Incluir a tu equipo en el proceso de planeamiento de proyectos

¿Por qué hacer participar a tu equipo en la planeación del proyecto?

Traer a los miembros de tu equipo a la sala como primer paso en la planeación estratégica aporta una variedad de beneficios, no solo durante el ciclo de vida del proyecto, sino también para ti y tu equipo de proyecto en el futuro:

Motivación y responsabilidad

Cuando los miembros del equipo reciben instrucciones y tareas simples e individuales, puede ser difícil para ellos hacerse una idea de los objetivos generales del proyecto. Por consiguiente, puede que no tengan una idea clara de cómo su trabajo repercutirá en el trabajo de los demás miembros del equipo del proyecto, así como en el producto final o los resultados del proyecto en cuestión. Coordina a tu equipo utilizando un manifiesto del equipo para establecer un objetivo compartido. Brindar a los miembros de tu equipo la oportunidad de colaborar y definir su rol en el proceso de planificación del proyecto los ayudará a ver el panorama completo. Esto no solo los ayudará a comprender el propósito y, por ende, la necesidad de que produzcan un trabajo de calidad, sino que también los ayudará a implicarse en el proyecto en su conjunto, lo que los convertirá en partes interesadas por derecho propio. Al alentarlos a asumir ese sentido de responsabilidad por el éxito del proyecto, contarás con el apoyo de un equipo mucho más enfocado y motivado.

Mejora los conocimientos de los miembros del equipo

Tu equipo siempre encuentra nuevas formas de mejorar la calidad y la eficiencia de las tareas en las que trabaja día a día. Si bien algunos miembros del equipo buscan activamente nuevas oportunidades para involucrarse, es necesario alentar a otros para que amplíen sus horizontes en el lugar de trabajo. Traer a tu equipo al proceso de planeación del proyecto puede ayudar a proporcionar nuevas vías para que este experimente y aprenda nuevas habilidades. De este modo, puedes realizar simultáneamente importantes tareas de planeación, además de capacitar a tu equipo y ayudar a crecer a sus miembros. No solo se convertirán en esenciales en el proceso de planeación de proyectos con sus nuevas habilidades, sino que, con el tiempo, podrán dirigir y guiar a otros miembros del equipo en el trabajo de planeación. Y, desde luego, fomentar un ambiente de experiencia compartida y responsabilidad mutua es saludable para toda cultura organizativa.

Eficiencia por delegación

Una vez que se inicia un proyecto, el trabajo se divide entre los distintos miembros del equipo en función de sus habilidades⁠, así que ¿por qué no delegar tareas durante la fase de planificación? Una vez que tu equipo comprenda los pasos que supone la planificación estratégica de un proyecto, podrás empezar a repartir entre ellos el trabajo de planificación. Esto no solo te devolverá parte de tu tiempo al no tener que ocuparte de todas las tareas relacionadas con la planificación de proyectos, sino que también puede aumentar la eficiencia del proceso cuando el trabajo comience a llegar más rápido. Si los miembros de los equipos son tan competentes en los procesos de planificación de proyectos como lo son en el desempeño de sus funciones diarias, elaborar los proyectos y establecer su alcance trabajando en equipo llevará mucho menos tiempo. Solo asegúrate de que esto no cree silos en tu equipo, con cada miembro limitándose a realizar las tareas de planificación que se le hayan asignado, ya que debe seguir siendo un proceso colaborativo.

Cómo construir un proceso de planeación de proyectos en equipo

Por supuesto, crear un enfoque de colaboración para la planeación de proyectos con tu equipo requiere los métodos y estrategias adecuados. Estos son algunos de los elementos esenciales que necesitarás para que tu equipo planifique mejor los proyectos exitosos en conjunto:

Intercambia ideas en equipo

Por lo general, el primer paso en la planificación estratégica es la fase de lluvia de ideas y conceptualización. Si eres gerente de proyectos, no solo debes mantener la puerta abierta para los miembros de tu equipo, sino también invitarlos a participar en este proceso. Una vez que les hayas informado sobre el próximo proyecto, programa una reunión para intercambiar ideas con tu equipo sobre los planes iniciales. Considera la posibilidad de incluir un análisis premortem en la reunión, para que los miembros del equipo puedan visualizar el proyecto y los resultados esperados. Asegúrate de distribuir una agenda y decidir el propósito de la reunión con antelación para garantizar que sea una reunión efectiva. Si es la primera vez que tienes este tipo de reunión con tu equipo, prueba a usar una plantilla de actas de reunión o de lluvia de ideas, ya que un enfoque estructurado puede ayudar a poner manos a la obra.

