L’importance du processus de planification de projet
Tout projet nécessite une planification en amont : un processus qui vise à définir les tâches, les délais, les ressources et tout ce que vous devez savoir pour le mener à bien. Même si certains projets se déroulent sur de courts délais, ceux qui ont déjà eu à gérer de gros projets à long terme savent à quel point la planification est essentielle. La tâche revient souvent aux chefs de projet et aux décideurs de l’entreprise, mais cette approche n’est pas toujours viable.
Lorsqu’un responsable orchestre seul un projet, les membres de son équipe peuvent avoir du mal à en saisir tous les tenants et aboutissants. Même si vous travaillez chaque jour en étroite collaboration avec votre équipe, il n’est pas toujours possible de garder le cap sur tous les projets que vous menez en parallèle, surtout en période de forte activité. Vous risquez de vous retrouver à planifier en permanence et à surveiller vos collaborateurs qui travaillent sur des documents distincts sans savoir où ils vont ni où ils en sont selon l’échéancier.
Pour que votre équipe et vous restiez fidèles aux objectifs du projet et suiviez la même approche pour les atteindre, la meilleure méthode consiste à impliquer votre équipe dès le début du processus de planification.
Pourquoi votre équipe doit-elle participer à la gestion de projet?
Faire participer les membres de votre équipe dès les premières étapes de planification stratégique présente de nombreux avantages durant tout le cycle de vie du projet, mais aussi pour l’avenir de votre équipe.
Motivation et responsabilité
Lorsque les membres de l’équipe reçoivent des séances d’information et des tâches simples et individuelles, il peut être difficile pour eux d’avoir une idée des objectifs globaux du projet. En conséquence, ils peuvent ne pas tenir compte de la manière dont leur travail affectera le travail des autres membres de l’équipe de projet et le produit final ou les livrables du projet qu’ils produisent. Alignez votre équipe à l’aide d’une charte d’équipe pour établir un objectif commun. Donnez à votre équipe l’espace nécessaire pour collaborer et définir son rôle dans le processus de planification du projet l’aidera à avoir une vue d’ensemble. Non seulement cela les aidera à comprendre l’objectif et donc la nécessité de fournir un travail de qualité, mais cela les aidera également à adhérer au projet dans son ensemble, faisant d’eux des parties prenantes à part entière du projet. En les encourageant à avoir ce sens des responsabilités pour la réussite du projet, vous vous retrouverez à gérer une équipe beaucoup plus impliquée et motivée.
Développer les compétences de l’équipe
Votre équipe trouve toujours de nouveaux moyens d’améliorer la qualité et l’efficacité des tâches qu’elle accomplit au quotidien. Si certains collaborateurs cherchent sans cesse de nouvelles occasions de participer, d’autres ont besoin d’être encouragés pour élargir leur horizon professionnel. En faisant participer votre équipe dans la gestion de projet, vous lui donnez de nouvelles occasions de découvrir et d’acquérir de nouvelles compétences. Vous pouvez alors mener à bien vos tâches de planification importantes tout en développant les aptitudes de vos collaborateurs et en les aidant à s’épanouir au sein de l’équipe. Ils joueront un rôle essentiel dans le processus de planification de projet grâce à leurs nouvelles compétences, et seront capables d’aider d’autres membres de l’équipe à mieux planifier leurs tâches. Enfin, une culture d’entreprise ne peut que tirer profit d’un environnement de travail axé sur le partage d’expérience et la responsabilité mutuelle.
Déléguer pour gagner en efficacité
Une fois qu’un projet commence, le travail est réparti entre les différents membres de l’équipe en fonction de leurs compétences. Alors pourquoi ne pas déléguer les tâches pendant la phase de planification? Une fois que votre équipe a compris les étapes de la planification stratégique d’un projet, vous pouvez commencer à répartir le travail de planification entre eux. Non seulement cela vous libérera du temps consacré aux lourdes tâches de planification de projet, mais cela peut également réellement améliorer l’efficacité du processus lorsque le travail commence à arriver plus rapidement. Si les membres de l’équipe sont aussi compétents dans les processus de planification de projet que dans leurs rôles quotidiens, la rédaction et la définition de la portée des projets ensemble deviendront beaucoup plus rapides. Assurez-vous simplement que cela ne crée pas de cloisons dans votre équipe, car chaque membre effectue simplement ses tâches de planification individuelles. Ça doit toujours être un processus collaboratif.
Mettre en place un processus de gestion des projets d’équipe
Pour mettre en place une approche collaborative de la planification de projet avec votre équipe, vous devez disposer des bonnes méthodes et stratégies. Voici quelques principes de base à respecter pour mieux planifier vos projets en équipe.
Faire du remue-méninges en équipe
La première étape la plus courante de la planification stratégique est la phase de remue-méninges et d’idéation. Si vous êtes gestionnaire de projet, vous devez non seulement garder la porte ouverte aux membres de votre équipe, mais aussi les inviter à participer à ce processus. Une fois que vous les avez informés du projet à venir, planifiez une rencontre pour réfléchir avec votre équipe aux plans initiaux. Envisagez d’inclure une analyse pré-mortem dans la réunion, afin que les membres de l’équipe puissent visualiser le projet et les résultats attendus. Assurez-vous d’envoyer un ordre du jour et de décider d’avance de l’objectif de la réunion pour vous assurer qu’elle est efficace. Si ce type de réunion est une première pour votre équipe, essayez un compte rendu de réunion ou un modèle de remue-méninges : une approche structurée peut aider à lancer le processus.
