Cinq raisons de faire en sorte que vos parents utilisent Dropbox

Nos vies sont très documentées : nous recevons des relevés, classons les documents personnels importants, et nous prenons énormément de photos et de vidéos. Chacun organise son propre ensemble hétérogène de fichiers, et c’est une vraie responsabilité d’assurer leur organisation et leur sécurité.

Lorsque nous étions jeunes, nos parents s’occupaient de tout ça pour nous. Ils créaient des albums photos, filmaient les événements familiaux et classaient nos documents dans des dossiers. À un moment donné pourtant, c’est au tour des enfants de prendre le relais. Nous devons nous charger de nos propres documents, mais aussi aider nos parents vieillissants à s’organiser.

C’est là qu’entre en jeu la simplicité des fichiers numériques et du stockage infonuagique lorsqu’il s’agit d’organiser vos informations personnelles. Vous pouvez signer des documents en ligne, partager des photos instantanément et organiser des fichiers médicaux sur votre téléphone. Et même si tous les parents ne savent pas bien utiliser ces nouveaux outils, vous en êtes capable. Et avec un peu de préparation, vous pourrez faciliter la vie de toute la famille.

Cinq bonnes raisons de faire utiliser Dropbox à vos parents

1. Le partage de photos et de vidéos se fait en un clic

Les parents sont de grands adeptes de photos. Ils adorent voir où vous êtes partis en vacances et partager à distance toutes les aventures de leurs petits-enfants. Envoyer des photos et vidéos est donc la meilleure façon de les faire participer à vos activités, où qu’ils se trouvent..

Quelle est la meilleure façon de partager des photos avec vos proches? Vous pouvez utiliser des textos ou des courriels, mais bien souvent, vous devez renvoyer la même image plusieurs fois parce que vos parents « ne la retrouvent pas ». Avec Dropbox Family, vous téléversez des images directement dans un dossier partagé et vos parents reçoivent une notification les informant qu’une nouvelle photo peut être consultée. En plus, ils savent exactement où trouver les fichiers que vous avez déjà envoyés. Vous pouvez facilement regrouper vos comptes ou ajouter vos parents en tant qu’utilisateurs de votre forfait Dropbox Family.

Découvrez comment en regardant cette vidéo :

Le numérique a révolutionné notre façon de partager et de conserver les photos de famille. Rares sont ceux qui s’encombrent encore des copies imprimées. En revanche, nous conservons beaucoup de photos sur un disque dur anonyme. C’est réconfortant de savoir que nos souvenirs sont en sécurité. Cependant, les disques externes ne sont pas éternels et ils peuvent être perdus ou endommagés. C’est simple : si vos photos valent la peine d’être enregistrées, conservez-les dans le nuage. Grâce à la sauvegarde de disque externe, vous pouvez sauvegarder automatiquement les fichiers importants stockés sur des disques externes en toute simplicité. Votre contenu est ainsi conservé en lieu sûr dans le nuage. Grâce aux téléchargements automatiques de l’appareil photo, vous pouvez sauvegarder automatiquement toutes vos photos et vidéos sans y penser. Il suffit de télécharger l’application mobile Dropbox et d’activer la fonctionnalité.

2. Tous les fichiers, formulaires ou documents dont vous avez besoin se trouvent à portée de main

Les formulaires de consentement, les cartes d’assurance et les documents juridiques gagnent en importance à mesure que nous prenons de l’âge. L’organisme américain AARP  a publié une liste de tâches juridiques à l’intention des proches aidants. Selon ses recommandations, la première étape consiste à collecter les documents appropriés et la troisième à classer les papiers importants. Le constat est clair : deux conseils sur six soulignent l’importance des documents administratifs de vos parents.

Il est évidemment difficile de savoir quand vous aurez besoin d’un document en particulier. Mais pourquoi attendre la dernière minute pour réaliser qu’un document est manquant? Le nouveau médecin de vos parents a généralement besoin de leur carte de sécurité sociale et de leurs antécédents médicaux complets. Vous pouvez également être amené à partager des informations médicales et financières pour monter des dossiers et être admissible à certains avantages.

Dans son article 30+ Essential Documents to Have in Order for Aging Parents, l’autrice du site A Place for Mom, Merritt Whitley, cite Tiffany Wise, directrice du développement de la clientèle : « Si vous ne retrouvez pas les documents importants comme des déclarations de revenus ou des données bancaires, ça peut entraîner un retard des prestations pour la personne âgée ou l’ancien combattant, voire un refus. »

La meilleure façon de se tenir prêt est de tout avoir à portée de main. Vous pouvez enregistrer les formulaires médicaux, la procuration longue durée et la directive anticipée d’un parent dans un dossier Dropbox unique. Tous les fichiers importants sont accessibles sur votre téléphone intelligent ou votre ordinateur, et vous n’avez pas besoin de faire de longues recherches pour trouver un formulaire donné : tout se trouve exactement à l’endroit voulu.

