Ein gut strukturierter Marketing-Workflow bildet das Rückgrat erfolgreicher Kampagnen. Er optimiert Ihre Prozesse, verbessert die Zusammenarbeit im Team und steigert letztendlich die Effektivität Ihres Marketings. Erfahren Sie, wie Sie einen motivierenden Workflow erstellen, von dem Ihr Team profitiert.
Mit einem strukturierten Workflow sind alle Beteiligten auf dem gleichen Stand, Fristen werden eingehalten und alle Schritte absolviert. Es handelt sich um einen Prozess in einzelnen Schritten, der jede Phase des Marketings abdeckt – vom Brainstorming und der Erstellung von Inhalten bis hin zur Genehmigung und dem Vertrieb.
Indem Sie einen robusten Marketing-Workflow schaffen, legen Sie die Grundlage für Kampagnen, die reibungslos ablaufen, auf Kurs bleiben und Ergebnisse liefern.
Vorteile eines Workflows für Marketingkampagnen
Ein zuverlässiger Workflow für Marketingkampagnen kann die Arbeitsweise von Teammitgliedern in mehrfacher Hinsicht wesentlich verändern:
- Höhere Produktivität und Effizienz: Die Richtlinien und standardisierten Prozesse eines Workflows beseitigen Unklarheiten und helfen allen, das große Ganze im Blick zu behalten. So können Sie repetitive Aufgaben eliminieren und sich auf Ihre Kampagne konzentrieren.
- Bessere Sichtbarkeit und Transparenz: Ein Workflow schafft Klarheit, dank der sich Aufgaben, Fristen und Projektfortschritte einfach nachverfolgen lassen. Transparenz hilft Ihnen außerdem dabei, Engpässe zu erkennen und diese schnellstmöglich zu beheben. So läuft Ihr Projekt planmäßig ab.
- Einfachere Entscheidungsfindung und Ressourcenplanung: Workflows bieten Ihnen Informationen über Kampagnenfortschritte und helfen bei der Ressourcenplanung. Indem Sie auf einen Blick erkennen, was funktioniert, können Sie einfacher entscheiden, wie bzw. wann eine Kampagne angepasst werden muss.
Es geht nicht nur um ein nettes Extra. Ein Workflow für Marketingkampagnen bietet für einzelne Projekte und Ihr Team als Ganzem wesentliche Vorteile. Doch wie gehen Sie am besten vor?
Erstellen eines Marketing-Workflows in 5 einfachen Schritten
Sie können sich einen effektiven Marketing-Workflow als Tool vorstellen, das Ihre Kampagnen zum Erfolg führt. Hier ist ein Beispiel für die Vorgehensweise:
1. Ziele definieren
Wenn Sie einen Marketing-Workflow erstellen, müssen Sie zunächst wissen, was Sie erreichen möchten. Legen Sie zunächst Marketingziele fest – beispielsweise die Steigerung der E-Mail-Öffnungsraten, die Erhöhung des Website-Traffics oder die Verbesserung des Social-Media-Engagements bzw. einer anderen wichtigen Kennzahl.
Behalten Sie diese Ziele im Blick und nutzen Sie sie bei jedem Schritt Ihres Marketing-Workflows als Leitfaden. Klar definierte Ziele gewährleisten, dass jede Aufgabe, von der ursprünglichen Idee bis zum Kampagnenstart, auf das Gesamtbild abgestimmt ist. Dadurch handeln Sie zielgerichteter, effektiver und direkter, während die Teammitglieder eine bessere Übersicht erhalten. Außerdem lässt sich so sicherstellen, dass jeder Schritt zweckmäßig ist und zum Erfolg Ihres Marketings beiträgt.
Beispiel: Skizzieren und priorisieren Sie Ziele mithilfe von Aufgabenmanagement-Tools und Projektplanvorlagen. Wenn das Ziel beispielsweise darin besteht, die Öffnungsraten von E-Mails zu steigern, könnten Ihre Aufgaben unter anderem Folgendes umfassen: A/B-Tests von Betreffzeilen, Segmentierung Ihrer E-Mail-Liste und Personalisierung von Inhalten.
