Vous avez de la difficulté à mobiliser vos intervenants internes ou externes? Découvrez dans ce guide complet des méthodes pratiques pour améliorer la collaboration entre les intervenants et obtenir de meilleurs résultats de projet.
Dans le monde des affaires interconnecté d’aujourd’hui, la collaboration avec les intervenants est essentielle à la réussite. Que ce soit en collaborant avec des équipes internes, des intervenants ou partenaires externes, un travail d’équipe efficace permet de prendre de meilleures décisions, d’obtenir de meilleurs résultats et d’accroître la productivité.
Dans ce guide, nous explorerons 10 façons pratiques d’améliorer votre collaboration avec les intervenants et d’obtenir de meilleurs résultats. Nous vous montrerons également comment Dropbox peut simplifier le processus et rendre la collaboration avec les intervenants plus productive et efficace.
Quels sont les différents types d’intervenants?
On peut définir un « intervenant » de manière générale comme toute personne ayant un intérêt direct dans votre projet ou votre travail, ou qui est touchée par celui-ci. Il existe deux principaux groupes d’intervenants :
- Intervenants internes : employés, cadres, membres de l’équipe de projet et autres personnes au sein de votre organisation directement impliquées dans le projet
- Intervenants externes : clients, fournisseurs, investisseurs, organismes de réglementation et autres personnes ou organisations extérieures à votre organisation qui sont concernées par le projet ou qui y ont un intérêt
Quel que soit le type d’intervenant, une collaboration efficace est essentielle pour atteindre des objectifs communs et des résultats de projet positifs.
Les outils de collaboration Dropbox, tels que Paper, Replay et Sign facilitent le partage d’informations avec différents intervenants et vous aident à consolider ces partenariats importants.
10 méthodes pour une collaboration efficace entre les intervenants
Déterminez qui est responsable de la collaboration avec les intervenants
Définissez clairement les rôles et les responsabilités de ceux qui seront chargés des interactions avec les intervenants. Désignez une personne ou une équipe qui servira de principal point de contact pour les intervenants, afin d’assurer une communication simplifiée et efficace. Points à prendre en considération :
- Rôles : gestionnaires de projet, spécialistes en communication ou chefs d’équipe, par exemple
- Responsabilités : préparation et présentation d’exposés aux intervenants, collecte d’avis et mise à jour des échéanciers ou des feuilles de route des projets
- Critères de sélection : facteurs, tels que l’expérience, les compétences en communication et la connaissance des intervenants peuvent déterminer si une personne ou une équipe convient à ce projet
Découvrez qui sont les principaux intervenants.
Identifiez les principaux décideurs ayant un impact significatif sur le projet et accordez la priorité à leur participation en fonction de leur rôle. Ces personnes peuvent jouer un rôle déterminant dans l’établissement des objectifs du projet, l’obtention des ressources nécessaires et la facilitation de la collaboration.
Chaque intervenant aura ses propres motivations, qui peuvent influencer la façon dont il s’engage dans le projet, selon les objectifs de son service ou de l’organisation. Tenez compte de leurs rôles, de leurs intérêts et de leur niveau d’influence pour déterminer qui devrait être inclus dans le processus de collaboration. Par exemple, un commanditaire ou un partenaire de projet peut allouer un budget, tandis qu’un gestionnaire technique peut apporter son soutien en matière de faisabilité et de mise en œuvre.
Déterminer comment communiquer
Pour bien fonctionner, la gestion des intervenants a besoin de canaux de communication clairs et efficaces. Surtout dans le cadre de nouveaux projets, la communication est cruciale : elle permet de gérer les attentes, de travailler à la réalisation d’objectifs communs et de mieux comprendre les besoins des intervenants.
Utilisez les fonctionnalités de communication agile de Dropbox, comme les dossiers partagés et la collaboration en temps réel sur les documents, pour faciliter des interactions fluides. Pensez à fournir des mises à jour détaillées et régulières ou à envoyer des messages personnalisés pour tenir les intervenants informés et concernés.
