Comment réutiliser les ressources d'une campagne marketing sans repartir de zéro

Chaque campagne laisse derrière elle quelque chose d'utile : un brief, une présentation, un ensemble de visuels, un montage vidéo, une page de destination, une séquence d'e-mails, un rapport de performance ou même simplement une idée pertinente qui n'a jamais été retenue pour le lancement final.

Le problème consiste à le retrouver, ou à le réutiliser, et à tirer pleinement parti de votre travail.

Les équipes marketing travaillent avec de nombreux fichiers, répartis sur plusieurs campagnes, ce qui signifie que les ressources commencent facilement à se disperser entre les dossiers partagés, les liens d’agences, les fils de discussion, les outils créatifs, les boîtes de réception et les anciens espaces de projet. Au moment où le suivant lancement démarre, il peut sembler plus rapide de créer un nouveau contenu que de retrouver ce qui existe déjà.

En réutilisant vos ressources, vous vous simplifiez la tâche, à vous et à votre équipe, et vous évitez le chaos lié à la duplication de ce qui existe déjà. Lorsque vous parvenez à trouver les bons fichiers, à comprendre leur contexte, à les adapter en toute sécurité et à partager la version finale avec les bonnes personnes, chaque campagne devient un tremplin pour la suivante. Vous cherchez un meilleur moyen de stocker et d'organiser vos données ? Choisissez un forfait pour commencer à organiser les ressources de votre campagne avec Dropbox.

Que sont les ressources d'une campagne marketing ?

Les ressources d'une campagne marketing sont les fichiers, le contenu et les documents complémentaires que vous utilisez pour planifier, créer, lancer, promouvoir ou évaluer une campagne. Il peut s'agir, par exemple :

• Des briefs créatifs et des plans de campagne
• Documents de messagerie et copy decks
• Visuels et vidéos pour les réseaux sociaux
• Variations de médias payants
• Texte et modèles d'e-mail
• Texte de la page de destination
• Captures d'écran des produits et clips de démonstration
• Charte graphique et éditoriale de marque et fichiers de conception
• Présentations d’aide à la vente
• Rapports, résultats et enseignements post-campagne

Une publicité ou une vidéo finalisée ne représente qu'une petite partie de la bibliothèque de ressources. Le contexte entourant le travail compte également. Les briefs, les commentaires, les approbations et les notes de performance peuvent tous vous aider à décider ce qu'il faut réutiliser, mettre à jour ou laisser de côté.

Pourquoi la réutilisation des ressources permet de gagner du temps et de préserver les ressources

La réutilisation des ressources de campagne vous aide à avancer plus vite, mais la rapidité n'est qu'une partie des avantages. La plus grande valeur vient du fait de s'appuyer sur un travail qui a déjà été examiné, testé et approuvé.

Lorsque vous réutilisez les bonnes ressources, vous pouvez :

• Uniformiser les messages de campagne
• Réduire le travail créatif en double
• Optimisez votre budget sur davantage de canaux
• Transformez les enseignements des campagnes passées en meilleures décisions
• Offrez aux nouveaux collaborateurs un point de départ plus clair
• Passez plus de temps à améliorer vos idées plutôt qu’à chercher des fichiers

Réutiliser des ressources ne signifie pas répéter la même campagne. Cela signifie simplement partir d’un travail utile réalisé par le passé et l’adapter à un nouveau public, canal, marché ou moment.

Pourquoi il est difficile de réutiliser les ressources d’une campagne marketing

Réutiliser des ressources semble simple, jusqu'à ce que vous essayiez de le faire pendant un lancement chargé. Votre équipe sait peut-être qu'une présentation, un graphique ou un rapport de campagne utile existe quelque part, mais « quelque part » peut désigner bien des endroits. 

Les fichiers peuvent être stockés dans différents outils. Les commentaires peuvent se trouver dans des commentaires, des e-mails, des réunions ou des messages instantanés. Les approbations peuvent être difficiles à retracer. Enfin, des fichiers mal nommés et des dossiers peu clairs peuvent rendre un excellent travail presque invisible.

