Cómo colaborar de forma efectiva con las partes interesadas

¿Te cuesta interactuar con las partes interesadas internas o externas? Consulta esta exhaustiva guía para descubrir formas prácticas de mejorar la colaboración con las partes interesadas y lograr mejores resultados en los proyectos.

En el mundo empresarial interconectado de hoy, la colaboración con las partes interesadas es un requisito esencial para el éxito. Ya sea que se trate de colaboración con equipos internos, socios externos o partes interesadas, un trabajo en equipo efectivo permite tomar decisiones más acertadas, obtener mejores resultados y lograr una mayor productividad.

En esta guía, exploraremos diez formas prácticas de mejorar la colaboración con las partes interesadas y lograr mejores resultados. También te mostraremos las maneras en que Dropbox puede optimizar el proceso y hacer que el trabajo con las partes interesadas sea más productivo y eficiente.

¿Qué tipos de partes interesadas existen?

Una parte interesada puede definirse en términos generales como cualquier persona que tenga un interés personal legítimo en tu proyecto o trabajo o que se vea afectada por ellos. Existen dos grupos principales de partes interesadas:

• Partes interesadas internas: empleados, ejecutivos, miembros del equipo del proyecto y otras personas dentro de tu organización que están directamente relacionadas con el proyecto.
• Partes interesadas externas: clientes, proveedores, inversores, agencias reguladoras y otras personas u organizaciones fuera de tu organización que se ven afectadas por el proyecto o tienen interés en él.

Independientemente del tipo de parte interesada, una colaboración efectiva es un factor clave para lograr los objetivos comunes y obtener buenos resultados en los proyectos. 

Al usar las herramientas de colaboración que ofrece Dropbox, como Paper, Replay y Sign, será más fácil para ti compartir información con las diferentes partes interesadas y fomentar estas asociaciones tan importantes.

Diez métodos para una colaboración efectiva con las partes interesadas
 

Establecer quiénes serán los responsables de la colaboración con las partes interesadas

Define claramente los roles y las responsabilidades de quienes se encargarán de interactuar con las partes interesadas. Nombra a una persona o equipo para que actúe como punto principal de contacto con las partes interesadas, para asegurar que la comunicación sea fluida y efectiva. Considera lo siguiente:

• Roles: pueden ser gerentes de proyectos, especialistas en comunicación o líderes de equipo.
• Responsabilidades: como preparar y realizar presentaciones a las partes interesadas, recopilar comentarios y actualizar las líneas de tiempo o las hojas de ruta de los proyectos.
• Criterios de selección: factores como la experiencia, las habilidades de comunicación y la familiaridad con las partes interesadas involucradas pueden determinar si una persona o un equipo son adecuados para este proyecto.

Identificar quiénes son las partes interesadas clave

Determina quiénes son los principales responsables de la toma de decisiones que pueden tener un impacto significativo en el proyecto, y asegúrate de priorizar su participación. Estas personas pueden ser fundamentales para definir los objetivos del proyecto, conseguir los recursos necesarios y facilitar la colaboración.

Cada parte interesada tendrá sus propias motivaciones que pueden afectar su grado de participación en un proyecto, como los objetivos de su departamento o los de la organización. Ten en cuenta sus roles, sus intereses y su nivel de influencia al determinar quiénes deben incluirse en el proceso de colaboración. Por ejemplo, el patrocinador de un proyecto o un socio pueden asignar presupuesto, mientras que un posible jefe técnico puede apoyar en lo relativo a la viabilidad y la implementación.

Determinar cómo comunicar

Para una buena gestión de las partes interesadas, debe haber canales de comunicación claros y efectivos que funcionen bien. Especialmente cuando se trata de proyectos nuevos, la comunicación es crucial, ya que permite gestionar las expectativas, trabajar hacia el logro de objetivos compartidos y conocer mejor las necesidades de las partes interesadas.

Utiliza las características de Dropbox que fomentan la comunicación ágil, como las carpetas compartidas y la edición colaborativa de documentos en tiempo real, para facilitar interacciones fluidas. Considera proporcionar actualizaciones detalladas y periódicas o enviar mensajes personalizados para mantener a las partes interesadas informadas y comprometidas.

Definir expectativas y objetivos

Establece los objetivos, las líneas de tiempo y las entregas del proyecto de forma clara desde el principio. Esto sirve para alinear a todas las partes interesadas (miembros del equipo, clientes y cualquier otra parte involucrada) en torno a una visión común y un conjunto de objetivos.

Comienza por establecer una dirección clara, utilizando un método como los objetivos SMART, para articular lo que se pretende lograr con el proyecto. Por ejemplo, en lugar de un objetivo vago como “mejorar la satisfacción del cliente”, establece un objetivo más específico y medible como “aumentar los niveles de satisfacción del cliente en un 20% en seis meses”.

Mantén a todos informados sobre quién es responsable de qué y qué se espera de ellos a lo largo de todo el proyecto. Esto incluye las entregas previstas en cada etapa del proyecto y un plan sobre cómo se comunicarán las actualizaciones a las partes interesadas.

Agilizar las aprobaciones de los proyectos y recopilar comentarios

Las aprobaciones lentas pueden obstaculizar la colaboración y el progreso. Cuando el proceso de aprobación es lento, pueden producirse cuellos de botella que retrasen el proyecto, frustren a los miembros del equipo y, en última instancia, afecten la calidad del resultado final.

