Un flujo de trabajo de marketing bien estructurado constituye la columna vertebral de una campaña exitosa. Es el sistema de soporte que agiliza tus procesos, mejora la colaboración en equipo y, en última instancia, aumenta la eficacia de tu marketing. Aprende a crear un flujo de trabajo motivador que eleve a tu equipo.
Un flujo de trabajo organizado garantiza que cada parte móvil esté sincronizada, que se cumplan los plazos y que nunca se pierda nada. Se trata de un proceso paso a paso que describe cada etapa del marketing, desde la lluvia de ideas y la creación de contenido hasta la aprobación y distribución.
Al crear un flujo de trabajo de marketing sólido, sientas una base para tus campañas que les permite funcionar sin problemas, no desviarse y ofrecer resultados.
Beneficios de un flujo de trabajo de campaña de marketing
Un flujo de trabajo de campaña de marketing fiable puede transformar la forma en que trabajan los miembros del equipo de varias maneras importantes:
- Mayor productividad y eficiencia: las pautas y los procesos estandarizados de un flujo de trabajo eliminan las conjeturas y ayudan a todos a ver el panorama general, lo que significa que evitas tareas repetitivas y puedes concentrarse en tu campaña.
- Más visibilidad y transparencia: la claridad que aporta un flujo de trabajo facilita el seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso del proyecto. La transparencia también te ayuda a detectar cuellos de botella y abordarlos lo antes posible. Esto contribuye a que el proyecto se mantenga en los cauces previstos.
- Toma de decisiones o asignación de recursos más sencilla: los flujos de trabajo te brindan información sobre cómo va una campaña y te ayudan con la asignación de recursos. Ver lo que funciona de un vistazo significa tomar decisiones más fácilmente sobre cómo o cuándo ajustar una campaña.
No es solo algo que conviene tener. Un flujo de trabajo de campaña de marketing puede dar un gran impulso a sus proyectos individuales (y a tu equipo en su conjunto). Entonces, ¿cómo crear uno bueno?
Cómo crear un flujo de trabajo de marketing en 5 sencillos pasos
Piensa en crear un flujo de trabajo de marketing eficaz como si estuvieras configurando un motor que impulse tus campañas hacia el éxito. A continuación se muestra un ejemplo de cómo configurarlo:
1. Define objetivos y metas
No tiene sentido crear un flujo de trabajo de marketing sin saber a dónde quieres llegar. Comienza por fijar tus objetivos de marketing, ya sea aumentar las tasas de apertura de correo electrónico, generar más tráfico en el sitio web, impulsar la participación en las redes sociales u otra métrica clave.
Con estos objetivos en mente, utilízalos como guía para cada paso de tu flujo de trabajo de marketing. Unos objetivos bien definidos garantizan que cada tarea, desde las ideas iniciales hasta el lanzamiento de la campaña, se alinee con el panorama más amplio. Esto hace que tus esfuerzos sean más específicos, efectivos y directos, al tiempo que brinda a los miembros del equipo un sentido de orientación; también garantiza que cada paso tenga un propósito y contribuya a su éxito de marketing.
Ejemplo: utiliza herramientas de gestión de tareas y plantillas de plan de proyecto para delinear y priorizar objetivos. Entonces, si el objetivo es aumentar las tasas de apertura de correos electrónicos, por ejemplo, tus tareas podrían incluir realizar pruebas A/B de líneas de asunto, segmentar tu lista de correo electrónico y personalizar el contenido.
2. Identifica tareas e hitos
Divide tus grandes iniciativas de marketing en tareas e hitos más pequeños y manejables. Esto mantendrá a los equipos encaminados y al proyecto avanzando.
Ya sea crear boletines informativos por correo electrónico, diseñar gráficos para redes sociales o lanzar publicaciones de blog, cada tarea debe encajar con los objetivos generales de la campaña. Organizar la estrategia de marketing en estos fragmentos puede hacer que la carga de trabajo parezca más alcanzable y ayuda a garantizar que se cubran todos los detalles.
Alcanzar hitos más pequeños también brinda a los equipos una sensación de logro, manteniendo a las personas motivadas y enfocadas en el objetivo general. La clave para una campaña exitosa está en los detalles, y este enfoque granular te ayuda a identificarlos en todo momento.
