¿Qué es la colaboración? Una guía práctica para equipos

La colaboración es lo que ocurre cuando las personas trabajan juntas hacia un objetivo común, coordinan sus esfuerzos y comparten la responsabilidad del resultado.

En el entorno de trabajo moderno, la colaboración suele fallar por una razón sencilla: el trabajo está disperso. Para la mayoría de los equipos, esto significa que los borradores están en distintos lugares, los comentarios aparecen en diferentes conversaciones y nadie sabe con certeza cuál es la versión correcta.

Esta guía desglosa qué significa la colaboración, en qué se diferencia de compartir y qué pueden hacer los equipos para colaborar de forma más eficaz cada día. Si quiere poner en práctica estas ideas con Dropbox, puede elegir un plan y transformar hoy mismo la manera en que colabora su equipo.

¿En qué consiste la colaboración en el lugar de trabajo moderno?

En términos de comportamiento organizacional y laboral, la colaboración es una forma de trabajo interdependiente que implica que las personas: 

• Coordinar tareas
• Información de Exchange
• Tomad decisiones juntos 

Esto es necesario porque ‌el trabajo no se puede hacer bien de forma aislada. Una forma sencilla de entenderlo es que la colaboración es un objetivo compartido con propiedad compartida y un trabajo de apoyo coordinado.

Esa definición es importante porque marca la diferencia entre la colaboración y un grupo de personas que trabajan cerca unas de otras. 

Si el objetivo es compartido, pero la propiedad no está clara, las decisiones serán lentas, se duplicarán esfuerzos o habrá que rehacer el trabajo.

¿Qué diferencia hay entre compartir y colaborar?

Compartir es darle a alguien acceso a un archivo, una carpeta o un enlace. La colaboración es el proceso de crear algo en conjunto con una responsabilidad compartida sobre el resultado. Esta es la diferencia:

Si envías un archivo para que alguien pueda consultarlo:

• Se trata sobre todo de compartir
• Ejemplo: «Aquí tienes la última presentación».

Si estás recopilando aportaciones, haciendo cambios y acordando la versión final:

• Eso es, sobre todo, colaboración
• Ejemplo: «Revisemos los comentarios y finalicemos la presentación antes del viernes».

En la práctica, la colaboración suele incluir:

• Control de acceso: quién puede ver o editar.
• Comentarios en contexto: comentarios que permanecen vinculados al trabajo
• Control de versiones: para que todo el mundo trabaje con el archivo correcto
• Pasos siguientes claros: quién actualiza qué y para cuándo

Una regla práctica útil: si el éxito depende de los comentarios, las decisiones y la iteración, se trata de colaborar, no solo de compartir.

Prácticas recomendadas basadas en evidencia para mejorar la colaboración del equipo

Mejorar la colaboración no requiere revisar todo el proceso por completo. 

Por lo general, se reduce a que los líderes refuercen unas cuantas habilidades básicas: comunicación, claridad, confianza y cumplimiento. Estas son las prácticas que marcan la diferencia con mayor frecuencia:

Crear una red de seguridad psicológica para que las personas puedan expresarse

La seguridad psicológica es la sensación de que se pueden hacer preguntas, plantear inquietudes y compartir ideas sin miedo a ser sancionado ni avergonzado. Es clave para fomentar un entorno en el que la colaboración prospere.

Una investigación del Proyecto Aristóteles de Google destaca la seguridad psicológica como una de las dinámicas más importantes de los equipos. En sus escritos para la Harvard Business School, el trabajo de Amy Edmondson también se centra en que los líderes creen un espacio para que las personas expresen sus opiniones y aprendan de los errores.

Está claro que los equipos aprenden mucho de la forma en que funciona su equipo. Estas son algunas formas prácticas en que los líderes pueden fomentar ese espíritu de colaboración y ayudar a que los miembros del equipo se sientan implicados:

• Pida opiniones antes de compartir su propia respuesta: puede que descubra ideas o inquietudes que no había previsto
• Trate la incertidumbre como algo normal en las reuniones: así escuchará preguntas más inteligentes antes, en lugar de dudas ocultas más tarde
• Cuando algo sale mal, céntrate en lo que se aprendió y en lo que va a cambiar: esto es necesario para formar un equipo que mejore en lugar de uno que culpe en silencio

Cuando las personas se sienten lo bastante seguras como para decir «no lo entiendo» o «me he equivocado», es cuando empieza el verdadero trabajo en equipo, porque todos hemos pasado por ahí.

Establecer expectativas claras

Los mejores músicos no solo improvisan, sino que se ponen de acuerdo en la clave, el tempo y quién hará el solo. Una colaboración sólida es tediosamente clara y permitirá a las personas responder a preguntas como:

• ¿Qué queremos conseguir?
• ¿Cómo es el trabajo terminado?
• ¿Quién decide?
• ¿Dónde se encuentra el trabajo?
• ¿Cómo se proporcionarán y resolverán los comentarios?

Cuando estas no están claras, se observan siempre los mismos síntomas: conversaciones interminables, aprobaciones lentas y mensajes constantes para comprobar el estado de las cosas. Veamos cómo lograr que esto funcione en un equipo.