2. Aufgaben und Meilensteine ermitteln
Unterteilen Sie große Marketinginitiativen in kleinere, besser handhabbare Aufgaben und Meilensteine. Dadurch bleiben die Teams auf Kurs und das Projekt kommt voran.
Ob Erstellung von E-Mail-Newslettern, Gestaltung von Grafiken für Social Media oder Veröffentlichung von Blogbeiträgen – jede Aufgabe sollte auf die übergeordneten Kampagnenziele abgestimmt sein. Diese Aufteilung der Marketingstrategie macht die Arbeitsbelastung überschaubarer und trägt dazu bei, dass jedes Detail berücksichtigt wird.
Das Erreichen kleinerer Meilensteine vermittelt Teams zudem ein Erfolgserlebnis, sorgt bei den Mitarbeitenden für Motivation und fördert die Fokussierung auf das übergeordnete Ziel. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Kampagne liegt im Detail und dieser kleinteilige Ansatz hilft Ihnen, die Details jederzeit im Blick zu behalten.
Beispiel: Legen Sie für alle Aufgaben Fristen fest, die zu den übergeordneten Zielen passen. Wenn Sie beispielsweise ein neues Produkt auf den Markt bringen, müssen Sie möglicherweise eine Reihe von Teaser-Beiträgen planen – mit jeweils eigener Deadline –, die zum Launch hinführen.
3. Während der Arbeit zusammenarbeiten und kommunizieren
Die erfolgreichsten Kampagnen basieren auf Teamarbeit. Nutzen Sie daher Kommunikations- und Messaging-Tools, um alle auf dem Laufenden zu halten. Ob bei Teammeetings, Brainstorming-Sitzungen oder der Zusammenarbeit an Lieferleistungen – offene Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg.
Hier kann die Automatisierung von Aufgabenmanagement-Tools Vorteile bieten. Mitarbeitende können eine Meldung erhalten, wenn ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist oder für eine Marketingaufgabe weitere Maßnahmen erforderlich sind – wodurch sich die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten automatisch fördern lässt.
Beispiel: Speichern und teilen Sie Marketingressourcen wie E-Mail-Vorlagen, Social-Media-Kalender und Designdateien an einem zentralen Ort, beispielsweise in einem bestimmten Ordner Ihres Dropbox-Kontos. Dadurch wird sichergestellt, dass alle jederzeit Zugriff auf alles Benötigte haben – was einen reibungslosen und effizienten Workflow gewährleistet.
Wenn Sie als Marketingagentur Dateien von Kunden benötigen, können Sie mithilfe von Dropbox-Dateianfragen einen Link senden, über den Ihre Kunden Assets direkt in den richtigen Kampagnenordner hochladen können – auch ohne Dropbox-Konto. So bleiben alle Uploads übersichtlich an einem Ort und Sie können Fälligkeitstermine und Erinnerungen hinzufügen, um die termingerechte Übergabe zu gewährleisten.
Um die Versionskontrolle über dezentrale Teams hinweg sicherzustellen, sollten Sie Kampagnenmaterialien in einem freigegebenen Ordner speichern, sodass Aktualisierungen in Echtzeit synchronisiert werden und alle mit der aktuellen Version arbeiten. Legen Sie Ordner- und Dateiberechtigungen fest und teilen Sie Dateien über sichere Links, damit nur berechtigte Personen darauf zugreifen können. Falls eine Datei überschrieben wird, können Sie Vorgängerversionen mithilfe des Versionsverlaufs wiederherstellen.
4. Prüf- und Genehmigungsprozess optimieren
Optimieren Sie Ihren Prüf- und Genehmigungsprozess durch leistungsstarke Features für die Zusammenarbeit, die alle Engpässe beseitigen, die Ihren Workflow verlangsamen. Vermeiden Sie endlose E-Mail-Ketten und unklares Feedback. Dropbox zentralisiert und vereinfacht den Prüfprozess in einem einzigen Tool.
