Cómo potenciar la productividad del equipo: 6 trucos para una comunicación eficaz

Una buena comunicación en el equipo garantiza que todos estén en sintonía, reduce la confusión y crea un entorno de trabajo más productivo. Aprende cómo herramientas como Dropbox hacen que esto sea más fácil y efectivo.

La comunicación en equipo es el intercambio de información, comentarios o ideas que mantienen tus proyectos en marcha. Es mucho más que simples mensajes o reuniones. La comunicación en equipo eficaz es la base de la productividad, la colaboración e incluso la moral del equipo.

Por eso es crucial hacerlo bien, ¡pero no te dejes desanimar por el reto!

Hay cosas que puedes hacer para mejorar tus habilidades de comunicación. De este modo, crearás un entorno laboral donde el compromiso de los empleados sea alto y la gestión de proyectos sea sencilla. Aquí exploraremos varias formas de abordarlo y explicaremos cómo herramientas como Dropbox pueden facilitarte la vida en el proceso.

Estrategias para mejorar la comunicación en equipo

Aquí están nuestras principales estrategias que puedes implementar para mejorar la comunicación en equipo:

1. Dedica tiempo a las revisiones periódicas

Una estrategia sencilla pero eficaz para mejorar la comunicación es programar reuniones periódicas de equipo, como reuniones diarias o semanales. Aquí puedes comentar las novedades, compartir opiniones y abordar cualquier problema o inquietud, o simplemente ponerte al día.

Una forma de garantizar que esto ocurra es utilizar las videoconferencias para las reuniones cara a cara, lo que fomenta un sentido de conexión y colaboración. Esto resulta especialmente útil para equipos remotos. Este tipo de comunicación regular también constituye una gran barrera contra la falta de comunicación. 

Las videollamadas son más atractivas que las cadenas de correos electrónicos, pero en realidad depende de ti. A veces, simplemente compartir un enlace a un documento compartido, que cada uno puede actualizar a su propio ritmo, es suficiente para mantener a los equipos comunicados y alineados con los objetivos comunes. Esto también resulta útil para comunicarse con equipos remotos, especialmente aquellos que se encuentran en diferentes zonas horarias.

La empresa de ropa YEVU utiliza Dropbox para crear transparencia e impulsar la colaboración entre dispositivos. Gestionan su producción textil y sus procesos de campaña con equipos en Ghana que solo utilizan teléfonos, lo que permite la colaboración entre equipos intercontinentales. 

Descubre cómo YEVU aprovecha Dropbox para una colaboración en equipo más eficaz.

2. Fomenta una comunicación clara y transparente

Las estrategias de comunicación como esta implican concienciar y fomentar ciertas actitudes o comportamientos. 

Si los líderes hacen hincapié en la importancia de la claridad y la transparencia en la comunicación, pueden fomentar un entorno donde se valore la comunicación abierta. De esta forma, los miembros del equipo se sienten cómodos expresando sus pensamientos, ideas o inquietudes sin titubear.

La sinceridad no tiene por qué ser lenta ni estancarse cuando alguien tiene una opinión diferente. Hay muchas maneras de hacerlo de forma eficiente. Por ejemplo, Exporo utiliza firmas electrónicas en Dropbox, de modo que los responsables de la toma de decisiones puedan aprobar documentos más rápidamente.

Descubre cómo Exporo utiliza Dropbox para mantenerse ágil.

3. Utiliza el intercambio seguro de archivos para distribuir información

Este consejo es ideal para la tranquilidad. Utiliza herramientas seguras para compartir archivos para compartir más fácilmente documentos, archivos y recursos, garantizando que todos tengan acceso a los datos que necesitan y manteniendo protegida la información confidencial. Esto es especialmente importante para el intercambio de información con terceros, como los clientes.

Dropbox incluye funciones seguras para compartir archivos que facilitan compartir archivos con tan solo unos clics, incluso con personas que no tienen una cuenta. Empresas como The Shopping Center Group (TSCG) utilizan Dropbox de esta manera.

