Cómo hacer que el trabajo flexible sea un éxito

Si eres gerente y estás a cargo de un equipo, mantenerte al día con los cambios en el lugar de trabajo nunca es tarea fácil. 

Con el trabajo remoto e híbrido convirtiéndose progresivamente en la norma, los márgenes de error para los líderes empresariales se han reducido. Especialmente cuando se trata de crear las condiciones de trabajo adecuadas para sus empleados.

Trabajo flexible: ¿el arma secreta para las pequeñas empresas?

¿Cómo pueden usar las pequeñas empresas el trabajo remoto como una ventaja competitiva que les ayude a prosperar en el futuro? Dropbox se propuso responder a esa pregunta en nuestro informe Economía de la elección, una encuesta de más de 2000 líderes y empleados de pequeñas empresas en ocho países. 

Queríamos saber de qué manera los acuerdos de trabajo flexibles han motivado un cambio en la actitud de los empleados con respecto a cómo, dónde y cuándo trabajan. Durante la pandemia, casi dos tercios de las empresas hicieron mejoras notables o significativas en su estructura, herramientas y prácticas para facilitar la colaboración. Después de todo, era algo esencial, ya que todos estuvieron encerrados en sus casas durante esos años. Pero eso fue solo el comienzo.

Se ha demostrado que las nuevas tecnologías pueden ayudar a los equipos a trabajar de forma remota. Pero ¿cómo mantenemos el mismo nivel de flexibilidad cuando algunos de los miembros de nuestro equipo están en la oficina y otros en casa?

Después de todo, la conformación de equipos de alto rendimiento, sin importar en qué parte del mundo se encuentren, es la máxima prioridad para cualquier empresa que busque sobrevivir en los próximos años. Por eso, basándonos en nuestra investigación, hemos recabado la opinión de figuras destacadas en el campo del trabajo a distancia para averiguar cómo implementar acuerdos de trabajo flexibles.

¿Qué significa “trabajo flexible”?

El trabajo flexible es una alternativa al acuerdo de trabajo tradicional en la oficina, de 9 a 5. Esta modalidad de trabajo brinda a los empleados un mayor control sobre cuándo, dónde y cómo trabajan, con opciones como trabajo a tiempo parcial, remoto o híbrido, horarios de trabajo comprimidos, trabajo compartido o algo completamente distinto.

Por ejemplo, un horario flexible puede permitir que uno de tus empleados tenga horas de inicio y fin flexibles que se ajusten a sus necesidades relacionadas con el cuidado infantil.

Básicamente, el trabajo flexible consiste en brindar a los empleados la opción de adaptar su horario y su entorno de trabajo a sus necesidades. Este tipo de trabajo ofrece beneficios significativos tanto a los empleadores como a los empleados, incluyendo mayor satisfacción laboral, compromiso, motivación y equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Cómo hacer que el trabajo flexible funcione para tu equipo
 

1. Pregunta a los empleados qué quieren

Si quieres ofrecer flexibilidad a largo plazo, lo primero y más importante es comprender qué es lo que realmente quieren tus equipos.Y eso significa darles opciones, en lugar de soluciones o formas de trabajar generales.

En realidad, los empleados son bastante buenos a la hora de decidir qué entorno es el mejor para ellos en un momento determinado. 

“Es posible que prefieran trabajar desde casa cuando se trate de trabajo que requiera mucha concentración, o en la oficina si se trata de sesiones de intercambio de ideas y colaboración, pero pueden tomar esta decisión de forma independiente. Y, si les permites hacer esto, el resultado es que verás una mayor productividad”, afirma Kate Lister, presidenta de Global Workplace Analytics. 

Entonces, la respuesta es no tomar decisiones precipitadas en nombre de tus empleados, sino simplemente preguntarles y guiarte por lo que realmente quieren, incluso si eso te sorprende.

2. Sigue construyendo cultura, incluso si están separados

Tras la pandemia, hay nuevas oportunidades para recuperar todos los atributos de la cultura laboral que muchos empleados disfrutaban. Sin embargo, como muchos de nosotros trabajamos desde casa regularmente, debemos asegurarnos de que esta cultura no se base completamente en la oficina. No tiene por qué ser difícil, solo exige un poco más de planificación. Cuando lo piensas, de todos modos, el café y las bebidas después del trabajo nunca fueron particularmente fáciles, flexibles o inclusivos para que muchos empleados se unieran.
 

