Cómo se organiza un contratista general

El reto: organizar de una forma accesible miles de proyectos

Centric Build, empresa fundada en 2010, es un contratista general de Kansas City cuyos proyectos implican innovación técnica, resolución de problemas, superficies cuadradas y planos de plantas a partes iguales. Para trabajar, depende de herramientas sencillas y fiables que ayudan a todo el mundo a organizarse, tanto en la oficina como en la obra.

Centric se publicita como una empresa que dice “sí” cuando otras dicen “no”. Participa en proyectos que se abren a nuevas posibilidades y generan progreso social. Para construir una vivienda familiar o un edificio comercial hace falta que en un equipo grande —formado por responsables, diseñadores y contratistas— haya colaboración.

Desde sus inicios, Centric ha apostado por una cultura abierta, flexible y ágil que le permita adaptarse a las necesidades de los clientes. También ha buscado trabajar con un servidor basado en la nube para organizar todos sus archivos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Dropbox se perfiló como la opción ideal desde el primer momento. Después de 12 años, Centric —una empresa ya mucho más grande— sigue confiando en Dropbox para tener miles de proyectos organizados, al día y protegidos.

La solución: sincronizar, compartir y almacenar los archivos de forma segura

En este momento, unos 90 empleados usan Dropbox, incluidos 8 ingenieros y 45 gestores de proyectos. ¿Qué tipos de archivos almacenan y comparten en la plataforma? Hay de todo: presupuestos, facturas, planos de construcción, hojas de horas de empleados, etc. En cuanto Centric consigue un encargo, los gestores de proyectos crean una carpeta de proyecto con hasta 20 subcarpetas para, por ejemplo, presupuestos, planos, contratos, planificaciones e informes de seguridad. Después, asignan el proyecto a un equipo —que cuenta con gestores, ingenieros y encargados— y le conceden acceso a la carpeta.

En los proyectos de equipo puede haber muchas versiones de un mismo archivo, pero eso se soluciona con la función de sincronización de Dropbox. Cuando los empleados de Centric abren un archivo, pueden ver qué otras personas están trabajando en él. Así se aseguran de que no estropearán el trabajo de otros.

Dropbox es útil para compartir archivos, pero no hay que compartir todo el contenido con todo el mundo. Por ejemplo, la mayoría de los empleados no debería poder acceder a los archivos de recursos humanos ni a la información que sirve para elaborar el presupuesto de un proyecto. En Dropbox, los archivos se protegen con permisos de archivo. Cada persona puede acceder a los archivos que necesita, y se promueve una cultura de trabajo eficiente.

Centric también envía enlaces de Dropbox compartidos a las personas que no forman parte de la empresa cuando quiere compartir archivos individuales sin dar acceso a toda una carpeta. Esas personas ajenas a la organización verán únicamente lo que tengan que ver.

Los resultados: más organización y eficiencia

Centric ha ido usando Dropbox cada vez más a medida que ha crecido, pero la plataforma es igual de fácil de usar que al principio, y eso es algo que la empresa valora. El proceso para organizar, usar y compartir archivos desde cualquier dispositivo sigue siendo el mismo. Además, todo el mundo conoce la herramienta, por lo que las nuevas incorporaciones se ponen al día fácilmente. La formación se limita a explicar la organización en carpetas básica del proyecto y cómo hay que buscar algunos archivos, como las plantillas de previsión financiera.

Sin Dropbox, Centric no podría trabajar de forma tan organizada y, seguramente, usaría el mismo sistema anticuado que otras empresas: centenares de archivadores ocupando todos los rincones de la oficina. Dropbox ha ayudado a Centric a usar menos papel. Ahora, dedica menos tiempo y dinero a imprimir y rellenar documentos. También los empleados ahorran tiempo, ya que pueden crear, usar y compartir documentos desde cualquier lugar al instante.

Centric nunca deja pasar una oportunidad de mejora, y eso incluye probar nuevo software. Dropbox es el único software que sigue usando después de 12 años, y la razón es que no tiene la necesidad de cambiarlo. Incluso después de adquirir una herramienta de gestión de proyectos, Centric sigue organizando todo en Dropbox. Sabe que los archivos estarán bien protegidos.

Centric ha encontrado en Dropbox una solución completa para guardar los archivos de todos los empleados.