Cómo colaborar entre equipos

El trabajo entre departamentos es donde se ponen a prueba los hábitos de colaboración. Más partes interesadas significa más opiniones, más transferencias y más formas de difuminar la propiedad. Teniendo esto en cuenta, aquí tienes dos marcos de trabajo sencillos que ayudan a los equipos a mantener el impulso:

1. Utilice ‌una matriz RACI para aclarar los roles, en un lenguaje sencillo

Un diagrama RACI aclara quién es:

• Responsable: quién realiza el trabajo
• Responsable: quien es dueño del resultado y lo aprueba
• Consultado: quien aporta información
• Informado: quien debe estar al tanto

RACI se utiliza a menudo para facilitar la toma de decisiones y mantenerlas en marcha. Consulte el desglose a continuación para ver un ejemplo rápido basado en los entregables necesarios para lanzar la página de destino de una campaña.

Copia del borrador:

• Responsable: responsable de contenido
• Responsable: posible cliente de marketing
• Consultado: departamento legal
• Informado: ventas

Bocetos de diseño:

• Responsable: diseñador
• Responsable: director creativo
• Consultado: marca
• Informado: operaciones de marketing

Publicación final:

• Responsable: productor web
• Responsable: posible cliente de marketing
• Consultado: analíticas
• Informadas: partes interesadas

Si es posible, asigne el rol «Responsable» a una sola persona por entregable, para evitar la aprobación por comité. Puede crear su propia plantilla de diagrama RACI en Dropbox Paper para que este proceso sea repetible.

2. Redactar un acuerdo de trabajo sencillo

Un acuerdo de trabajo es un conjunto breve y compartido de reglas sobre cómo colabora el equipo. Los mejores caben en una sola página. Considera incluir aspectos como:

• Canales: ¿qué va en el chat, el correo electrónico o los documentos frente a otro lugar?
• Tiempos de respuesta: ¿qué se considera urgente y qué tiene una prioridad normal?
• Comentarios: ¿cómo los dejamos (por ejemplo, mediante notas) y cómo los cerramos?
• Decisiones: ¿dónde se registran las decisiones para poder encontrarlas más adelante?
• Archivos: ¿cuáles son las convenciones de nomenclatura y dónde se guardan las versiones finales?

Nada frena más el impulso que todos trabajando duro de maneras diferentes. Unas pocas reglas básicas pueden ayudar a mantener las cosas sencillas, algo aún más importante cuando colaboran diferentes equipos.

Cómo colaborar en equipos remotos e híbridos

La colaboración remota e híbrida suele fallar en dos aspectos: la sincronización (las personas no están online al mismo tiempo) y el contexto (la información está dispersa). Algunas pautas para que el trabajo asíncrono sea más fluido son:

• Opta por defecto por las actualizaciones escritas para el estado: si la reunión es solo para compartir las novedades, conviértela en una actualización escrita. A menudo, no es necesario interrumpir la concentración del equipo para una actualización rápida del estado.
• Formule solicitudes específicas: en lugar de «¿Alguna idea?» pruebe con «Revise las diapositivas 4-6 y comente antes del jueves a las 14:00». Cuanto más específicas sean las solicitudes, más concretos serán los resultados.
• Separa la lluvia de ideas de las decisiones: la lluvia de ideas puede ser caótica. Las decisiones deben registrarse de forma clara y en un solo lugar.
• Mantenga los comentarios vinculados al trabajo: si los comentarios quedan en una conversación que nadie puede encontrar después, repetirá los mismos debates la próxima semana.

Estas mejoras de eficiencia suman. Anótalos en un breve acuerdo y elige un único lugar para guardar la información y las decisiones. Cuando todos saben dónde encontrar las cosas, el teletrabajo es más fluido.

Uso del almacenamiento en la nube para la colaboración en equipo

El almacenamiento en la nube puede favorecer la colaboración en equipo cuando es el lugar donde reside el trabajo y no donde los archivos van a desaparecer. Con la configuración adecuada, todo el mundo trabaja desde la misma versión, los comentarios permanecen adjuntos al archivo y los compañeros pueden seguir avanzando aunque los horarios no coincidan.

Al elegir una plataforma de colaboración de archivos, busca lo siguiente:

• Espacios del equipo o carpetas compartidas fáciles de encontrar
• Comentarios, vistas previas e historial de versiones para que los cambios no se pierdan
• Uso compartido externo y controles administrativos para clientes y socios
• Herramientas de administración y visibilidad de la actividad que se adaptan a su equipo

Las funciones de colaboración son seguras cuando se usa Dropbox, pero conviene tener cuidado con las medidas de protección de otros proveedores y con la configuración que se utiliza. Priorice aspectos como la autenticación multifactor, el acceso con privilegios mínimos y las revisiones periódicas de permisos, especialmente al incorporar a colaboradores externos.

Aquí tienes una lista de verificación de inicio rápido para empezar a colaborar de inmediato:

• Cree una carpeta compartida por proyecto y mueva allí los archivos más recientes
• Acordar una convención de nombres sencilla y dónde se registran las decisiones
• Configurar las opciones por defecto de uso compartido para colaboradores internos y externos
• Habilitar la autenticación multifactor para todos
• Realice una limpieza de permisos, que puede repetir a intervalos regulares

Herramientas como Dropbox reúnen el almacenamiento y la colaboración en archivos con carpetas compartidas, controles de enlaces, comentarios e historial de versiones, para que los equipos puedan colaborar sin perder el contexto.

Une a los equipos con Dropbox

La colaboración es más sencilla cuando el equipo conoce tres cosas: qué estamos creando, quién se encarga de qué y dónde se encuentra el trabajo. 

A partir de ahí, las herramientas adecuadas te ayudan a mantener organizados los comentarios, los archivos y los permisos para que el trabajo pueda avanzar sin necesidad de reorganizarlo constantemente. Elige un plan y empieza a colaborar en Dropbox hoy mismo.