Haben Sie schon einmal erfolglos versucht, große Dateien per E-Mail über Outlook zu versenden? Sie sind nicht allein. Bei den meisten Outlook-Versionen ist die Größe von Anhängen auf 20 MB beschränkt – und selbst bei Microsoft 365 sind es nur ca. 150 MB. Bei Grafiken, Designs, Videos oder anderen häufig verwendeten großen Dateien ist das nicht viel.
Es gibt Workarounds. Diese sind jedoch aufwendig – wie das Aufteilen oder Komprimieren von Dateien. Außerdem kann es sein, dass die Dateien weiterhin zu groß sind und die Zustellung der E-Mail erneut fehlschlägt. Bei Dropbox haben Sie zwei weitere professionelle Optionen:
- Teilen von Live-Dateien oder -Ordnern direkt von Ihrem Cloud-Speicher aus – ideal für die Zusammenarbeit mit Kunden oder Kollegen
- Versenden einer nicht bearbeitbaren Kopie von Dateien mit bis zu 100 GB mit Dropbox Transfer
Mit diesen Methoden kommen Sie ohne Komprimierung und Unterbrechungen im Arbeitsablaufs auf, die bei der Verwendung von Outlook unweigerlich auftreten. Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, lässt sich die Dateiübertragung mit der Dropbox-Integration noch einfacher gestalten.
Warum wird meine Datei in Outlook nicht als Anhang hinzugefügt?
Sie haben die Datei endlich fertig, doch Outlook will sie einfach nicht versenden? Es ist spät und Sie möchten Feierabend machen. Warum klappt der Upload nicht? Frustrierende Fehlermeldungen können hierbei unterschiedliche Ursachen haben:
- Datei zu groß: Eine häufige Ursache, bei den meisten Outlook-Konten dürfen Anhänge maximal 20 MB groß sein. Selbst bei Microsoft 365 sind nur 150 MB möglich. Das sind kaum mehr als eine Handvoll großer Bilder oder ein recht kurzes Video.
- Sie verwenden eine veraltete Outlook-Version: Alte Versionen unterstützen mitunter weder moderne Dateiverwaltungsfeatures noch große Anhänge. Das ist ein häufiges Problem im Zusammenhang mit den alten mobilen Outlook-Apps.
- Instabile Internetverbindung: Bei schlechten Verbindungen schlagen Uploads häufig fehl, insbesondere wenn es sich um größere Dateien handelt, bei denen der Upload eine Weile dauert. Das ist frustrierend, insbesondere wenn Sie Besseres zu tun haben.
- Unzulässiger Dateityp: Bestimmte Dateien (z. B. EXE und bestimmte Datenbanktypen) werden aus Sicherheitsgründen blockiert. Der Grund hierfür ist, dass viele Viren und Malware diese Dateitypen nutzen.
- Postfach voll: Letztlich kann es noch sein, dass Ihr Postfach fast voll ist. In diesem Fall lässt Outlook keinen Versand neuer Dateien mehr zu. Dies ist häufig ein Problem für Nutzer kostenloser Outlook- und OneDrive-Versionen.
Dropbox Transfer ist von keinem dieser Probleme betroffen. Das Tool ist für den Versand großer Dateien aller Formate vorgesehen – einfach hochladen, einen sicheren Link erstellen und über Outlook senden. Professionelle Zustellung – ganz ohne Stress, Dateikomprimierung oder E-Mail-Bounce-Back.
Drei Möglichkeiten für den Versand großer Dateien über Outlook
Wenn Sie in Outlook schon einmal auf „Senden“ geklickt und eine Fehlermeldung oder Stunden später eine Bounce-Back-Meldung erhalten haben, wissen Sie, wie nervenaufreibend der Versand großer Dateien sein kann. Es gibt jedoch mehrere unkomplizierte Workarounds, die Sie ausprobieren können. Beginnen wir mit der einfachsten Variante:
1. Mit Dropbox einen sicheren Link für die Dateifreigabe erstellen und teilen
Die einfachste Methode zum Teilen großer Dateien in Outlook, solange der Empfänger Zugriff auf Ihre eigene Kopie der Datei erhalten kann, besteht darin, einen sicheren Link zu erstellen und diesen per E-Mail zu senden. So geht das mit wenigen Klicks direkt von Ihrem Cloud-Speicher aus:
- Laden Sie eine Datei in Ihr Dropbox-Konto hoch, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Link kopieren“ aus.
- Fügen Sie diesen Link in Ihre Outlook-Nachricht ein – ganz ohne Komprimieren, Zippen oder Aufteilen. Anschließend können Sie den Link senden. Der Empfänger benötigt kein eigenes Dropbox-Konto.
Dies ist eine hervorragende Methode, da Sie sich keine Gedanken über Größenbeschränkungen für Anhänge machen müssen oder darüber, ob der Empfänger dasselbe Tool verwendet. Sie geben die Live-Version der Datei frei. Das ist ein großes Plus bei der gemeinsamen Bearbeitung.
Wenn Sie die Dateiberechtigungen einschränken müssen, können Sie mit Dropbox einen Passwortschutz, eine Gültigkeitsdauer oder ausschließlich die Leseberechtigung zu Links hinzufügen. So behalten Sie unabhängig vom Dateityp zuverlässig die Kontrolle.
Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass die Linkfreigabe überall funktioniert (in anderen E-Mail-Clients wie Gmail, Slack, Teams und Webbrowsern). Sie ist damit so vielseitig wie Sie oder Ihr Team.
2. Transfer für die Lieferung großer Dateien verwenden
Dropbox Transfer eignet sich bestens für die Lieferung finaler Dateien – beispielsweise von bearbeiteten Videos, Designergebnissen oder anderen großformatigen Dateien. Transfer ist völlig unkompliziert, ermöglicht jedoch trotzdem schnelle Up- und Downloads mit höchster Sicherheit.
