Qu’est-ce que la collaboration ? Un guide pratique pour les équipes

La collaboration désigne ce qui se produit lorsque des personnes travaillent ensemble vers un objectif commun, coordonnent leurs efforts et partagent la responsabilité du résultat.

Sur le lieu de travail moderne, la collaboration échoue souvent pour une raison simple : le travail est dispersé. Pour la plupart des équipes, cela signifie que les brouillons se trouvent à différents endroits, que les commentaires apparaissent dans différents fils de discussion et que personne ne sait avec certitude quelle version est la bonne.

Ce guide explique ce qu'implique la collaboration, en quoi elle diffère du partage et ce que les équipes peuvent faire pour collaborer plus efficacement au quotidien. Si vous souhaitez mettre ces idées en pratique avec Dropbox, vous pouvez choisir un forfait et transformer dès aujourd'hui la façon dont votre équipe collabore.

Que signifie la collaboration dans le monde du travail moderne ?

En termes de comportement organisationnel et de milieu professionnel, la collaboration est une façon de travailler interdépendante qui signifie que les personnes : 

• Coordonner les tâches
• Informations Exchange
• Prendre des décisions ensemble 

Cela est nécessaire, car le travail ne peut pas être bien réalisé de manière isolée. Pour faire simple, la collaboration est un objectif commun avec une propriété partagée et un travail de soutien coordonné.

Cette définition est importante, car elle établit une distinction entre la collaboration et un groupe de personnes travaillant les unes à côté des autres. 

Si l’objectif est partagé, mais que la propriété n’est pas clairement définie, vous obtiendrez des décisions lentes, des efforts en double ou des reprises.

Quelle est la différence entre le partage et la collaboration ?

Le partage consiste à donner à quelqu'un un accès : à un fichier, un dossier ou un lien. La collaboration est le processus de cocréation d'un élément, avec une responsabilité partagée quant au résultat. Voici la différence :

Si vous envoyez un fichier pour que quelqu'un puisse le consulter :

• Il s’agit principalement de partage
• Exemple — « Voici la dernière présentation. »

Si vous recueillez des contributions, apportez des modifications et convenez de la version finale :

• Il s’agit principalement de collaboration.
• Exemple — « Passons en revue les commentaires et finalisons la présentation d’ici vendredi. »

En pratique, la collaboration inclut généralement :

• Contrôle d’accès– qui peut consulter ou modifier
• Commentaires contextuels—des commentaires qui restent liés au travail
• Historique des versions : ainsi, chacun travaille à partir du bon fichier
• Étapes suivantes claires— qui met à jour quoi, et pour quand

Une règle simple à retenir : si le succès dépend des commentaires, des décisions et des itérations, vous collaborez, vous ne faites pas que partager.

Bonnes pratiques fondées sur des données probantes pour améliorer la collaboration en équipe

Améliorer la collaboration ne nécessite pas de refonte complète du processus. 

Cela revient généralement pour les responsables à renforcer quelques compétences fondamentales : la communication, la clarté, la confiance et le suivi des engagements. Voici les pratiques qui font le plus souvent la différence :

Créer un filet de sécurité psychologique pour que chacun puisse s’exprimer

La sécurité psychologique est le sentiment qu’il est possible, en toute sécurité, de poser des questions, d’exprimer des préoccupations et de partager des idées sans être puni ni embarrassé. C’est un élément clé pour favoriser un environnement propice à la collaboration.

Des recherches menées par Google concernant le Projet Aristotle mettent en évidence la sécurité psychologique comme l'une des dynamiques les plus importantes des équipes. Dans les travaux de la Harvard Business School, Amy Edmondson se concentre également sur la création d'un espace par les dirigeants où les gens peuvent s'exprimer et apprendre de leurs erreurs.

Il est clair que les équipes tirent beaucoup profit de la façon dont elles fonctionnent. Voici quelques moyens pratiques pour les dirigeants de cultiver cet esprit de collaboration et d’aider les membres de l’équipe à se sentir impliqués :

• Sollicitez des avis avant de partager votre propre réponse— vous pourriez découvrir des idées ou des préoccupations que vous n’aviez pas anticipées
• Considérez l'incertitude comme un sentiment normal en réunion : vous entendrez ainsi plus tôt des questions pertinentes plutôt que des doutes cachés plus tard
• En cas de problème, concentrez-vous sur les leçons tirées et sur ce qui va changer : c'est essentiel pour bâtir une équipe qui progresse plutôt qu'une équipe qui accuse en silence

Lorsque les personnes se sentent suffisamment en confiance pour dire « Je ne comprends pas » ou « J'ai fait une erreur », c'est là que le véritable travail d'équipe commence, car tout le monde est déjà passé par là.

Formulez des attentes explicites

Les meilleurs musiciens ne se contentent pas d’improviser : ils s’accordent sur la clé, le tempo et sur celui qui prendra le solo. Une collaboration solide est d’une clarté presque ennuyeuse et permet à chacun de répondre à des questions telles que :

• Quel objectif cherchons-nous à atteindre ?
• À quoi ressemble un projet « terminé » ?
• Qui décide ?
• Où réside le travail ?
• Comment les commentaires seront-ils formulés et résolus ?

Lorsque ces éléments manquent de clarté, les mêmes symptômes apparaissent à chaque fois : de longs fils de discussion, des approbations lentes et des messages incessants pour faire le point. Découvrons comment mettre cela en œuvre au sein d’une équipe.

