So arbeiten Sie effektiv mit Stakeholdern zusammen

Sie wissen nicht, wie Sie interne und externe Stakeholder am besten einbinden? In diesem umfassenden Leitfaden lernen Sie hilfreiche Methoden kennen, um die Zusammenarbeit mit Stakeholdern zu verbessern und bessere Projektergebnisse zu erzielen.

In der heutigen Geschäftswelt ist eine effektive Zusammenarbeit für den Erfolg von entscheidender Bedeutung. Ob mit internen Teams, externen Partnern oder anderen Stakeholdern – effektives Teamwork führt zu besseren Entscheidungen, besseren Ergebnissen und einer höheren Produktivität.

In diesem Leitfaden erläutern wir Ihnen 10 Möglichkeiten, wie Sie die Zusammenarbeit mit Stakeholdern verbessern und bessere Ergebnisse erzielen können. Sie erfahren außerdem, wie Sie mithilfe von Dropbox den Prozess optimieren und die Zusammenarbeit mit Stakeholdern produktiver und effizienter gestalten.

Welche Arten von Stakeholdern gibt es?

Ein Stakeholder hat ein berechtigtes Interesse an Ihrem Projekt oder Ihrer Arbeit oder ist davon betroffen. Es gibt zwei Gruppen:

• Interne Stakeholder: Mitarbeiter, Führungskräfte, Projektmitglieder und andere Personen aus Ihrem Unternehmen, die direkt am Projekt beteiligt sind
• Externe Stakeholder: Kunden, Lieferanten, Investoren, Aufsichtsbehörden und andere externe Personen oder Organisationen, die von dem Projekt betroffen sind oder ein Interesse daran haben

Unabhängig von der Gruppe ist effektive Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erreichen der gemeinsamen Ziele und gewünschten Ergebnisse. 

Dropbox-Tools für die Zusammenarbeit wie Paper, Replay und Sign erleichtern die Freigabe von Dateien an verschiedene Stakeholder und ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit innerhalb dieser wichtigen Partnerschaften.

10 Methoden für eine effektive Zusammenarbeit mit Stakeholdern
 

Verantwortlichkeiten im Rahmen der Zusammenarbeit klären

Legen Sie Funktionen und Verantwortlichkeiten fest und wer mit Stakeholdern interagiert. Ernennen Sie eine Person oder ein Team zum Hauptansprechpartner. Sorgen Sie für eine reibungslose und effektive Kommunikation mit Stakeholdern. Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Funktionen: Projektmanager, Kommunikationsspezialisten oder Teamleiter
• Verantwortlichkeiten: Vorbereiten und Halten von Präsentationen für Stakeholder, Einholen von Feedback und Aktualisieren von Projektzeitplänen oder Roadmaps
• Auswahlkriterien: Faktoren wie Erfahrung, Kommunikationsfähigkeiten und Vertrautheit mit den Stakeholdern entscheiden darüber, ob eine Person oder ein Team als Hauptansprechpartner sinnvoll ist

Stakeholder ermitteln

Identifizieren Sie wichtige Entscheidungsträger, die einen wesentlichen Einfluss auf das Projekt haben, und sorgen Sie dafür, dass diese entsprechend eingebunden werden. Diese Personen können eine entscheidende Rolle bei der Formulierung der Projektziele, der Sicherung der notwendigen Ressourcen und der Unterstützung bei der Zusammenarbeit spielen.

Stakeholder haben jeweils eigene Beweggründe für das Engagement in einem Projekt, wie z. B. Abteilungsziele oder Unternehmensziele. Bedenken Sie Funktionen, Interessen und Einflussmöglichkeiten bei der Entscheidung, wer in den Prozess einbezogen werden soll. Ein Projektsponsor oder Partner kann beispielsweise ein Budget bereitstellen, während ein technischer Leiter bei Machbarkeit und Umsetzung unterstützen kann.

Kommunikation festlegen

Sie benötigen effektive Kommunikationskanäle, um alle Stakeholder einzubinden. Gerade bei neuen Projekten kommt es auf eine solide Kommunikation an. Sie müssen Erwartungen abstimmen, gemeinsame Ziele definieren und die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigen.