Même lorsque vous trouvez une ressource prometteuse, vous devez répondre à quelques questions avant de l’utiliser :

• Est-ce la dernière version approuvée ?
• Cette image ou cette vidéo peut-elle encore être utilisée ?
• L’affirmation, la statistique ou le détail du produit sont-ils toujours exacts ?
• Qui l'a approuvé ?
• Quelles modifications ont été apportées depuis la dernière révision ?
• Où stocker la version mise à jour ?

Un workflow de réutilisation vous aide à répondre à ces questions avant que d'anciens travaux ne deviennent source de confusion. Alors, comment en élaborer un bon ?

Comment réutiliser les ressources d'une campagne marketing en 7 étapes

La meilleure façon de réutiliser les ressources d'une campagne marketing consiste à suivre un processus simple : définir le nouvel objectif, trouver les ressources associées, vérifier les droits d'utilisation et les approbations, confirmer la version la plus récente, adapter le travail, l'examiner dans son contexte, puis regrouper et archiver l'ensemble des ressources finales.

Voici comment procéder étape par étape :

1. Commencez par définir l'objectif de la nouvelle campagne

Avant de rechercher parmi les anciennes ressources, définissez ce dont vous avez besoin maintenant. Demandez-vous ce qui a changé depuis la campagne initiale, par exemple :

• Audience
• Canal
• Marketing
• Offre
• Détails du produit
• Direction de la marque
• Chronologie
• Procédure d’approbation

Cela vous évite de réutiliser un asset simplement parce qu'il existe. Un visuel pour les réseaux sociaux du trimestre dernier peut constituer un excellent point de départ, mais uniquement si le message, le format et les droits correspondent toujours à la nouvelle campagne.

2. Effectuez une recherche par contexte, et non uniquement par nom de fichier

Si vous recherchez uniquement des noms de fichiers exacts, vous risquez de passer à côté des meilleures ressources. Recherchez des noms de campagnes, des segments d'audience, des gammes de produits, des thèmes, des canaux, des dates et des types de fichiers tels que :

• Lancement de printemps
• Fidélisation des clients
• Suivi de webinaire
• Réseaux sociaux payants
• Démonstration du produit
• Présentation commerciale
• Rapport de performances
• Citation client
• Campagne de marque

Les équipes peuvent réduire le temps passé à rechercher des fichiers en centralisant les ressources de campagne dans leur stockage cloud, en utilisant des noms et des tags clairs, en enregistrant le contexte avec les fichiers finaux et en utilisant des outils qui recherchent dans les applications connectées.

3. Vérifier la propriété, les approbations et les droits d'utilisation

Avant d'adapter une ressource, vérifiez si elle est approuvée pour la réutilisation. 

Ceci est particulièrement important pour les citations de clients, les témoignages, les images sous licence, le contenu des influenceurs, la musique, les extraits vidéo, les allégations produit et les textes propres à chaque marché. 

Un actif de qualité peut devenir un risque si les droits d'utilisation expirent ou si les détails ne sont plus à jour. Recherchez des éléments tels que :

• Propriétaire de la ressource
• État d'approbation
• Droits d’utilisation
• Délai de validité
• Limites régionales
• Mentions légales obligatoires
• Exactitude des produits ou des tarifs
• Historique de révision de la marque

Si vous ne parvenez pas à confirmer le contexte, considérez la ressource comme un brouillon jusqu’à ce que quelqu’un la vérifie. Cela évitera toute réutilisation accidentelle et empêchera les équipes de devoir revenir en arrière.

4. Confirmer la version la plus récente

La confusion entre les versions ralentit la réutilisation. Cela peut également entraîner des messages obsolètes, des visuels non conformes à la charte graphique ou le partage de fichiers avant qu’ils ne soient prêts.

Avant d’adapter un asset, vérifiez que vous travaillez à partir de la dernière version approuvée. Avec Dropbox, vous pouvez organiser les fichiers de campagne au même endroit, utiliser l’ historique des versions pour récupérer un travail antérieur et aider les collaborateurs à rester alignés sur les fichiers actuels.

Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des agences, des indépendants, des équipes régionales ou des partenaires qui n'ont besoin d'un accès qu'à des ressources spécifiques.

5. Adaptez la ressource au nouveau canal ou public

Une fois que vous disposez de la bonne ressource, adaptez-la de manière ciblée. Voici quelques exemples de la façon dont vous pourriez procéder :

• Un rapport de campagne peut se transformer en diapositive d'aide à la vente
• Un extrait de webinaire peut devenir une courte vidéo pour les réseaux sociaux
• Un e-mail de lancement de produit peut devenir une séquence de fidélisation
• Un concept média payant pourrait devenir la bannière principale d'une page de destination.

Une bonne adaptation implique généralement de modifier plus que le format. Au minimum, examinez le message, l'appel à l'action, la hiérarchie visuelle et les besoins de l'audience. Conservez ce qui a fonctionné, puis mettez à jour tout ce qui n'est plus adapté.

Faites confiance à votre instinct et hiérarchisez les options en équipe ; apprendre à réutiliser efficacement est une compétence, vous vous améliorerez donc au fil du temps.

6. Recueillir des avis en contexte

Les ressources réutilisées doivent tout de même être examinées. La différence, c’est que les commentaires doivent rester associés au bon fichier ou à la bonne version.

Dropbox Replay vous aide à annoter, commenter et finaliser vos fichiers vidéo, image et audio au même endroit. La révision est ainsi facilitée lorsque vous adaptez des vidéos de campagne, des montages pour les réseaux sociaux, des démonstrations de produits ou des fichiers audio à partir des retours de plusieurs parties prenantes.

Pour les autres types de fichiers, les commentaires ou annotations, les dossiers partagés et les espaces de révision organisés permettent de garder les commentaires au plus près du travail plutôt que dispersés dans des fils de discussion distincts.

7. Regroupez, partagez et archivez l'ensemble final

Une fois les ressources mises à jour approuvées, créez un pack de campagne bien organisé.

Incluez les fichiers finaux, les notes d'utilisation, les recommandations de canal, les notes sur l'audience, ainsi que toute approbation importante ou tout contexte de performance. Ensuite, partagez le package dans Dropbox avec les paramètres d'accès appropriés.

Dropbox Transfer vous permet d'envoyer des fichiers de campagne volumineux, des vidéos et des dossiers de projet sans compresser les ressources ni les répartir sur plusieurs e-mails. Selon votre forfait, vous pouvez envoyer jusqu'à 100 Go, avec la possibilité de passer à un forfait supérieur allant jusqu'à 250 Go.

Après le lancement, archivez le package final à un endroit où votre équipe pourra le retrouver ultérieurement. Ajoutez suffisamment de contexte pour la prochaine personne qui devra le réutiliser.

Comment Dropbox vous aide à gérer les ressources de vos campagnes marketing

Dropbox vous aide à stocker, organiser, réviser et partager le travail de vos campagnes depuis un seul endroit, afin que les ressources restent plus faciles à retrouver et à réutiliser après le lancement. Avec Dropbox, vous pouvez :

• Stockez les ressources de campagne à un seul endroit centralisé : conservez au même endroit les briefs, les fichiers créatifs, les ressources de marque, les forfaits de campagne, les vidéos, les rapports et les livrables finaux. Une structure de fichiers et de dossiers claire permet à votre équipe de trouver facilement ce dont elle a besoin, sans avoir à demander à droite et à gauche ni à recréer des ressources.
• Collaborez avec des collaborateurs internes et externes : les campagnes impliquent souvent des équipes créatives, de branding, commerciales, de marketing produit, des agences, des freelances et des cadres dirigeants. Vous pouvez partager des fichiers et des dossiers avec les bonnes personnes, gérer les accès et faire avancer le travail entre les équipes et les partenaires dans Dropbox.
• Examinez les contenus rich media sans perdre le fil de discussion : les commentaires sont plus efficaces lorsqu’ils sont liés à la ressource. Dropbox Replay vous aide à examiner vos fichiers vidéo, image et audio grâce aux commentaires et aux annotations réunis au même endroit, afin que vos collaborateurs puissent formuler des commentaires plus clairs et obtenir une validation plus rapidement.
• Partagez les fichiers finaux de campagne en toute sécurité : Au moment de livrer les ressources finales, Dropbox Transfer vous aide à envoyer des fichiers volumineux ou des lots de projets complets avec une expérience soignée. Vous pouvez partager les ressources de campagne avec n’importe qui, sans recourir à des pièces jointes d’e-mails encombrantes.

