Como muchos profesionales se están pasando al trabajo distribuido, remoto o híbrido, un número cada vez mayor de empresas están comenzando a adoptar estas modalidades tan flexibles.
Para atraer y retener al talento tanto en la oficina como fuera de ella, las empresas deben promover un sentido de inclusión, conexión y pertenencia entre los empleados que teletrabajan. Todo ello debe comenzar en la etapa de contratación y reforzarse durante la incorporación de los empleados.
La incorporación digital ahora es esencial para dar la bienvenida a los nuevos empleados a aquellos equipos que priorizan lo virtual. Desempeña un papel importante a la hora de orientar a los nuevos miembros del equipo, ya que garantiza que tengan un acceso rápido y fácil a los recursos que necesitan para ponerse en marcha en su primer día.
En esta guía, explicaremos por qué la incorporación digital es imprescindible para las empresas hoy en día y destacaremos algunas soluciones clave que deberías tener en tu "kit de herramientas" de incorporación digital.
¿En qué consiste la incorporación digital?
La incorporación digital implica el uso de herramientas y software online para incorporar nuevos empleados o clientes a la base de datos o al sistema de gestión de relaciones con el cliente de una empresa. En este artículo, nos centraremos solo en la incorporación de empleados.
La incorporación digital imita el proceso tradicional y manual de incorporación de empleados en muchos sentidos: durante la etapa previa a la incorporación, los nuevos empleados también deben completar formularios, firmar contratos y proporcionar cierta información personal básica. La principal diferencia es que la experiencia de incorporación digital utiliza canales online y herramientas de automatización para agilizar el proceso.
Al digitalizar el proceso, los nuevos empleados se beneficiarán de la flexibilidad de la incorporación remota: podrán conocer tu empresa desde cualquier lugar (y a su propio ritmo) en lugar de hacerlo personalmente en la oficina.
El proceso de incorporación digital
Los entresijos del proceso de incorporación de empleados digitales difieren de una empresa a otra.
Sin embargo, el proceso generalmente comienza con alguna forma de verificación, validación o autenticación de la identidad para que el nuevo empleado pueda demostrar que es quien dice ser. El dato solicitado puede ser la fecha de nacimiento, la dirección de correo electrónico o el número de la Seguridad Social del empleado (o algún dato similar según cuál sea la ubicación; por ejemplo, el pasaporte en el caso del Reino Unido).
También deberán intercambiarse varios documentos y completarse otros, como la carta de oferta y el contrato de trabajo, que requerirán una firma. Digitalizar estos documentos y enviarlos para que se firmen electrónicamente ahorra mucho tiempo y esfuerzo en comparación con los formularios en papel.
Una vez que hayas marcado estas tareas de incorporación previa, podrás organizar reuniones virtuales y tutoriales en vídeo (ya sea en tiempo real si varios miembros se incorporan al mismo tiempo, o bien de forma asíncrona si solo se une un miembro al equipo) para que el proceso sea más personalizado, interactivo y atractivo.
¿Cuáles son los beneficios de la incorporación digital?
Las herramientas de incorporación digital no solo agilizan los flujos de trabajo, sino que permiten a las empresas ampliar su reserva de posibles contrataciones y atraer al talento más allá de los límites geográficos.
Un programa de incorporación tradicional requeriría que los nuevos empleados acudieran a la oficina el primer día para realizar tareas administrativas, como crear su correo electrónico laboral. Con las soluciones de incorporación digital, esto no es necesario: los nuevos empleados estarán listos para comenzar desde el primer momento y ya estarán algo familiarizados con la cultura de la empresa.
Las herramientas digitales pueden generar un efecto positivo en el proceso de incorporación de los empleados en varios sentidos:
Ofrecen una modalidad de incorporación más flexible y satisfactoria para los trabajadores híbridos o totalmente remotos.
Mejoran la organización y la gestión de materiales y recursos.
Facilitan el cumplimiento de las normas de seguridad de datos y gestión de identidades.
Las plantillas y la automatización reducen el tiempo, la energía y los costes relacionados con la incorporación manual, lo que hace que el proceso sea más manejable para los departamentos de RR. HH.
Las introducciones y tutoriales asíncronos que se pueden consultar y revisar en cualquier momento crean una experiencia para nuevos empleados más coherente.
Es más fácil recibir comentarios de los nuevos empleados, lo que permite mejorar continuamente el proceso.
Pero nada de esto sería posible sin las herramientas y el software adecuados. Así que echemos un vistazo a algunas soluciones clave que deberías incluir en tu kit de herramientas de incorporación digital.
Creación del kit de herramientas de incorporación digital definitivo
Disponer de un conjunto de herramientas de recursos y materiales es importante para una experiencia de incorporación coherente y efectiva. Con las herramientas adecuadas, solo necesitarás crear tus materiales de formación y plantillas una única vez y, luego, cualquiera podrá acceder a ellas cuando lo solicite.
Preparación de la incorporación
Deberás enviar las cartas de oferta, los formularios y los contratos relevantes mediante DocSend y Dropbox Sign para solicitar firmas electrónicas.
¿Solo tienes copias en papel de los materiales de incorporación? Usa Dropbox para convertir tu dispositivo móvil en un escáner de documentos. En un momento transformará los documentos físicos en archivos PDF de alta calidad y los almacenará de forma segura en Dropbox.
Bienvenida a los nuevos empleados
Organiza reuniones virtuales de bienvenida y comparte un documento de incorporación de nuevos empleados para ayudarles a ponerse al día rápidamente. Incluye enlaces a recursos clave, preguntas frecuentes y una lista de verificación de tareas para sus primeros días en la empresa. Solo tienes que preguntarte: ¿qué te hubiese gustado que te facilitasen en tu primer día de trabajo?
Formación inicial
Asegúrate de que los nuevos empleados tengan acceso a las herramientas, plataformas y materiales de formación relevantes para sus funciones; por ejemplo, el acceso a una cuenta de Dropbox del equipo, a herramientas colaborativas como Dropbox Paper o a integraciones de aplicaciones para optimizar su flujo de trabajo.
¿Los materiales de formación pesan demasiado como para enviarlos por correo electrónico? Comparte archivos grandes con los nuevos empleados mediante Dropbox Transfer, aunque no usen Dropbox actualmente. Con las estadísticas avanzadas sobre los archivos, podrás ver si han revisado los materiales necesarios o si todavía tienen elementos por completar.
Transición
Comunícate con los nuevos miembros de tu equipo a través de Slack, sesiones regulares de actualización o reuniones mensuales, y crea agendas en Dropbox Paper para realizar un seguimiento de cómo se están adaptando esos miembros a sus nuevos roles.
Pon al día a los nuevos empleados rápidamente
La incorporación de tan solo una persona a tu equipo distribuido puede interrumpir la programación de todos. Las reuniones asíncronas, los tutoriales en vídeo, las preguntas frecuentes y los materiales de fácil acceso almacenados en la nube garantizan que los nuevos empleados tengan los recursos que necesitan y, al mismo tiempo, permiten que los miembros actuales del equipo puedan centrarse en darles la bienvenida de otras maneras.
En Dropbox, hemos dado el paso a un espacio de trabajo en el que priorizamos totalmente lo virtual. Durante el proceso, hemos desarrollado algunas ideas para optimizar la incorporación digital y la contratación remota. Explora nuestro kit de herramientas para priorizar lo virtual en el que encontrarás consejos sobre la eficacia, el trabajo en equipo, la comunicación y el bienestar en el trabajo remoto.
