Un flujo de trabajo de marketing bien estructurado constituye la columna vertebral de una campaña exitosa. Es el sistema de soporte que agiliza tus procesos, mejora la colaboración en equipo y, en última instancia, aumenta la efectividad de tu marketing. Descubre cómo crear un flujo de trabajo motivador que aliente a tu equipo.
Un flujo de trabajo organizado garantiza que cada parte en movimiento esté sincronizada, que se cumplan los plazos y que nunca se te pase nada por alto. Es un proceso paso a paso que describe cada etapa del marketing, desde la lluvia de ideas y la creación de contenido hasta la aprobación y la distribución.
Al crear un flujo de trabajo de marketing sólido, estableces una base para que tus campañas se desarrollen sin problemas, se mantengan bien encaminadas y produzcan resultados.
Beneficios de un flujo de trabajo para campañas de marketing
Un flujo de trabajo confiable para una campaña de marketing puede transformar la manera en que colaboran los miembros del equipo al proporcionar importantes beneficios, como los siguientes:
- Mayor productividad y eficiencia: las pautas y los procesos estandarizados de un flujo de trabajo ayudan a eliminar las conjeturas y a que todos puedan ver el panorama general, lo que te permitirá evitar tareas repetitivas y centrarte en tu campaña.
- Más visibilidad y transparencia: la claridad que aporta un flujo de trabajo facilita el seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso del proyecto. La transparencia también te ayuda a detectar cuellos de botella y abordarlos lo antes posible, lo que contribuye a que el proyecto avance según lo previsto.
- Proceso más sencillo de toma de decisiones o asignación de recursos: los flujos de trabajo te brindan estadísticas sobre cómo marcha una campaña y ayudan con la asignación de recursos. Poder ver de un vistazo lo que funciona y lo que no hace que sea más fácil tomar decisiones sobre cómo o cuándo ajustar una campaña.
No es solo algo que conviene tener. Un flujo de trabajo para las campañas de marketing puede brindar un gran apoyo a tus proyectos individuales y fortalecer a tu equipo en su totalidad. Entonces, ¿cómo crear uno que sea efectivo?
Cómo crear un flujo de trabajo de marketing en cinco pasos sencillos
Piensa en el establecimiento de un flujo de trabajo de marketing efectivo como si se tratara de construir un motor que impulse tus campañas hacia el éxito. A continuación te ofrecemos algunas sugerencias sobre cómo hacerlo:
1. Define objetivos y metas
No tiene sentido crear un flujo de trabajo de marketing sin saber a dónde quieres llegar. Comienza por definir tus objetivos de marketing, ya sea aumentar las tasas de apertura de correos electrónicos, generar más tráfico en tu sitio web, impulsar la interacción en las redes sociales u otra métrica clave.
Con estos objetivos en mente, utilízalos como guía para cada paso de tu flujo de trabajo de marketing. Unos objetivos bien definidos garantizan que cada tarea, desde las ideas iniciales hasta el lanzamiento de la campaña, se alinee con el panorama más amplio. Esto hace que tus esfuerzos sean más específicos, efectivos y directos, al tiempo que brinda a los miembros del equipo un sentido de orientación. También garantiza que cada paso tenga un propósito y contribuya al éxito de tu marketing.
Ejemplo: Utiliza las herramientas de gestión de tareas y las plantillas de plan de proyecto para delinear y priorizar objetivos. Por ejemplo, si el objetivo es aumentar las tasas de apertura de correos electrónicos, tus tareas podrían incluir hacer pruebas A/B de las líneas de asunto, segmentar tu lista de correo electrónico y personalizar el contenido.
2. Identifica tareas e hitos
Divide tus grandes iniciativas de marketing en tareas e hitos más pequeños y manejables. Esto ayudará a que los equipos se mantengan bien encaminados y el proyecto siga avanzando.
Ya sea que se trate de crear boletines de noticias por correo electrónico, diseñar gráficos para redes sociales o publicar entradas de blog, cada tarea debe estar alineada con los objetivos generales de la campaña. Organizar la estrategia de marketing en segmentos puede hacer que la carga de trabajo parezca más alcanzable y ayuda a garantizar que se cubran todos los detalles.
Alcanzar un objetivo más pequeño también brinda a los equipos una sensación de logro, manteniendo a las personas motivadas y enfocadas en el objetivo general. La clave para una campaña exitosa está en los detalles, y este enfoque granular te ayuda a identificarlos en todo momento.
