Cuando eres responsable de preparar a los nuevos empleados para el éxito desde el primer día, hay mucha presión para mantenerte organizado. Los empleados cuentan contigo para que los ayudes a comenzar a trabajar.
“Las personas no pueden hacer su mejor trabajo y llevarnos al siguiente nivel si están estresadas por cómo van a llegar a una sala de reuniones, inscribirse en los beneficios, o cuándo van a cobrar por primera vez”, dice Joe Topasna, analista de Operaciones de RR. HH. en Dropbox.
Algunos profesionales de RR. HH. están encontrando nuevas formas de reducir las tareas repetitivas y centrarse en hacer que la experiencia sea más personal. En Dropbox, nuestro equipo de Recursos Humanos utiliza Dropbox Paper para facilitar la incorporación. Paper es un espacio de trabajo colaborativo que puede hacer que casi todas las partes del proceso de incorporación sean más eficientes. Para mostrarte cómo, hablamos con algunas personas de Dropbox que se encargan de convertir a nuestros nuevos trabajadores en empleados brillantes.
1. Convierte documentos en plantillas
Formulario de declaración de salarios e impuestos. Formulario de verificación de elegibilidad para el empleo. Documentos de cumplimiento normativo del país. No es la manera más inspiradora de decir “Te damos la bienvenida a tu nuevo trabajo”, ¿verdad? Afortunadamente, hay formas de sacar algo de papel (y trabajo) de todo el papeleo.
Como todos los profesionales de RR. HH. saben, el proceso de incorporación es iterativo. Lo que funcionó hace unos años podría no funcionar hoy. Por ejemplo, la información sobre beneficios cambia de un mes a otro. De modo que mantener actualizados todos los documentos relacionados puede ser un desafío.
Sin embargo, siempre que el equipo del personal de Dropbox comparte un documento de Paper con una clase de incorporación, el equipo puede asegurarse de que los nuevos empleados tengan acceso a los detalles más recientes al actualizar el texto o agregando vínculos a documentos de Paper relacionados.
“Gracias a Paper, podemos hacer un cambio en un documento y la gente puede verlo en vivo, por lo que no tenemos que enviar revisiones”, comenta Dorena Sánchez, analista de beneficios de experiencia de empleados en Dropbox. “También podemos comentar y hacer que la gente revise diferentes cosas directamente en el documento, lo cual es muy útil para nuestro equipo. Podemos repetir nuestras instrucciones en cualquier momento. Los nuevos empleados ni siquiera tienen que hacer clic en Actualizar para ver los cambios”.
También ahorran tiempo al usar plantillas, lo que les permite evitar la molestia de tener que crear un nuevo lote de documentos para cada grupo entrante. Cuando el equipo de Dorena reutiliza documentos de forma periódica, aprovechan la característica “convertir en plantilla” que ofrece Paper.
La característica “convertir en una plantilla” en Dropbox Paper
Crear tus propias plantillas a partir de documentos de Paper es fácil. Para ayudar a tu equipo a iniciar los proyectos, también puedes utilizar nuestras plantillas preelaboradas de notas de reuniones, planes de proyectos, resúmenes creativos, y más.
Esta semana presentamos una nueva plantilla de incorporación de empleados (que se muestra a continuación) que puede utilizar el equipo de RR. HH. de cualquier empresa. Está diseñado específicamente para facilitar las tareas del primer día de tu equipo. Las plantillas solo están disponibles en inglés y pronto se podrá acceder a ellas desde dispositivos móviles.
2. Proporciona listas de verificación sencillas
Con todo lo que hay que hacer el primer día, es fácil perder la noción de lo que se debe hacer y cuándo. Por esa razón, nuestro equipo de Recursos Humanos hace un uso intensivo de las listas de verificación. Con Paper, puedes crear listas de tareas rápidamente, y asignar personas a cada tarea con una @mención que les envía una notificación por correo electrónico para informarles la fecha de vencimiento de la tarea.
“Recién implementamos esta lista de verificación de beneficios a finales del año pasado”, comenta Dorena. “Antes de eso, era una presentación de 60 diapositivas que compartíamos con los empleados y simplemente esperábamos que recordaran cada detalle.” Dorena dice que rápidamente se dio cuenta de que eso no era fácil para los nuevos empleados, sobre todo cuando otros equipos le están pidiendo que completen una serie de formularios. Además de todo el papeleo, tienen un nuevo trabajo que aprender.
Después de implementar la lista de verificación de documentos de Paper, Dorena y su equipo descubrieron que no solo optimiza el proceso, sino que también ayuda a los nuevos empleados a centrar su atención en lo que más importa. “Ahora podemos decir al comienzo de la presentación: ‘No intenten recordar esto. Solo tienen que consultar la lista de verificación’. La gente se ríe, pero en realidad, solo tienen que recordar la lista de verificación”.
