Gestion des ressources marketing pour les équipes mondiales

Les ressources de campagne restent rarement au même endroit très longtemps. Une présentation de lancement peut devenir une présentation de vente régionale. Une image de produit peut se transformer en publicité sociale payante, en bannière de courriel ou en trousse pour partenaires. Une vidéo pourrait peut-être être adaptée en une douzaine de montages propres à chaque canal — les possibilités sont nombreuses.

Le problème, c'est que dès que des éléments sont en jeu, les agences, les pigistes, les équipes de vente et les responsables des marchés locaux ont tous besoin d'y accéder, souvent en même temps. C’est là qu’intervient la gestion des ressources marketing. Avec le bon système, les équipes marketing peuvent :

• Gardez les fichiers de campagne organisés
• Faciliter la recherche des ressources approuvées
• Contrôlez qui peut accéder aux ressources
• Évitez les confusions de versions entre les régions

Avec Dropbox, vous pouvez conserver les ressources de vos campagnes dans un emplacement de stockage infonuagique sécurisé, partager des fichiers ou des dossiers avec les bonnes personnes et simplifier votre flux de travail entre les outils connectés. Choisissez un forfait pour organiser, trouver et partager facilement les ressources de vos campagnes au sein de votre équipe.

Qu'est-ce que la gestion des ressources marketing?

La gestion des ressources marketing est le processus de stockage, d'organisation, de sécurisation, de mise à jour et de partage des fichiers marketing, afin que votre équipe puisse trouver et utiliser le bon contenu pour chaque campagne, canal et marché.

Un actif marketing peut être presque tout ce que votre équipe crée ou réutilise, comme :

• Logos et charte graphique et éditoriale de marque
• Images de produits et photographies de campagne
• Lancez des présentations et des fichiers d'aide à la vente
• Créations publicitaires pour le social payant, les courriels et l'affichage
• Fichiers vidéo, audio et d'animation
• Briefs créatifs, documents de messagerie et plans de campagne
• Fichiers localisés pour différentes régions ou langues
• Rapports de performance et enseignements tirés après une campagne

Pour une équipe mondiale, la gestion des ressources marketing doit faire bien plus que de garder les fichiers en ordre. Elle doit aider chaque marché à répondre aux mêmes questions, notamment : 

• Où se trouve le dernier fichier approuvé? 
• Puis-je l'utiliser dans ma région? 
• Qui peut le modifier? 
• Est-ce que l'équipe juridique ou l'équipe de marque l'a révisé? 
• Que doit-on archiver?

Pourquoi les bibliothèques mondiales de ressources marketing s'effondrent

Même un système de dossiers bien organisé peut se désorganiser dès qu'une campagne traverse les fuseaux horaires, les canaux ou les partenaires. 

Le problème commence habituellement par de petits raccourcis qui deviennent de mauvaises habitudes. Voici quelques exemples de ces situations :

• Une agence télécharge un brouillon de présentation et continue à travailler à partir d'une copie locale
• Une équipe régionale adapte un fichier maître global, mais l'enregistre sur un lecteur distinct
• Quelqu'un partage un ancien lien provenant d'un lancement passé
• Un concepteur nomme un fichier « final » avant la fin de la révision de la marque

Ces petits raccourcis peuvent se transformer en problèmes; les enjeux les plus courants sont les suivants :

• Les actifs se trouvent à trop d’endroits— des fichiers éparpillés sur des disques, dans des fils de discussion par courriel, des outils de clavardage, des applications de conception et des ordinateurs de bureau
• Les conventions de nommage sont incohérentes : les équipes utilisent des termes différents pour les marchés, les langues, les canaux et les étapes d'approbation
• Les versions se multiplient rapidement : par exemple, « Final », « final2 » et « approuvé-final » coexistent dans le même flux de travail, ce qui crée de la confusion
• Les autorisations se dispersent avec le temps : les agences, les pigistes et les fournisseurs conservent leur accès après la fin d'un projet
• Le contexte se retrouve séparé des fichiers— les équipes peuvent trouver une image, mais pas le brief, les notes d’utilisation ou l’historique d’approbation qui l’accompagnent

Pour les équipes mondiales, la gestion des ressources de marketing fonctionne mieux lorsqu'elle traite le tout comme un seul flux de travail, et non comme des problèmes distincts de stockage, de partage et de révision. Alors, comment y parvenir correctement?