Ejemplo: Establece plazos para cada tarea, ajustándolos a tus objetivos más amplios. Por ejemplo, si vas a lanzar un nuevo producto, puede que necesites programar una serie de publicaciones tipo "teaser" antes de la gran revelación, cada una con su propia fecha límite.
3. Colabora y mantén la comunicación mientras avanza el trabajo
Las mejores campañas se basan en el trabajo en equipo, por lo que conviene usar herramientas de comunicación y mensajería para mantener a todos informados. Ya sea durante las reuniones del equipo, las sesiones de lluvia de ideas o al colaborar para las entregas del proyecto, la comunicación abierta es un factor clave.
La automatización que ofrecen las herramientas de gestión de tareas puede ayudar en este caso, ya que permite que las personas reciban alertas cuando se complete un trabajo o cuando se requieran acciones adicionales en relación con las tareas de marketing, lo que promueve automáticamente la colaboración entre las partes interesadas.
Ejemplo: Almacena y comparte los activos de marketing (como las plantillas de correo electrónico, los calendarios de redes sociales y los archivos de diseño) en un solo lugar, como por ejemplo una carpeta dedicada en tu cuenta de Dropbox. Esto garantiza que todos tengan acceso a lo que necesitan, cuando lo necesiten, para que el flujo de trabajo siempre sea fluido y eficiente.
Si eres una agencia de marketing que recopila archivos de sus clientes, utiliza la característica de solicitudes de archivos que ofrece Dropbox para enviarles un vínculo que les permita cargarlos directamente en la carpeta correcta de la campaña, incluso si no tienen una cuenta de Dropbox. Los archivos cargados se mantienen organizados en un solo lugar, y puedes agregar fechas de entrega y recordatorios para que las entregas se realicen según lo previsto.
Para asegurar el control de versiones al colaborar con equipos remotos, mantén los materiales de la campaña en una carpeta compartida para que las actualizaciones se sincronicen en tiempo real y todos trabajen con la versión más reciente. Establece permisos para archivos y carpetas, y comparte mediante el uso de vínculos seguros, para que solo las personas autorizadas puedan acceder a los archivos. Si alguien sobrescribe un archivo, usa el historial de versiones para restaurar un borrador anterior.
4. Optimiza el proceso de revisión y aprobación
Agiliza tu proceso de revisión y aprobación mediante el uso de potentes características de colaboración que eliminan los cuellos de botella que pueden ralentizar el flujo de trabajo. Evita las largas conversaciones por correo electrónico y los comentarios difusos. Dropbox centraliza y simplifica el proceso de revisión en una sola herramienta.
Comienza por crear una carpeta compartida para cada campaña y mantén todos los borradores, informes y activos creativos en un solo lugar para que los revisores siempre sepan dónde buscar, y tú siempre sepas que están revisando la versión más reciente. Utiliza controles de acceso a las carpetas o vínculos compartidos para involucrar a las partes interesadas (incluidas las agencias), y mantén los comentarios y notas directamente en los archivos y no dispersos en conversaciones por correo electrónico. El historial de versiones también te ayuda a realizar un seguimiento de los cambios y a restaurar versiones anteriores cuando sea necesario.
Gracias a las herramientas de comentarios en documentos, notas en imágenes y marcas en archivos PDF, los equipos pueden proporcionar comentarios claros y procesables directamente en el contenido. Cuando se trata de contenido multimedia interactivo, como los videos, Dropbox Replay te permite dejar notas o sugerencias con precisión de fotograma, así como otras anotaciones. Esto ayuda a que cada comentario sea relevante y fácil de poner en práctica.
Las respuestas más rápidas se traducen en una colaboración más eficiente, y los miembros del equipo de marketing pueden entonces centrarse en crear en lugar de tener que esperar.
Ejemplo: Para el marketing en video, prueba Replay para recopilar comentarios más rápido sobre videos, imágenes y audio, lo que te ayudará a reducir las demoras y a mantener encaminada la ejecución de la campaña. Agilizar la gestión de comentarios ayuda a optimizar el flujo de trabajo de marketing en general, sobre todo porque este paso del flujo de trabajo depende completamente de tu equipo.
5. Lanza y monitorea tus campañas de marketing
Es hora del lanzamiento. Ejecuta tus campañas de marketing de acuerdo al flujo de trabajo y la línea de tiempo que hayas definido. Sin embargo, el trabajo no termina allí: monitorea las métricas clave, como el alcance, la interacción y las conversiones, para ver cómo marcha tu campaña.
Ejemplo: Utiliza herramientas de análisis para obtener estadísticas sobre el rendimiento de la campaña. Si ves que algo no funciona, como un correo electrónico que no alcanza las tasas de apertura que esperas, ajusta tus estrategias para obtener mejores resultados en proyectos futuros.