3. Le partage d’informations essentielles avec l’ensemble de votre famille est beaucoup plus simple

Est-ce que vos parents ont des allergies? Quels sont leurs traitements? Quel est le nom de leur médecin traitant? Se rappeler chaque détail du parcours de soins d’un parent est difficile, mais primordial. Merritt Whitley indique : « Avoir accès rapidement à l’historique médical d’une personne âgée peut lui sauver la vie en cas d’urgence. Par exemple, savoir quels médicaments elle prend de manière régulière peut avoir une influence considérable sur le traitement préconisé. »

Il existe une solution simple pour mémoriser toutes ces informations : créez un aide-mémoire. Ajoutez-y le nom des médicaments que prennent vos parents, le nom de leurs médecins et leur état de santé. Stockez ce document dans Dropbox et partagez-le avec les soignants et les membres de la famille. Les informations les plus récentes sont rassemblées dans un lieu unique, et vous pouvez les actualiser facilement en modifiant les fichiers Google Docs et Microsoft Office directement dans Dropbox.

4. Les signatures électroniques représentent un vrai gain de temps

À mesure qu’ils avancent en âge, les parents sont invités à signer une multitude de documents différents. En règle générale, c’est un processus lent et fastidieux. Vous attendez des jours ou des semaines que le formulaire vous parvienne par voie postale. Ensuite, une fois signé, vous devez en faire une copie pour vos dossiers, l’affranchir et le renvoyer. Chaque étape prend du temps et il existe toujours un risque d’égarer le document en cours de route.

Voici comment simplifier les choses : privilégiez la signature électronique lorsque c’est possible. Avec la signature électronique, l’ensemble du processus est effectué en quelques secondes, et non plus en plusieurs jours. Les documents et formulaires numériques sont livrés instantanément. Vos parents peuvent les signer en quelques clics seulement. En plus Dropbox pour les équipes est connecté aux principaux outils de signature électronique pour stocker automatiquement les fichiers signés.

Même si les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes, certains formulaires (comme les testaments et les procurations) nécessitent une signature physique. Vous pouvez toujours en stocker une copie signée dans le nuage. Dropbox simplifie la numérisation des documents physiques. Ainsi, tous les documents administratifs de vos parents se trouvent dans un endroit unique et sûr. Et il est beaucoup plus facile de partager un document numérique à jour qu’une photocopie.

5. Dropbox fonctionne avec les appareils que vos parents utilisent déjà

Aider les parents vieillissants à utiliser un nouveau téléphone intelligent ou un nouvel ordinateur est toujours un peu sportif. Et une fois qu’ils en ont compris le principe, il est préférable de ne plus changer de système. Il en va de même pour les nouveaux services et applications. Dans un article pour Forbes, Robin Seaton Jefferson nous avertit « … des chercheurs ont révélé que lorsque la frustration entrait en jeu face à une nouvelle technologie, les personnes âgées ne se sentaient pas à la hauteur et perdaient même toute motivation pour essayer. » Ça ne vous interdit pas de renouveler les appareils technologiques de vos parents, mais vous devez être attentif à leurs besoins et faire preuve de patience pour leur apprendre à utiliser de nouveaux outils.

Dropbox fonctionne de la même manière sur différentes plateformes : vos parents peuvent afficher des fichiers partagés sur leur PC, même si vous utilisez un Mac. Et tout est stocké ensemble, que vous utilisiez iOS ou Android. L’expérience est la même pour tout le monde, même si vous ne partagez pas la même technologie. Vous pouvez ainsi aider beaucoup plus facilement vos parents à se familiariser avec de nouveaux processus.

Nous accumulons tous quantité de dossiers, de photos et de documents tout au long de notre vie. Il est donc très facile de se laisser submerger par les documents administratifs, en particulier lorsque vous gérez ceux d’un autre membre de la famille. Heureusement, le stockage infonuagique a redéfini le rôle du dépositaire pour en faire une sorte de directeur technique de la famille. C’est à vous de choisir la bonne technologie pour mener votre mission à bien, et la simplicité de Dropbox sera votre alliée pour stocker et partager des fichiers essentiels.