Cuando tienes la responsabilidad de preparar a los nuevos empleados para el éxito desde el primer día, te enfrentas a mucha presión para tenerlo todo bien organizado. Los empleados cuentan contigo para que les ayudes a ponerse en marcha.
“Los empleados no pueden dar lo mejor de sí ni ayudarnos a progresar si están estresados por cómo se llega a una sala de reuniones, cómo se inscriben en los programas de beneficios o cuándo van a recibir la primera nómina”, comenta Joe Topasna, analista de operaciones de RR. HH. en Dropbox.
Algunos profesionales de RR. HH. están encontrando nuevas formas de reducir las tareas repetitivas y centrarse en hacer que la experiencia sea más personal. En Dropbox, nuestro equipo de personal utiliza Dropbox Paper para facilitar la incorporación. Paper es un espacio de trabajo colaborativo que puede hacer que prácticamente todos los aspectos del proceso de incorporación sean más eficientes. Para mostrarte cómo, hablamos con algunas personas de Dropbox que son responsables de convertir a nuestros nuevos reclutas en empleados estrella.
1. Crea plantillas a partir de documentos
Para cumplir con la normativa, cuando se contrata a alguien, hay que realizar una serie de trámites con el trabajador. No es la forma más inspiradora de dar la bienvenida a un nuevo trabajo, ¿verdad? Afortunadamente, hay formas de reducir algunos trámites (y trabajo) dentro todo el papeleo.
Como sabe cualquier profesional de RR. HH., el proceso de incorporación es repetitivo. Lo que funcionó hace unos años podría no funcionar hoy. Por ejemplo, la información de los programas de beneficios cambia cada mes. Por tanto, tener actualizados todos los documentos relacionados puede resultar complicado.
No obstante, cuando el equipo de RR. HH. de Dropbox comparte un documento de Paper en una sesión de incorporación, el equipo puede asegurarse de que los nuevos empleados tengan acceso a los últimos detalles al actualizar el texto o añadir enlaces a documentos de Paper relacionados.
“Con Paper, podemos hacer un cambio en un documento y la gente puede verlo en directo, de manera que no tenemos que enviar revisiones”, afirma Dorena Sánchez, analista de la experiencia de los empleados con los programas de beneficios en Dropbox. “También podemos añadir comentarios y pedir que los compañeros revisen diferentes contenidos directamente en el documento, que es algo muy útil para nuestro equipo. Podemos repetir las instrucciones en cualquier momento. Los nuevos empleados no necesitan actualizar para ver los cambios”.
También ahorran tiempo al usar plantillas, lo que les permite evitar la molestia de crear un lote completamente nuevo de documentos para cada clase entrante. Cuando el equipo de Dorena reutiliza documentos de forma recurrente, usan la función para crear plantillas de Paper.
Función para crear una plantilla a partir de un documento de Dropbox Paper
Crear tus propias plantillas a partir de documentos de Paper es fácil. También puedes usar nuestras plantillas prediseñadas para ayudar a poner en marcha proyectos de equipo con notas de reuniones, planes de proyectos, informes creativos y mucho más.
Esta semana, hemos presentado una nueva plantilla de incorporación de empleados (se muestra más abajo) que puede usar el equipo de RR. HH. de cualquier empresa. Está diseñada específicamente para facilitar las responsabilidades del equipo durante el primer día. Las plantillas están disponibles únicamente en inglés, y pronto estarán disponibles para móviles.
2. Proporciona listas de verificación sencillas
Con todo lo que pasa el primer día, es fácil perder de vista lo que hay que hacer y los plazos. Por eso, nuestro equipo de RR. HH. utiliza mucho las listas de verificación. Con Paper, puedes hacer listas de tareas rápidamente, y asignar tareas a cada persona @mencionándola para enviarle una notificación con la fecha de vencimiento de su tarea.
“Implementamos esta lista de verificación de los programas de beneficios a finales del año pasado”, dice Dorena. “Antes, era una presentación de 60 diapositivas que compartíamos con los empleados y de la cual esperábamos que recordaran todos los detalles”. Dorena comenta que rápidamente se dio cuenta de que eso no era nada fácil para los nuevos empleados, especialmente cuando otros equipos les pedían completar formularios. Además de todo el papeleo, hay que aprender un nuevo trabajo.
Después de implementar la lista de verificación del documento de Paper, Dorena y su equipo descubrieron que no solo optimiza el proceso, sino que ayuda a los nuevos empleados a centrar su atención en lo más importante. “Ahora, al principio de la presentación, podemos decir: 'No intentes recordar todo esto. Simplemente consulta la lista de verificación'. La gente se ríe, pero, en realidad, solo tienen que recordar la lista de verificación”.