Définir les attentes et les objectifs
Établissez dès le départ des objectifs, un échéancier et des livrables clairs pour le projet. Cela permet de mobiliser l’ensemble des intervenants — les membres de l’équipe, les clients et toutes les autres parties prenantes — autour d’une vision et d’objectifs communs.
Commencez par définir une orientation claire, en utilisant une méthode, telle que les objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalistes et temporellement définis) pour clarifier la vision de votre projet. Par exemple, au lieu d’un objectif vague comme « améliorer la satisfaction de la clientèle », fixez-vous un objectif plus précis et mesurable, comme « augmenter les notes de satisfaction de la clientèle de 20 % en six mois .»
Veillez à ce que chacun sache qui est responsable de quoi et ce qui est attendu de lui pendant tout le projet. Il s’agit notamment des livrables attendus à chaque étape du projet et un plan sur la manière dont les mises à jour seront partagées avec les intervenants.
Accélérer les approbations de projets et recueillir des avis
Des approbations lentes peuvent nuire à la collaboration et au progrès. Lorsque le processus d’approbation est lent, cela peut entraîner des goulots d’étranglement qui retardent les échéanciers des projets, frustrent les membres de l’équipe et, en fin de compte, affectent la qualité du résultat final.
Les outils numériques conçus spécifiquement pour la gestion et l’approbation des documents constituent une solution efficace à ce problème. Par exemple, Dropbox Sign est un outil puissant qui permet aux utilisateurs d’envoyer des documents pour signature électronique rapidement et en toute sécurité. Avec Sign, les équipes peuvent éliminer le besoin de documents papier, réduire le temps passé à rechercher des signatures et s’assurer que les approbations des intervenants sont obtenues à temps.
Outre l’approbation des documents, les projets créatifs nécessitent souvent une approche plus dynamique en matière d’échanges d’avis et de versions de fichier. Dans ces cas de figure, Dropbox Replay peut changer la donne. Cet outil est spécialement conçu pour le contenu créatif et vidéo, permettant aux équipes de partager leur travail et de recueillir ou de fournir des avis de manière simplifiée.
Avec la fonction Replay, les collaborateurs peuvent laisser des commentaires temporels directement sur la vidéo, ce qui permet de repérer plus facilement les moments précis qui nécessitent une attention particulière ou une nouvelle version de fichier. Cela permet non seulement d’accélérer le processus de révision, mais aussi de s’assurer que les avis sont clairs et exploitables, réduisant ainsi les risques de malentendus et la nécessité de plusieurs cycles de correction de nouvelles versions de fichier.
Développez une communication positive et maintenez la transparence
Privilégiez une communication ouverte, une écoute active et le respect mutuel dans vos interactions avec les intervenants. Ces principes sont essentiels pour établir des relations de confiance et promouvoir une collaboration à long terme.
Établissez la confiance et favorisez une communication transparente en encourageant le dialogue ouvert et les critiques constructives. Il s’agit notamment de fournir des avis honnêtes qui visent à aider les individus et les projets à s’améliorer. Encourager les membres d’une équipe à donner et à recevoir des critiques constructives peut favoriser leur développement personnel et professionnel, car cela leur permet de tirer des leçons de leurs erreurs et de s’appuyer sur leurs points forts.
Il est également crucial de tenir les intervenants informés de l’avancement du projet. Des mises à jour régulières sur les événements clés du projet, les réalisations et les difficultés rencontrées contribuent à assurer la transparence et la responsabilité. Les intervenants doivent être informés de tous les risques susceptibles d’affecter le projet, ainsi que des stratégies mises en œuvre pour les atténuer.
De plus, les processus décisionnels doivent être clairement communiqués aux intervenants. Lorsqu’une décision est prise, il est important d’en expliquer le raisonnement, notamment les données et les analyses qui ont éclairé ces choix. Cette transparence aide les intervenants à comprendre le contexte et le raisonnement, ce qui peut mener à une plus grande adhésion et à un soutien accru au projet.
