¿Podrías trabajar mejor en lugar de más?

Qué significa el trabajo inteligente

El trabajo inteligente se refiere a aprovechar la tecnología para transformar los equipos y hacerlos más eficientes. Estos cambios pueden llegar a ser tan profundos como pasar de la oficina a un espacio de trabajo centralizado online. También pueden ser más discretos; por ejemplo, adoptar la metodología Agile para sacar partido de las ventajas que aporta la tecnología para los equipos.

El objetivo del trabajo inteligente es superar los obstáculos que lastraban las oficinas: la rigidez, los espacios de trabajo aislados y una mentalidad poco innovadora. En lugar de eso, subraya los aspectos que realmente son importantes en una empresa: las personas y sus ideas. Las empresas que no están interesadas en el trabajo inteligente corren el riesgo de quedarse atrás, sobre todo en una época en la que todo el mundo necesita encontrar nuevas formas de trabajar. Muchos empresarios y su personal están tomando decisiones sobre cómo se trabajará en la empresa. En Dropbox, no nos desviamos de nuestro compromiso de ofrecer un entorno de trabajo eminentemente virtual.

En este contexto, muchos aspectos del trabajo inteligente se ven como algo tan básico que es posible que tanto empresarios como empleados los den por sentados. Eso significa que, si no ofreces iniciativas modernas como el teletrabajo o un horario de trabajo flexible, quizás te cueste más atraer a candidatos de perfil alto.

En qué sentido el trabajo inteligente aumenta la eficiencia en el trabajo

Para ver de qué forma la tecnología puede multiplicar la eficiencia, basta con mirar el teléfono que siempre llevas encima. Tareas que hace décadas hubieran necesitado cinco dispositivos ahora se pueden hacer con un solo teléfono. De modo parecido, los procesos de trabajo que hace diez años necesitaban varios programas de ordenador muy caros ahora se pueden llevar a cabo con una única solución online. Piensa en estos casos, que plantean la utilidad de la tecnología para los equipos. También verás el gran impacto que puede tener para una empresa en general:

Adiós a la oficina

Un espacio de trabajo inteligente no se limita a cuatro paredes o un código postal. Existe en cualquier lugar con conexión a Internet y puede estar al día aunque no lo estés tú. El trabajo inteligente significa poder trabajar estés donde estés. Así se esfuman los problemas del pasado, como dejarse algo en la oficina o en casa, o no poder acceder a algo desde casa y tener que ir a la oficina el fin de semana, situaciones que pueden desmoralizar a cualquiera. Además, ayuda a las empresas a atraer a personas de todo el mundo, no solo a aquellas que tenemos más cerca. Al disponer de una red de trabajadores remotos, es posible organizar equipos que trabajen sin estar limitados por el horario de una oficina o incluso una zona horaria.

Colaboración y trabajo en equipo

Todos hemos tenido que trabajar en un mismo documento con otras cinco personas. Descargar el adjunto, editar el documento, cambiarle el nombre, subir el adjunto, enviar el mensaje… y así una y otra vez. Y con el riesgo de que se acabe enviando la versión del archivo que no era. Con el trabajo inteligente, todas estas limitaciones de los ordenadores desaparecen. Gracias a la colaboración online, varias personas pueden trabajar en un documento, y este se actualiza en tiempo real. Es lo que permite conseguir una productividad nunca vista, ya que todos esos pasos intermedios tan complicados entre cambio y cambio dejan de existir.

Un proceso más fluido

El equipo de ventas se encarga del documento de la presentación; el ámbito de trabajo es cosa de Finanzas, y el informe inicial lo tiene el equipo de diseño en algún lugar. Es el momento de reunirse una y otra vez para que todo el mundo intente trabajar en sintonía y tener un poco de contexto. En un espacio de trabajo inteligente, todo está en el mismo sitio y no hay que rebuscar por la oficina. Además del talento natural del equipo, se aprovecha la potencia de las máquinas. Dropbox usa OCR para destacar los archivos que necesitas. Es capaz de reconocer hasta imágenes, por lo que no tendrás que recordar el nombre del archivo o la carpeta donde las dejaste. Basta con que busques el contenido de la imagen, como una maqueta del último producto o el pedido de comida más reciente que realizó el equipo.

Concentración

Ir cambiando de programa o visitar constantemente el escritorio de los compañeros es una puerta abierta a la procrastinación. Es fácil caer en el embrujo de las redes sociales y aplicaciones poco importantes, o simplemente pararse a hablar con todo el mundo en la oficina. El trabajo inteligente abre canales de comunicación que no interrumpen por completo el flujo de trabajo. Si hay que hablar con alguien del equipo que está a 10 minutos andando en la planta de arriba, la solución es dejar una nota, dejar de perder el tiempo por la oficina y pasar a tareas más importantes. Con el trabajo inteligente, dedicarse a varias cosas a la vez es más fácil que nunca.

Bienestar

Imagina que el jefe te pide con urgencia que tu equipo se encargue de algo, pero los archivos que necesitáis están en la bandeja de entrada del equipo de ventas. Y resulta que ese equipo está trabajando fuera. A eso le añadimos un día con llamadas que hacen saltar todas alertas, mucha tensión, un equipo con la moral baja y un estado de ánimo complicado. Las carpetas compartidas son una solución inmediata a este problema, ya que todo el mundo trabaja más tranquilo y los equipos disponen de las herramientas que necesitan. A largo plazo, puede suponer que se pierdan menos horas y se reduzcan las horas extra a desgana por la noche. El resultado es una mayor conciliación que hace que el equipo disfrute trabajando y descanse como es debido.

Trabaja mejor, no más

La tecnología puede mejorar un entorno de trabajo de tantas formas que no podemos mencionarlas todas. Dropbox te puede ayudar con todo, desde las habilidades comunicativas del equipo como su gestión del tiempo. Así, sabrás que el esfuerzo vale la pena.