Una buena comunicación dentro del equipo garantiza que todos sus miembros estén en sintonía, reduce la confusión y crea un entorno de trabajo más productivo. Descubre la forma en que herramientas como Dropbox hacen que esto sea más fácil y efectivo.
La comunicación entre los miembros del equipo es el intercambio de información, comentarios o ideas que mantienen tu proyecto en movimiento. Es mucho más que solo mensajes o reuniones. La comunicación efectiva entre sus miembros es lo que sustenta la productividad, la colaboración e incluso la moral del equipo.
¡Por eso es tan importante hacerlo bien, pero no te dejes intimidar por el desafío!
Hay medidas que puedes tomar para mejorar las habilidades de comunicación. Al hacer eso, crearás un entorno de trabajo en el que el compromiso de los empleados será alto y la gestión de proyectos será sencilla. A continuación, exploraremos varias formas de abordar este asunto y explicaremos cómo herramientas como Dropbox pueden facilitarte la vida en el proceso.
Estrategias para mejorar la comunicación entre los miembros del equipo
Estas son nuestras principales estrategias que puedes implementar para mejorar la comunicación dentro del equipo:
1. Reserva tiempo para reuniones periódicas
Una estrategia simple pero efectiva para impulsar la comunicación es programar reuniones periódicas del equipo, como juntas diarias o semanales. En estas reuniones puedes discutir actualizaciones, compartir comentarios y abordar cualquier problema o inquietud, o simplemente ponerte al día.
Una forma de garantizar que esto ocurra sin falta es adoptar las videoconferencias para reuniones cara a cara, lo cual fomenta un sentido de conexión y colaboración. Esto es especialmente útil para los equipos remotos. Este tipo de comunicación regular también es un gran baluarte contra la falta de comunicación.
Las videollamadas son más atractivas que las conversaciones por correo electrónico, pero eso realmente depende de ti. A veces, simplemente compartir un vínculo a un documento de registro compartido, que todos pueden actualizar a su propio ritmo, es suficiente para mantener a los equipos comunicados y alineados con los objetivos comunes. Esto también es útil para comunicarse con equipos remotos, especialmente si están distribuidos en muchas zonas horarias.
La empresa de ropa YEVU utiliza Dropbox para generar transparencia e impulsar la colaboración en distintos dispositivos. Gestionan sus procesos de producción textil y sus campañas con los equipos en Ghana que solo utilizan teléfonos, permitiendo la colaboración entre equipos intercontinentales.
Descubre más información sobre cómo YEVU utiliza Dropbox para una colaboración en equipo más efectiva.
2. Fomenta una comunicación clara y transparente
Estrategias de comunicación como esta implican crear conciencia y fomentar determinadas actitudes o comportamientos.
Si los líderes hacen un gran despliegue de lo importante que son la claridad y la transparencia en las comunicaciones, pueden fomentar un entorno donde se adopte la comunicación abierta. De esta manera, los miembros del equipo se animan a expresar sus pensamientos, ideas o inquietudes sin dudarlo.
La apertura no tiene por qué ser lenta ni estancarse cuando alguien tiene una opinión diferente. Hay muchas formas de hacerlo de forma eficiente. Por ejemplo, Exporo utiliza las características de firma electrónica que ofrece Dropbox para que los tomadores de decisiones puedan aprobar los documentos con mayor rapidez.
Descubre más sobre cómo Exporo utiliza Dropbox para mantenerse ágil.
3. Utiliza el uso compartido de archivos de forma segura para distribuir información
Esta sugerencia es genial para la tranquilidad mental. Utiliza herramientas seguras de uso compartido de archivos para compartir documentos, archivos y recursos con mayor facilidad, y así garantizar que todos tengan acceso a los datos que necesitan mientras mantienes protegida la información confidencial. Esto es especialmente importante para el intercambio de información con partes externas como los clientes.
Dropbox cuenta con potentes características de uso compartido seguro que permiten compartir archivos fácilmente con solo unos clics, incluso con personas que no tienen una cuenta. Empresas como The Shopping Center Group (TSCG) utilizan Dropbox de esta manera.
