunehmen und so den maximalen Nutzen zu erzielen.

Ein Beispiel dafür ist Dropbox. Wir bieten eine vollständige Suite von Tools, die eine nahtlose Zusammenarbeit, einfaches Aufgabenmanagement sowie eine barrierefreie Freigabe und Synchronisierung von Informationen und vieles mehr ermöglichen.

4. Innovation, Innovation, Innovation

Schließlich ist es wichtig, Innovationen nicht als einmaligen Prozess zu betrachten. Was auch immer Sie tun, um ein flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen, hören Sie nicht auf, es weiter zu verbessern. 

Das bedeutet ganz einfach: Neben der Sicherstellung eines regelmäßigen Feedbacks sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse regelmäßig überprüfen und im Zweifelsfall einen externen Fachmann damit beauftragen. Wenn Sie in neue Technologien investieren, arbeiten Sie mit Ihren ausgewählten Lieferanten zusammen, um die von Ihnen getätigten Investitionen zu maximieren. Richten Sie auch ein funktionsübergreifendes Team ein, das die Bereitstellung und den breiteren Einsatz im gesamten Unternehmen überwacht.

Stellen Sie schließlich sicher, dass alle Stakeholder in jeden Schritt des Prozesses einbezogen sind. Die Senior Manager spielen eine entscheidende Rolle bei der Förderung von geschäftlichen Veränderungen, aber auch bei der Akzeptanz unter allen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie die Mitarbeiter nicht dazu bringen können, den Wert der Tools und Prozesse, die Sie ihnen zur Verfügung stellen, zu erkennen, oder sie nicht dazu befragt haben, wie und ob sie sie nutzen würden, werden sie sie wahrscheinlich auch nicht einsetzen – und Ihre flexible Arbeitsstrategie dürfte wahrscheinlich nicht von Erfolg gekrönt sein.

Mit Dropbox flexibel arbeiten

Ob Sie einen Teilzeit- oder einen Vollzeitjob haben, am Standort oder im Homeoffice arbeiten – Dropbox bietet Ihnen Tools für flexible Arbeitsmodelle.

Von Technologie für die Cloud-Synchronisierung für die ortsunabhängige Arbeit bis hin zu Features für die Dateifreigabe, die die Zusammenarbeit mit Kollegen vereinfachen – mit Dropbox können Sie sich und Ihr Team für den Erfolg aufstellen.