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Nuestras vidas están bien documentadas. Recibimos extractos, mantenemos registros y archivamos documentos personales importantes. Además, hacemos infinidad de fotos y vídeos que después compartimos y guardamos. Todos tenemos nuestra colección personal de contenido, y es una gran responsabilidad mantenerlo seguro y organizado.
Cuando éramos jóvenes, nuestros padres recogían esa información por nosotros, se encargaban de los álbumes de fotos familiares, grababan vídeos y guardaban nuestros documentos en archivadores. Sin embargo, llega un momento en el que esta tarea pasa de los padres a los hijos. Todos tomamos posesión de nuestro contenido en algún momento, y muchos de nosotros ayudamos a nuestros padres a organizarse según se hacen mayores.
Por suerte, los archivos digitales y el almacenamiento en la nube facilitan la tarea de clasificar la información personal. Hoy en día, podemos firmar documentos online, compartir fotos al instante y organizar nuestros documentos médicos desde el teléfono. El problema es que no todos los padres saben cómo usar estas nuevas herramientas de forma efectiva. Pero tú sí, y un poco de anticipación puede facilitar las cosas de cara al futuro.
Cinco grandes razones para que tus padres usen Dropbox
1. Compartir fotos y videos es muy fácil
A nadie le gusta más ver fotos que a mamá y papá. Les encanta ver dónde has estado de vacaciones y qué locuras han hecho sus nietos. Enviarles fotos y vídeos es la forma perfecta de mantenerse en contacto aunque vivan en la otra punta del país.
¿Cuál es la mejor forma de compartir las fotos que has hecho con tus seres queridos? Puedes compartirlas por mensaje o correo electrónico, pero es una lata tener que enviar la misma foto varias veces porque tus padres "no la encuentran". Con Dropbox Family, subes las imágenes directamente a una carpeta compartida y tus padres reciben una notificación que les indica que hay fotos nuevas. Además, sabrán dónde encontrar todo lo que ya les has mandado. Tener todas las cuentas juntas o hacer que empiecen a usar el plan Dropbox Family no es complicado.
Mira este vídeo para saber cómo funciona:
La fotografía digital cambió nuestra forma de compartir y guardar las fotos familiares. Casi nadie tiene ya cajas llenas de imágenes antiguas, y muchas de ellas acaban en un disco duro sin ningún tipo de organización. Está muy bien saber que nuestros recuerdos están a salvo, pero los discos duros externos no duran para siempre y podrían perderse o estropearse. Lo cierto es que, cuando de verdad vale la pena guardar algo, la mejor solución es tenerlo en la nube. Puedes hacer una copia de seguridad de los archivos importantes almacenados en discos duros externos de forma fácil y automática con la copia de seguridad de unidades externas para tener todo tu contenido seguro en la nube. y gracias a las subidas automáticas desde cámara, puedes hacer una copia de seguridad de todos tus vídeos y fotos de forma automática. Para hacerlo, solo tienes que activar las subidas desde cámara una vez que hayas descargado la aplicación de Dropbox para móviles.
2. Cualquier archivo, formulario o documento que necesites, al alcance de tu mano
Los formularios de consentimiento, las tarjetas del seguro y los documentos legales son más importantes según nos hacemos mayores. La AARP publicó una lista de verificación orientada a cuidadores. El primer paso que recomiendan es recopilar los documentos adecuados, y el tercero es organizar los papeles importantes. Como ves, dos de sus seis consejos resaltan la importancia de la documentación de tus padres.
Está claro que no es fácil saber cuándo necesitarás un documento concreto, pero no hay por qué esperar a que pase algo para darte cuenta de que falta un papel. Al cambiar de médico, normalmente les pedirán a tus padres la tarjeta del seguro y el historial médico completo. Además, tendrás que aportar información médica y económica para optar a determinadas ayudas.
En una entrada del blog de A Place for Mom titulada 30+ Essential Documents to Have in Order for Aging Parents ("Más de 30 documentos esenciales que debes tener cuando tus padres se hacen mayores"), Merritt Whitley cita a Tiffany Wise, la directora de desarrollo de clientes en A Place for Mom, que destaca lo siguiente: "Si algunos familiares no logran encontrar documentos importantes como declaraciones de la renta o información de cuentas bancarias, podrían retrasarse o incluso denegarse ayudas de la seguridad social u otro tipo de prestaciones del estado".