Descubre cómo TSCG utiliza Dropbox para compartir más rápido y colaborar más fácilmente con los clientes.
4. Fomenta la escucha activa para cultivar la empatía
Fomenta la escucha activa en tu equipo: esta técnica implica prestar atención, hacer preguntas aclaratorias y opinar de forma reflexiva. Se trata de escuchar y comprender lo que dicen otras personas.
Ya sea que decidas aceptar las propuestas que alguien plantee o no, puedes gestionar todos los datos con Dropbox, incluso entre distintos departamentos que necesitan comunicarse. Por ejemplo, la Universidad de Florida utiliza Dropbox para mantener la comunicación entre 102 instalaciones en todo el mundo, de modo que todos sepan qué decisiones se tomaron y por qué.
Descubre más sobre cómo la UF utiliza Dropbox para crear una cultura unida.
5. Prueba herramientas de revisión de video para los proyectos creativos
Los proyectos creativos requieren una comunicación matizada, especialmente durante los ciclos de comentarios, por lo que una comunicación eficiente es clave para alcanzar los objetivos y los hitos dentro de tu hoja de ruta. Las herramientas de revisión de video ayudan a agilizar este proceso al mantener un registro de comentarios y permitir observaciones específicas con precisión de fotograma.
Las herramientas de revisión de video (como Replay, cuya prueba es gratuita) permiten a los equipos agregar marcas o notas y dejar comentarios directamente en los archivos de video. Esto ayuda a centralizar los flujos de trabajo y te permite trabajar de forma asincrónica. Empresas creativas profesionales como DeMuro Das utilizan Replay de esta manera.
Descubre cómo DeMuro Das permite que los equipos se comuniquen entre sí de forma asincrónica con Dropbox Replay.
6. Brinda mejores comentarios y ofrece reconocimiento
Ofrece comentarios específicos y procesables para ayudar a los miembros del equipo a mejorar, reconociendo al mismo tiempo sus fortalezas y contribuciones, para mantener la moral alta. Obtén más información sobre cómo brindar comentarios efectivos que impulsen el rendimiento.
Celebra los logros y brinda comentarios constructivos que se centren en las acciones, y no en las personalidades. MythSudio, por ejemplo, utiliza herramientas de Dropbox como Replay y software de grabación de pantalla para brindar comentarios detallados y revisar los proyectos creativos.
Descubre cómo Myth Studio usa Dropbox para equilibrar los comentarios y el reconocimiento.
Al implementar estas estrategias, y aprovechar las características adecuadas de Dropbox, puedes crear fácilmente un equipo más conectado, productivo y comprometido.
Beneficios de utilizar herramientas que faciliten la comunicación dentro del equipo
La comunicación efectiva entre los miembros del equipo es esencial para los equipos que buscan hacer las cosas más rápido, mejor y con menos errores. Los siguientes son algunos beneficios de utilizar herramientas que faciliten la comunicación dentro del equipo:
- Mejor colaboración: trabajen juntos, compartan ideas y logren objetivos comunes con mayor facilidad, evitando malentendidos.
- Mayor motivación del equipo: fomenta la confianza, la camaradería y el espíritu de colaboración, para que los miembros del equipo se sientan conectados y realmente quieran trabajar juntos.
- Mayor productividad: minimiza los malentendidos y las demoras; los flujos de trabajo se ejecutan con mayor fluidez con las aplicaciones de comunicación para equipos.
En última instancia, las herramientas de comunicación adecuadas pueden transformar incluso a los miembros más distantes de un equipo en un conjunto cohesionado.
Crea mejores equipos con comunicación efectiva
Al usar Dropbox, no solo mejoras la comunicación dentro del equipo, sino que también optimizas todo el flujo de trabajo y sientas las bases para lograr mejores resultados empresariales.
Colabora fácilmente, mantente organizado, comunícate abiertamente y observa cómo aumenta tu productividad con Dropbox, la solución integral que ayuda a los equipos a comunicarse y a trabajar en conjunto.
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