1. Créez une source de référence centrale pour les ressources de campagne

Une source de référence centralisée offre à votre équipe un seul endroit à consulter avant d'utiliser, de modifier ou de partager une ressource de campagne. Elle devrait clarifier trois éléments : où se trouve la ressource, si elle est approuvée et qui peut l'utiliser.

Commencez par une structure de dossiers reproductible. Gardez-la assez simple pour qu'un nouveau membre de l'équipe ou un partenaire externe puisse la comprendre sans explication. Un dossier de campagne mondiale pourrait comprendre :

1. Ressources maîtresses globales.
2. Briefs créatifs et notes d’utilisation.
3. Fichiers de travail.
4. Révision de la marque et révision juridique.
5. Adaptations régionales.
6. Fichiers prêts pour le canal.
7. Ressources finales approuvées.
8. Archiver.

Gardez les fichiers sources séparés des fichiers de livraison finaux. Un fichier de conception à calques, une exportation vidéo brute ou une présentation modifiable peut nécessiter un propriétaire et un niveau d'autorisation différents de ceux d'un PDF final, d'une image recadrée ou d'une trousse de campagne approuvée.

Utilisez le haut de chaque dossier de campagne pour donner du contexte. Un court fichier « lisez-moi » peut expliquer l’objectif de la campagne, les marchés, les propriétaires des ressources, les règles de nommage, les droits d’utilisation et l’état de révision. Cette seule page peut vous éviter des dizaines de messages plus tard.

Grâce au stockage infonuagique sécurisé de Dropbox, vous pouvez conserver vos ressources de campagne à un emplacement central, accéder à vos fichiers sur tous vos appareils et synchroniser les mises à jour au fil de l'évolution du travail. Pour les équipes dispersées qui travaillent avec des images haute résolution, des vidéos, des présentations et des fichiers de conception, cette base partagée permet de faire avancer le travail sans obliger chaque collaborateur à se trouver dans le même bureau, le même marché ou sur le même appareil.

2. Utiliser des conventions de nommage et des métadonnées évolutives

Les conventions d'appellation aident les équipes internationales à travailler plus rapidement, mais elles ne fonctionnent que lorsqu'elles sont claires et faciles à suivre. L'objectif est de rendre le fichier compréhensible d'un coup d'œil. Incluez les détails les plus importants pour votre équipe, comme :

• Nom de la campagne
• Marché ou région
• Langue
• Canal
• Type de ressource
• Taille ou format
• Numéro de version
• État de l'approbation
• Date

Un format pratique pourrait ressembler à ceci :

Campagne_Marché_Canal_TypeDeRessource_Taille_Langue_Version_Statut_Date

Utilisez les métadonnées et les étiquettes pour les détails qui ne cadrent pas bien dans un nom de fichier, comme les droits d'utilisation, le propriétaire de l'élément, la gamme de produits, le public cible, la date d'expiration ou les mentions légales.

Pour les variantes régionales, gardez les versions locales connectées à la version principale globale. De cette façon, les équipes du Royaume-Uni, d'Allemagne, du Canada et du Japon peuvent adapter les ressources sans créer de copies isolées qui sont difficiles à mettre à jour par la suite.

3. Gérer le contrôle de version du matériel marketing dans les équipes travaillant à distance

Pour gérer le contrôle des versions du matériel marketing au sein d'équipes distantes, conservez les fichiers approuvés dans un seul emplacement partagé, limitez l'accès en modification, utilisez des étiquettes d'état, gardez les avis liés au fichier et fiez-vous à l'historique des versions lorsque vous devez récupérer un travail antérieur.