- Besuchen Sie einfach dropbox.com/transfer.
- Laden Sie das Dokument hoch und senden Sie es an den Empfänger.
Sie können Dateien mit bis zu 100 GB (oder 250 GB bei Nutzung des Dropbox Replay-Add-ons) senden, Downloads verfolgen, die Zustellung bestätigen und die Transferumgebung mit Ihrem Logo versehen, was für ein elegantes, professionelles Erscheinungsbild sorgt. So können Sie Dateien ganz entspannt versenden.
3. Outlook und OneDrive verwenden – falls möglich
Outlook und OneDrive lassen sich für den Versand größerer Dateien kombinieren – jedoch nur bis zu einem gewissen Grad. Probleme gibt es bei besonders großen Dateien, nicht unterstützten Formaten oder falsch festgelegten Berechtigungen für den Empfänger.
Außerdem wird von Formatierungsänderungen und Komprimierung berichtet. Wenn bei der Lieferung jeder einzelne Pixel stimmen muss, sollten Sie eine Alternative in Erwägung ziehen. Mit Dropbox kommen Dateien stets unverändert bei Kunden an.
Tipps für den erfolgreichen Dateiversand über Outlook
Sollten Sie trotz der Einschränkungen große Dateien über Outlook senden wollen, müssen Sie nicht nur dafür sorgen, dass die E-Mail zugestellt wird, sondern auch dafür, dass diese für den Empfänger ansprechend gestaltet und benutzerfreundlich ist.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps mit denen die Lieferung großer Dateien ebenso professionell aussieht wie der Dateiinhalt selbst:
- Geben Sie in der E-Mail ausreichend Kontextinformationen an: Fügen Sie nicht einfach einen geteilten Dropbox-Link ein, sondern eine kurze Erläuterung zur Datei, die Sie dann anschließend mit diesem Text verlinken.
- Sorgen Sie für klare Bezeichnungen: Verwenden Sie verständliche Dateinamen und Versionsnummern. Die Namensstruktur ist besonders wichtig bei Kunden, die mehrere Dateien gleichzeitig erhalten.
- Senden Sie möglichst einen Ordner: Geben Sie statt Einzeldateien einen Ordner frei. So erhält der Empfänger alles übersichtlich an einem Ort.
Outlook lässt sich für die Freigabe großer Dateien nutzen – solange Sie ergänzend Dropbox verwenden und mit ein paar durchdachten Maßnahmen dafür sorgen, dass Dateien professionell zugestellt werden.
Häufig gestellte Fragen
Sie können Dateien zippen oder mit einem Online-Tool verkleinern. Allerdings beeinträchtigen diese Tools mitunter die Qualität der Dateien, was in vielen Fällen keine Option ist. Wenn die Qualität gleich bleiben soll, verwenden Sie besser den Cloud-Speicher bei Dropbox und teilen einen Link zur Datei, damit diese nicht komprimiert werden muss.
Die beste Möglichkeit, die Größenbeschränkung bei Outlook zu umgehen, besteht in der Verwendung eines Cloud-Speicher-Dienstes wie Dropbox. Auf diese Weise können Sie Links teilen, statt Dateien anzuhängen. Dies ist einfacher, als große Dateien so weit zu komprimieren bzw. aufzuteilen, dass sie die für die meisten Outlook-Versionen gültige Maximalgröße von 20 MB unterschreiten. Bei Dropbox können Sie große Dateien hochladen und einen sicheren Link erstellen, der sich anschließend teilen lässt. Sie müssen den Link lediglich kopieren, in Ihre Outlook-Nachricht einfügen und diese versenden.
Ja. Das geht direkt in Outlook. Mit Dropbox Transfer lässt sich jedoch der Download nachverfolgen. So sind Sie sicher, dass der Empfänger die Datei bekommen hat. Außerdem können Sie nachverfolgen, wer Ihre Dateien anzeigt, oder ein Passwort hinzufügen. Damit erhalten Sie mehr Kontrolle, insbesondere bei der Lieferung an Kunden oder bei Dateien, die nur kurzzeitig von Bedeutung sind.
Mit Outlook allein lassen sich keine großen Dateien versenden. Sie können jedoch Transfer verwenden oder einen Freigabelink von Ihrem Dropbox-Konto aus senden. Sie müssen Dateien weder komprimieren noch aufteilen, sondern einfach nur hochladen, einen Link erstellen und diesen in die Outlook-E-Mail einfügen – der Empfänger benötigt zum Erhalt der Datei kein eigenes Dropbox-Konto. Dadurch bleibt die Qualität der Datei erhalten und der Kunde hat es einfacher. Außerdem überlasten Sie den Posteingang des Empfängers nicht.
Zuverlässiger Dateiversand über Outlook mit Dropbox
Outlook ist nicht für den Versand umfangreicher Videos und Bilder, großer Datenbankdateien oder anderer sperriger digitaler Assets vorgesehen. Bei Dropbox müssen Sie sich keine Gedanken über Dateigrößenbeschränkungen machen.
Dropbox verhindert, dass Dateien in Outlook komprimiert, E-Mails nicht zugestellt und Arbeitsabläufe unterbrochen werden. Erstellen Sie einfach einen sicheren Link, fügen Sie diesen in eine Nachricht ein und klicken Sie auf „Senden“ – oder verwenden Sie Dropbox Transfer.
Sie möchten große Dateien problemlos versenden? Holen Sie sich ein kostenloses Dropbox-Konto und testen Sie noch heute die Outlook-Integration – schneller, sicherer und besser für Kreativteams, die Ergebnisse unverändert liefern möchten.
