Si alguna vez trataste enviar un archivo grande por Outlook y te topaste con restricciones, no eres el único. La mayoría de las versiones de Outlook limitan el tamaño de los archivos adjuntos a solo 20 MB, e incluso si usas Microsoft 365, sigues estando limitado a unos 150 MB. No es mucho si se trata de elementos visuales, archivos de diseño, videos u otros activos de gran tamaño con los que podrías lidiar a diario.
Hay algunas soluciones alternativas, pero además de ser complicadas también resultan poco prácticas, como dividir los archivos o comprimirlos. Sin embargo, es posible que aun así el mensaje rebote si el archivo sigue siendo demasiado grande para enviarlo. Dropbox te ofrece dos opciones más profesionales:
- Compartir un archivo o carpeta activos directamente desde tu almacenamiento en la nube, ideal para colaborar con clientes o compañeros de equipo.
- Usar Dropbox Transfer para enviar una copia no editable de tu archivo, hasta 100 GB.
Estos métodos te permiten evitar la compresión y cualquier interrupción en tu flujo de trabajo al usar Outlook. Si usas Microsoft 365, también puedes probar la integración con Dropbox para que te resulte aún más fácil compartir archivos.
¿Por qué no puedo adjuntar mi archivo en Outlook?
Tienes el archivo perfecto listo para enviar y simplemente no puedes hacerlo con Outlook. Es tarde y quieres enviarlo, pero ¿por qué no se carga? Bueno, detrás de esos mensajes de error tan frustrantes, suele haber algunas razones comunes, como las siguientes:
- Es demasiado grande: una causa común es que la mayoría de las cuentas de Outlook aplican un límite de 20 MB para los archivos adjuntos. Incluso con Microsoft 365, todavía hay un límite de 150 MB para el tamaño de los archivos. Eso es apenas un puñado de imágenes grandes o un videoclip bastante corto.
- Estás usando una versión obsoleta de Outlook: a veces, es posible que versiones antiguas no admitan las características modernas de manejo de archivos, o archivos adjuntos de gran tamaño. Este problema suele presentarse cuando se utiliza la antigua aplicación de Outlook para dispositivos móviles.
- Tu conexión a Internet es inestable: si la conexión es inestable, las cargas pueden interrumpirse a mitad de camino, sobre todo si estás tratando de enviar archivos muy grandes que demoran mucho en cargarse. Esto causa una gran frustración, especialmente cuando se está muy ocupado.
- El tipo de archivo está restringido: algunos tipos de archivos (como .exe y ciertos archivos de bases de datos) se bloquean por razones de seguridad. Esto se debe a que muchos virus y malware aprovechan este tipo de archivos, lo que resulta dañino para todos.
- Tu buzón está lleno: por último, si estás por alcanzar tu límite de almacenamiento, Outlook no te permitirá enviar nada nuevo. Este problema suele afectar a las personas que utilizan las versiones gratuitas de Outlook y OneDrive.
Ninguno de estos problemas afecta a Dropbox Transfer, ya que está diseñado para enviar archivos grandes de cualquier tamaño o formato: simplemente cárgalos, genera un vínculo seguro y envíalos desde Outlook. Sin estrés, sin compresión y sin correos electrónicos rechazados: simplemente una entrega profesional.
Tres maneras de enviar archivos grandes a través de Outlook
Si alguna vez hiciste clic en "Enviar" en Outlook y se produjo un error o el mensaje rebotó horas después, sabes lo complicado y frustrante que es enviar archivos grandes. La buena noticia es que hay varias soluciones alternativas sencillas que puedes probar. Empecemos con la opción más fácil:
1. Utilizar Dropbox para crear un vínculo seguro al archivo y compartirlo
El método más simple para compartir un archivo grande en Outlook (siempre y cuando no te importe que el destinatario acceda a tu propia copia del archivo) es generar un vínculo seguro y enviarlo en un correo electrónico. Aquí te indicamos cómo hacerlo directamente desde tu almacenamiento en la nube con solo unos clics:
- Carga un archivo a tu cuenta de Dropbox y luego haz clic con el botón secundario y selecciona "Copiar vínculo".
- Pega ese vínculo en tu mensaje de Outlook (no es necesario comprimirlo, ni incluirlo en un archivo zip ni dividirlo) y envíalo, sin importar si el destinatario tiene una cuenta de Dropbox o no.
Es un método excelente, ya que no hay que preocuparse por los límites en cuanto a los archivos adjuntos ni de si el destinatario utiliza la misma herramienta. Compartes la versión activa del archivo, por lo que si estás colaborando, esa es una gran ventaja.
Si necesitas limitar lo que alguien puede hacer con un archivo, Dropbox te permite agregar protección con contraseña, fechas de vencimiento o permisos de solo lectura a los vínculos. Sea cual sea el tipo de archivo, puedes mantenerlo impecable, seguro y bajo tu control.
Como beneficio adicional, puedes compartir vínculos sin importar dónde lo hagas (otros clientes de correo electrónico como Gmail, Slack, Teams, exploradores web), así que es tan versátil como tú o tu equipo necesitan que sea.
2. Utilizar Transfer para entregar archivos grandes
Dropbox Transfer es la opción ideal para entregar tus archivos finales, como videos ya editados, entregables de diseño o cualquier otro archivo de gran formato. Es extraordinariamente sencillo, pero además ofrece cargas y descargas rápidas con los más altos niveles de seguridad.