Commencez par définir ce que signifie chaque état, par exemple :

• Brouillon : le travail est encore en cours de modification
• En cours de révision : la ressource est prête à recevoir des avis de la part des équipes de marque, juridique, régionale ou des parties prenantes
• Approuvé : la ressource est prête à être utilisée
• Localisé— l'actif a été adapté à un marché ou à une langue en particulier
• Archivé— la ressource n'est plus d'actualité, mais elle est conservée à titre de référence

Évitez d'utiliser des mots comme « final » avant que l'actif ne soit vraiment approuvé pour utilisation. Si les gens voient « final » trop tôt, ils pourraient publier, envoyer ou adapter le mauvais fichier.

Ensuite, limitez qui peut modifier les ressources approuvées. Votre équipe de marque mondiale et les propriétaires de ressources désignés peuvent avoir besoin d'un accès en modification. Les responsables marketing régionaux peuvent avoir besoin d'un accès en commentaire ou en modification pour les versions locales. Les équipes des ventes, des partenaires et de la direction peuvent n'avoir besoin que d'un accès en consultation ou en téléchargement.

L'historique des versions et la récupération de fichiers de Dropbox peuvent vous aider lorsque des fichiers sont modifiés, écrasés ou supprimés. Vous disposez ainsi d'une façon plus sécuritaire de faire avancer le travail sans créer plusieurs fichiers en double, juste au cas où quelqu'un aurait besoin de revenir en arrière.

4. Définissez les autorisations pour les fichiers de marketing partagés

Vous pouvez définir les autorisations pour les fichiers marketing partagés en adaptant l'accès au rôle de chaque personne. La bonne configuration permet aux collaborateurs d'obtenir ce dont ils ont besoin sans donner à tout le monde un contrôle total sur les ressources de campagne sensibles. Un modèle simple basé sur les rôles pourrait ressembler à ceci :

• Propriétaires de marques ou de campagnes mondiales : accordez un accès en modification pour qu'ils puissent gérer les fichiers sources, les approbations et les mises à jour des ressources finales
• Responsables du marketing régional : accordez un accès en modification ou en commentaire pour les versions localisées, selon l’ampleur de l’adaptation dont ils sont responsables
• Agences et pigistes : accordez un accès limité en édition, en commentaire ou en lecture selon l'étendue du travail
• Équipes commerciales et partenaires : accordez un accès en consultation ou en téléchargement afin qu'elles puissent utiliser les documents approuvés sans les modifier
• Dirigeants— accordez un accès en lecture pour la visibilité des campagnes, les revues de lancement ou les rapports; il n'est généralement pas nécessaire d'accorder un accès en modification à la haute direction
• Fournisseurs externes : utilisez un accès à durée limitée lorsqu'ils n'ont besoin des fichiers que pour un événement, une séance ou une période de livraison précis

Pour les ressources sensibles, comme les visuels de produits non commercialisés, les stratégies de campagne, les témoignages de clients ou les documents de partenaires, utilisez des contrôles de partage par lien plus stricts. 

Grâce aux autorisations de fichiers de Dropbox, vous pouvez contrôler qui peut consulter ou modifier les fichiers et dossiers partagés. Vous pouvez aussi ajouter une protection par mot de passe et des dates d’expiration aux liens partagés, lorsque cette option est offerte.

Intégrez des revues d'accès à votre processus de campagne en suivant ces quelques étapes simples :

1. Avant le lancement, assurez-vous que les bonnes équipes peuvent accéder aux ressources approuvées.
2. Après le lancement, supprimez l'accès des fournisseurs ou des partenaires qui n'en ont plus besoin.
3. Lorsque vous archivez des campagnes, passez en revue les liens partagés, les droits d'utilisation expirés et les anciens collaborateurs.

Cette courte liste de tâches aide à éviter que d’anciens fichiers restent ouverts plus longtemps qu’ils ne le devraient.

5. Partagez des fichiers de campagne volumineux sans ralentir vos lancements

Les campagnes mondiales font souvent appel à des fichiers trop volumineux ou trop élaborés pour être envoyés par courriel, comme des vidéos 4K, des trousses de lancement, des bibliothèques d'images, des fichiers de conception à calques, des graphiques d'événements et des ensembles d'éléments prêts pour les partenaires.

