La importancia del software de colaboración
La colaboración fluida y enfocada es esencial en cualquier lugar de trabajo y el trabajo remoto no debe verse como una barrera para el éxito del trabajo colaborativo. Tener las herramientas adecuadas cerca para facilitar y fomentar una colaboración valiosa es igualmente importante que tener habilidades de comunicación sólidas.
Dropbox ofrece una serie de características innovadoras e intuitivas que colocan la colaboración a la vanguardia del trabajo exitoso. Las herramientas de colaboración en equipo que se describen a continuación están diseñadas para facilitar el trabajo en conjunto de los equipos que trabajan a distancia, y son igualmente útiles para los equipos que comparten un espacio físico.
Tener todos los archivos, la información y las herramientas que necesitas en la misma página te ayuda a mantener a los miembros del equipo y a las partes interesadas en sincronía.
Dropbox: la plataforma de colaboración más avanzada
Dropbox puede transformar las carpetas en espacios de trabajo versátiles y colaborativos donde se pueden agregar descripciones, notas, listas de tareas y más; todo esto directamente a una carpeta de Dropbox y a los archivos que contiene.
Dropbox, desarrollado con inteligencia informática, está diseñado para ayudar a los equipos a maximizar su potencial de colaboración ofreciendo todo lo necesario para trabajar juntos de forma efectiva desde un espacio central.
Las características como la búsqueda de imágenes, las vistas previas de archivos, la integración con Dropbox Paper y los aspectos destacados del equipo hacen que sea más fácil que nunca que los equipos se mantengan organizados y centrados en las tareas en cuestión. La integración de calendario fácil de usar te permite vincular contenido al instante desde Dropbox con eventos y reuniones, lo que hace que las reuniones sean más productivas que nunca.
Con Dropbox, puedes asegurarte de que los miembros del equipo puedan consultar fácilmente los archivos, objetivos, fechas e hitos relevantes en un solo espacio.
Dropbox Paper: herramientas para la colaboración online de principio a fin
Gracias a su flexibilidad, Dropbox Paper puede guiar a tu equipo por cada paso del proceso de colaboración, ya que ofrece plantillas y herramientas diseñadas para abordar los numerosos desafíos de la colaboración online. Ahora examinemos cada paso del proceso y veamos la forma en que Dropbox Paper puede usarse para fortalecer el trabajo en equipo:
Planificación
En las etapas de planificación de un proyecto, deseas asegurarte de que todos estén en sintonía y de que todos tengan acceso a toda la información necesaria.
La rendición de cuentas y la comunicación son componentes esenciales de la colaboración, y cuando empieces a elaborar estrategias para tus procesos, lo ideal es que emplees herramientas que te ayuden a estructurar tus ideas de forma digerible y organizada.
Los calendarios compartidos, las listas de tareas, los resúmenes interactivos y las agendas de reuniones son herramientas que aseguran que tu equipo se mantenga al día con sus objetivos y expectativas, y Dropbox Paper ofrece plantillas versátiles para cada una de estas herramientas de colaboración que facilitan la gestión de tareas.
Al utilizar las herramientas de colaboración que ofrece Dropbox Paper, te aseguras de que cada miembro del equipo tenga claros tanto los objetivos del equipo como sus responsabilidades individuales, y de que sepa exactamente a dónde acudir en caso de que surjan problemas o confusión.
Producción
Si tienes varios miembros del equipo trabajando en el mismo proyecto, debes asegurarte de que puedan trabajar con fluidez en el mismo archivo al mismo tiempo. Esto significa que no deberás enviar y recibir documentos varias veces o tener que esperar a que un miembro del equipo termine antes de que el siguiente pueda comenzar.
Dropbox Paper le permite a tu equipo trabajar en colaboración en tiempo real. Todo tu equipo puede trabajar en el mismo documento desde cualquier parte del mundo, sin retrasos.
En lugar de llenar tus carpetas con infinitas versiones de archivos, puedes hacer un seguimiento del historial de archivos de un solo documento. No es necesario guardar y compartir nuevas copias una y otra vez a medida que cada miembro del equipo agrega su aporte. Esto contribuye a un espacio de trabajo más ordenado que impulsará una colaboración más eficaz y organizada.
Comentarios
El feedback es un paso enormemente importante en el proceso de colaboración, pero puede ser contraproducente si no se hace de la manera correcta. Cuando se trata de las etapas de revisión de un proyecto o de un trabajo, es importante ser claros y directos, y las funciones de feedback en tiempo real de Dropbox Paper facilitan la tarea.
No deberías tener que hurgar en largas y desordenadas conversaciones de correo electrónico para hacer un seguimiento del progreso. Con las notas de Dropbox, puedes ver los comentarios junto con el trabajo al que se refieren y etiquetar directamente a los miembros del equipo para que nada se pierda ni se confunda.
Por ejemplo, si estás ofreciendo feedback sobre una oración específica en un documento, puedes anotar esa oración directamente, de modo que tus notas se vinculen fácilmente a las áreas específicas que estás destacando.
El feedback no debe ser únicamente pesimista; debe ser productivo, constructivo y debe reforzar las fortalezas de tu equipo, no obstaculizarlas. Un buen sistema de feedback ayuda a la colaboración del equipo porque establece un ambiente más abierto, honesto y productivo para tu equipo.
Si quieres agregar un poco de energía lúdica al proceso, prueba a usar los emojis disponibles en Dropbox Paper para comunicar visualmente los comentarios de manera informal y concisa.
Entregas
Necesitas una plataforma de gestión de documentos que mantenga tu trabajo protegido, que ayude a tu equipo a mantenerse centrado y productivo, y que también te permita compartir de forma segura tu trabajo cuando llegue el momento de entregarlo. Gracias al almacenamiento en la nube, tu equipo y tus clientes pueden acceder a los archivos del trabajo desde cualquier lugar, lo que permite una gestión más flexible del flujo de trabajo.
Cuanto más ordenado esté tu espacio de trabajo, ya sea virtual o no, mejor podrá colaborar tu equipo. No tendrás que perder tiempo escudriñando las carpetas de todos los usuarios en busca del archivo correcto, y no tendrás que depender de ninguna persona para proporcionar los datos importantes. En Dropbox, puedes compartir archivos al hacer clic en un botón y establecer tus propios permisos para definir quién puede hacer qué con los documentos que compartes.
Esto significa que Dropbox Paper no solo es una solución excelente para la producción colaborativa, sino que puede acompañarte en cada paso del proceso, desde la estrategia hasta la entrega, y todo lo que haya en el medio.
Un espacio con todas las herramientas que necesitas
Cuando se trata de un trabajo en equipo efectivo, deseas establecer un espacio unificado en el que todos los miembros del equipo puedan trabajar y comunicarse entre sí, y uno que ofrezca herramientas que superen las limitaciones de la colaboración remota.
El software y las herramientas de colaboración que describimos anteriormente ayudarán a tu equipo a maximizar su potencial, ya que ofrecen todo lo que se necesita para una colaboración efectiva, independientemente de lo virtual que sea el espacio de trabajo.
No necesitas perder tiempo pasando de una herramienta a otra; con las integraciones de Dropbox, tu equipo puede aprovechar al máximo las mejores aplicaciones y herramientas de colaboración desde un solo espacio, en cualquier dispositivo.