La mejor forma de prepararse es tenerlo todo a mano. Puedes guardar los documentos médicos, un poder notarial y el testamento de tus padres en una sola carpeta en Dropbox y acceder a ellos en todo momento desde tu smartphone o tu ordenador. Olvídate de tener que buscar un papel por todas partes, todo estará organizado y en su sitio.
3. Es mucho más fácil compartir información importante con toda la familia
¿Tus padres tienen alguna alergia? ¿Qué medicamentos toman? ¿Quién es su médico de cabecera? Este tipo de información es fundamental, pero no es fácil acordarse de todo. Según Whitley, "poder acceder rápidamente al historial médico de una persona mayor puede salvarle la vida en caso de emergencia. Un solo dato médico, como qué medicamento toma, puede influir drásticamente en el tratamiento elegido."
Hay una forma muy fácil de evitar tener que memorizar toda esa información: crear una chuleta. Crea un documento con todos los medicamentos que toman tus padres, los nombres de sus médicos y sus problemas de salud, guárdalo en Dropbox y compártelo con quien quieras. La información estará siempre actualizada y en un solo lugar para que no tengas que compartir lo mismo una y otra vez. Además, es muy fácil hacer cambios: puedes editar archivos de Google Docs y Microsoft Office directamente desde Dropbox.
4. Las firmas electrónicas ahorran tiempo y muchas complicaciones
Las personas mayores tienen que firmar infinidad de documentos distintos. Normalmente, este es un proceso lento y laborioso. Hay que esperar días o semanas a que llegue el formulario por correo. Después, una vez firmado, tendrás que hacer una copia para ti, sellarlo y enviarlo de vuelta. Cada paso lleva tiempo, y el documento podría perderse por el camino.
La mejor forma de agilizar las cosas es elegir la firma electrónica siempre que sea posible. Con la firma electrónica podrás completar todo el proceso en cuestión de segundos en vez de días. Los documentos y formularios digitales se entregan al instante, y tus padres podrán firmarlos con tan solo unos clics. Además, Dropbox para equipos se puede conectar con las principales herramientas de firma electrónica para almacenar los documentos firmados automáticamente.
Las firmas electrónicas tienen validez legal, pero sigue siendo necesaria la firma física para determinados documentos como un poder notarial o un testamento. En estos casos, puedes almacenar una copiar firmada en la nube. Con Dropbox, podrás escanear fácilmente documentos físicos y tener todos los documentos de tus padres juntos en un lugar seguro. Además, siempre es más fácil compartir un documento digital que una fotocopia.
5. Dropbox funciona con los dispositivos que usan tus padres
Ayudar a nuestros padres con un nuevo smartphone o un ordenador no es tarea fácil, y una vez le han pillado el truco es mejor no cambiar nada. Pasa lo mismo con aplicaciones y servicios. En un artículo para Forbes, Robin Seaton Jefferson advierte que "...los investigadores comprobaron que la frustración hacía que las personas mayores dudaran de su habilidad para usar la tecnología y se desmotivaran." Esto no significa que no puedas actualizar la tecnología que usan tus padres. La clave es evaluar sus necesidades y tener paciencia para enseñarles a usar las nuevas herramientas.
Dropbox funciona de la misma manera en distintas plataformas. Tus padres podrán ver archivos compartidos desde su PC, incluso si tú usas un Mac, y se almacena todo junto tanto si usas iOS como si usas Android. La experiencia será igual para todos aunque no uséis la misma tecnología, por lo que será mucho más fácil ayudar a tus padres.
Todos recopilamos una gran variedad de registros, fotos y documentos a lo largo de nuestra vida, por lo que no es de extrañar que el papeleo pueda acabar sobrepasándonos, especialmente si gestionamos la información de otros miembros de nuestra familia. Por suerte, las cosas han cambiado gracias al almacenamiento en la nube. Ahora, en vez de simplemente encargarte de los registros, estás al mando de la tecnología y es tu responsabilidad elegir la más adecuada para tu familia. Con Dropbox podrás compartir los documentos imprescindibles y acceder a ellos fácilmente.