3. Agrega visibilidad y transparencia
Con la característica de información sobre lectores en Paper (que se muestra a continuación), el equipo de RR. HH. puede enviar un documento a los nuevos empleados y luego volver a consultar para ver quién lo abrió (y quién no). De esta manera, Dorena dice que pueden asegurarse de que todos los que necesitan estar al día hayan recibido la información. “A veces recibimos preguntas como: ‘¿Dónde encuentro esta información?’ Responderemos: ‘Parece que aún no has abierto este documento. Este documento será tu mejor amigo. Síguelo paso a paso y no te perderás de nada‘”.
Además, Paper permite que cualquier persona invitada al documento vea el proceso de edición a medida que se produce. Los miembros del equipo a los que se les ha concedido acceso de edición pueden realizar cambios, y dos o más personas pueden hacer revisiones al mismo tiempo. Aquellos a quienes solo se les ha dado acceso de lectura pueden agregar comentarios para preguntar sobre el contenido o hacer cambios sugeridos. Las conversaciones que se suelen perder en los hilos de correo electrónico se pueden ver en contexto junto al contenido en los comentarios y las respuestas.
En Dropbox, creemos firmemente en permitir que los empleados aprendan unos de otros mientras trabajamos juntos y aprendemos de nuestro pasado a través de retrospectivas. Paper ayuda a los nuevos empleados a ponerse al día rápidamente, ya que una sola búsqueda en Paper genera documentos de proyectos en toda la organización.
“Somos muy transparentes como empresa acerca de dónde podríamos haber hecho un mejor producto”, dice Joe. “Cualquiera puede buscar una retrospectiva. Eso no es algo que restrinjamos. A nivel de empresa, ese es el valor predeterminado. A las personas les fascina eso. Los nuevos empleados vendrán a mí y me dirán: ‘Estaba en la empresa de tecnología XYZ y eso estaba por debajo de los límites’. Eso es algo nuevo para la gente”.
Por supuesto, no todas las empresas tienen la misma cultura de transparencia. Para empresas que solo quieren hacer públicos determinados contenidos, Paper está diseñado para permitir que los administradores de TI ajusten quién puede ver qué a través de la configuración personalizada de cada documento de Paper.
“He trabajado en otras empresas no tecnológicas y he visto su proceso como un empleado nuevo”, comenta Dorena. “Es papel físico e instrucciones monótonas. Sentí que la diferencia entre la incorporación aquí y esas otras empresas es la automatización y la visibilidad de las instrucciones. En otras empresas, dirían: ‘Así es como te inscribes en los beneficios. Buena suerte’. Aquí decimos: ‘Así es como te inscribes en los beneficios. Y así como encuentras un médico. Y así es como se concierta una cita’”.
4. Agiliza las respuestas a las consultas de los nuevos empleados
En un día cualquiera, una de las tareas más comunes que abordan los equipos de RR. HH. son las consultas de los empleados. “Probablemente, reciba de 30 a 40 consultas al día”, dice Dorena. “Pero muchas de ellas están relacionados con el sector médico, por lo que no son una respuesta rápida y fácil. Probablemente, haya entre 40 y 50 preguntas estándar en una semana, repetidas en un ciclo: ‘¿Cómo me inscribo en esto?’ luego una semana más tarde: ‘¿Cuándo obtengo mi identificación médica?’”.
“Paper me ha facilitado tanto que lleva 15 minutos de mi día, en lugar de 3 horas extendidas con el tiempo”, agrega Dorena. “Debido a que hemos desarrollado tanto nuestro contenido, no tenemos que escribir la misma información una y otra vez ni intentar personalizarla para cada empleado. Solo tengo que responder y compartir un documento de Paper para decir ‘Aquí es donde reside esa información’”.
5. Ludifica el trabajo penoso
Para hacer que la aburrida tarea de revisar documentos resulte menos tediosa y mantener a los nuevos empleados motivados, el equipo de Recursos Humanos de Dropbox decidió gamificar el proceso. Crearon una búsqueda del tesoro que guía a los nuevos empleados a través del proceso de inscripción y les presenta una de las herramientas clave que la empresa utiliza para coordinar proyectos y comunicarse con los empleados: Dropbox Paper.
“Utilizo la búsqueda del tesoro, que sirve como un recorrido por nuestras páginas de beneficios, como una introducción a Paper”, dice Dorena. “Usamos la información de beneficios en los documentos de Paper para mostrarles su información de inscripción inicial. Luego les enviamos una lista detallada de las cosas que tienen que hacer en determinadas fechas. Creo que muestra lo útil que es la colaboración. Debido a que con la característica de información sobre lectores, puedes ver las caras y los nombres de los otros empleados que buscan el documento”.
“Hace poco me uní al equipo y disfruté mucho de la búsqueda del tesoro”, comenta Tony Hue, gerente de marketing del ciclo de vida de Dropbox. “Si bien todavía estoy resentido porque nuestro equipo no ganó la búsqueda del tesoro, probablemente fue la mejor manera de ponerse al día para aprender los conceptos básicos de Paper y familiarizarse con la vida en Dropbox”.
Para descubrir cómo Dropbox Paper puede hacer que la incorporación y otras tareas sean más fáciles para tu equipo, visita dropbox.com/paper.