Créer un document de gestion de projet partagé
Une fois que vous et votre équipe êtes impliqués dans le processus de planification du projet, créez un plan de gestion de projet partagé et centralisé et un document de planification de projet. Cela devrait servir de pierre de touche pour que chaque membre de votre équipe comprenne où vous en êtes dans le processus et ce qui a été décidé. Certes, vous pouvez utiliser un tableau blanc pour cet exercice, mais les logiciels de gestion de projet et les programmes de collaboration d’équipe comme Dropbox Paper peuvent automatiser et simplifier ce processus. Toute votre équipe peut collaborer sur le même document Paper, avec récupération de fichiers intégrée, historique des versions et gestion des enregistrements de toutes les modifications. À partir de là, vous pouvez créer des liens vers d’autres documents de planification Paper si nécessaire ou les partager avec d’autres équipes de votre organisation qui ont besoin d’un aperçu de votre planification.
Adopter une approche de planification ou de gestion de projet
Il existe de nombreuses approches de planification et de gestion de projet que vous pouvez essayer pour trouver celle qui fonctionne le mieux pour votre équipe. L’approche de planification Agile établit un calendrier de « sprints » où votre équipe va élaborer des plans sur de courts laps de temps, avec la possibilité de commenter le résultat obtenu et de le retravailler. La méthode PERT (Technique d’évaluation et de révision du programme ou Program Evaluation and Review Technique, en anglais) offre quant à elle une méthode complète pour définir les exigences d’un projet en intégrant des événements clés et la gestion des risques. Des outils de planification de projet, tels que les diagrammes de Gantt ou la matrice Eisenhower peuvent également vous aider à organiser les tâches et les processus à l’aide de méthodes éprouvées.
Chaque approche a ses points forts et son niveau de complexité. Mettre en place une méthodologie claire dès le départ permettra de faire participer tous les intervenants à la gestion du projet, ce qui évitera que votre équipe finisse par modifier ou délaisser l’approche choisie.
Encourager une communication continue
Une communication solide est de la plus haute importance lorsqu’une équipe travaille en étroite collaboration sur un projet. Bien que le partage de documents soit utile, vous devez également vous assurer d’avoir les bons canaux pour communiquer avec toute votre équipe. Des outils de communication comme Slack vous permettent de créer des serveurs dédiés pour vous et votre équipe. Lorsqu’ils sont combinés avec Dropbox, vous pouvez même démarrer des conversations directement à partir de vos documents Paper ou d’autres fichiers. Bien sûr, vous avez aussi besoin d’une méthode pour tenir des réunions d’équipe. L’utilisation de Dropbox en parallèle avec la vidéoconférence via Zoom peut vous aider, vous et votre équipe, à collaborer et à revoir vos plans simultanément.
Planifier en équipe
La planification d’un projet n’a pas nécessairement à être la première étape ardue que les gestionnaires de projet doivent entreprendre seuls. Travaillez ensemble en organisant une rétrospective du projet avec l’équipe et appliquez leurs avis au nouveau plan du projet. Avec toute une équipe qui vous soutient dans le processus et le projet qui en découle, vous pouvez non seulement rendre le processus plus efficace, mais aussi plus gratifiant pour vous et votre équipe. En répartissant les responsabilités et en encourageant vos collègues à s’impliquer dans les objectifs du projet, vous pouvez faire progresser votre équipe et son travail dans son ensemble. Quelle que soit la méthode que vous et votre équipe choisissez pour planifier les projets, la collaboration dans ce processus mènera à de meilleurs résultats sur les projets individuels ainsi que pour votre équipe, votre organisation et vous-même à long terme.
Tout le monde peut organiser des réunions
Selon une idée dépassée, la gestion de réunion ne peut être assurée que par des supérieurs ayant le pouvoir de convoquer l’équipe. Mais la communication va dans les deux sens : si vous pensez qu’une réunion est nécessaire, organisez-en une. Sachez simplement que c’est à vous de faire en sorte qu’elle soit efficace et ne soit une perte de temps pour personne.
Les réunions ont pour but de permettre à chacun de partager des idées et de faire part de ses préoccupations. Imaginons que vous rencontriez un problème que même le meilleur outil de gestion des tâches ne peut pas résoudre, c’est l’occasion idéale pour vous de le signaler personnellement à votre équipe. Les réunions ont pour but de donner la parole à chacun, quel que soit son rôle ou son lieu de travail. En utilisant des outils numériques efficaces, chaque réunion se déroulera sans accrocs.
Découvrir toutes les ressources connexes
Qu’est-ce que la méthode « Plan Do Check Act (PDCA) » ou « Planification-Réalisation-Vérification-Action »?
Quel que soit votre domaine d’activité professionnelle, relever des défis est une tâche quotidienne. Découvrez comment affiner et améliorer votre expérience de résolution de problèmes grâce à l’utilisation du cycle PDCA (« Planification-Réalisation-Vérification-Action »).
Six des meilleures applications de productivité pour améliorer la gestion des tâches et du temps
Vos longues journées au bureau sont-elles en train de devenir la norme? Découvrez quelques-unes des meilleures applications de bureau et mobiles triées sur le volet et validées pour stimuler l’efficacité et la productivité.