- Simplemente ve a dropbox.com/transfer.
- Carga tu archivo y envíalo al destinatario.
Puedes enviar archivos que sumen hasta 100 GB (o 250 GB con el complemento Dropbox Replay), realizar un seguimiento de las descargas, confirmar la entrega y personalizar la transferencia con tu logo para darle un toque profesional y refinado. No tienes de qué preocuparte, simplemente envía y listo.
3. Utilizar Outlook y OneDrive, en la medida que sea práctico
Outlook y OneDrive pueden usarse de forma combinada para enviar archivos más grandes, pero solo hasta cierto punto. Es muy probable que te topes con limitaciones si tus archivos son demasiado grandes, los formatos no son compatibles o los permisos del destinatario no están configurados como corresponde.
Algunos profesionales también se quejan de cambios de formato o compresión de archivos. Si necesitas garantizar una entrega perfecta en lo que respecta a los píxeles, tal vez tengas que buscar en otro lado. Con Dropbox, lo que envías es exactamente lo que tu cliente ve, siempre.
Sugerencias para enviar archivos sin problemas a través de Outlook
A pesar de las limitaciones, si vas a enviar archivos grandes a través de Outlook, no solo se trata de lograr que el correo electrónico se envíe correctamente, sino que también luzca profesional y sea fácil de leer para el destinatario.
Las siguientes son algunas sugerencias rápidas para que las entregas de tus archivos grandes luzcan tan profesional como el trabajo que estás compartiendo:
- Agrega contexto a tu correo electrónico: en lugar de pegar un vínculo compartido de Dropbox, incluye una breve explicación de qué es el archivo y crea un hipervínculo a un texto descriptivo y claro.
- Etiqueta todo con claridad: usa nombres de archivo y números de versión que tengan sentido, porque la estructura de nombres es muy importante cuando un cliente tiene que lidiar con numerosos archivos recibidos.
- Envía un vínculo de carpeta cuando sea posible: si vas a compartir un lote de archivos, comparte una carpeta en lugar de vínculos individuales, ya que así todo se mantiene junto y es más fácil para el destinatario mantenerse organizado.
Outlook puede seguir siendo tu opción preferida para compartir archivos grandes, siempre y cuando utilices Dropbox y apliques ciertos ajustes bien pensados para que tus archivos se entreguen correctamente y con un sentido de profesionalismo.
Preguntas frecuentes
Puedes considerar poner los archivos en un archivo ZIP o usar herramientas online para hacerlos más pequeños. Sin embargo, estas herramientas pueden reducir la calidad del archivo, algo que no es aceptable en muchos casos. Si quieres mantener la calidad, una mejor opción es utilizar el almacenamiento en la nube de tu Dropbox para compartir un vínculo al archivo sin necesidad de comprimirlo.
La mejor forma de sortear las restricciones de Outlook en cuanto al tamaño de los archivos adjuntos es usar un servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox. De esta manera, puedes compartir un vínculo al archivo en lugar de adjuntarlo, lo que resulta más fácil que tratar de lograr que un archivo grande encaje en el límite de 20 MB que tienen la mayoría de las versiones de Outlook. Dropbox te permite cargar archivos grandes y generar un vínculo seguro, que luego podrás compartir al simplemente copiarlo, pegarlo en tu mensaje de Outlook y enviarlo.
Esto es algo que no puedes hacer directamente en Outlook. Sin embargo, Dropbox Transfer te permite saber cuando las personas descargan tus archivos, para asegurarte de que los hayan recibido. También puedes monitorear quiénes visualizan tus archivos o agregar una contraseña. Esto te brinda mayor control, sobre todo en cuanto al trabajo que envías a los clientes o a los archivos que solo son útiles por poco tiempo.
No puedes usar solamente Outlook para enviar un archivo grande. Sin embargo, puedes usar Transfer o enviar un vínculo para compartir desde tu cuenta de Dropbox. No es necesario que comprimas ni dividas tus archivos, solo cárgalos, crea un vínculo y agrégalo a tu correo electrónico de Outlook (el destinatario ni siquiera necesita una cuenta de Dropbox para recibir el archivo). De esta forma, los archivos conservan su calidad original y tu cliente los recibe fácilmente. Además, no saturarán la bandeja de entrada de nadie.
Envía archivos a través de Outlook con confianza usando Dropbox
Outlook no se creó para enviar videos pesados, imágenes masivas, archivos de grandes bases de datos o cualquier otro activo digital voluminoso. Al utilizar Dropbox, no tendrás que estresarte por los límites de tamaño de los archivos.
Con Dropbox, evitas la compresión accidental de archivos, los frustrantes correos electrónicos rechazados y las interrupciones del flujo de trabajo en Outlook. Simplemente genera un vínculo seguro, agrégalo a tu mensaje y presiona Enviar, o usa Dropbox Transfer.
¿Quieres que enviar archivos grandes sea la parte más fácil de tu jornada? Obtén una cuenta gratuita de Dropbox y prueba hoy mismo nuestra integración con Outlook: más rápida, más segura y diseñada para los equipos creativos que necesitan que su trabajo se entregue exactamente como se envió, sin alteraciones.
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