Ejemplo: fija plazos para cada tarea, ajustándolos a tus objetivos más amplios. Por ejemplo, si estás lanzando un nuevo producto, es posible que debas programar una serie de publicaciones teaser hasta la gran presentación, cada una con su propia fecha límite.
3. Colabora y comunícate mientras avanza el trabajo
Las mejores campañas se basan en el trabajo en equipo, así que utiliza herramientas de comunicación y mensajería para mantener a todos informados. Ya sea durante las reuniones de equipo, las sesiones de lluvia de ideas o la colaboración en resultados del proyecto, una comunicación abierta es clave.
La automatización en las herramientas de gestión de tareas puede ayudar aquí, haciendo que las personas puedan recibir alertas cuando se completa un trabajo o las tareas de marketing requieren acciones adicionales, lo que promueve automáticamente la colaboración entre las partes interesadas.
Ejemplo: almacena y comparte recursos de marketing como plantillas de correo electrónico, calendarios de redes sociales y archivos de diseño en un solo lugar, como una carpeta dedicada en tu cuenta de Dropbox. Esto garantiza que todos tengan acceso a lo que necesitan, cuando lo necesitan, manteniendo el flujo de trabajo fluido y eficiente.
Si eres una agencia de marketing que recopila archivos de sus clientes, usa las solicitudes de archivos de Dropbox para enviarles un enlace que les permita subir los archivos directamente a la carpeta de campaña correcta, incluso si no tienen una cuenta de Dropbox. Las subidas se mantienen organizadas en un solo lugar y puedes añadir fechas de entrega y recordatorios para que se realicen según lo previsto.
Para asegurar el control de versiones entre equipos remotos, mantén el material de la campaña en una carpeta compartida para que las actualizaciones se sincronicen en tiempo real y todo el mundo trabaje con la última versión. Define permisos para archivos y carpetas, y compártelos mediante enlaces seguros, para restringir el acceso únicamente a las personas autorizadas. Y si alguien sobrescribe un archivo, usa el historial de versiones para restaurar un borrador anterior.
4. Navega por el proceso de revisión y aprobación
Optimiza tu proceso de revisión y aprobación mediante potentes funciones de colaboración que eliminen cualquier cuello de botella que ralentice su flujo de trabajo. Evita las cadenas de correo electrónico y los comentarios difusos. Dropbox centraliza y simplifica el proceso de revisión en una sola herramienta.
Empieza creando una carpeta compartida para cada campaña y mantén todos los borradores, informes y recursos creativos en un solo lugar. De esa forma, los revisores siempre sabrán dónde buscar y tú siempre sabrás que están revisando la última versión. Utiliza controles de acceso a las carpetas o enlaces compartidos para involucrar a las partes interesadas (incluidas las agencias) y mantén los comentarios y anotaciones directamente en los archivos, en lugar de dispersarlos por los correos electrónicos. El historial de versiones también te permite ver los cambios y recuperar versiones anteriores cuando lo necesites.
Al utilizar comentarios en documentos, anotaciones en imágenes y herramientas de marcado para archivos PDF, los equipos pueden aportar unos comentarios claros y prácticos directamente sobre el contenido. En el caso del contenido multimedia enriquecido, como vídeos, Dropbox Replay te permite dejar notas o sugerencias específicas para cada cuadro, además de anotaciones. Esto hace que cada comentario sea relevante y fácil de poner en práctica.
Unos plazos de entrega más rápidos implican una colaboración más eficiente y los miembros del equipo de marketing pueden entonces centrarse en crear en lugar de esperar.
Ejemplo: para el videomarketing, prueba Replay para obtener comentarios más rápidos sobre vídeos, imágenes y audio, lo que reduce las demoras y mantiene la ejecución de tu campaña según lo previsto. Acelerar el proceso de comentarios ayuda al flujo de trabajo de marketing en general, especialmente porque este paso depende completamente de tu equipo.
5. Lanza y monitoriza tus campañas de marketing
Es hora de lanzarse. Ejecuta tus campañas de marketing de acuerdo con el flujo de trabajo y la cronología que hayas configurado. Pero el trabajo no termina allí: monitorea métricas clave como alcance, participación y conversiones para ver cómo funciona tu campaña.
