In unserem Leben ist alles umfassend dokumentiert. Wir bekommen Belege, machen Aufzeichnungen und heften wichtige persönliche Dokumente ab. Hinzu kommen viele wunderbare Fotos und Videos, die wir aufnehmen, mit anderen teilen und speichern. Wir alle stellen aus verschiedenen Quellen unsere ganz persönliche Sammlung von Inhalten zusammen. Und es ist eine große Verantwortung, dafür zu sorgen, dass sie strukturiert und sicher ist.
Als wir jung waren, haben unsere Eltern diese Unterlagen für uns gesammelt. Sie haben Familienfotoalben erstellt, eigene kurze Filme gedreht und unsere Dokumente in Aktenordnern abgelegt. Irgendwann aber geht diese Aufgabe von den Eltern auf die Kinder über. Wir alle kümmern uns ab einem bestimmten Zeitpunkt selbst um unsere Daten, unsere Dokumente und Unterlagen. Und viele von uns helfen auch ihren älter werdenden Eltern, gut organisiert zu bleiben.
Glücklicherweise machen digitale Dateien und Cloud-Speicher es einfach, persönliche Daten und Informationen zu katalogisieren. Sie können Dokumente online unterzeichnen, Fotos sofort für andere freigeben und medizinische Unterlagen auf Ihrem Telefon organisieren. Leider wissen nicht alle Eltern, wie diese neuen Tools effektiv zu nutzen sind. Aber Sie wissen es. Und ein wenig Arbeit im Vorfeld kann später das Leben für alle einfacher machen.
Fünf gute Gründe, warum Sie Ihre Eltern von Dropbox überzeugen sollten
1. Fotos und Videos auszutauschen, ist kinderleicht
Niemand sieht sich so gerne Fotos an wie Eltern. Sie sehen mit Begeisterung, wo Sie im Urlaub waren und welche Abenteuer ihre Enkel erlebt haben. Ihnen Fotos oder Videos zu schicken, ist also eine wunderbare Möglichkeit, verbunden zu bleiben – egal, ob die Eltern auf der anderen Seite der Stadt oder in einem ganz anderen Teil von Deutschland leben.
Wie können Sie Ihre Aufnahmen am besten mit Ihren Lieben teilen? Sie können sie per Textnachricht oder E-Mail verschicken. Aber es ist lästig, dasselbe Bild mehrmals zu verschicken, weil die Eltern es „nicht mehr finden“ können. Mit Dropbox Family laden Sie Bilder direkt in einen gemeinsamen Ordner hoch. Ihre Eltern werden dann benachrichtigt, dass es ein neues Foto gibt. Und sie wissen genau, wo sie all das, was Sie schon gesendet haben, finden. Es ist ganz einfach, Ihre Konten zusammenzuführen oder sie als Nutzer mit in Ihr Dropbox Family-Abo aufzunehmen.
In diesem Video erfahren Sie, wie das geht:
Die digitale Fotografie hat die Art und Weise verändert, wie wir Familienfotos austauschen und aufbewahren. Die meisten von uns haben keine Schachteln mehr, die randvoll mit alten Fotos sind. Stattdessen landen viele Bilder auf einer anonymen, unbeschrifteten Festplatte. Es ist schön zu wissen, dass unsere Erinnerungen sicher sind – nur halten externe Laufwerke erfahrungsgemäß nicht ewig und können verloren gehen oder beschädigt werden. Die Wahrheit ist die: Wenn etwas es wert ist, aufbewahrt zu werden, dann sollten Sie es in der Cloud aufbewahren. Mit dem Backup für externe Festplatten können Sie auf einer externen Festplatte gespeicherte Inhalte einfach, automatisch und sicher in der Cloud speichern und von unterwegs aus darauf zugreifen. Mit den automatischen Kamera-Uploads können Sie Ihre Fotos und Videos automatisch sichern – dafür müssen Sie nach dem Herunterladen der mobilen Dropbox-App nur die Kamera-Uploads aktivieren.