Erstellen Sie zunächst für jede Kampagne einen freigegebenen Ordner und bewahren Sie alle Entwürfe, Briefings und Kreativassets an einem zentralen Ort auf. So wissen Reviewer immer, wo sie suchen müssen, und Sie haben jederzeit die Gewissheit, dass die neueste Version geprüft wird. Nutzen Sie Ordnerzugriffskontrollen oder Freigabelinks, um alle Beteiligten (auch Agenturen) einzubinden und Feedback in Kommentaren und Anmerkungen mit Dateien zu verknüpfen, anstatt es über zahllose E-Mails zu verstreuen. Die Versionshistorie hilft Ihnen außerdem dabei, Änderungen nachzuverfolgen und bei Bedarf frühere Versionen wiederherzustellen.
Mithilfe von Kommentaren in Dokumenten, Anmerkungen zu Bildern und Markup-Tools für PDFs können Teams klares, umsetzbares Feedback direkt zum jeweiligen Inhalt geben. Bei Rich Media wie Videos ermöglicht Dropbox Replay das Hinzufügen von framespezifischen Notizen oder Vorschlägen sowie von Anmerkungen. Dadurch ist das Feedback spezifisch und lässt sich leicht umsetzen.
Kürzere Bearbeitungszeiten ermöglichen eine effizientere Zusammenarbeit und die Mitglieder des Marketing-Teams können sich auf den kreativen Prozess konzentrieren, statt zu warten.
Beispiel: Für Videomarketing empfiehlt sich Replay, das Feedback zu Videos, Bildern und Audio beschleunigt, Verzögerungen reduziert und die Kampagnendurchführung im Zeitplan hält. Eine Beschleunigung des Feedbackprozesses kommt dem gesamten Marketing-Workflow zugute, insbesondere da dieser Schritt im Workflow vollständig von Ihrem Team abhängig ist.
5. Marketingkampagnen starten und überwachen
Zeit für den Launch. Führen Sie Ihre Marketingkampagnen gemäß Ihrem Workflow und Zeitplan durch. Doch damit ist die Arbeit noch nicht getan – behalten Sie wichtige Kennzahlen wie Reichweite, Engagement und Konversionen im Blick. So sehen Sie, wie Ihre Kampagne läuft.
Beispiel: Verschaffen Sie sich mithilfe von Analysetools Einblicke in die Kampagnenperformance. Wenn Sie feststellen, dass etwas nicht funktioniert, z. B. dass eine E-Mail nicht die gewünschten Öffnungsraten erzielt, passen Sie Ihre Strategien an, damit Sie bei zukünftigen Projekten bessere Ergebnisse erzielen.
Führen Sie Ihre Marketingkampagnen stets gemäß dem festgelegten Workflow und Zeitplan durch. Behalten Sie wichtige Kennzahlen wie Reichweite, Engagement und Konversionen im Blick. So können Sie die Performance beurteilen.
Nutzen Sie Analysetools, um die Kampagnenperformance zu analysieren und Informationen zu Erfolgen und Misserfolgen zu erhalten. Passen Sie Ihre Strategien anhand dieser Informationen an, damit bei zukünftigen Projekten besser Ergebnisse erzielt werden.
Wenn Sie bereit sind, Ihren Marketing-Workflow zu erstellen, können Sie mit Dropbox mehrere Phasen zusammenführen, wodurch sich herausragende Ergebnisse erzielen lassen, ohne dass Sie dafür zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen.
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Erstellen und Verwalten von Marketing-Workflows mit Dropbox
Marketing-Workflows sind zur Durchführung erfolgreicher Kampagnen unverzichtbar. Von der Festlegung von Zielen bis hin zur Verfolgung von Fortschritten – ein solider Workflow stellt sicher, dass jeder Schritt auf das gleiche Ziel ausgerichtet ist.
