Estrategias para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo
La comunicación efectiva en el trabajo no se trata únicamente de ser abierto y honesto con tus empleados y compañeros, si bien esto tampoco viene mal. El quid de la comunicación profesional yace en el corazón de los procesos internos de la empresa y la cultura de la compañía, y dicta cómo trabajas y la manera en la que navegas por las relaciones interpersonales. Explora la importancia de la comunicación en el trabajo, así como algunas de las mejores estrategias para la comunicación en el trabajo.
¿Por qué es importante una comunicación efectiva en el trabajo?
La comunicación inteligente en el lugar de trabajo es una de las claves para el éxito de tu empresa a largo plazo, ya que ayuda a mejorar la productividad y mantener relaciones laborales sólidas en toda la organización. Basta con pensar en los síntomas de una mala comunicación en el trabajo: objetivos empresariales difíciles de entender, modelos limitados o inexistentes para aportar comentarios, gestión de conflictos deficiente o instrucciones poco claras de los gerentes. Todo conduce a una misma cosa: pérdida. Pérdida de tiempo, pérdida de esfuerzo y pérdida de capital. En otras palabras, las normas de comunicación profesional de tu empresa tienen un impacto directo en los resultados finales de tu negocio. En este sentido, un estudio reveló que las empresas que se comunican de manera efectiva proporcionan un 47 % más de rendimiento a los accionistas (en un período de cinco años) que las que no lo hacen.
Cinco estrategias de comunicación profesional
Garantizar una comunicación efectiva en el lugar de trabajo debe ser una prioridad para el equipo de liderazgo de tu empresa. Las siguientes son algunas de las mejores formas de mejorar la comunicación en el trabajo:
1. Invertir en un espacio de trabajo inteligente
Lo más importante es que es esencial centralizar tus herramientas de comunicación profesional. Aproximadamente el 50 % de los empleados usa aplicaciones o software no autorizados que, además de ser un riesgo para la seguridad, pueden hacer que los equipos y proyectos pierdan la sincronización Los canales de comunicación fracturados y descentralizados causan problemas de acceso a los documentos o archivos, así como situaciones en las que algunos compañeros de trabajo pueden no tener toda la información que necesitan para avanzar, lo que da lugar a retrasos y pérdida de ingresos.
¿La solución? Un espacio de trabajo inteligente, como Dropbox, que consolida todas las plataformas, aplicaciones y tipos de contenido de tu negocio en un solo lugar. De esta manera, no es necesario que los miembros del equipo cambien de herramienta para ocuparse de diferentes tareas a lo largo del día. Por ejemplo, la característica de gestión de tareas de Dropbox Paper puede ayudar a garantizar que todos estén bien encaminados y entiendan lo que se espera de ellos, lo que ayuda a mejorar la rendición de cuentas y garantizar que haya líneas claras de comunicación.
La planificación de proyectos también es un área que requiere que haya una excelente comunicación en el lugar de trabajo. La plantilla de planificación de proyectos de Dropbox Paper puede proporcionarte las herramientas necesarias para mantener a todo el equipo en sintonía. Delega tareas y reúne todos los comentarios en un solo lugar, de modo que no tengas que lidiar con confusas comunicaciones de ida y vuelta por correo electrónico. Cuando se trata de gestionar los comentarios en tiempo real, las notas de Dropbox pueden ser mucho más efectivas que largas y desordenadas conversaciones por correo electrónico copiadas a muchas personas.
2. Hablar cara a cara, cuando sea posible
En el lugar de trabajo moderno, las reuniones cara a cara a veces pueden quedar relegadas a un segundo plano, ya que herramientas de comunicación como Slack y el correo electrónico se han convertido en la norma en este tipo de entorno. Sin embargo, no deberías dejar que las comunicaciones cara a cara pasen completamente de moda. Si necesitas comunicar información confidencial, las reuniones cara a cara son imprescindibles, mientras que las reuniones en persona con el equipo (o al menos mediante una llamada de Zoom) te permiten ver el lenguaje corporal y las expresiones faciales, para que puedas saber con certeza si estás comunicando cierta información de forma correcta. Piensa en tus canales de comunicación como si fueran una jerarquía: las videollamadas son más personales que las llamadas telefónicas (el contacto visual es esencial), y las llamadas telefónicas son más personales que los correos electrónicos o los mensajes instantáneos.