Entonces, ¿cuál es la alternativa?

Comprender bien la cultura no significa gastar mucho dinero en herramientas nuevas y sofisticadas. Todos estamos familiarizados con las videollamadas, y es importante recordar que podemos utilizarlas para otras situaciones además del trabajo. Las reuniones híbridas permiten que los empleados que trabajan en la oficina y los que trabajan de forma remota colaboren mediante llamadas en conferencia. Las empresas pueden mantener viva la pausa para el café alentando a los trabajadores remotos a programar llamadas con sus compañeros de trabajo y amigos en en la empresa durante el horario de trabajo solo para ponerse al día.

Dicho esto, la cultura va más allá de las cervezas y el café. Debemos combinar la diversión y los juegos con algunos de los elementos culturales que son más personales. Esa instrucción comienza a aplicarse desde arriba. Según la directora general de 7th Mind Inc., Britt Andreatta: “Para el 90 % de los trabajadores, los gerentes son quienes forjan la cultura laboral. Y, sin embargo, son muchas las empresas que nunca han invertido realmente en la capacitación de sus gerentes”.

La capacitación de los gerentes es muy importante porque, al fin y al cabo, una gran parte de la cultura se basa realmente en una clara comprensión de lo básico: qué tan fácil es pedir ayuda, conseguir tiempo libre, plantear los problemas que podrías tener, etc. Las empresas que quieran triunfar en un mundo donde predomine el trabajo flexible tendrán que entender muy bien las dos caras de la moneda.
 

3. Comparte las herramientas de colaboración adecuadas

La comunicación y la colaboración son fundamentales para cualquier proyecto, flujo de trabajo o negocio. Si intentas tener una sin la otra, todo se desmorona. 

Nuestra investigación así lo demuestra:

• Más de un tercio de las empresas (36 %) consideraron que la falta de herramientas de colaboración adecuadas es un obstáculo importante para trabajar de forma remota. 
• El 48 % señaló que la falta de colaboración tiene un impacto negativo en la productividad de los empleados. 
• El 87 % de las empresas también estuvo de acuerdo en que mejorar la colaboración en equipo será fundamental para el futuro de su organización.

Para las empresas, resulta claramente imperativo encontrar una plataforma mediante la cual los equipos puedan colaborar sin ningún inconveniente, que les permita integrar las herramientas que ya están acostumbrados a usar y que simplifique la gestión de proyectos. 

Esto no significa solo hacer ajustes a nivel superficial. Las empresas deben utilizar la tecnología para realizar cambios significativos y duraderos en los procesos del lugar de trabajo para obtener realmente el máximo beneficio.

Dropbox es un magnífico ejemplo. Ofrecemos todo un conjunto de herramientas que permiten una colaboración fluida, fácil gestión de las tareas, uso compartido y sincronización de información sin barreras, y mucho más.

4. Innova, innova, innova

Finalmente, es importante no ver la innovación como un proceso único. Hagas lo que hagas para crear un entorno de trabajo flexible, no dejes de mejorarlo. 

Lo que eso significa es muy sencillo: no te limites a escuchar comentarios de forma periódica, audita tus procesos empresariales con frecuencia y, en caso de duda, contrata a un profesional externo para que lo haga. Si inviertes en nuevas tecnologías, para maximizar la inversión, trabaja con los proveedores que elijas y organiza un equipo multifuncional para supervisar la implementación y un uso más amplio en toda la empresa.

Por último, asegúrate de que todas las partes interesadas participen en cada fase del proceso. La alta dirección desempeña un papel fundamental en el impulso del cambio empresarial, pero también es fundamental la adopción por parte de todos los empleados de la empresa. Si no puedes lograr que los trabajadores aprecien el valor de las herramientas y los procesos que les proporcionas, o si no les has consultado si los usarán y cómo los usarán, tal vez no se animen a usarlos, y es poco probable que la estrategia de trabajo flexible tenga éxito.

Trabaja de forma flexible con Dropbox

Ya sea que trabajes a tiempo parcial o completo, o que lo hagas en la oficina o de forma remota, Dropbox te ofrece las herramientas que te ayudarán a administrar tu horario flexible.

Desde la tecnología de sincronización en la nube que te permite trabajar desde cualquier lugar hasta las características de uso compartido de archivos que facilitan la colaboración con los compañeros de trabajo, tú y tu equipo pueden prepararse para el éxito con Dropbox.