Las herramientas digitales diseñadas específicamente para la gestión y aprobación de documentos son una solución efectiva para esto. Por ejemplo, Dropbox Sign es una potente herramienta que permite a los usuarios enviar documentos para su firma electrónica de forma rápida y segura. Con Sign, los equipos pueden prescindir del papeleo físico, reducir el tiempo dedicado a ‌buscar firmas y garantizar que las aprobaciones de las partes interesadas se obtengan de manera oportuna.

Además de las aprobaciones de documentos, los proyectos creativos suelen requerir un enfoque más dinámico en lo que respecta a los comentarios y las revisiones. Para escenarios como estos, Dropbox Replay puede marcar una diferencia significativa. Esta herramienta, diseñada específicamente para videos y contenido creativo, permite a los equipos compartir su trabajo y obtener o proporcionar comentarios de manera optimizada.

Con Replay, los colaboradores pueden dejar comentarios con marca de tiempo directamente en el video, lo que hace que sea más fácil señalar momentos específicos que requieren atención o revisión. Esto no solo acelera el proceso de revisión, sino que también garantiza que los comentarios sean claros y procesables, lo que reduce la probabilidad de confusiones y la necesidad de múltiples rondas de revisión.

Desarrollar una comunicación positiva y mantener la transparencia

Pon énfasis en la comunicación abierta, la escucha activa y el respeto mutuo al interactuar con las partes interesadas. Estos principios son esenciales para establecer una buena relación y promover la colaboración a largo plazo.

Genera confianza y fomenta la comunicación transparente al propiciar el diálogo abierto y la crítica constructiva. Esto implica proporcionar comentarios que no solo sean honestos, sino que también estén orientados a que tanto las personas como los proyectos mejoren. Alentar a los miembros del equipo a dar y recibir críticas constructivas puede impulsar el crecimiento personal y profesional, ya que permite a las personas aprender de sus errores y aprovechar sus fortalezas.

También es fundamental mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto. Las actualizaciones periódicas sobre los hitos del proyecto, los logros y los desafíos encontrados ayudan a garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. Se debe informar a las partes interesadas sobre cualquier riesgo que pueda afectar al proyecto, así como sobre las estrategias aplicadas para mitigarlos.

Los procesos de toma de decisiones son algo que también debe comunicarse claramente a las partes interesadas. Cuando se toman decisiones, es importante justificar por qué se tomaron y exponer los datos y las estadísticas que las sustentan. Esta transparencia ayuda a las partes interesadas a comprender el contexto y el razonamiento, lo que puede generar una mayor aceptación y apoyo al proyecto.

Obtener información de las partes interesadas

Aprovecha los conocimientos actuales de las partes interesadas al alentarlas a compartir sus puntos de vista y sus experiencias. Esto puede ayudar a resolver los problemas de una manera más afectivas y a tomar decisiones mejor fundamentadas.

Las partes interesadas poseen una gran cantidad de conocimientos invaluables que pueden ayudarte a abordar los desafíos y a identificar oportunidades. Los diversos antecedentes y perspectivas de las partes interesadas puede revelar nuevas ideas que quizás no sean tan evidentes para ti ni para otros miembros de tu equipo.

Por ejemplo, los empleados que interactúan con los clientes pueden ofrecer información de primera mano sobre sus necesidades y preferencias, mientras que los socios pueden compartir información sobre tendencias y prácticas recomendadas en la industria que respalden la toma de decisiones estratégicas.

Estar atento a los problemas y aportar soluciones

Identifica de forma proactiva posibles problemas u objeciones entre las partes interesadas y abordarlos con prontitud. Anticipa sus necesidades y mitiga los riesgos para garantizar una colaboración fluida.

Interactúa de forma activa con las partes interesadas para comprender sus perspectivas, preocupaciones y expectativas. Realiza reuniones periódicas, encuestas o sesiones de comentarios para conocer mejor las percepciones y opiniones de las partes interesadas acerca del proyecto o la iniciativa en cuestión.

Celebrar los logros de la colaboración

Reconoce y celebra los logros con las partes interesadas para elevar la moral y fomentar un sentido de trabajo en equipo. Este reconocimiento puede adoptar muchas formas, desde simples agradecimientos verbales durante las reuniones hasta celebraciones más formales, como ceremonias de entrega de premios o salidas en equipo.

Comienza por identificar las contribuciones específicas realizadas por las personas y los equipos a lo largo del proyecto, por ejemplo, reconocer a un miembro del equipo que hizo un esfuerzo extraordinario para cumplir con un plazo ajustado, o a un grupo que colaboró de forma efectiva para resolver un problema complejo. Esto establece un ejemplo positivo para los demás, a la vez que fomenta una cultura de excelencia y colaboración.

Igualmente importante es celebrar los hitos alcanzados durante el proyecto. Los hitos sirven como marcadores significativos del progreso y los logros, y reconocerlos puede reforzar el esfuerzo colectivo que el equipo realiza junto con las partes interesadas pertinentes.

Por ejemplo, si tu proyecto alcanzó una fase crítica, como la concreción de una entrega importante o el lanzamiento exitoso de un producto, aprovecha la oportunidad para celebrar este éxito. Podrías organizar un almuerzo para el equipo, enviar un correo electrónico de felicitación o incluso organizar una pequeña reunión para reflexionar sobre el proceso y compartir historias acerca de los desafíos superados.

Usa Dropbox para colaborar con las partes interesadas, y lograr mejores resultados

La colaboración efectiva con las partes interesadas es esencial para el éxito del proyecto, y Dropbox es la herramienta ideal para facilitar un trabajo en equipo fluido entre múltiples partes interesadas. Al ofrecer un uso compartido seguro, características que facilitan la colaboración y herramientas para la revisión de proyectos creativos, Dropbox permite a los equipos trabajar en armonía y lograr mejores resultados.