Avec Dropbox, vous bénéficiez d'une suite de fonctionnalités qui permet aux équipes marketing de gérer leurs données et de les réutiliser efficacement à chaque étape d'une campagne.

Liste de tâches pour la réutilisation des ressources de campagne

Avant de réutiliser une ressource de campagne, parcourez cette liste de tâches rapide :

1. Confirmez le propriétaire de la ressource.
2. Vérifiez si la ressource a été approuvée.
3. Vérifiez que vous disposez bien de la version la plus récente.
4. Vérifiez l'exactitude de la marque et des messages.
5. Vérifiez les droits d’utilisation, les licences et les dates d’expiration.
6. Vérifiez que les affirmations, les statistiques, les détails du produit et les tarifs sont toujours à jour.
7. Adaptez la ressource au nouveau public, marché ou canal.
8. Recueillir des commentaires en contexte.
9. Enregistrez la version mise à jour dans le bon dossier de campagne.
10. Ajoutez des notes afin de faciliter la réutilisation de la ressource la prochaine fois.
11. Partagez la version finale avec les autorisations appropriées.
12. Archivez les résultats, les enseignements et les fichiers finaux après le lancement.

Ce processus vous aidera à déterminer le moment où vous êtes prêt à remettre à profit vos ressources existantes.

Erreurs courantes à éviter lors de la réutilisation d'assets

Il n’est pas toujours simple de réutiliser du contenu, même si vous savez exactement où il se trouve et ce que vous voulez en faire. Gardez à l’esprit les écueils potentiels suivants afin d’obtenir les meilleurs résultats :

• Réutiliser une ressource sans en vérifier le contexte : un visuel, un titre ou un support de présentation a peut-être bien fonctionné dans une campagne, mais cela ne signifie pas qu'il convient à la suivante. Vérifiez le public, l'offre et le moment avant de la réutiliser.
• Envoi de la mauvaise version : les anciens brouillons peuvent entraîner des cycles de révision évitables. Confirmez le dernier fichier approuvé avant d'envoyer quoi que ce soit aux parties prenantes, aux agences ou aux partenaires. Cela vous évite de faire perdre du temps aux autres, ce que la réutilisation des ressources est justement censée éviter.
• Considérer la création finale comme le seul travail réutilisable : les briefs, rapports, notes de performance, validations et commentaires peuvent être tout aussi utiles que la création finalisée. Conservez la réflexion à l'origine de la campagne, et pas seulement le résultat.
• Copier le passé de trop près : la réutilisation doit vous offrir un meilleur point de départ. Ce n'est pas un prétexte pour une répétition sans intérêt. Adaptez les ressources à l'objectif de la nouvelle campagne, ce qui correspond mieux au concept d'itération créative et d'amélioration continue.
• Oublier d’archiver après le lancement : une campagne est plus facile à organiser lorsqu’elle est encore récente. Enregistrez les assets finaux, les résultats et les enseignements avant que chacun ne passe au lancement suivant. Ainsi, même votre asset le plus récent est prêt à être réutilisé.

Vos campagnes passées regorgent de travaux utiles. La clé est de rendre ces travaux faciles à trouver, sûrs à adapter et simples à partager.

Remettez les ressources de votre campagne au travail

Avec Dropbox, vous pouvez organiser vos ressources de campagne dans votre stockage cloud, collaborer avec les bonnes personnes, examiner les créations en contexte et envoyer vos fichiers finaux volumineux en toute sécurité. 

Réutilisez davantage ce qui fonctionne déjà et donnez à votre prochaine campagne un point de départ plus clair. Choisissez un forfait pour commencer à organiser les ressources de vos campagnes avec Dropbox.