Descubre cómo TSCG utiliza Dropbox para compartir información más rápido y facilitar la colaboración con los clientes.

4. Practica la escucha activa para cultivar la empatía

Fomenta la escucha activa en tu equipo: esta técnica implica prestar atención, hacer preguntas aclaratorias y hacer comentarios constructivos. Se trata de escuchar y comprender lo que la gente tiene que decir.

Tanto si aceptas la propuesta de alguien como si no, puedes gestionar todos los datos con Dropbox, incluso entre departamentos distintos que necesitan comunicarse. Por ejemplo, la Universidad de Florida utiliza Dropbox para mantener la comunicación entre 102 instalaciones en todo el mundo, de modo que todos sepan qué se ha decidido y por qué.

Descubre cómo la UF utiliza Dropbox para crear una cultura unificada.

5. Prueba herramientas de revisión de vídeo para proyectos creativos

Los proyectos creativos requieren una mejor comunicación, especialmente durante los ciclos de comentarios; por lo tanto, una comunicación eficiente es clave para alcanzar las metas e hitos de tu hoja de ruta. Las herramientas de revisión de vídeo ayudan a agilizar este proceso al mantener un registro de los comentarios y permitir obtener información específica de cada fotograma.

Las herramientas de revisión de vídeo, como Replay, que se puede probar gratis, permiten a los equipos marcar, anotar y dejar comentarios directamente en los archivos de vídeo. Esto ayuda a centralizar los flujos de trabajo y permite trabajar de forma asíncrona. Empresas creativas profesionales como DeMuro Das utilizan Replay de esta manera.

Descubre cómo DeMuro Das permite a los equipos comunicarse de forma asíncrona con Dropbox Replay.

6. Haz mejores comentarios y da reconocimiento

Ofrece comentarios específicos y prácticos para ayudar a los miembros del equipo a mejorar, reconociendo al mismo tiempo sus fortalezas y contribuciones, para mantener la moral alta. Descubre más sobre cómo proporcionar comentarios efectivos que impulsen el rendimiento.

Celebra los logros y proporciona comentarios constructivos que se centren en las acciones, no en las personalidades. MythSudio, por ejemplo, utiliza herramientas de Dropbox como Replay y software de grabación de pantalla para proporcionar comentarios detallados y revisar proyectos creativos.

Descubre cómo Myth Studio utiliza Dropbox para equilibrar los comentarios y el reconocimiento.

Al implementar estas estrategias y aprovechar las funciones adecuadas de Dropbox podrás crear fácilmente un equipo más conectado, productivo y comprometido.

Beneficios del uso de herramientas de comunicación en equipo

La comunicación eficaz es esencial para aquellos equipos que pretenden hacer las cosas más rápido, mejor y con menos errores. Aquí tienes algunos beneficios de las herramientas de comunicación en equipo:

• Colaboración mejorada: se colabora, se comparten ideas y se alcanzan objetivos comunes con mayor facilidad, evitando malentendidos.
• Mayor moral del equipo: se crea un ambiente de confianza, camaradería y espíritu de equipo, para que los miembros del equipo se sientan conectados y realmente deseen trabajar juntos.
• Mayor productividad: se minimizan los malentendidos y las demoras, y los flujos de trabajo se desarrollan con mayor fluidez gracias a las aplicaciones de comunicación en equipo.

En definitiva, las herramientas de comunicación adecuadas pueden transformar incluso a los equipos más dispersos, pasando de ser un conjunto de individuos a un todo cohesionado.

Crea mejores equipos con una comunicación eficaz

Al usar Dropbox, no solo mejoras la comunicación del equipo, sino que optimizas todo tu flujo de trabajo y sientas las bases para lograr mejores resultados comerciales. 

Colabora fácilmente, mantente organizado, comunícate abiertamente y observa cómo se dispara la productividad con Dropbox: la solución integral para ayudar a los equipos a comunicarse y trabajar juntos.