Si vous avez déjà essayé d’envoyer un fichier volumineux par courriel via Outlook et que vous avez été bloqué, vous n’êtes pas le seul. La plupart des versions d’Outlook limitent les pièces jointes à seulement 20 Mo, et même si vous utilisez Microsoft 365, vous êtes toujours limité à environ 150 Mo. Ce n’est pas beaucoup si vous travaillez avec des visuels, des fichiers de conception, des vidéos ou d’autres ressources volumineuses que vous pourriez traiter au quotidien.
Il existe des solutions de contournement fastidieuses et agaçantes, comme diviser les fichiers ou les compresser. Mais vous risquez toujours de recevoir un message de rejet embarrassant lorsque votre fichier est tout simplement trop volumineux pour être envoyé. Dropbox vous propose deux autres options professionnelles :
- Partagez un fichier ou un dossier directement depuis votre stockage infonuagique : idéal pour collaborer avec des clients ou des collègues
- Utilisez Dropbox Transfer pour envoyer une copie non modifiable de votre fichier, jusqu’à 100 Go
Ces méthodes vous permettent d’éviter la compression et toute interruption de votre processus de travail lors de l’utilisation d’Outlook. Si vous utilisez Microsoft 365, vous pouvez aussi essayer l’intégration à Dropbox pour faciliter encore plus le transfert de fichiers.
Pourquoi mon fichier ne se joint-il pas dans Outlook?
Vous avez le fichier parfait prêt à être envoyé, mais Outlook ne fonctionne tout simplement pas. Il est tard et vous voulez l’envoyer, pourquoi ne se téléverse-t-il pas? Eh bien, il y a quelques coupables courants derrière ces petits messages d’erreur frustrants :
- C’est trop volumineux : une cause courante, la plupart des comptes Outlook limitent les pièces jointes à 20 Mo. Même avec Microsoft 365, la taille du fichier est toujours limitée à 150 Mo. Il s’agit à peine d’une poignée de grosses images ou d’un clip vidéo assez court.
- Vous utilisez une version désuète d’Outlook : il arrive que les anciennes versions ne prennent pas en charge les fonctionnalités modernes de gestion de fichiers, ou même les pièces jointes volumineuses. Il s’agit souvent d’un problème lors de l’utilisation des anciennes applications mobiles d’Outlook.
- Votre connexion Internet est instable : une connexion inconstante peut interrompre les téléversements à mi-chemin, surtout si vous essayez d’envoyer des fichiers plus volumineux dont le téléversement prend du temps. C’est très frustrant, surtout quand on est occupé.
- Le type de fichier est restreint : certains types de fichiers (comme les .exe et certains fichiers de base de données) sont bloqués pour des raisons de sécurité. Cela est dû au fait que de nombreux virus et programmes malveillants exploitent ces types de fichiers, ce qui pose problème à tout le monde.
- Votre boîte aux lettres est pleine : Enfin, si vous êtes proche de votre limite de stockage, Outlook ne vous permettra pas d’envoyer de nouveaux messages. C’est souvent un problème pour les utilisateurs des versions gratuites d’Outlook et OneDrive.
Aucun de ces problèmes n’affecte Dropbox Transfer. Il est conçu pour envoyer des fichiers volumineux de toute taille et de tout format : il suffit de les téléverser, de générer un lien sécurisé et de les envoyer depuis Outlook. Pas de stress, de compression de fichiers ou de retours de courriels, juste une livraison professionnelle.
Trois façons d’envoyer des fichiers volumineux via Outlook
Si vous avez déjà cliqué sur « Envoyer » dans Outlook et obtenu une erreur ou un retour quelques heures plus tard, vous savez à quel point il est frustrant d’envoyer de gros fichiers. Mais n’ayez crainte, il existe plusieurs solutions de contournement simples à essayer. Commençons par l’option la plus simple :
1. Utilisez Dropbox pour créer un lien sécurisé vers le fichier et le partager
La méthode la plus simple pour partager un fichier volumineux dans Outlook, à condition que cela ne vous dérange pas que le destinataire ait accès à votre propre copie du fichier, consiste à générer un lien sécurisé et à l’envoyer par courriel. Voici comment le faire directement depuis votre stockage infonuagique en quelques clics :
- Téléversez un fichier sur votre compte Dropbox, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Copier le lien »
- Collez ce lien dans votre message Outlook (pas besoin de compresser, de zipper ou de diviser) et envoyez-le, que le destinataire ait un compte Dropbox ou non.
Il s’agit d’une excellente méthode, car vous n’avez pas à vous soucier des limites de pièces jointes ou de savoir si votre destinataire utilise le même outil. Vous partagez la version en direct du fichier, donc si vous collaborez, c’est un énorme plus.
Si vous devez limiter ce que quelqu’un peut faire avec un fichier, Dropbox vous permet d’ajouter une protection par mot de passe, des dates d’expiration ou des autorisations de lecture seule aux liens. Quel que soit le type de fichier, vous pouvez le garder clair, sécurisé et sous votre contrôle.
En prime, le partage de liens fonctionne partout (autres clients de courriel comme Gmail, Slack, Teams, navigateurs Web), il est donc aussi polyvalent que vous ou votre équipe en avez besoin.
2. Utilisez Transfer pour les livraisons de gros fichiers
Dropbox Transfer est votre solution de référence pour les transferts de fichiers finaux, comme des vidéos soignées, des livrables de conception ou tout autre fichier volumineux. C’est spectaculairement simple, mais offre aussi des téléversements et des téléchargements rapides avec les plus hauts niveaux de sécurité.