3. Añade visibilidad y transparencia
Con la función de información sobre lectores en Paper (que se muestra a continuación), el equipo de RR. HH. puede enviar un documento a los nuevos empleados y, más adelante, comprobar quién lo ha abierto (y quién no). De esta manera, Dorena afirma que puede asegurarse de que todos los que necesiten ponerse al día han recibido la información. “A veces nos hacen preguntas como '¿Dónde encuentro esta información?' y respondemos: 'Parece que todavía no has abierto el documento. Este documento va a convertirse en tu mejor amigo. Síguelo paso a paso y no te perderás nada'”.
Además, Paper permite que cualquiera que haya sido invitado al documento pueda consultar el proceso de edición a medida que se produce. Los miembros del equipo con acceso para editar pueden hacer modificaciones, y dos o más personas pueden hacer revisiones a la vez. Los que solo tengan permiso para verlo pueden añadir comentarios para preguntar sobre el contenido o hacer sugerencias de cambios. Las conversaciones que a menudo se pierden en hilos de correo se pueden ver en contexto junto al contenido en los comentarios y las respuestas.
En Dropbox, creemos firmemente en permitir que los empleados aprendan unos de otros mientras trabajan en equipo y de nuestro pasado a través de retrospectivas. Paper ayuda a los nuevos empleados a ponerse rápidamente al día, dado que una sola búsqueda en Paper muestra documentos de los proyectos de toda la organización.
“Somos muy transparentes como empresa sobre qué podríamos hacer mejor a nivel de producto”, comenta Joe. “Cualquiera puede buscar una retrospectiva. No es algo que limitamos. A nivel de empresa, es la opción predeterminada. A la gente le fascina. Los nuevos empleados se acercan y me dicen: 'Trabajaba en la empresa tecnológica XYZ y toda esta información era secreta'. Es algo nuevo para la gente”.
Aunque, por supuesto, no todas las empresas tienen la misma cultura de transparencia. Para las empresas que solo quieran hacer público determinado contenido, Paper está diseñado para permitir que los administradores de TI ajusten quién puede ver qué a través de parámetros personalizados en cada documento.
“He trabajado en otras empresas fuera del sector tecnológico y he visto sus procesos con empleados nuevos”, declara Dorena. “Son papeles e instrucciones monótonas. Creo que la diferencia entre el proceso de incorporación de aquí y el de esas otras empresas es la automatización y la visibilidad de las instrucciones. En otras empresas, te dirían: 'Así es como te inscribes en los programas de beneficios. Buena suerte'. Aquí decimos: 'Así es como te inscribes en los programas de beneficios. Y así es como puedes encontrar un médico. Y así es como puedes pedir cita'”.
4. Agiliza las respuestas a las preguntas de los nuevos empleados
En un día cualquiera, una de las tareas más habituales a las que se enfrentan los equipos de RR. HH. son las consultas de empleados. “Probablemente reciba entre 30 y 40 preguntas al día”, afirma Dorena. “Pero muchas están relacionadas con el ámbito médico, así que no tienen una respuesta rápida ni fácil. Cada semana, tenemos probablemente entre 40 y 50 preguntas estándar, que se repiten en ciclos: '¿Cómo me inscribo en esto?' Y otra vez una semana más tarde: '¿Cuándo recibiré mis tarjetas médicas?'”.
“Paper lo ha optimizado tanto que tardo 15 minutos de un día, en lugar de tres horas repartidas en el tiempo”, comenta. “Como hemos desarrollado tanto nuestro contenido, no tenemos que escribir la misma información una y otra vez ni intentar personalizarla para cada empleado. Puedo responder y compartir un documento de Paper para decir: 'Aquí está toda la información'”.
5. Gamifica el trabajo pesado
Para desplazarte por documentos más cómodamente y mantener el compromiso de los empleados, el equipo de RR. HH. de Dropbox ha decidido gamificar el proceso. Han creado una búsqueda del tesoro que guía a los nuevos empleados a través del proceso de incorporación y les presenta una de las herramientas clave que usa la empresa para coordinar proyectos y comunicarse con los empleados: Dropbox Paper.
“Uso la búsqueda del tesoro, que sirve como visita guiada de las páginas de los programas de beneficios, como una introducción a Paper”, asegura Dorena. “Usamos la información de los programas de beneficios de los documentos de Paper para mostrarles la información de inscripción inicial. A continuación, enviamos una lista detallada de las cosas que tienen que hacer y sus plazos. Creo que demuestra lo útil que resulta la colaboración. Porque, con la función de información sobre lectores, puedes ver las caras y los nombres de los otros nuevos empleados que ven el documento”.
“Me he unido hace poco al equipo y disfruté mucho con la búsqueda del tesoro”, afirma Tony Hue, responsable de marketing de ciclo de vida en Dropbox. “Pese a que todavía me duele que nuestro equipo no ganara la búsqueda del tesoro, probablemente fue la mejor forma de coger ritmo aprendiendo los aspectos básicos de Paper y familiarizarse con el día a día de Dropbox”.
Para saber cómo Dropbox Paper puede facilitar la incorporación y otras tareas para tu equipo, visita dropbox.com/paper.