Ejemplo: utiliza herramientas de análisis para obtener información sobre el rendimiento de la campaña. Si ves que algo no funciona, como un correo electrónico que no obtiene las tasas de apertura que deseas, ajusta tus estrategias para mejorar los resultados en proyectos futuros.
Ejecuta siempre tus campañas de marketing de acuerdo con el flujo de trabajo y la cronología establecidos. Supervisa métricas clave como el alcance, la participación y las conversiones para evaluar el rendimiento.
Utiliza herramientas de análisis para medir el rendimiento de las campañas y obtener información sobre los éxitos y los fracasos. Ajusta tus estrategias en función de estos conocimientos para optimizar los resultados en proyectos futuros.
Si estás listo para crear tu flujo de trabajo de marketing, Dropbox reúne múltiples etapas para que puedas realizar un trabajo increíble, sin cambiar de herramienta.
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Utiliza Dropbox para crear y gestionar flujos de trabajo de marketing
Los flujos de trabajo de marketing son una necesidad para ejecutar unas campañas exitosas que den en el blanco. Desde el establecimiento de objetivos hasta el seguimiento de tu progreso, un flujo de trabajo sólido garantiza que cada paso trabaje hacia el mismo fin.
Prueba Dropbox para llevar tus esfuerzos de marketing al siguiente nivel. Con funciones que ayudan a unificar todos los aspectos de tu flujo de trabajo, puedes administrar campañas de marketing, procesos de ventas u otros proyectos con las mayores posibilidades de éxito.
Aprovecha el potencial de Dropbox para mucho más que almacenar: administra los activos de las campañas, recopila archivos de clientes, y agiliza las aprobaciones mediante un uso compartido seguro y herramientas de revisión integradas. Explora la gama completa de funciones de Dropbox para descubrir cómo tu equipo de marketing puede planificar, crear y lanzar más rápido.
Preguntas frecuentes
Las mejores herramientas son aquellas que combinan funciones de gestión de proyectos, colaboración y análisis, esenciales para una gestión eficaz del flujo de trabajo de marketing. Por ejemplo, plataformas como Dropbox tienen funciones que ayudan a realizar un seguimiento de tareas, plazos y progreso de las campañas, junto con integraciones de aplicaciones que pueden combinarse con herramientas de marketing existentes como HubSpot y muchas otras.
El mejor almacenamiento en la nube para equipos de marketing es el que centraliza los recursos de las campañas, mantiene a todos trabajando sobre la versión más reciente y te da control sobre quién puede acceder o descargar los archivos, especialmente cuando colaboras con agencias o autónomos. Dropbox permite compartir carpetas y enlaces de forma segura, además del historial de versiones, para que puedas recuperar versiones anteriores cuando lo necesites.
Una plataforma ideal para compartir archivos y lograr la colaboración de marketing multicanal mantiene todos los recursos de cada canal en un solo lugar, sincroniza las actualizaciones en tiempo real, y facilita compartir borradores de forma segura con equipos internos, agencias y clientes. Dropbox lo consigue con carpetas compartidas, controles de enlaces seguros y herramientas integradas de comentarios y de vista previa, como Dropbox Replay para la revisión creativa con marca de tiempo, y con integraciones con herramientas como Asana, Adobe Creative Cloud, Slack y Canva.
Un flujo de trabajo de marketing guía a los miembros del equipo de principio a fin. Saber quién hace qué, cuándo y cómo te permite centrarse en la ejecución en lugar de en tu próximo movimiento. Esto reduce la ambigüedad, los obstáculos y genera una mayor productividad porque todos están en sintonía y pueden concentrarse en su trabajo.
Puede haber muchas áreas complicadas, con desafíos comunes que incluyen resistencia a la adopción por parte de un equipo, falta de claridad en los roles o responsabilidades y mala comunicación. En las primeras etapas, el uso de nuevas herramientas o procesos también puede generar fricciones o retrasos. Puedes afrontar esos desafíos con formación y eligiendo herramientas que simplifiquen y unifiquen cada etapa del flujo de trabajo.
Realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como las tasas de finalización de tareas, la cronología de los proyectos y los resultados de campañas, para ver cómo está funcionando tu flujo de trabajo de marketing. Revisar las métricas puede ayudarle a detectar cuellos de botella, áreas de mejora y oportunidades para ajustar tu flujo de trabajo, además de brindarte la tranquilidad de saber que todo está funcionando sin problemas.