2. Alle relevanten Dateien, Formulare und Dokumente sind direkt zur Hand
Einverständniserklärungen, Versicherungskarten und rechtliche Dokumente werden mit zunehmendem Alter immer wichtiger. Die American Association of Retired Persons (AARP), eine amerikanische Vereinigung für Menschen im Ruhestand, hat eine Checkliste zu rechtlichen Belangen für pflegende Angehörige veröffentlicht. Als ersten Schritt empfiehlt sie die Zusammenstellung der relevanten Dokumente, der dritte Schritt besteht darin, wichtige Unterlagen zu organisieren und zu strukturieren. Ganz richtig – zwei ihrer sechs Tipps betonen die Wichtigkeit der Dokumente und Unterlagen Ihrer Eltern.
Natürlich kann niemand vorhersagen, wann ein bestimmtes Dokument gebraucht wird. Aber warum auf einen Notfall warten, um festzustellen, dass etwas fehlt? Ein neuer Arzt Ihrer Eltern braucht in der Regel eine Versicherungskarte und die vollständige Krankengeschichte. Außerdem müssen Sie medizinische Dokumente und Finanzunterlagen vorlegen, um bestimmte Leistungen beantragen zu können.
In ihrem Post 30+ Essential Documents to Have in Order for Aging Parents (Über 30 wichtige Dokumente für älter werdende Eltern) zitiert Merritt Whitley von „A Place for Mom“ Tiffany Wise, Senior Director of Customer Development: „Wenn ein Familienmitglied wichtige Dokumente wie Steuererklärungen oder Bankkontoauszüge nicht finden kann, kann das alles verzögern oder sogar dazu führen, dass einem älteren Menschen Sozialleistungen verweigert werden.“
Der beste Weg, sich vorzubereiten, ist also dafür zu sorgen, dass alle Unterlagen vorliegen. Sie können medizinische Formulare, die Vorsorgevollmacht und die Patientenverfügung eines Elternteils in einem zentralen Ordner in Ihrer Dropbox speichern. Und all diese wichtigen Dateien sind sofort von Ihrem Smartphone oder Computer aus zugänglich. So müssen Sie nicht lange nach einem bestimmten Formular suchen – alles ist genau da, wo Sie es erwarten.
3. Es ist viel einfacher, wichtige Informationen mit Ihrer ganzen Familie auszutauschen
Hat ein Elternteil irgendwelche Allergien? Welche rezeptpflichtigen Medikamente nehmen Ihre Eltern? Wer ist der behandelnde Hausarzt? Es ist nicht immer leicht, sich jedes kleine Detail des Pflegeplans eines Elternteils zu merken, aber das sind nun mal entscheidende Informationen. „Im Zweifelsfall kann ein schneller Zugriff auf die Krankengeschichte eines älteren Menschen bei einem medizinischen Notfall lebensrettend sein. Zum Beispiel kann eine einzige medizinische Information, wie etwa Angaben zu einem bestimmten Medikament, die Behandlung entscheidend beeinflussen“, so Whitley.
Praktischerweise gibt es einen einfachen Weg, sich diesen Berg an Informationen zu merken: Machen Sie sich einen Spickzettel. Tippen Sie die Medikamente, Namen der Ärzte und gesundheitliche Probleme Ihrer Eltern in ein Dokument. Speichern Sie das Dokument anschließend in Ihrer Dropbox und geben Sie es sowohl für Betreuer als auch für Familienmitglieder frei. Alle aktuellen Informationen befinden sich dann an einem zentralen Ort, Sie müssen also nicht immer wieder dieselben Informationen weitergeben. Und es ist einfach, Aktualisierungen vorzunehmen: Sie können Google Docs und Microsoft Office-Dateien direkt von Dropbox aus bearbeiten.