3. Concentrarte en la claridad de tus mensajes
Cuando se trata de una comunicación efectiva en el lugar de trabajo, es necesario aportar claridad y precisión a los mensajes. Una comunicación poco clara por parte de los líderes de las oficinas puede retrasar o incluso torpedear un proyecto antes de que se ponga en marcha (es decir, duplicación del trabajo, plazos confusos, entregas incorrectas, etc.), por lo que es importante que el mensaje se entienda claramente a la primera. Incluye instrucciones detalladas para cada una de las tareas, y asegúrate de responder a las preguntas centrales de tu equipo: qué, cómo y por qué. Si no haces eso, lo único que lograrás será confundir y desconectar a tus compañeros de la tarea que tienen entre manos. Por supuesto, una comunicación profesional deficiente también puede afectar a los proveedores y clientes, lo que puede hacer que se sientan decepcionados de tu negocio y se marchen a otra parte. Para evitar que esto suceda, mantén una comunicación clara y oportuna desde el principio.
4. Practicar la “franqueza radical”
La franqueza radical es un marco para la comunicación profesional que requiere que te preocupes por tus compañeros de trabajo y, al mismo tiempo, cuestiones directamente su comportamiento, consiguiendo el equilibrio adecuado entre agresividad y empatía en un entorno de trabajo. Para muchos líderes, las buenas habilidades de comunicación no son naturales. De hecho, una encuesta realizada por Interact reveló que el 69 % de los gerentes se siente incómodo comunicándose directamente con los empleados, mientras que el 37 % afirmó que no se siente cómodo ofreciendo comentarios directos si cree que el empleado puede responder de forma negativa. Si esto te suena familiar, la franqueza radical podría ser la estrategia de comunicación que necesitas aplicar en la oficina, ya que puede ayudarte a construir un equipo cohesivo y lograr mejores resultados.
5. Mantener una estructura de comunicación horizontal
Abrir el flujo de la comunicación en la oficina es una excelente manera de dar voz a tus empleados. En El estado dela comunicación empresarial en 2024, un estudio realizado por Harris Poll por encargo de Grammarly, el 55 % de los encuestados afirmó que una comunicación eficaz aumentaba su confianza en el trabajo.
Está bastante claro entonces que una comunicación clara es un factor integral para el compromiso de los empleados. De hecho, el 58% de los trabajadores de ese mismo estudio también señalaron que la comunicación efectiva aumentó su satisfacción laboral.
Para impulsar la conectividad dentro de tu lugar de trabajo, es necesario garantizar una estructura de comunicación horizontal, en la que los gerentes y la alta dirección se comuniquen directamente con los empleados y los animen a expresar su opinión de forma directa.
En otras palabras, los empleados júnior deben sentirse autorizados para hablar con los empleados de alto nivel; es decir, no debe existir ninguna sensación de que las líneas de comunicación con los líderes de tu organización estén bloqueadas o mal vistas. Esto puede requerir cambios a nivel institucional, pero hay otras estrategias de comunicación en el trabajo que puedes implementar para franquear la brecha entre el liderazgo y los empleados, como las discusiones virtuales con sesiones de preguntas y respuestas.
Ideas finales
La comunicación profesional puede desempeñar un rol importante en prácticamente todos los aspectos de tu negocio. Dominar una comunicación eficaz en el lugar de trabajo puede ayudarte a aumentar la eficiencia, la productividad y la innovación, mantener a los empleados comprometidos y preparar tu negocio para el éxito.
