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Cómo facilitar la incorporación con Dropbox Paper

7 minutos de lectura

5 de febrero de 2025

1. Convierte documentos en plantillas

Formulario de declaración de salarios e impuestos. Formulario de verificación de elegibilidad para el empleo. Documentos de cumplimiento normativo del país. No es la manera más inspiradora de decir “Te damos la bienvenida a tu nuevo trabajo”, ¿verdad? Afortunadamente, hay formas de sacar algo de papel (y trabajo) de todo el papeleo.

Como todos los profesionales de RR. HH. saben, el proceso de incorporación es iterativo. Lo que funcionó hace unos años podría no funcionar hoy. Por ejemplo, la información sobre beneficios cambia de un mes a otro. De modo que mantener actualizados todos los documentos relacionados puede ser un desafío. 

Sin embargo, siempre que el equipo del personal de Dropbox comparte un documento de Paper con una clase de incorporación, el equipo puede asegurarse de que los nuevos empleados tengan acceso a los detalles más recientes al actualizar el texto o agregando vínculos a documentos de Paper relacionados.

“Gracias a Paper, podemos hacer un cambio en un documento y la gente puede verlo en vivo, por lo que no tenemos que enviar revisiones”, comenta Dorena Sánchez, analista de beneficios de experiencia de empleados en Dropbox. “También podemos comentar y hacer que la gente revise diferentes cosas directamente en el documento, lo cual es muy útil para nuestro equipo. Podemos repetir nuestras instrucciones en cualquier momento. Los nuevos empleados ni siquiera tienen que hacer clic en Actualizar para ver los cambios”.

También ahorran tiempo al usar plantillas, lo que les permite evitar la molestia de tener que crear un nuevo lote de documentos para cada grupo entrante. Cuando el equipo de Dorena reutiliza documentos de forma periódica, aprovechan la característica “convertir en plantilla” que ofrece Paper. 

La característica “convertir en una plantilla” en Dropbox Paper

Uso de la característica Convertir en plantilla en Dropbox Paper.
La plantilla de incorporación de nuevos empleados de Dropbox Paper

2. Proporciona listas de verificación sencillas

Con todo lo que hay que hacer el primer día, es fácil perder la noción de lo que se debe hacer y cuándo. Por esa razón, nuestro equipo de Recursos Humanos hace un uso intensivo de las listas de verificación. Con Paper, puedes crear listas de tareas rápidamente, y asignar personas a cada tarea con una @mención que les envía una notificación por correo electrónico para informarles la fecha de vencimiento de la tarea.

Listas de verificación en Dropbox Paper.
Captura de pantalla que muestra la lista de verificación de beneficios en Dropbox Paper
Asignar tareas y establecer plazos en Dropbox Paper

3. Agrega visibilidad y transparencia

Con la característica de información sobre lectores en Paper (que se muestra a continuación), el equipo de RR. HH. puede enviar un documento a los nuevos empleados y luego volver a consultar para ver quién lo abrió (y quién no). De esta manera, Dorena dice que pueden asegurarse de que todos los que necesitan estar al día hayan recibido la información. “A veces recibimos preguntas como: ‘¿Dónde encuentro esta información?’ Responderemos: ‘Parece que aún no has abierto este documento. Este documento será tu mejor amigo. Síguelo paso a paso y no te perderás de nada‘”.

Seguimiento del progreso con la característica de información sobre lectores en Dropbox Paper
Agregar comentarios en Dropbox Paper

4. Agiliza las respuestas a las consultas de los nuevos empleados

En un día cualquiera, una de las tareas más comunes que abordan los equipos de RR. HH. son las consultas de los empleados. “Probablemente, reciba de 30 a 40 consultas al día”, dice Dorena. “Pero muchas de ellas están relacionados con el sector médico, por lo que no son una respuesta rápida y fácil. Probablemente, haya entre 40 y 50 preguntas estándar en una semana, repetidas en un ciclo: ‘¿Cómo me inscribo en esto?’ luego una semana más tarde: ‘¿Cuándo obtengo mi identificación médica?’”.

“Paper me ha facilitado tanto que lleva 15 minutos de mi día, en lugar de 3 horas extendidas con el tiempo”, agrega Dorena. “Debido a que hemos desarrollado tanto nuestro contenido, no tenemos que escribir la misma información una y otra vez ni intentar personalizarla para cada empleado. Solo tengo que responder y compartir un documento de Paper para decir ‘Aquí es donde reside esa información’”.

Invitar a compañeros de equipo a un documento de Paper compartido

5. Ludifica el trabajo penoso

Para hacer que la aburrida tarea de revisar documentos resulte menos tediosa y mantener a los nuevos empleados motivados, el equipo de Recursos Humanos de Dropbox decidió gamificar el proceso. Crearon una búsqueda del tesoro que guía a los nuevos empleados a través del proceso de inscripción y les presenta una de las herramientas clave que la empresa utiliza para coordinar proyectos y comunicarse con los empleados: Dropbox Paper.

“Utilizo la búsqueda del tesoro, que sirve como un recorrido por nuestras páginas de beneficios, como una introducción a Paper”, dice Dorena. “Usamos la información de beneficios en los documentos de Paper para mostrarles su información de inscripción inicial. Luego les enviamos una lista detallada de las cosas que tienen que hacer en determinadas fechas. Creo que muestra lo útil que es la colaboración. Debido a que con la característica de información sobre lectores, puedes ver las caras y los nombres de los otros empleados que buscan el documento”.

Documento de búsqueda del tesoro de nuevos empleados

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