La meilleure plateforme de partage de fichiers pour la collaboration marketing multicanal devrait vous aider à bien gérer les moments suivants :

• Collaboration active : votre équipe a besoin de dossiers partagés, d’une synchronisation en temps réel, de commentaires et d’un historique des versions pour que chacun puisse travailler à partir des fichiers de campagne les plus récents
• Révision externe— les agences, les pigistes, les cadres et les responsables régionaux ont besoin d'un accès simple, sans créer de failles de sécurité inutiles
• Livraison finale— les partenaires et les marchés locaux ont besoin de trousses de lancement soignées, faciles à télécharger, à utiliser et à partager avec les bonnes personnes

Dropbox prend en charge chacune de ces étapes. Vous pouvez collaborer dans des dossiers partagés pendant que le travail est en cours, contrôler l'accès grâce aux autorisations de fichiers ou aux paramètres de liens, et utiliser Dropbox Transfer pour envoyer de gros fichiers ou des lots de livraison finaux.

Bonnes pratiques pour la gestion des ressources dans les équipes de marketing mondiales

Suivez ces bonnes pratiques pour rendre la gestion des ressources marketing plus concrète.

• Commencez par la structure : Créez un centre de campagne mondial unique avant le début de la production des actifs. Ensuite, séparez les fichiers maîtres, les fichiers de travail, les actifs approuvés, les variantes localisées et les archives. Enfin, utilisez des règles de nommage qui incluent le marché, la langue, le canal, la version et l’état.
• Établissez clairement la propriété : attribuez un propriétaire à chaque groupe de ressources principal. Cette personne devrait savoir quels fichiers sont approuvés, lesquels sont encore en évolution et quand les anciennes ressources doivent être archivées.
• Protect access : Définissez les autorisations selon le rôle, et non par habitude. Gardez les droits d'utilisation, les dates d'expiration et les notes d'approbation à proximité de la ressource, afin que les équipes sachent ce qu'elles peuvent utiliser, où elles peuvent l'utiliser et quand elle devrait être retirée.
• Facilitez la révision : gardez les avis attachés au fichier autant que possible. Utilisez l'historique des versions au lieu de dupliquer les fichiers par sécurité, et regroupez les ressources finales par marché et par canal avant le lancement.
• Faites le ménage après le lancement : vérifiez les autorisations et archivez les fichiers désuets une fois la campagne lancée. Cela évite que les équipes futures réutilisent d'anciens visuels, des affirmations expirées ou des fichiers qui n'avaient été approuvés que pour une région précise.

Un bon système devrait être facile à suivre lorsque la chronologie de lancement se resserre. Si le processus ne fonctionne que lorsque tout le monde a du temps libre, il ne tiendra pas pendant une campagne mondiale.

Quel est le meilleur service de stockage infonuagique pour les équipes de marketing afin de gérer les ressources de leurs campagnes?

Le meilleur stockage infonuagique pour les équipes marketing devrait faciliter l'organisation, la sécurisation, le partage, la mise à jour et la récupération des ressources de campagne. Recherchez un stockage infonuagique qui prend en charge :

• Dossiers partagés pour les carrefours de campagne
• Autorisations de fichiers et contrôles de liens
• Historique des versions et récupération de fichiers
• Transferts de fichiers volumineux
• Synchronisation en temps réel entre les appareils
• Une recherche qui aide les gens à trouver rapidement leurs fichiers
• Intégrations aux outils que votre équipe utilise déjà

Avec Dropbox, vous pouvez centraliser les fichiers de campagne, partager des dossiers avec des collaborateurs internes et externes, contrôler l'accès, récupérer les versions précédentes et envoyer des fichiers volumineux en toute sécurité.

Rassemblez les ressources de vos campagnes mondiales avec Dropbox

La gestion des ressources marketing est plus simple lorsque chaque fichier de campagne a sa place, chaque version a un état et chaque collaborateur dispose du bon accès.

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