Dropbox bietet flexible Optionen für die Kommunikation, z. B. freigegebene Ordner und die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit. Dies ermöglicht einen zielführenden Austausch. Informieren Sie Stakeholder beispielsweise regelmäßig über den Stand des Projekts oder senden Sie persönliche Nachrichten, damit alle motiviert bleiben.

Erwartungen und Ziele festlegen

Legen Sie gleich am Anfang klare Projektziele, Zeitpläne und die gewünschten Ergebnisse fest. Dann sind alle Beteiligten – Teammitglieder, Kunden und alle anderen beteiligten Parteien – über die gemeinsame Vision und gemeinsame Ziele informiert.

Beginnen Sie mit der Formulierung eindeutiger Ziele, z. B. mithilfe von SMART, um zu definieren, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Formulieren Sie keine vagen Ziele wie „Wir möchten die Kundenzufriedenheit verbessern“, sondern werden Sie spezifisch: „Wir möchten die Kundenzufriedenheit innerhalb von sechs Monaten um 20 % steigern“.

Halten Sie alle Beteiligten über die Verantwortlichkeiten und die gesetzten Erwartungen auf dem Laufenden. Dazu gehören Zwischenergebnisse sowie ein Ablaufplan, in dem z. B. festlegt ist, wie Stakeholder über den Projektfortschritt informiert werden.

Projektgenehmigungen verfolgen und Feedback einholen

Wenn Genehmigungen nicht schnell erteilt werden, werden die Zusammenarbeit gestört und Fortschritte verhindert. Es können Engpässe entstehen, die den Projektzeitplan gefährden, Teammitglieder frustrieren und letztendlich die Qualität des Endprodukts negativ beeinträchtigen.

Digitale Tools für Dokumentenverwaltung und Genehmigungsprozesse lösen dieses Problem. Dropbox Sign ist ein leistungsstarkes Tool, über das Nutzer Dokumente schnell und sicher zur E-Signatur versenden können. Mit Sign können Teams getrost auf Papier verzichten, Unterschriften schneller einholen und sicherstellen, dass Genehmigungen zeitnah erteilt werden.

Bei kreativen Projekten müssen jedoch nicht nur Dokumente freigegeben werden. Für Feedback und Dateiversionen ist zudem meist ein dynamischer Ansatz erforderlich. Dropbox Replay eignet sich ideal für kreative Projekte. Dieses Tool wurde speziell für Video Content und kreative Inhalte entwickelt. Mit Replay können Teams ihre Arbeit teilen und ganz einfach Feedback einholen oder bereitstellen.

In Replay können andere Nutzer direkt im Video Kommentare mit Zeitstempel hinterlassen. Dadurch wird es einfacher, bestimmte Abschnitte zu kennzeichnen, die weiter bearbeitet werden müssen. Dies führt nicht nur zu einer schnelleren Überprüfung, es wird auch sichergestellt, dass Feedback klar und umsetzbar ist. Missverständnisse lassen sich reduzieren und es kommt zu weniger Feedback-Runden.

Positive Kommunikation fördern und Transparenz wahren

Achten Sie bei der Interaktion mit Stakeholder auf eine offene Kommunikation, aktives Zuhören und gegenseitigen Respekt. Dies ist unerlässlich, um Vertrauen aufzubauen und eine langfristige Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Bauen Sie Vertrauen auf und fördern Sie eine transparente Kommunikation durch offenen Dialog und konstruktive Kritik. Geben Sie Feedback, das ehrlich ist und zur Verbesserung des Projekts beiträgt. Ermutigen Sie auch Teammitglieder zu konstruktiver Kritik und dazu, konstruktive Kritik anzunehmen. Dies fördert die persönliche und berufliche Weiterentwicklung.

