Comment réutiliser les ressources de campagne marketing sans repartir de zéro

Chaque campagne laisse derrière elle quelque chose d'utile : un brief, une présentation, un ensemble de visuels, un montage vidéo, une page de destination, une séquence de courriels, un rapport de rendement, ou même simplement une idée ingénieuse qui n'a jamais abouti au lancement final.

Le défi consiste à les retrouver — ou à les réutiliser — et à tirer pleinement parti de votre travail.

Les équipes de marketing travaillent avec un grand nombre de fichiers, répartis sur plusieurs campagnes, ce qui signifie que les actifs commencent facilement à se disperser entre les dossiers partagés, les liens d'agence, les fils de discussion, les outils créatifs, les boîtes de réception et les anciens espaces de projet. Au moment où le suivant lancement commence, il peut sembler plus rapide de créer un nouveau travail que de retrouver ce qui existe déjà.

En réutilisant vos ressources, vous simplifiez les choses pour vous et votre équipe et vous évitez le chaos lié à la duplication de ce qui existe déjà. Lorsque vous pouvez trouver les bons fichiers, comprendre leur contexte, les adapter en toute sécurité et partager la version finale avec les bonnes personnes, chaque campagne devient une longueur d'avance pour la suivante. Vous cherchez un meilleur moyen de stocker et d'organiser vos ressources? Choisissez un forfait pour commencer à organiser les ressources de vos campagnes avec Dropbox.

Que sont les ressources d'une campagne marketing?

Les ressources de campagne marketing sont les fichiers, le contenu et les documents complémentaires que vous utilisez pour planifier, créer, lancer, promouvoir ou évaluer une campagne. Elles peuvent comprendre :

• Briefs créatifs et plans de campagne
• Documents de messagerie et scénarios de rédaction
• Graphiques et vidéos pour les réseaux sociaux
• Variations de médias payants
• Textes et modèles de courriels
• Texte de la page de destination
• Captures d'écran de produits et clips de démonstration
• Directives de marque et fichiers de conception
• Présentations d'aide à la vente
• Rapports, résultats et enseignements tirés après la campagne

Une publicité ou une vidéo terminée ne représente qu'une petite partie de la bibliothèque de ressources. Le contexte entourant le travail a aussi son importance. Les briefs, les avis, les approbations et les notes de performance peuvent tous vous aider à décider ce que vous devez réutiliser, mettre à jour ou laisser de côté.

Pourquoi la réutilisation des ressources permet de gagner du temps et de préserver les ressources

La réutilisation des ressources de campagne vous aide à progresser plus rapidement, mais la vitesse n'est qu'une partie de l'avantage. La plus grande valeur provient du fait de s'appuyer sur un travail qui a déjà été révisé, testé et approuvé.

En réutilisant les bons éléments, vous pouvez :

• Assurer une plus grande cohérence des messages de campagne
• Réduire le travail créatif en double
• Répartir le budget sur un plus grand nombre de canaux
• Transformez les apprentissages des campagnes passées en meilleures décisions
• Offrir aux nouveaux collaborateurs un point de départ plus clair
• Passez plus de temps à améliorer vos idées plutôt qu'à chercher des fichiers

Réutiliser des ressources ne signifie pas répéter la même campagne. Cela signifie simplement partir de travaux utiles réalisés par le passé et les adapter à un nouveau public, à un nouveau canal, à un nouveau marché ou à un nouveau moment.

Pourquoi il est difficile de réutiliser les ressources d'une campagne de marketing

Réutiliser des ressources semble simple, jusqu'à ce que vous essayiez de le faire pendant un lancement bien rempli. Votre équipe sait peut-être qu'une présentation, un graphique ou un rapport de campagne utile existe quelque part, mais « quelque part » peut désigner bien des endroits. 

Les fichiers peuvent être stockés dans différents outils. Les avis peuvent se trouver dans les commentaires, les courriels, les réunions ou le clavardage. Les approbations peuvent être difficiles à retracer. Enfin, des fichiers mal nommés et des dossiers imprécis peuvent rendre un excellent travail presque invisible.

Même lorsque vous trouvez un actif prometteur, vous devez tout de même répondre à quelques questions avant de l'utiliser :

• S'agit-il de la version approuvée la plus récente?
• Cette image ou vidéo peut-elle toujours être utilisée?
• L'affirmation, la statistique ou le détail du produit est-il toujours exact?
• Qui l'a approuvé?
• Quelles modifications ont été apportées depuis la dernière révision?
• Où la version mise à jour devrait-elle se trouver?

