L’importance du processus de gestion de projet
Tout projet nécessite une planification en amont : un processus qui vise à définir les tâches, les délais, les ressources et tout ce que vous devez savoir pour le mener à bien. Même si certains projets se déroulent sur de courts délais, ceux qui ont déjà eu à gérer de gros projets à long terme savent à quel point la planification est essentielle. La tâche revient souvent aux chefs de projet senior et aux décideurs de l’entreprise, mais cette approche n’est pas toujours viable.
Lorsqu’un responsable orchestre seul un projet, les membres de son équipe peuvent avoir du mal à en saisir tous les tenants et aboutissants. Même si vous travaillez chaque jour en étroite collaboration avec votre équipe, il n’est pas toujours possible de garder le cap sur tous les projets que vous menez en parallèle, surtout en période de forte activité. Vous risquez de vous retrouver à planifier en permanence et à superviser de loin des collaborateurs qui travaillent sur des documents distincts sans savoir où ils vont ni où ils en sont.
Pour que votre équipe et vous restiez fidèles aux objectifs du projet et suiviez la même approche pour les atteindre, la meilleure méthode consiste à impliquer votre équipe dès le début du processus de planification.
Pourquoi impliquer votre équipe dans la gestion de projet ?
Impliquer les membres de votre équipe dès les premières étapes de planification stratégique présente de nombreux avantages durant tout le cycle de vie du projet, mais aussi pour l’avenir de votre équipe.
Motiver et responsabiliser
Lorsque les membres de l’équipe reçoivent des tâches et des instructions individuelles simples, il peut être difficile pour eux d’avoir une vision globale des objectifs du projet. Ils ont ainsi du mal à savoir comment leur travail va affecter celui des autres membres de l’équipe, ainsi que le produit final ou les livrables qu’ils vont fournir. Utilisez une charte d’équipe pour définir des objectifs communs et faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. En donnant à vos collaborateurs l’espace nécessaire pour collaborer et définir le rôle de chacun dans le processus de planification du projet, vous les aidez à avoir une meilleure vision d’ensemble du projet. Ils en comprendront mieux l’objectif et seront davantage incités à fournir un travail de qualité. Ils pourront aussi plus s’investir dans le projet global afin d’en devenir des acteurs à part entière. Encouragez les membres de votre équipe à prendre leur part de responsabilité dans la réussite des projets, et vous constaterez qu’ils mettront bien plus de cœur à l’ouvrage.
Développer les compétences de l’équipe
Votre équipe trouve toujours de nouveaux moyens d’améliorer la qualité et l’efficacité des tâches qu’elle accomplit au quotidien. Si certains collaborateurs cherchent sans cesse de nouvelles opportunités de s’impliquer, d’autres ont besoin d’être encouragés pour élargir leur horizon professionnel. En impliquant votre équipe dans le processus de planification des projets, vous lui donnez de nouvelles occasions de découvrir et d’acquérir de nouvelles compétences. Vous pouvez alors mener à bien vos tâches de planification importantes tout en développant les aptitudes de vos collaborateurs et en les aidant à s’épanouir au sein de l’équipe. Ils joueront un rôle essentiel dans le processus de planification de projet grâce à leurs nouvelles compétences et seront capables, à terme, d’aider d’autres membres de l’équipe à mieux planifier leurs tâches. Enfin, une culture d’entreprise ne peut que tirer profit d’un environnement de travail axé sur le partage d’expérience et la responsabilité mutuelle.
Déléguer pour gagner en efficacité
Une fois le projet lancé, les tâches sont réparties entre les différents membres de l’équipe en fonction de leurs compétences. Pourquoi ne pas également déléguer des tâches pendant la phase de planification ? Une fois que les membres de votre équipe se sont formés aux étapes de planification stratégique d’un projet, vous pouvez commencer à répartir le travail de planification entre eux. Vous gagnerez du temps et améliorerez l’efficacité du processus en cas d’accélération de l’activité. Si les membres de l’équipe sont aussi compétents en planification de projet que dans leurs missions quotidiennes, les projets peuvent être plus rapidement mis en route. Veillez à ce que cela ne crée pas de silos au sein de votre équipe, car même si chaque membre effectue les tâches de planification spécifiques qui lui ont été confiées, le processus doit rester collaboratif.
Mettre en place un processus de gestion des projets en équipe
Pour mettre en place une approche collaborative de la planification de projet avec votre équipe, vous devez disposer des bonnes méthodes et stratégies. Voici quelques principes de base à respecter pour mieux planifier vos projets en équipe.