4. Elektronische Signaturen sparen viel Zeit und Mühe
Eltern, die älter werden, müssen eine Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten unterzeichnen. Das ist normalerweise ein langsamer, aufwendiger Prozess. Sie warten tage- oder wochenlangdarauf, dass das Formular per Post ankommt. Nachdem es unterzeichnet ist, muss noch eine Kopie für die eigenen Unterlagen gemacht, das Schreiben frankiert und zurückgesendet werden. Jeder Schritt braucht Zeit und es besteht immer die Möglichkeit, dass das Dokument irgendwo auf dem Weg verloren geht.
So können Sie die Dinge optimieren: Wählen Sie, wann immer möglich, eine elektronische Signatur. Mit einer elektronischen Signatur können Sie den gesamten Prozess innerhalb von Sekunden abschließen, statt innerhalb von Tagen. Digitale Dokumente und Formulare werden sofort zugestellt. Ihre Eltern können sie mit wenigen Klicks unterzeichnen. Und Dropbox für Teams kann mit führenden Tools für elektronische Signaturen verbunden werden, um unterzeichnete Dateien automatisch zu speichern.
Elektronische Signaturen sind rechtsverbindlich, aber einige Formulare, wie ein Testament oder eine Vollmacht, erfordern eine tatsächliche, handschriftliche Unterschrift. Sie können aber natürlich trotzdem eine unterzeichnete Kopie in der Cloud speichern. Mit Dropbox können Sie physische Dokumente ganz einfach scannen. So befinden sich die gesamten Unterlagen Ihrer Eltern an einem zentralen, sicheren Ort. Und es ist viel unkomplizierter, das immer aktuelle digitale Dokument zu teilen, statt eine Fotokopie weiterzugeben.
5. Dropbox funktioniert mit den Geräten, die Ihre Eltern schon verwenden
Es ist nicht einfach, älter werdenden Eltern ein neues Smartphone oder einen neuen Computer zu erklären. Und wenn sie erst einmal den Dreh raus haben, ist es am besten, nichts daran zu verändern. Dasselbe gilt für neue Apps und Dienste. In einem Artikel für Forbes warnt der Autor Robin Seaton Jefferson: „[...] Forscher haben festgestellt, dass ‚frustrierende Erfahrungen‘ mit neuen Technologien dazu führen, dass ältere Erwachsene unsicher werden, ob sie wirklich in der Lage sind, sie zu benutzen. Dadurch waren sie nicht motiviert, es überhaupt erst zu versuchen.“ Das bedeutet nicht, dass Sie die Technik Ihrer Eltern nicht auf den neuesten Stand bringen können. Entscheidend ist, ihre Bedürfnisse achtsam im Blick zu behalten – und ihnen dann geduldig beizubringen, die neuen Tools zu benutzen.
Dropbox funktioniert auf verschiedenen Plattformen auf dieselbe Weise. Ihre Eltern können freigegebene Dateien auf ihrem PC ansehen, auch wenn Sie an einem Mac arbeiten. Und alles wird zusammen gespeichert, egal ob Sie iOS oder Android nutzen. Alle haben das gleiche Nutzererlebnis, auch wenn nicht alle dieselbe Technologie verwenden. Das macht es deutlich einfacher, Ihre Eltern zu unterstützen, wenn sich Dinge ändern.
Wir alle sammeln im Laufe unseres Lebens eine Fülle von Aufzeichnungen, Fotos und Dokumenten an. Es kann so schnell passieren, dass man unter einem Berg von Papieren und Unterlagen begraben wird – besonders wenn Sie auch die Dokumente und Informationen anderer Familienmitglieder verwalten. Glücklicherweise hat Cloud-Speicher die Aufgaben der Person, die für die Verwaltung der Unterlagen zuständig ist, verändert. Betrachten Sie sich selbst als CTO, also als Chief Technical Officer, Ihrer Familie. Sie sind dafür zuständig, die richtige Technologie für diese Aufgabe auszuwählen. Und Dropbox macht es so leicht, wichtige Dateien für andere freizugeben und darauf zuzugreifen.