Comment collaborer entre les équipes

Le travail interservices est le domaine où les habitudes de collaboration sont mises à l’épreuve. Plus il y a de parties prenantes, plus il y a d’avis, de transferts et de risques que la propriété devienne floue. Dans cette optique, voici deux cadres légers qui aident les équipes à maintenir leur dynamique :

1. Utilisez ‌un tableau RACI pour clarifier les rôles, en langage clair

Un tableau RACI clarifie qui est :

• Responsable— qui effectue le travail
• Responsable— qui est en charge du résultat et l’approuve
• Consulté(Consulted) — qui donne son avis
• Informé : qui doit être tenu au courant

La matrice RACI est souvent utilisée pour faciliter les décisions et les faire avancer. Consultez la répartition ci-dessous pour un exemple rapide basé sur les livrables requis pour lancer une page de destination de campagne.

Brouillon de texte :

• Responsable— lead de contenu
• Responsable— lead marketing
• Consulté(Consulted) — service juridique
• Informé— ventes

Maquettes de conception :

• Responsable—concepteur
• Responsable : directeur de la création
• Consulté—marque
• Informé—opérations marketing

Publication finale :

• Responsable— producteur web
• Responsable— lead marketing
• Consulté— analytique
• Informées—les parties prenantes

Si possible, limitez le rôle « Responsable» à une seule personne par livrable — cela évite les approbations par comité. Vous pouvez créer votre propre modèle de tableau RACI dans Dropbox Paper pour rendre ce processus reproductible.

2. Rédiger un accord de travail simple

Un accord de collaboration est un ensemble concis de règles partagées définissant la manière dont l'équipe collabore. Les meilleurs tiennent sur une seule page. Pensez à inclure des éléments tels que :

• Canaux : qu'est-ce qui relève du chat, de l'e-mail ou des documents plutôt que d'un autre canal ?
• Temps de réponse— qu’est-ce qui est considéré comme urgent et qu’est-ce qui relève d’une priorité normale ?
• Commentaires— comment les laisser (par exemple via des annotations) et comment les archiver ?
• Décisions : où les décisions sont-elles consignées pour être retrouvées ultérieurement ?
• Fichiers : quelles sont les conventions de nommage et où se trouvent les versions finales ?

Rien ne freine plus vite l’élan que des efforts déployés de manières différentes par chacun. Quelques règles de base peuvent aider à garder les choses simples, ce qui est d’autant plus important lorsque différentes équipes collaborent.

Comment collaborer dans les équipes distantes et hybrides

La collaboration à distance et hybride échoue souvent à deux niveaux : le timing (les personnes ne sont pas en ligne en même temps) et le contexte (les informations sont dispersées). Voici quelques recommandations pour faciliter le travail asynchrone :

• Privilégiez les mises à jour écrites pour l'état d'avancement : si une réunion ne sert qu'à partager les dernières nouveautés, optez pour une mise à jour écrite. Interrompre la concentration de l'équipe pour un simple état est souvent inutile.
• Formulez des demandes précises : au lieu de « Des idées ? » essayez « Veuillez examiner les diapositives 4 à 6 et les commenter d’ici jeudi 14 h. » Des demandes plus précises mènent à des résultats plus précis.
• Séparez le brainstorming des décisions : Le brainstorming peut être désordonné. Les décisions doivent être consignées clairement et à un seul endroit.
• Gardez les commentaires attachés au travail : Si les commentaires sont dans un fil de discussion introuvable par la suite, vous répéterez les mêmes débats la semaine suivante.

Ces gains d'efficacité s'additionnent. Consignez-les dans un bref accord et choisissez un emplacement unique pour conserver les informations et les décisions. Lorsque chacun sait où trouver les éléments, le télétravail se déroule plus facilement.

Utiliser le stockage cloud pour travailler en équipe

Le stockage cloud peut faciliter la collaboration en équipe lorsqu'il héberge le travail, plutôt que d'être un endroit où les fichiers disparaissent. Avec la bonne configuration, chacun travaille à partir de la même version, les commentaires restent associés au fichier et les membres de l'équipe peuvent continuer à avancer même lorsque leurs emplois du temps ne coïncident pas.

Lorsque vous choisissez une plateforme de collaboration sur les fichiers, recherchez :

• Des espaces d'équipe ou des dossiers partagés faciles à trouver
• Commentaires, aperçus et historique des versions pour ne perdre aucune modification
• Partage externe et contrôles d’administration pour les clients et partenaires
• Des outils d'administration et une visibilité sur l'activité qui évoluent avec votre équipe

Les fonctionnalités de collaboration sont sécurisées lorsque vous utilisez Dropbox, mais soyez vigilant quant aux mesures de protection des autres fournisseurs et aux paramètres que vous utilisez. Donnez la priorité à des mesures telles que l’authentification multi-facteur, l’accès selon le principe du moindre privilège et des vérifications régulières des autorisations, en particulier lorsque vous faites appel à des sous-traitants.

Voici une liste de tâches de démarrage rapide pour commencer à collaborer immédiatement :

• Créer un dossier partagé par projet et y déplacer les fichiers les plus récents
• Convenez d’une convention de nommage simple et de l’endroit où consigner les décisions
• Définir les options par défaut de partage pour les collaborateurs internes et externes
• Activer l’authentification multi-facteur pour tout le monde
• Effectuer un nettoyage des autorisations, que vous pouvez répéter à intervalles réguliers

Des outils comme Dropbox réunissent le stockage et la collaboration sur les fichiers grâce aux dossiers partagés, aux contrôles de liens, aux commentaires et à l'historique des versions, afin que les équipes puissent collaborer sans perdre le contexte.

Rassemblez vos équipes avec Dropbox

La collaboration devient plus simple lorsque chacun connaît trois choses : ce que nous construisons, qui est responsable de quoi et où réside le travail. 

À partir de là, les bons outils vous aident à organiser les commentaires, les fichiers et les autorisations pour faire avancer le travail sans nettoyage constant. Choisissez un forfait et commencez à collaborer dans Dropbox dès aujourd'hui.