Es ist auch wichtig, Stakeholder über den Projektfortschritt zu informieren. Meilensteine, Erfolge und Herausforderungen müssen kommuniziert werden, um Transparenz zu gewährleisten und Verantwortung zu übernehmen. Informieren Sie Stakeholder auch über etwaige Risiken und darüber, wie Sie diese abwenden möchten.

Entscheidungsprozesse müssen ebenfalls klar kommuniziert werden. Begründen Sie Entscheidungen und stellen Sie Daten bereit, die Entscheidungen beeinflusst haben. Diese Transparenz hilft beim Verständnis und sorgt für eine größere Akzeptanz und Unterstützung der Stakeholder.

Einblicke von Stakeholdern erhalten

Nutzen Sie das vorhandene Fachwissen und bitten Sie Stakeholder um Input. So können Sie Probleme besser lösen und fundiertere Entscheidungen treffen.

Stakeholder verfügen über wertvolles Wissen, das Ihnen beim Bewältigen von Herausforderungen und Erkennen von Chancen helfen kann. Ihre Stakeholder sind ganz verschieden. Machen Sie sich das zunutze. Gewinnen Sie neue Einblicke, die nicht offensichtlich sind und die Ihrem Team möglicherweise entgangen sind.

Mitarbeiter mit Kundenkontakt können aus erster Hand über die Bedürfnisse und Präferenzen von Kunden berichten. Partner können Best Practices aus der Branche einbringen, die als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen.

Probleme erkennen und Lösungen finden

Ermitteln Sie proaktiv, wo möglicherweise Probleme auftreten, und reagieren Sie umgehend darauf. Antizipieren Sie Bedürfnisse und wenden Sie Risiken ab, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Binden Sie Stakeholder aktiv ein, um deren Perspektiven, Bedenken und Erwartungen zu verstehen. Führen Sie regelmäßige Check-in-Meetings, Umfragen oder Feedback-Sitzungen durch, um Gedanken und Gefühle der Stakeholder in Bezug auf das Projekt aufzugreifen.

Gemeinsame Erfolge feiern

Würdigen Sie Erfolge gemeinsam mit Ihren Stakeholdern, um Moral und Teamgeist zu stärken. Sie können eine Anerkennung ganz einfach mündlich aussprechen oder bei einer Veranstaltung oder einem Teamevent einen Preis verleihen.

Ermitteln Sie, was genau eine Person oder ein Team zum Projekt beigetragen hat. Würdigen Sie z. B. Teammitglieder, die sich über das übliche Maß hinaus dafür eingesetzt haben, dass eine Frist eingehalten werden kann. Oder sprechen Sie einer Gruppe Ihre Anerkennung aus, die durch effektive Zusammenarbeit ein komplexes Problem gelöst hat. Dies dient als positives Beispiel für andere und fördert eine Kultur der Exzellenz und Zusammenarbeit.

Das Erreichen von Meilenstein während des Projekts zu feiern, ist ebenso wichtig. Meilensteine sind Fortschritts- und Erfolgsindikatoren, deren Anerkennung die Zusammenarbeit im Team und mit anderen Beteiligten stärken kann.

Erreicht Ihr Projekt beispielsweise eine entscheidende Phase wie die Fertigstellung einer wichtigen Lieferleistung oder die erfolgreiche Markteinführung eines Produkts, sollten Sie die Gelegenheit nutzen, diesen Erfolg zu feiern. Hierzu können Sie zum Beispiel ein gemeinsames Mittagessen für das Team ansetzen, eine Glückwunsch-E-Mail versenden oder eine kleine Zusammenkunft organisieren, bei der sich das bisher Erreichte Revue passieren und bewältigte Herausforderungen besprechen lassen.

Mit Dropbox zusammenarbeiten – bessere Ergebnisse erzielen

Effektive Zusammenarbeit der Beteiligten ist eine wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg. Dropbox ist das ultimative Tool zur Gewährleistung der reibungslosen Teamarbeit aller Beteiligten. Mit Tools für die sichere Freigabe, die Zusammenarbeit und die Überprüfung im Rahmen von Kreativprojekten ermöglicht Dropbox Teams harmonische Zusammenarbeit und bessere Ergebnisse.