Cómo colaborar eficazmente con las partes interesadas

¿Te cuesta que tus colaboradores internos o externos se involucren? Aprende métodos prácticos para mejorar la colaboración entre las partes interesadas y lograr mejores resultados en los proyectos en esta guía completa.

En el mundo empresarial interconectado de hoy en día, la colaboración con las partes interesadas es esencial para triunfar. Ya sea colaborando con equipos internos, socios externos o partes interesadas, el trabajo en equipo eficaz genera mejores decisiones, mejores resultados y una mayor productividad.

En esta guía, exploraremos 10 maneras prácticas de mejorar la colaboración con las partes interesadas y lograr mejores resultados. También te enseñaremos cómo Dropbox puede agilizar el proceso y hacer que trabajar con colaboradores sea más productivo y eficiente.

¿Qué tipos de partes interesadas existen?

Una parte interesada puede definirse en términos generales como cualquier persona que tenga un interés legítimo en tu proyecto o trabajo, o que se vea afectada por él. Existen dos grupos principales de partes interesadas:

• Partes interesadas internas: empleados, ejecutivos, miembros del equipo del proyecto y otras personas dentro de tu organización que están directamente involucradas en el proyecto.
• Partes interesadas externas: clientes, proveedores, inversores, organismos reguladores y otras personas u organizaciones ajenas a tu organización que se vean afectadas por el proyecto o tengan interés en él.

Independientemente del tipo de parte interesada, la colaboración efectiva es clave para lograr objetivos comunes y buenos resultados en el proyecto. 

Las herramientas de colaboración de Dropbox, como Paper, Replay y Sign, hacen que sea más fácil compartir información con diferentes partes interesadas y fomentar estas importantes alianzas.

10 métodos para una colaboración eficaz con las partes interesadas
 

Establece quién es responsable de la colaboración con las partes interesadas

Define claramente las funciones y responsabilidades de quienes liderarán las interacciones con las partes interesadas. Designa a una persona o equipo para que actúe como principal punto de contacto con las partes interesadas, garantizando así una comunicación ágil y eficaz. Plantéate lo siguiente:

• Roles: puede incluir gestores de proyecto, especialistas en comunicación o líderes de equipo.
• Responsabilidades: como preparar y entregar presentaciones a las partes interesadas, recopilar comentarios y actualizar los cronologías u hojas de ruta del proyecto.
• Criterios de selección: factores como la experiencia, las habilidades de comunicación y el conocimiento de las partes interesadas pueden determinar si una persona o un equipo se ajustan bien a este proyecto.

Identifica a las partes interesadas principales

Ten presente a los responsables de la toma de decisiones clave que tienen un impacto significativo en el proyecto y prioriza su participación en consecuencia. Estas personas pueden ser fundamentales para definir los objetivos del proyecto, conseguir los recursos necesarios y facilitar la colaboración.

Cada parte interesada tendrá sus propias motivaciones que pueden afectar su participación en un proyecto, como por ejemplo los objetivos departamentales o los objetivos organizacionales. Ten en cuenta sus funciones, intereses y nivel de influencia al decidir a quién incluir en el proceso de colaboración. Por ejemplo, un patrocinador o socio del proyecto quizás pueda asignar presupuesto, mientras que un líder técnico puede ayudar con la viabilidad y la implementación.

Define cómo debe ser la comunicación

La gestión de las partes interesadas necesita canales de comunicación claros y eficaces para funcionar correctamente. Sobre todo en los proyectos nuevos, la comunicación es crucial: ayuda a gestionar las expectativas, a trabajar hacia objetivos comunes y a familiarizarse con las necesidades de las partes interesadas.

Utiliza las funciones de comunicación ágil de Dropbox, como las carpetas compartidas y la colaboración en documentos en tiempo real, para facilitar interacciones fluidas. Valora la posibilidad de proporcionar actualizaciones detalladas y periódicas o enviar mensajes personalizados para mantener a las partes interesadas informadas e implicadas.

Establece expectativas y objetivos

Establece desde el principio objetivos, plazos y entregas claras. Esto sirve para coordinar a todas las partes interesadas (miembros del equipo, clientes y cualquier otra parte involucrada) en torno a una visión común y un conjunto de objetivos.

Empieza estableciendo una dirección clara, utilizando un método como los objetivos SMART, para explicar qué pretende lograr el proyecto. Por ejemplo, en lugar de un objetivo impreciso como “mejorar la satisfacción del cliente”, establece un objetivo más específico y medible como “aumentar los índices de satisfacción del cliente un 20 % en seis meses”.

Mantén a todo el mundo informado sobre quién es responsable de qué y qué se espera de cada uno a lo largo del proyecto. Esto incluye las entregas que se esperan en cada etapa del proyecto y un plan sobre cómo se compartirán las actualizaciones con las partes interesadas.

Agiliza la aprobación de proyectos y recopila comentarios

Las aprobaciones lentas pueden obstaculizar la colaboración y el progreso. Cuando el proceso de aprobación es lento, puede generar cuellos de botella que retrasan los plazos del proyecto, frustran a los miembros del equipo y, en última instancia, afectan a la calidad del resultado final.

Las herramientas digitales diseñadas específicamente para la gestión y aprobación de documentos son una solución eficaz. Por ejemplo, Dropbox Sign es una buena herramienta que permite a los usuarios enviar documentos para que se firmen electrónicamente de forma rápida y segura. Con Sign, los equipos pueden prescindir del papeleo físico, reducir el tiempo dedicado a obtener firmas y asegurarse de que las aprobaciones de las partes interesadas se obtengan a tiempo.