Faire du brainstorming en équipe
La première étape la plus courante de la planification stratégique est la phase de brainstorming et de conceptualisation. Si vous êtes chef de projet, ne vous contentez pas de laisser les membres de votre équipe venir à vous. Invitez‑les directement à participer à ces phases. Une fois que vous leur avez parlé du projet à venir, organisez une réunion pour réfléchir tous ensemble aux premières étapes. Prévoyez de réaliser une analyse pre-mortem lors de la réunion, pour que les membres de l’équipe puissent visualiser le projet et les résultats attendus. Établissez un ordre du jour et choisissez en amont quel sera l’objectif de la réunion afin qu’elle soit la plus efficace possible. Si ce type de réunion est une première pour votre équipe, vous pouvez utiliser un modèle de brainstorming ou de notes de réunion qui vous aideront à vous lancer avec une approche structurée.
Créer un document de gestion de projet partagé
Une fois que la machine est en marche, créez un document partagé et centralisé pour la gestion et la planification du projet. Ce document va permettre à chaque membre de l’équipe de savoir où vous en êtes dans le processus et ce qui a été décidé. Vous pouvez utiliser un tableau blanc, mais les programmes de gestion de projet et de collaboration d’équipe comme Dropbox Paper peuvent automatiser et simplifier ce processus. Toute l’équipe peut travailler sur le même document Paper, qui intègre une fonctionnalité de récupération des fichiers, un historique des versions et un suivi de toutes les modifications. Vous pouvez y inclure des liens vers d’autres documents de planification Paper ou le partager avec d’autres équipes de votre organisation qui ont besoin d’en savoir plus sur l’avancée du projet.
Adopter une approche de planification ou de gestion de projet
Il existe de nombreuses approches de planification et de gestion de projet que vous pouvez essayer pour trouver celle qui fonctionne le mieux pour votre équipe. L’approche de planification Agile établit un calendrier de "sprints" où votre équipe va élaborer des plans sur de courts laps de temps, avec la possibilité de commenter le résultat obtenu et de le retravailler. La technique PERT (Évaluation et examen des projets) offre quant à elle une méthode complète pour définir les exigences d’un projet en intégrant des événements clés et la gestion des risques. Des outils de planification de projet tels que les diagrammes de Gantt ou la matrice Eisenhower peuvent également vous aider à organiser les tâches et les processus à l’aide de méthodes éprouvées.
Chaque approche a ses points forts et son niveau de complexité. Votre équipe finira peut-être par modifier ou délaisser l’approche choisie, mais la mise en place d’une méthodologie claire dès le départ permettra d’impliquer toutes les parties prenantes dans la gestion du projet.
Encourager une communication continue
Une bonne communication est indispensable dans une équipe qui travaille sur un projet commun. Il est important de pouvoir partager des documents, mais également d’utiliser les bons canaux pour communiquer avec l’ensemble de l’équipe. Les outils de communication comme Slack vous permettent de créer des serveurs dédiés pour votre équipe et vous. En les combinant à Dropbox, vous pouvez même démarrer des conversations directement à partir de vos documents Paper ou d’autres fichiers. Vous avez également besoin d’une méthode pour organiser vos réunions d’équipe. En associant Dropbox à la visioconférence Zoom, votre équipe et vous pouvez collaborer et revoir vos plans simultanément.
Planifier en équipe
La planification d’un projet n’est pas nécessairement un casse‑tête qu’un chef de projet doit résoudre seul. Analysez rétrospectivement un projet avec les membres de votre équipe et appliquez leurs commentaires au nouveau plan de projet. Lorsque toute l’équipe s’implique dès le départ dans la gestion d’un projet, le processus gagne en efficacité et tout le monde est plus satisfait. En partageant les responsabilités et en encourageant vos collaborateurs à s’investir dans la réussite du projet, vous faites progresser votre équipe et le travail de chacun. Quelle que soit la méthode que vous et votre équipe déciderez de suivre pour planifier vos projets, l’implication et la collaboration de tous permettront d’obtenir de meilleurs résultats pour les différents projets, mais aussi pour votre équipe, votre entreprise et vous‑même à long terme.
Tout le monde peut organiser des réunions
Selon une idée dépassée, la gestion de réunion ne peut être assurée que par des supérieurs ayant le pouvoir de convoquer l’équipe. Mais la communication va dans les deux sens : si vous pensez qu’une réunion est nécessaire, organisez-en une. Sachez simplement que c’est à vous de faire en sorte qu’elle soit efficace et ne soit une perte de temps pour personne.
Les réunions ont pour but de permettre à chacun de partager des idées et de faire part de ses préoccupations. Imaginons que vous rencontriez un problème que même le meilleur outil de gestion des tâches ne peut pas résoudre, c’est l’occasion idéale pour vous de le signaler personnellement à votre équipe. Les réunions ont pour but de donner la parole à chacun, quel que soit son rôle ou son lieu de travail. Et grâce aux outils numériques efficaces à votre disposition, chaque réunion se déroulera sans accrocs.
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