A medida que más profesionales se inclinan hacia el trabajo distribuido, remoto o híbrido, una cantidad cada vez mayor de empleadores comienzan a adoptar estos arreglos flexibles.
Para atraer y retener talento tanto presencial como remoto, las empresas deben promover un sentido de inclusión, conexión y pertenencia entre sus trabajadores remotos. Esto debe comenzar en la etapa de reclutamiento y reforzarse durante la incorporación de los empleados.
La incorporación digital ahora es esencial para dar la bienvenida a nuevos empleados a equipos donde se prioriza lo virtual. Desempeñará un papel importante para poner a los miembros de tu equipo más recientes en el camino correcto, asegurando que tengan un acceso rápido y fácil a los recursos que necesitan para comenzar a funcionar en su primer día.
En esta guía, vamos a explicar por qué la incorporación digital es imprescindible para las empresas de hoy en día y destacaremos algunas soluciones clave para tener en tu “kit de herramientas” de incorporación digital.
¿Qué es la incorporación digital?
La incorporación digital implica el uso de herramientas y software online para agregar nuevos empleados o clientes a la base de datos o al sistema CRM de una empresa. Para este artículo, nos vamos a centrar solo en la incorporación de empleados.
La incorporación digital replica el proceso tradicional de incorporación manual de los empleados de muchas maneras: durante la etapa previa a la incorporación, los nuevos empleados aún deberán completar formularios, firmar contratos y proporcionar información personal básica. La principal diferencia es que la experiencia de incorporación digital utiliza canales online y herramientas de automatización para optimizar el proceso.
Al digitizar el proceso, tus nuevos empleados se pueden beneficiar de la flexibilidad de la incorporación remota, ya que pueden familiarizarse con tu empresa desde cualquier lugar (y a su propio ritmo) en vez de hacerlo personalmente en tus oficinas.
El proceso de incorporación digital
Los detalles del proceso de incorporación digital de empleados diferirán de una empresa a otra.
No obstante, suele comenzar con alguna forma de verificación, validación o autenticación de identidad para que el nuevo empleado pueda demostrar que es quien dice ser. Podría ser la fecha de nacimiento del empleado, la dirección de correo electrónico o el número de seguro social (o un documento similar según la ubicación, como un pasaporte en el Reino Unido).
También será necesario intercambiar y rellenar varios documentos, como una carta de oferta y un contrato de trabajo que requiera firmas. En comparación con los formularios físicos, digitizar estos documentos y enviarlos para una firma electrónica ahorra mucho tiempo y esfuerzo.
Una vez que se hayan realizado estas tareas previas a la incorporación, puedes organizar reuniones virtuales y tutoriales en video (ya sea en tiempo real si son varios los nuevos empleados que están comenzando al mismo tiempo o de forma asíncrona si se trata de un solo nuevo miembro del equipo) para que el proceso sea más personalizado, interactivo e interesante.
¿Cuáles son los beneficios de la incorporación digital?
Las herramientas de incorporación digital no solo optimizan los flujos de trabajo, sino que permiten que las empresas expandan su abanico de posibles contrataciones y atraigan talento más allá de los límites geográficos.
Un programa de incorporación tradicional requeriría que los nuevos empleados ingresaran a la oficina el primer día para realizar tareas de administración, como configurar su correo electrónico de trabajo. Las soluciones de incorporación digital evitan esto: los nuevos empleados estarán listos para comenzar y se familiarizarán con la cultura de tu empresa.
Las herramientas digitales pueden tener un impacto positivo en el proceso de incorporación de tus empleados de varias maneras, entre ellas, las siguientes:
Una disposición más flexible y complaciente para trabajadores híbridos o completamente remotos
Mejor organización y administración de materiales y recursos
Mejor cumplimiento de la normativa de seguridad de datos y gestión de identidad
Las plantillas y la automatización reducen el tiempo, el esfuerzo y los costos que supone la incorporación manual, lo que hace que el proceso sea más manejable para los departamentos de recursos humanos.
Las inducciones y tutoriales asincrónicos a los que se puede acceder y revisar en cualquier momento crean una nueva experiencia de empleado más coherente
Más fácil recibir comentarios de los nuevos empleados para mejorar continuamente el proceso
Pero nada de esto sería posible sin las herramientas y el software adecuados. Entonces, echemos un vistazo a algunas soluciones clave que debes incluir en tu kit de herramientas de incorporación digital.
Construir el kit de herramientas de incorporación digital definitivo
Un kit de herramientas de recursos y materiales es importante para una experiencia de incorporación coherente y efectiva. Con las herramientas adecuadas, solo debes crear tus materiales de capacitación y plantillas una vez, entonces cualquiera puede acceder a ellos bajo demanda.
Etapa previa a la incorporación
Envía las cartas de oferta, los formularios y los contratos relevantes utilizando DocSend y Dropbox Sign para solicitar firmas electrónicas.
¿Solo tienes copias impresas de tus materiales de incorporación? Usa Dropbox para convertir tu dispositivo móvil en un escáner de documentos. En un instante, puedes transformar documentos físicos en archivos PDF de alta calidad y almacenarlos de forma segura en Dropbox.
Dar la bienvenida a los nuevos contratados
Organiza reuniones virtuales de bienvenida y comparte un documento de incorporación de nuevos empleados para ayudar a que se pongan al día rápidamente. Incluye vínculos a recursos clave, P+F y una lista de verificación de tareas para sus primeros días en la empresa. Solo pregúntate: ¿con qué te gustaría contar en tu primer día de trabajo?
Capacitación inicial
Asegúrate de que los nuevos empleados tengan acceso a las herramientas, plataformas y materiales de capacitación relevantes que necesitan para desempeñar su rol. Puede tratarse de acceso a una cuenta de Dropbox para equipos, de herramientas de colaboración como Dropbox Paper o de integraciones de aplicaciones que les faciliten el flujo de trabajo.
¿Los materiales de capacitación son demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico? Comparte archivos grandes con los empleados nuevos con Dropbox Transfer, incluso si no usan Dropbox actualmente. Con las estadísticas avanzadas de archivos, podrás ver si revisaron los materiales necesarios o si todavía tienen elementos por completar.
Transición
Conéctate con el nuevo miembro de tu equipo a través de Slack, sesiones regulares de puesta al día o reuniones mensuales, y crea agendas en Dropbox Paper para realizar un seguimiento de cómo se está adaptando a su nueva función.
Pon al día a los nuevos contratados rápidamente
Aunque se trate de una sola persona, el hecho de incorporar un nuevo miembro a tu equipo distribuido puede alterar los horarios de todos. Las reuniones asincrónicas, los tutoriales en video, las P+F y los materiales fácilmente accesibles que se encuentran en el almacenamiento en la nube garantizan que tus nuevos empleados cuenten con los recursos que necesitan, mientras que los miembros actuales del equipo pueden centrarse en hacer que se sientan bienvenidos de otras maneras.
En Dropbox, hemos cambiado por completo a un lugar de trabajo predominantemente virtual. Durante ese proceso, logramos reunir algunas ideas útiles para facilitar la incorporación digital y la contratación remota. Para encontrar consejos sobre efectividad, trabajo en equipo, comunicación y bienestar en el trabajo remoto, explora nuestro kit de herramientas Virtual First.
