Trousse de ressources d’intégration : en quoi consiste un processus d’intégration numérique?

Face à l’augmentation du nombre de professionnels qui travaillent en mode hybride, en mode réparti ou à distance, les employeurs commencent à proposer de nouveaux processus plus flexibles.

Pour attirer et retenir les talents, que ce soit au bureau ou à distance, les entreprises doivent favoriser un sentiment d’inclusion, de liens sociaux et d’appartenance au sein de leur personnel. La volonté doit être présente dès le processus de recrutement et se renforcer lors de l’intégration des employés.

Le processus d’intégration numérique est désormais incontournable pour accueillir les nouvelles recrues au sein des équipes virtuelles. Il leur permet de démarrer du bon pied, en leur offrant un accès rapide et direct aux ressources dont elles ont besoin.

Dans ce guide, nous allons voir pourquoi les entreprises modernes ne peuvent pas se passer de l’intégration numérique et vous présenter les outils à inclure dans votre « trousse de ressources » pour l’intégration numérique.

Qu’est-ce qu’un processus d’intégration numérique?

L’intégration numérique consiste à ajouter de nouveaux employés ou clients à la base de données ou au système de gestion de la relation client (CRM) d’une entreprise grâce à des outils et des logiciels en ligne. Nous allons ici nous concentrer sur l’intégration des employés.

L’intégration numérique reproduit le processus d’intégration manuel traditionnel des employés de plusieurs manières : pendant la phase de préintégration, les nouvelles recrues devront toujours remplir des formulaires, signer des contrats et fournir certains renseignements personnels de base. La principale différence est que l’expérience d’intégration numérique utilise des canaux en ligne et des outils d’automatisation pour simplifier le processus.

La flexibilité offerte par l’intégration à distance représente un sérieux avantage pour vos nouveaux employés, qui peuvent apprendre à connaître votre entreprise de n’importe où et à leur propre rythme, plutôt qu’en personne dans vos bureaux.

Le processus d’intégration numérique

Les spécificités du processus d’intégration numérique des employés varient d’une entreprise à l’autre.

Cependant, il commence habituellement par une forme de vérification, de validation ou d’authentification de son identité. Le nouvel employé doit alors prouver qu’il est bien la personne qu’il prétend être. Il peut s’agir de sa date de naissance, de son adresse courriel ou de son numéro d’assurance sociale (ou un élément similaire selon le pays de recrutement, comme un passeport canadien). 

Il y aura également plusieurs documents à échanger et à remplir, comme une lettre d’offre et un contrat de travail nécessitant des signatures. Par rapport aux documents papier, la version numérique à faire signer électroniquement vous fait économiser beaucoup de temps et d’efforts.

Une fois ces tâches préalables accomplies, vous pouvez organiser des réunions virtuelles et partager des tutoriels vidéo (en temps réel si plusieurs personnes commencent en même temps ou de manière asynchrone pour une seule personne) afin de proposer une intégration plus personnelle et interactive.

Quels sont les avantages de l’intégration numérique?

Grâce aux outils d’intégration numérique, vous simplifiez vos processus, mais votre entreprise est également susceptible de toucher un plus grand nombre de recrues potentielles, au-delà des frontières géographiques.

Dans le cadre d’un processus d’intégration traditionnel, les nouveaux employés doivent se rendre au bureau dès leur premier jour d’embauche pour effectuer diverses tâches administratives, comme la configuration de leur messagerie professionnelle. En optant pour une solution d’intégration numérique, vous vous épargnez cette étape, puisque les nouveaux employés sont directement prêts à travailler et connaissent déjà la culture de votre entreprise.

Les outils numériques permettent d’enrichir votre processus d’intégration des employés de plusieurs façons :

• Une organisation plus souple pour les travailleurs hybrides ou entièrement à distance

• Une meilleure gestion des documents et des ressources

• Une conformité renforcée avec les réglementations en matière de sécurité des données et de gestion des identités

• Les modèles et l’automatisation réduisent le temps, l’énergie et les coûts liés à l’intégration manuelle, rendant le processus plus gérable pour les services des ressources humaines (RH)

• Les intégrations et tutoriels asynchrones, consultables à tout moment, offrent une expérience plus homogène aux nouveaux employés

• Les nouveaux employés peuvent plus facilement vous faire part de leurs commentaires dans une optique d’amélioration du processus

Mais rien de tout cela n’est possible sans les bons outils et logiciels. Voyons donc quelques solutions à inclure dans votre trousse de ressources pour l’intégration numérique.

Créer une trousse de ressources complète pour l’intégration numérique

Si vous voulez offrir une expérience d’intégration optimale, il vous faudra une trousse de ressources. Équipé des bons outils, il vous suffira de créer une seule fois vos documents et modèles de formation pour que tout le monde puisse y accéder à la demande.

Avant l’intégration

Envoyez les lettres d’offre, les formulaires et les contrats pertinents en utilisant DocSend et Dropbox Sign pour demander des signatures électroniques.

Vos documents d’intégration n’existent qu’en version papier? Utilisez Dropbox pour transformer votre appareil mobile en fonctionnalité de numérisation de documents. En quelques instants, transformez vos documents physiques en PDF de haute qualité et stockez-les en toute sécurité dans Dropbox.

Accueillir les nouvelles recrues

Organisez des réunions d’accueil virtuelles au moyen de Zoom et partagez un document sur l’intégration des nouveaux employés pour les aider à être rapidement opérationnels. Incluez des liens vers des ressources clés, des FAQ et une liste de tâches pour leurs premiers jours dans l’entreprise. Posez-vous cette question essentielle : quelles informations auraient pu vous aider lors de votre tout premier jour?

Formation initiale

Accordez aux nouvelles recrues l’accès aux outils, aux plateformes et aux documents de formation dont ils auront besoin dans leur rôle. Par exemple, créez leur accès au compte Dropbox d’équipe, aux outils de collaboration, tels que Dropbox Paper ou à des intégrations d’applications pour optimiser leurs processus.

Les documents de formation sont-ils trop volumineux pour être envoyés par courriel? Partagez facilement des fichiers volumineux avec vos nouvelles recrues, même si elles n’ont pas encore de compte Dropbox, grâce à Dropbox Transfer. En utilisant des données détaillées sur les fichiers, vous serez en mesure de déterminer s’ils ont examiné les documents requis ou s’ils ont encore des éléments à remplir.

Transition

Faites le point avec votre nouvelle recrue dans Slack ou lors de réunions hebdomadaires ou mensuelles, et créez un ordre du jour dans Dropbox Paper pour suivre son adaptation dans son nouveau poste.

Aidez vos nouvelles recrues à être rapidement opérationnelles

Intégrer ne serait-ce qu’une personne à votre équipe répartie peut perturber l’emploi du temps de tous ses membres. Avec les réunions asynchrones, les tutoriels vidéo, les questions fréquentes et les documents facilement accessibles à partir d’un stockage infonuagique, vous vous assurez que les nouvelles recrues disposent des ressources nécessaires à leur nouveau rôle, tandis que les membres d’équipe existants peuvent se concentrer sur d’autres aspects de leur intégration.

Chez Dropbox, nous avons adopté une approche du virtuel d’abord. Elle nous a permis d’élaborer quelques conseils pour réussir le recrutement et les intégrations à distance. Vous trouverez dans notre trousse de ressources sur le Virtuel d’abord ( Virtual First toolkit) tous nos conseils pour encourager l’ efficacité, le travail d’équipe, la communication et le bien-être dans le cadre du travail à distance.