Ejecuta siempre tus campañas de marketing de acuerdo al flujo de trabajo y la línea de tiempo establecidos. Monitorea las métricas clave, como el alcance, la participación y las conversiones, para evaluar el rendimiento.
Utiliza herramientas de análisis para evaluar el rendimiento de las campañas y obtener estadísticas sobre aciertos y errores. Ajusta tus estrategias en función de estas estadísticas para optimizar los resultados de proyectos futuros.
Si estás listo para crear tu flujo de trabajo de marketing, Dropbox ofrece múltiples recursos para que puedas realizar un trabajo increíble, sin tener que cambiar de herramienta.
Elige un plan y comienza hoy mismo.
Utiliza Dropbox para crear y gestionar flujos de trabajo de marketing
Los flujos de trabajo de marketing son indispensables para ejecutar campañas exitosas que den en el blanco. Desde el establecimiento de objetivos hasta el seguimiento de tu progreso, un flujo de trabajo sólido asegura que cada etapa apunte al mismo objetivo.
Prueba Dropbox para llevar tus esfuerzos de marketing al siguiente nivel. Con características que te ayudarán a unificar todos los aspectos de tu flujo de trabajo, podrás gestionar campañas de marketing, procesos de ventas u otros proyectos con la mayor probabilidad de éxito.
Gana en productividad con Dropbox: gestiona los activos de las campañas, recopila archivos de los clientes y agiliza las aprobaciones con el uso compartido seguro y las herramientas de revisión integradas. Explora toda la gama de características de Dropbox para descubrir cómo tu equipo de marketing puede planificar, crear y lanzar con mayor rapidez.
Preguntas frecuentes
Las mejores herramientas son aquellas que combinan características de gestión de proyectos, colaboración y análisis, que son esenciales para una gestión efectiva de los flujos de trabajo de marketing. Por ejemplo, plataformas como Dropbox ofrecen características que ayudan a realizar un seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso de las campañas, junto con integraciones de aplicaciones que pueden combinarse con herramientas de marketing existentes como HubSpot, entre muchas otras.
El mejor almacenamiento en la nube para los equipos de marketing es aquel que centraliza los activos de las campañas, permite que todos trabajen con la versión más reciente y brinda control sobre quién puede acceder a los archivos o descargarlos, sobre todo cuando se trabaja en colaboración con agencias o profesionales autónomos. Con Dropbox obtienes todo esto, ya que te ofrece carpetas compartidas y uso compartido seguro mediante vínculos, además del historial de versiones para que puedas recuperar versiones anteriores cuando sea necesario.
Una plataforma ideal para compartir archivos y optimizar la colaboración en el marketing multicanal mantiene los activos de cada canal en un solo lugar, sincroniza las actualizaciones en tiempo real y hace que sea fácil compartir los borradores de forma segura con los equipos internos, las agencias y los clientes. Todo eso es posible con Dropbox, gracias a que ofrece carpetas compartidas, controles de vínculos seguros y herramientas integradas de vista previa y comentarios (incluido Dropbox Replay para la revisión del contenido creativo con marcas de tiempo), además de integraciones con herramientas como Asana, Adobe Creative Cloud, Slack y Canva.
Un flujo de trabajo de marketing guía a los miembros del equipo desde el principio hasta el final. Saber quién hace qué, cuándo y cómo significa que puedes enfocarte en la ejecución en vez de centrarte en planear el próximo movimiento. Esto se traduce en menos ambigüedad, menos obstáculos y una mayor productividad, porque todos están en sintonía y pueden concentrarse en su trabajo.
Puede haber muchas áreas complicadas, con desafíos comunes que incluyen resistencia a la adopción dentro de un equipo, falta de claridad en cuanto a los roles o responsabilidades y una mala comunicación. En las primeras etapas, el uso de nuevas herramientas o procesos también puede generar fricciones o retrasos. Puedes afrontar estos desafíos con capacitación y eligiendo herramientas que simplifiquen y unifiquen cada etapa del flujo de trabajo.
Realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como las tasas de tareas completadas, las líneas de tiempo de los proyectos y los resultados de las campañas, para ver qué tan bien está funcionando tu flujo de trabajo de marketing. Revisar las métricas puede ayudarte a detectar cuellos de botella, áreas susceptibles de mejora y oportunidades para ajustar tu flujo de trabajo, además de brindarte la tranquilidad de saber que todo está funcionando sin problemas.