Obtenez des renseignements de vos intervenants
Tirez parti de l’expertise existante de vos intervenants en les encourageant à partager leurs idées et leurs expériences. Cela peut mener à une meilleure résolution des problèmes et à une prise de décision plus éclairée.
Vos intervenants possèdent une mine de connaissances inestimables qui peuvent vous aider à relever les défis et à identifier les opportunités. La diversité des profils et des points de vue des intervenants peut révéler de nouvelles perspectives qui ne sont peut-être pas immédiatement évidentes pour vous ou les autres membres de votre équipe.
Par exemple, les employés en contact direct avec la clientèle peuvent fournir des témoignages de première main sur les besoins et les préférences des clients, tandis que les partenaires peuvent apporter des renseignements sur les tendances de l’industrie et les bonnes pratiques susceptibles d’éclairer les décisions stratégiques.
Identifiez les problèmes et apportez des solutions
Identifiez de manière proactive les objections ou problèmes potentiels des intervenants et traitez-les rapidement. Anticipez leurs besoins et atténuez les risques pour assurer une collaboration harmonieuse.
Impliquez-vous activement auprès de vos intervenants afin de comprendre leurs points de vue, leurs préoccupations et leurs attentes. Organisez des suivis réguliers, des sondages ou des séances d’échanges d’avis pour mieux comprendre les opinions et les sentiments des intervenants concernant le projet ou l’initiative en cours.
Célébrer les victoires collaboratives
Reconnaissez et célébrez les réussites avec vos intervenants afin de stimuler le moral et de favoriser l’esprit d’équipe. Cette reconnaissance peut prendre de nombreuses formes, allant de simples remerciements verbaux lors de réunions à des célébrations plus formelles, telles que des remises de prix ou des sorties d’équipe.
Commencez par identifier les contributions spécifiques apportées par les individus et les équipes tout au long du projet. Cela pourrait consister à reconnaître le travail d’un membre de l’équipe qui a fait preuve d’un dévouement exceptionnel à respecter un délai serré, ou celui d’un groupe qui a collaboré efficacement pour résoudre un problème complexe. Cela donne l’exemple et favorise une culture d’excellence et de collaboration.
Il est tout aussi important de célébrer les événements clés franchis au cours du projet. Les événements clés constituent des indicateurs importants de progrès et de succès, et leur reconnaissance peut renforcer l’effort collectif de l’équipe avec les intervenants concernés.
Par exemple, si votre projet a atteint une phase critique, comme la réalisation d’un livrable majeur ou le lancement réussi d’un produit, profitez-en pour célébrer ce succès. Par exemple, il pourrait s’agir d’organiser un dîner d’équipe, d’envoyer un courriel de félicitations, ou même d’organiser une petite réunion pour revenir sur le parcours accompli et partager des anecdotes sur les défis surmontés.
Utilisez Dropbox pour collaborer avec les intervenants et obtenir de meilleurs résultats.
Une collaboration efficace avec les intervenants est essentielle à la réussite d’un projet, et Dropbox est l’outil idéal pour faciliter un travail d’équipe fluide entre de multiples intervenants. Grâce à ses fonctionnalités de partage sécurisé, de collaboration et à ses outils créatifs de révision de projets, Dropbox permet aux équipes de travailler ensemble en harmonie et d’obtenir de meilleurs résultats.
FAQ sur la collaboration efficace
Impliquez les intervenants dans le processus décisionnel en sollicitant activement leur avis et en tenant compte de leurs points de vue. Encouragez les discussions ouvertes et offrez-leur l’occasion de partager leurs idées et leurs préoccupations.
Utilisez des outils comme Dropbox, qui offre toute une gamme de fonctionnalités pour la collaboration à distance, notamment le partage de dossiers et la modification de documents en temps réel. Ces outils permettent une communication et une collaboration fluides, quelle que soit la distance physique.
Identifiez et traitez les conflits le plus tôt possible en facilitant les discussions ouvertes et en recherchant un terrain d’entente. Priorisez les buts et les objectifs les plus importants et travaillez à trouver des solutions qui satisfont les intérêts de tous les intervenants.
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