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Nos vies sont bien documentées. Nous recevons des relevés, conservons des dossiers et classons des documents personnels importants. De plus, il y a toutes les superbes photos et vidéos que nous prenons, partageons et enregistrons. Chacun organise sa propre collection éclectique de contenu, et c’est une vraie responsabilité d’assurer son organisation et sa sécurité.
Lorsque nous étions jeunes, nos parents s’occupaient de tout ça pour nous. Ils créaient des albums photos, filmaient les événements familiaux et classaient nos documents dans des dossiers. À un moment donné pourtant, c’est au tour des enfants de prendre le relais. Nous devons nous charger de nos propres documents, mais aussi aider nos parents vieillissants à s’organiser.
C’est là qu’entre en jeu la simplicité des fichiers numériques et du stockage cloud : signez des documents en ligne, partagez des photos instantanément et organisez des fichiers médicaux sur votre téléphone. Et même si tous les parents ne savent pas bien utiliser ces nouveaux outils, vous en êtes capable. Et avec un peu de préparation, vous pourrez faciliter la vie de toute la famille.
Cinq bonnes raisons de faire utiliser Dropbox à vos parents
1. Le partage de photos et de vidéos se fait en un clic
Les parents sont de grands fans de photos. Ils adorent voir où vous êtes partis en vacances et partager à distance toutes les aventures de leurs petits-enfants. Envoyer des photos et vidéos est donc la meilleure façon de les faire participer à vos activités, où qu’ils se trouvent.
Quelle est la meilleure façon de partager des photos avec vos proches ? Il y a bien les SMS ou les e‑mails, mais bien souvent, vous devez renvoyer la même image plusieurs fois parce que vos parents ne la retrouvent pas… Avec Dropbox Family, vous importez les images directement dans un dossier partagé et vos parents reçoivent une notification les informant qu’une nouvelle photo est disponible. En plus, ils savent exactement où trouver les fichiers que vous avez déjà envoyés. Vous pouvez facilement regrouper vos comptes ou ajouter vos parents en tant qu’utilisateurs de votre forfait Dropbox Family.
Découvrez comment en regardant cette vidéo :
Le numérique a révolutionné la façon dont nous partageons et stockons les photos de famille. Rares sont ceux qui s’encombrent encore de tirages papier. En revanche, nous conservons beaucoup de photos sur un disque dur anonyme. C’est réconfortant de savoir que nos souvenirs sont en sécurité. Cependant, les disques externes ne sont pas éternels et ils peuvent être perdus ou endommagés. C’est simple : si vos photos valent la peine d’être enregistrées, conservez-les dans le cloud. Grâce à la sauvegarde de disque externe, vous pouvez sauvegarder automatiquement les fichiers importants stockés sur des disques externes en toute simplicité. Votre contenu est ainsi conservé en lieu sûr dans le cloud. Et grâce aux chargements appareil photo automatiques, vous pouvez sauvegarder toutes vos photos et vidéos sans y penser. Il suffit de télécharger l’application mobile Dropbox et d’activer la fonctionnalité.
2. Tous les fichiers, formulaires ou documents dont vous avez besoin sont à portée de main
Les formulaires de consentement, les cartes d’assurance et les documents juridiques gagnent en importance à mesure que nous prenons de l’âge. L’organisation non gouvernementale AARP a publié une liste de tâches juridiques à destination des aidants familiaux. Selon ses recommandations, la première étape consiste à collecter les documents appropriés et la troisième à classer les papiers importants. Le constat est clair : deux conseils sur six soulignent l’importance des documents administratifs de vos parents.
Il est évidemment difficile de savoir quand vous aurez besoin d’un document spécifique. Mais pourquoi attendre la dernière minute pour réaliser qu’un papier manque ? Le nouveau médecin de vos parents a généralement besoin de leur carte de sécurité sociale et de leurs antécédents médicaux complets. Vous pouvez également être amené à partager des informations médicales et financières pour monter des dossiers et prétendre à certains avantages.
Dans son article 30+ Essential Documents to Have in Order for Aging Parents, l’autrice du site A Place for Mom, Merritt Whitley, cite Tiffany Wise, directrice du développement clientèle : « Si vous ne retrouvez pas les documents importants comme des déclarations de revenus ou des données bancaires, ça peut entraîner un retard des prestations pour le senior, voire leur refus. »
La meilleure façon de se tenir prêt est de tout avoir à portée de main. Vous pouvez enregistrer les formulaires médicaux, la procuration longue durée et la directive anticipée d’un parent dans un dossier Dropbox unique. Tous les fichiers importants sont accessibles depuis votre smartphone ou ordinateur, et vous n’avez pas besoin de faire de longues recherches pour trouver un formulaire donné : tout se trouve exactement à l’endroit voulu.