- Allez simplement sur dropbox.com/transfer
- Téléversez votre fichier et envoyez-le au destinataire
Vous pouvez envoyer des fichiers jusqu’à 100 Go (ou 250 Go avec le module complémentaire Dropbox Replay), suivre les téléchargements, confirmer la livraison et marquer le transfert avec votre logo pour une touche professionnelle et soignée. Pas d’inquiétude — envoyez et c’est parti.
3. Utilisez Outlook et OneDrive, dans la mesure où cela fonctionne
Outlook et OneDrive peuvent fonctionner ensemble pour envoyer des fichiers plus volumineux, mais seulement jusqu’à un certain point. Vous rencontrerez probablement des limites si vos fichiers sont très volumineux, si les formats ne sont pas pris en charge ou si les autorisations du destinataire ne sont pas définies correctement.
Certains professionnels signalent aussi des changements de mise en forme ou une compression des fichiers. Si vous devez vous assurer d’une livraison parfaite au pixel près, vous devriez peut-être chercher ailleurs. Avec Dropbox, ce que vous envoyez est toujours exactement ce que votre client voit.
Conseils pour réussir l’envoi de fichiers via Outlook
Malgré les limitations, si vous envoyez des fichiers volumineux via Outlook, il ne s’agit pas seulement de faire en sorte que le courriel soit transmis : il s’agit également de le rendre soigné et facile à parcourir pour la personne à l’autre bout.
Voici quelques conseils rapides pour rendre vos gros fichiers aussi professionnels que le travail que vous partagez :
- Ajoutez du contexte à votre courriel : au lieu de coller un lien partagé Dropbox, incluez une brève explication de ce qu’est le fichier, puis créez un hyperlien vers un texte clair et descriptif.
- Étiquetez tout clairement : utilisez des noms de fichiers et des numéros de version pertinents, car la structure de nommage est très utile lorsqu’un client jongle avec plusieurs livrables.
- Envoyez un lien de dossier lorsque c’est possible. Si vous partagez un lot de fichiers, partagez un dossier au lieu de liens individuels, ce qui permet de tout regrouper et de faciliter l’organisation du destinataire.
Outlook peut toujours être votre solution de choix pour le partage de gros fichiers, à condition d’utiliser Dropbox et quelques touches réfléchies pour vous aider à livrer vos fichiers avec succès et professionnalisme.
Questions fréquentes
Vous pouvez envisager de placer les fichiers dans une archive ZIP ou d’utiliser des outils en ligne pour les réduire. Cependant, ces outils peuvent réduire la qualité des fichiers, ce qui n’est pas acceptable dans bien des cas. Si vous voulez préserver la qualité, une meilleure option est d’utiliser votre espace de stockage infonuagique Dropbox pour partager un lien vers le fichier, sans avoir besoin de le compresser.
La meilleure façon de contourner la limite des pièces jointes Outlook est d’utiliser un service de stockage infonuagique comme Dropbox. De cette façon, vous pouvez partager un lien vers le fichier au lieu de le joindre. C’est plus simple que d’essayer de faire tenir un gros fichier dans la limite de 20 Mo imposée par la plupart des versions d’Outlook. Dropbox vous permet de téléverser des fichiers volumineux et de générer un lien sécurisé que vous pouvez ensuite partager : copiez simplement le lien, collez-le dans votre message Outlook et envoyez-le.
Vous ne pouvez pas le faire directement dans Outlook. Cependant, avec Dropbox Transfer, vous pouvez suivre le moment où les gens téléchargent vos fichiers, pour vous assurer qu’ils ont bien été reçus. Vous pouvez aussi suivre qui consulte vos fichiers ou ajouter un mot de passe. Cela vous donne plus de contrôle, en particulier pour le travail que vous envoyez à des clients ou pour les fichiers qui ne sont utiles que pendant une courte période.
Vous ne pouvez pas envoyer un fichier volumineux uniquement par Outlook. Cependant, vous pouvez utiliser Dropbox Transfer ou envoyer un lien partageable à partir de votre compte Dropbox. Vous n’avez pas besoin de compresser ou de diviser vos fichiers, il vous suffit de les téléverser, de créer un lien et de l’ajouter à votre courriel Outlook. Le destinataire n’a même pas besoin d’un compte Dropbox pour obtenir le fichier. Cela permet de conserver les fichiers dans leur qualité d’origine et facilite la tâche de votre client. De plus, cela ne remplira la boîte de réception de personne.
Envoyez des fichiers via Outlook en toute confiance grâce à Dropbox
Outlook n’a pas été conçu pour envoyer des vidéos volumineuses, des images lourdes, des fichiers de base de données volumineux ou tout autre élément numérique encombrant. Avec Dropbox à vos côtés, vous n’avez pas à vous soucier des limites de taille de fichier.
Avec Dropbox, vous évitez la compression accidentelle de fichiers, les messages courriel renvoyés frustrants et les interruptions de processus de travail dans Outlook. Générez simplement un lien sécurisé, déposez-le dans votre message et cliquez sur « Envoyer », ou utilisez Dropbox Transfer.
Vous voulez que l’envoi de gros fichiers soit la partie la plus facile de votre journée? Obtenez un compte Dropbox gratuit et essayez notre intégration Outlook dès aujourd’hui : plus rapide, plus sécuritaire et conçue pour les équipes créatives qui ont besoin que leur travail soit livré exactement comme prévu.
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