Además de la aprobación de documentos, los proyectos creativos a menudo requieren un enfoque más dinámico en cuanto a comentarios y revisiones. En estos casos, Dropbox Replay puede marcar la diferencia. Esta herramienta está diseñada específicamente para contenido de vídeo y creativo, permitiendo a los equipos compartir su trabajo y recibir o hacer comentarios de forma ágil.

Con Replay, los colaboradores pueden dejar comentarios con marca de tiempo directamente en el video, así será más fácil señalar momentos específicos que hay que observar o revisar. Esto no solo agiliza el proceso de revisión, sino que también garantiza que los comentarios sean claros y prácticas, reduciendo la probabilidad de malentendidos y la necesidad de múltiples rondas de revisiones.

Desarrolla una comunicación positiva y mantén la transparencia

Al interactuar con las partes interesadas, haz hincapié en la comunicación abierta, la escucha activa y el respeto mutuo. Estos principios son esenciales para generar confianza y promover la colaboración a largo plazo.

Fomenta la confianza y la comunicación transparente mediante el estímulo del diálogo abierto y la crítica constructiva. Esto implica proporcionar comentarios que no solo sean honestos, sino que también busquen ayudar a las personas y a los proyectos a mejorar. Animar a los miembros del equipo a dar y recibir críticas constructivas puede mejorar el crecimiento personal y profesional, ya que les permite aprender de sus errores y potenciar sus puntos fuertes.

También es fundamental mantener informados a los interesados sobre el progreso del proyecto. Las actualizaciones periódicas sobre los hitos del proyecto, los logros y cualquier desafío ayudan a garantizar la transparencia y la responsabilidad. Es necesario informar a las partes interesadas sobre cualquier riesgo que pueda afectar al proyecto, así como sobre las estrategias que se utilizan para mitigarlos.

Además, los procesos de toma de decisiones deben comunicarse claramente a las partes interesadas. Cuando se toman decisiones, es importante explicar el razonamiento que las sustenta, incluyendo los datos y las perspectivas que fundamentaron dichas decisiones. Esta transparencia ayuda a las partes interesadas a comprender el contexto y el razonamiento, lo que puede conducir a una mayor aceptación y respaldo al proyecto.

Obtén información de las partes interesadas

Aprovecha la experiencia de tus partes interesadas animándoles a compartir sus ideas y experiencias. Esto puede conducir a una mejor resolución de problemas y a una toma de decisiones más informada.

Tus colaboradores poseen valiosos conocimientos que pueden ayudarte a afrontar los retos e identificar las oportunidades. Los diversos contextos y perspectivas de las partes interesadas pueden darte nuevas ideas que tal vez no se te habían ocurrido a ti ni a los miembros de tu equipo.

Por ejemplo, los empleados que tienen contacto directo con los clientes pueden ofrecer información de primera mano sobre las necesidades y preferencias de los clientes, mientras que los socios pueden aportar tendencias del sector y prácticas recomendadas que pueden fundamentar las decisiones estratégicas.

Identifica los problemas y aporta soluciones

Identifica de forma proactiva posibles problemas u objeciones entre las partes interesadas y abórdalos rápidamente. Anticípate a sus necesidades y mitiga los riesgos para garantizar una colaboración fluida.

Involucra activamente a tus partes interesada para comprender sus perspectivas, preocupaciones y expectativas. Haz reuniones periódicas, encuestas o sesiones de opinión para saber qué piensan y cómo se sienten las partes interesadas acerca del proyecto o iniciativa en cuestión.

Celebra los triunfos colaborativos

Visibiliza y celebra los logros tus colaboradores para elevar la moral y fomentar el espíritu de equipo. Este reconocimiento puede hacerse de muchas maneras, desde una simple felicitación verbal durante las reuniones hasta celebraciones más formales como ceremonias de entrega de premios o salidas de equipo.

Empieza señalando las contribuciones específicas que han hecho los individuos y los equipos a lo largo del proyecto. Por ejemplo, destaca la labor de un miembro del equipo que se haya esforzado al máximo para cumplir con un plazo ajustado, o a un grupo que haya colaborado eficazmente para resolver un problema complejo. Esto constituye un ejemplo positivo para los demás, fomentando una cultura de excelencia y colaboración.

Es igual de importante celebrar los hitos alcanzados durante el proyecto. Los hitos son indicadores significativos de progreso y logros, y reconocerlos puede reforzar el esfuerzo colectivo del equipo con las partes interesadas pertinentes.

Por ejemplo, si tu proyecto ha alcanzado una fase crucial, como la finalización de una entrega importante o el lanzamiento de un producto, aprovecha la oportunidad para celebrar este éxito. Puedes organizar una comida de equipo, enviar un correo electrónico de felicitación o incluso celebrar una pequeña reunión para reflexionar sobre el camino recorrido y compartir anécdotas de los desafíos superados.

Utiliza Dropbox para colaborar con las partes interesadas y obtener mejores resultados.

La colaboración efectiva con las partes interesadas es esencial para el éxito del proyecto, y Dropbox es la herramienta definitiva para facilitar un trabajo en equipo fluido entre múltiples partes interesadas. Con funciones seguras para compartir y colaborar, y herramientas creativas para la revisión de proyectos, Dropbox permite a los equipos trabajar juntos en armonía y lograr mejores resultados.