Testen Sie Dropbox und heben Sie Ihre Marketingaktivitäten auf die nächste Stufe. Dank Features, die alle Aspekte Ihres Workflows vereinen, können Sie Marketingkampagnen, Vertriebsprozesse oder andere Projekte mit den besten Erfolgsaussichten durchführen.
Dropbox bietet viel mehr als nur Speicherplatz – verwalten Sie Kampagnenassets, sammeln Sie Dateien von Kunden und beschleunigen Sie Genehmigungsprozesse durch sichere Freigabe und integrierte Review-Tools. Lernen Sie das gesamte Angebot von Dropbox-Features kennen und erfahren Sie, wie Ihr Marketingteam Content schneller planen, erstellen und veröffentlichen kann.
Häufig gestellte Fragen
Die besten Tools sind diejenigen, die Projektmanagement, Zusammenarbeit und Analysefunktionen kombinieren, die für effektives Workflow-Management im Marketing unerlässlich sind. Plattformen wie Dropbox bieten beispielsweise Features, mit denen sich Aufgaben, Fristen und der Fortschritt von Kampagnen verfolgen lassen, sowie App-Integrationen, die sich nahtlos in vorhandene Marketing-Tools wie HubSpot usw. einfügen.
Im optimalen Cloud-Speicher für Marketingteams lassen sich Kampagnenassets zentral verwaltet, alle Beteiligten können an der aktuellen Version arbeiten, und Sie erhalten Kontrolle darüber, wer auf Dateien zugreifen oder diese herunterladen kann – insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Agenturen oder Freiberuflern. Dafür bietet Ihnen Dropbox freigegebene Ordner und die Freigabe sicherer Links sowie einen Versionsverlauf, über den Sie bei Bedarf frühere Versionen wiederherstellen können.
Eine ideale Dateifreigabeplattform für die Zusammenarbeit im Multi-Channel-Marketing stellt die Assets aller Kanäle an einem zentralen Ort bereit, synchronisiert Aktualisierungen in Echtzeit und ermöglicht das einfache und sichere Teilen von Entwürfen mit internen Teams, Agenturen und Kunden. Dropbox bietet dafür freigegebene Ordner, die Verwaltung sicherer Links und integrierte Vorschau- und Feedback-Tools – darunter Dropbox Replay für die Überprüfung von Materialien mit Zeitstempel – sowie Integrationen für Tools wie Asana, Adobe Creative Cloud, Slack und Canva.
Ein Marketing-Workflow führt Teammitglieder durch den gesamten Prozess. Wenn Sie wissen, wer was, wann und wie macht, können Sie sich auf die Durchführung konzentrieren statt auf den nächsten Schritt. Das Ergebnis: weniger Unklarheiten, weniger Hindernisse und höhere Produktivität, da alle auf dem gleichen Stand sind und sich auf ihre Arbeit konzentrieren können.
Es gibt viele knifflige Bereiche, wobei häufig Widerstände im Team gegen die Einführung, mangelnde Klarheit in Bezug auf Nutzerrollen oder Verantwortlichkeiten sowie schlechte Kommunikation eine Rolle spielen. In der Anfangsphase kann der Einsatz neuer Tools oder Prozesse außerdem zu Reibungsverlusten oder Verzögerungen führen. Diesen Herausforderungen können Sie mit Schulungen und der Auswahl von Tools begegnen, die jede Phase des Workflows vereinfachen und vereinheitlichen.
Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie Abschlussquoten für Aufgaben, Projektzeitpläne und Kampagnenergebnisse, um zu beurteilen, wie gut Ihr Marketing-Workflow funktioniert. Mithilfe der Überprüfung von Kennzahlen können Sie Engpässe, Verbesserungspotenziale und Möglichkeiten zur Anpassung Ihres Workflows ermitteln – und Sie haben die Gewissheit, dass alles reibungslos läuft.
