Sauriez-vous travailler plus intelligemment en misant sur la productivité ?

Qu’entendons‑nous par travailler plus intelligemment ?

Le travail intelligent désigne la façon dont la technologie a contribué à rendre les équipes plus efficaces. Ces changements peuvent se traduire par le passage d’un bureau physique à un espace de travail en ligne centralisé, mais aussi par l’adoption de la méthodologie agile comme nouveau style de travail.

Le travail intelligent a pour objectif d’éliminer tous les obstacles qui ralentissaient les bureaux classiques : le manque de flexibilité, les silos de travail et la réflexion en vase clos. À la place, il met en avant les facteurs qui comptent vraiment pour toute entreprise : les personnes et leurs idées. Les entreprises qui n’adoptent pas le travail intelligent risquent de prendre du retard, surtout à un moment où trouver de nouvelles façons de travailler reste une nécessité. De nombreux employeurs et leurs employés décident aujourd’hui de leur façon de travailler. Chez Dropbox, nous avons déjà adopté l’approche Virtual‑First pour notre lieu de travail.

Dans cet environnement, de nombreuses fonctionnalités du travail intelligent sont considérées comme si essentielles que les employeurs et les employés peuvent les tenir pour acquises. Cela signifie que si vous ne proposez toujours pas d’initiatives modernes comme le télétravail ou les horaires flexibles, vous risquez de rencontrer plus de difficultés pour attirer les meilleurs talents.

Comment le travail intelligent renforce‑t‑il l’efficacité au travail ?

Il suffit de regarder votre smartphone pour voir comment la technologie peut décupler l’efficacité au travail : des tâches qui autrefois nécessitaient une demi‑douzaine d’appareils peuvent désormais se faire juste avec votre téléphone. De même, les processus de travail qui nécessitaient plusieurs programmes bureautiques onéreux il y a dix ans peuvent désormais être réalisés avec des solutions en ligne uniques. Découvrez les effets que la technologie peut avoir sur vos équipes et sur l’ensemble de votre entreprise.

Se libérer du bureau

Un espace de travail intelligent ne se limite pas à quatre murs ou à un code postal. Il existe partout où vous disposez d’une connexion Internet (et peut vous suivre même si vous n’en avez pas). Travailler intelligemment signifie que vous pouvez travailler où que vous soyez. Finis les problèmes comme “j’ai laissé tel dossier au bureau/à la maison” ou “je n’ai pas accès à tel programme à la maison, je dois me rendre au bureau ce week‑end” qui sapent la motivation et le moral. En tant qu’entreprise, cette façon de travailler vous permet également d’attirer des talents du monde entier, et pas seulement ceux qui sont les plus près de vous. Avec un réseau de travailleurs à distance, vous avez toute une équipe qui peut travailler sans les contraintes des heures de bureau, ou même des fuseaux horaires.

Collaborer et travailler en équipe

Il nous est tous arrivé de travailler sur un même document avec cinq autres collègues. Télécharger la pièce jointe, modifier, renommer, charger la pièce jointe, envoyer et répéter le même processus. Et tout ça pour finalement s’apercevoir qu’on a envoyé la mauvaise version du fichier. Le travail intelligent met fin à ces contraintes imposées par les ordinateurs de bureau. La collaboration en ligne permet à plusieurs personnes de travailler sur le même document et de le mettre à jour en temps réel. Votre productivité s’en trouve améliorée, car vous n’avez plus à réaliser toutes ces étapes entre chaque modification.

Simplifier les workflows

La présentation est entre les mains du service commercial, l’énoncé de travail est dans le service financier et le brief initial se trouve quelque part sur le bureau de l’équipe de design. Réunion après réunion, tous les membres essaient de réunir ce qu’ils savent pour donner du contexte au projet. L’espace de travail intelligent regroupe au même endroit tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez compter sur les talents de votre propre équipe, qui peuvent désormais être assistés par l’intelligence artificielle. Dropbox utilise la technologie OCR pour vous proposer les fichiers dont vous avez besoin. Elle peut même reconnaître les images, ce qui signifie que vous n’avez plus besoin de vous souvenir du nom du fichier ou du dossier dans lequel vous les avez enregistrées. Il vous suffit de rechercher le contenu de l’image, qu’il s’agisse de la maquette de votre dernier produit ou de la facture du dernier déjeuner d’équipe.

Se concentrer sur son travail

Le fait de passer d’un programme ou d’un bureau à l’autre favorise la procrastination. Vous risquez de vous laisser tenter par les réseaux sociaux et des applications non essentielles, ou simplement de discuter avec toutes les personnes que vous croisez en traversant le bureau. Le travail intelligent ouvre des canaux de communication sans pour autant vous détourner complètement de votre workflow. Vous devez parler à un membre de l’équipe qui se trouve à l’étage du dessus ? Ajoutez une annotation pour éviter de perdre du temps à déambuler dans le bureau et ainsi vous concentrer sur des tâches plus importantes. Avec le travail intelligent, gérer plusieurs tâches n’a jamais été si facile.

Favoriser le bien-être

Imaginez que votre chef vous demande expressément à vous et votre équipe de réaliser une tâche, mais que les fichiers dont vous avez besoin se trouvent chez l’équipe commerciale. Et malheureusement, l’équipe commerciale est en déplacement. Vous perdez une journée à passer des appels téléphoniques et à paniquer, et il est probable que cette situation ait des répercussions sur le moral et la santé mentale de l’équipe. Les dossiers partagés remédient immédiatement à ce problème, en offrant à l’équipe une certaine tranquillité d’esprit et les outils dont elle a besoin. À long terme, vous perdez moins de temps et devez faire moins d’heures supplémentaires. Votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée s’en retrouve amélioré, et votre équipe gagne en efficacité et en bien‑être.

Choisissez de travailler plus intelligemment, pas de travailler plus dur

Les avantages de la technologie pour votre travail sont nombreux. En utilisant Dropbox pour communiquer avec votre équipe et gérer le temps, vous pourrez vous adonner entièrement à vos tâches les plus importantes.