3. Le partage d’informations essentielles avec l’ensemble de votre famille est beaucoup plus simple
Est-ce que vos parents ont des allergies ? Quels sont leurs traitements ? Quel est le nom de leur médecin traitant ? Se rappeler chaque détail du parcours de soins d’un parent est difficile, mais primordial. Merritt Whitley indique : “Avoir accès rapidement à l’historique médical d’un senior peut lui sauver la vie en cas d’urgence. Par exemple, savoir quels médicaments il prend de manière régulière peut avoir une influence considérable sur le traitement préconisé.”
Il existe une solution simple pour mémoriser toutes ces informations : créez un aide-mémoire. Ajoutez-y le nom des médicaments que prennent vos parents, le nom de leurs médecins et leur état de santé. Stockez ce document dans Dropbox et partagez-le avec les soignants et les membres de la famille. Les informations les plus récentes sont rassemblées dans un lieu unique, et vous pouvez les actualiser facilement en modifiant les fichiers Google Docs et Microsoft Office directement dans Dropbox.
4. Les signatures électroniques représentent un vrai gain de temps
À mesure qu’ils avancent en âge, les parents sont invités à signer une multitude de documents différents. En règle générale, c’est un processus lent et fastidieux. Vous attendez des jours ou des semaines que le formulaire vous parvienne par voie postale. Ensuite, une fois signé, vous devez en faire une copie pour vos dossiers, l’affranchir et le renvoyer. Chaque étape prend du temps et il existe toujours un risque d’égarer le document en cours de route.
Voici comment simplifier les choses : choisissez la signature électronique chaque fois que possible. L’utilisation d’une signature électronique vous permet de terminer l’ensemble du processus en quelques secondes, et non en plusieurs jours. Les documents et formulaires numériques sont livrés instantanément. Vos parents peuvent les signer en quelques clics. Et Dropbox pour les équipes se connecte aux principaux outils de signature électronique pour stocker automatiquement les fichiers signés.
Même si les signatures électroniques ont une valeur juridique, certains formulaires (comme les testaments et les procurations) nécessitent une signature physique. Vous pouvez toujours en stocker une copie signée dans le cloud. Dropbox simplifie la numérisation des documents physiques. Ainsi, tous les documents administratifs de vos parents se trouvent dans un endroit unique et sûr. Et il est beaucoup plus facile de partager un document numérique à jour qu’une photocopie.
5. Dropbox fonctionne avec les appareils que vos parents utilisent déjà
Aider les parents vieillissants à utiliser un nouveau smartphone ou un nouvel ordinateur est toujours un peu sportif. Et une fois qu’ils en ont compris le principe, il est préférable de ne plus changer de système. Il en va de même pour les nouveaux services et applications. Dans un article pour Forbes, Robin Seaton Jefferson avertit “… des chercheurs ont révélé que lorsque la frustration entrait en jeu face à une nouvelle technologie, les seniors ne se sentaient pas à la hauteur et perdaient même toute motivation pour essayer.” Ça ne vous interdit pas de renouveler les appareils technologiques de vos parents, mais vous devez être attentif à leurs besoins et faire preuve de patience pour leur apprendre à utiliser de nouveaux outils.
Dropbox fonctionne de la même manière sur différentes plateformes : vos parents peuvent afficher des fichiers partagés sur leur PC, même si vous utilisez un Mac. Et tout est stocké ensemble, que vous utilisiez iOS ou Android. L’expérience est la même pour tout le monde, même si vous ne partagez pas la même technologie. Vous pouvez ainsi aider beaucoup plus facilement vos parents à appréhender de nouveaux processus.
Nous accumulons tous quantité de dossiers, photos et documents tout au long de notre vie. Il est donc très facile de se laisser submerger par les documents administratifs, en particulier lorsque vous gérez ceux d’un autre membre de la famille. Heureusement, le cloud a redéfini le rôle du dépositaire pour en faire une sorte de directeur technique de la famille. C’est à vous de choisir la bonne technologie pour mener votre mission à bien, et la simplicité de Dropbox sera votre alliée pour stocker et partager des fichiers critiques.