Crea un documento de plan de proyecto compartido

Una vez que tu equipo y tú estén participando activamente en el proceso de planificación del proyecto, crea un plan de gestión del proyecto y un documento de planificación del proyecto centralizados y compartidos, que deberían servir como referencia para que todos los miembros del equipo sepan en qué punto del proceso se encuentran y qué se ha decidido. Esto podría hacerse en una pizarra, pero el software de gestión de proyectos y los programas de colaboración en equipo, como Dropbox Paper, pueden automatizar y simplificar este proceso. Con características integradas como la recuperación de archivos, el historial de versiones y la gestión de registros , todo tu equipo puede colaborar en el mismo documento de Paper. Desde allí, puedes enlazar con otros documentos de planificación de Paper cuando sea necesario o compartirlos con otros equipos de la organización que necesiten información sobre tu planificación.

Utiliza un enfoque de planeación o de administración de proyectos

Si te cuesta definir un método de enfoque que funcione para tu equipo en la planeación de proyectos, existen un montón de enfoques de planeación y gestión de proyectos diseñados con ese propósito que puedes probar. El enfoque de planeación ágil crea un calendario de proyectos de esprints para que tu equipo redacte los planes de corta duración, además de ofrecer oportunidades de comentarios e iteración sobre ellos. En comparación, la PERT, o técnica de revisión y evaluación de programas, ofrece un método integral para determinar el alcance de los requisitos de un proyecto, con hitos del proyecto incorporados y consideraciones de gestión de riesgos. De manera alternativa, las herramientas de planeación de proyectos, como los gráficos de Gantt o la matriz de Eisenhower pueden ayudar a organizar las tareas y los procesos con métodos probados.

Cada enfoque tiene sus puntos fuertes y diversos niveles de complejidad. Aunque tu equipo puede terminar modificándolos o superándolos, el uso de una metodología puede hacer que todo el mundo participe en la planeación del proyecto como un proceso.

Garantiza la comunicación en todo momento

Una comunicación sólida es de suma importancia cuando un equipo trabaja en un proyecto en estrecha colaboración. Aunque es muy útil contar con documentos compartidos, también debes asegurarte de tener los canales adecuados para comunicarte con todo tu equipo. Las herramientas de comunicación como Slack te permiten crear servidores exclusivos para ti y para tu equipo, y cuando se combinan con Dropbox, incluso puedes iniciar conversaciones directamente desde tus documentos en Paper u otros archivos. Desde luego, también necesitas un método para celebrar las reuniones del equipo. Combinar el uso de Dropbox con las videoconferencias a través de Zoom puede ayudar a que tú y tu equipo colaboren y revisen sus planes de forma simultanea.

Planificar juntos como un equipo

Planificar el proyecto no tiene que ser el arduo paso inicial que los gerentes de proyectos suelen abordar solos. Trabaja en la elaboración de una retrospectiva de los proyectos junto con el equipo, y aplica sus comentarios al plan del nuevo proyecto. Con todo un equipo apoyando el proceso y el proyecto resultante, no solo puedes lograr que el proceso sea más eficiente, sino que también sea más gratificante para ti y para tu equipo. Al nivelar la responsabilidad y fomentar la participación de tus compañeros para lograr los objetivos del proyecto, puedes hacer que tu equipo y su trabajo avancen como un todo. Cualquiera que sea el método que tu equipo y tú decidan usar para planificar los proyectos, la colaboración en ese proceso producirá mejores resultados en los proyectos individuales, así como para tu equipo, tu organización y para ti mismo a largo plazo.

Todos pueden ser un planificador de reuniones

Hay una idea anticuada de que la gestión de las reuniones solo puede ser realizada por "superiores" con el poder de convocar al equipo a una reunión. Pero la comunicación va en ambos sentidos. Si crees que una reunión está garantizada, organiza una. Solo tienes que saber que depende de ti garantizar que sea una reunión efectiva y no una pérdida de tiempo.

Las reuniones son para que todos compartan ideas y también puedan plantear cualquier inquietud que tengan. Digamos que hay un problema que ni siquiera la mejor herramienta de gestión de tareas puede resolver. Ese es un excelente momento para que discutas el tema personalmente con tu equipo. Las reuniones sirven para dar voz a todo el mundo, independientemente de su rol o ubicación. Y si cuentas con herramientas digitales efectivas, cada reunión puede desarrollarse con mayor fluidez.