Un flux de travail de réutilisation vous aide à répondre à ces questions avant que d'anciens travaux ne deviennent une nouvelle source de confusion. Alors, comment en créer un bon?

Comment réutiliser les ressources d’une campagne marketing en 7 étapes

La meilleure façon de réutiliser les ressources d'une campagne marketing consiste à suivre un processus simple : définir le nouvel objectif, trouver les ressources connexes, vérifier les droits d'utilisation et les approbations, confirmer la version la plus récente, adapter le contenu, le réviser en contexte, puis regrouper et archiver l'ensemble final des ressources.

Voici comment procéder étape par étape :

1. Commencez par définir l'objectif de la nouvelle campagne

Avant de rechercher les anciens actifs, définissez ce dont vous avez besoin maintenant. Demandez-vous ce qui a changé depuis la campagne initiale, comme :

• Audience
• Canal
• Marché
• Offre
• Détails du produit
• Orientation de la marque
• Chronologie
• Processus d’approbation

Cela vous évite de réutiliser un actif simplement parce qu'il existe. Un visuel pour les réseaux sociaux du trimestre dernier peut constituer un excellent point de départ, mais seulement si le message, le format et les droits conviennent toujours à la nouvelle campagne.

2. Rechercher par contexte, et non seulement par nom de fichier

Si vous recherchez uniquement des noms de fichiers exacts, vous risquez de passer à côté des meilleurs éléments. Recherchez des noms de campagne, des segments d'audience, des gammes de produits, des thèmes, des canaux, des dates et des types de fichiers comme :

• Lancement du printemps
• Fidélisation de la clientèle
• Suivi du webinaire
• Réseaux sociaux payants
• Démonstration du produit
• Présentation de vente
• Rapport de performances
• Citation du client
• Campagne de la marque

Les équipes peuvent réduire le temps passé à rechercher des fichiers en centralisant les ressources de campagne dans leur stockage infonuagique, en utilisant des noms et des étiquettes clairs, en conservant le contexte avec les fichiers finaux et en utilisant des outils qui effectuent des recherches dans les applications connectées.

3. Vérifiez la propriété, les approbations et les droits d'utilisation

Avant d'adapter un élément, vérifiez s'il est approuvé pour être réutilisé. 

Cela est particulièrement important pour les citations de clients, les témoignages, les images sous licence, le contenu d'influenceurs, la musique, les extraits vidéo, les affirmations sur les produits et le contenu propre à un marché. 

Une ressource de qualité peut devenir un risque si les droits d'utilisation expirent ou si les détails sont périmés. Recherchez des éléments comme :

• Propriétaire de la ressource
• État d'approbation
• Droits d’utilisation
• date d'expiration
• Limites régionales
• Avis de non-responsabilité obligatoires
• Exactitude du produit ou des prix
• Historique de révision de la marque

Si vous ne pouvez pas confirmer le contexte, traitez la ressource comme un brouillon jusqu'à ce que quelqu'un la révise. Cela évitera une réutilisation accidentelle et empêchera les équipes de devoir revenir en arrière.

4. Confirmer la version la plus récente

La confusion entre les versions ralentit la réutilisation. Cela peut aussi mener à des messages désuets, à des visuels non conformes à l'image de marque ou au partage de fichiers avant qu'ils soient prêts.

Avant d'adapter un actif, assurez-vous de travailler à partir de la dernière version approuvée. Avec Dropbox, vous pouvez garder les fichiers de campagne organisés au même endroit, utiliser l'historique des versions pour récupérer les travaux antérieurs et aider les collaborateurs à rester alignés sur les fichiers actuels.

Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des agences, des pigistes, des équipes régionales ou des partenaires qui n'ont besoin d'accéder qu'à des ressources précises.

5. Adapter l'élément pour le nouveau canal ou public cible

Une fois la bonne ressource trouvée, adaptez-la avec un objectif précis. Voici quelques exemples de la façon dont vous pourriez procéder :

• Un rapport de campagne pourrait devenir une diapositive d'aide à la vente.
• Un extrait de webinaire pourrait devenir une courte vidéo pour les réseaux sociaux
• Un courriel de lancement de produit pourrait devenir une séquence de fidélisation
• Un concept de média payant pourrait devenir la bannière principale d'une page de destination

Une bonne adaptation implique généralement de modifier plus que le format. Au minimum, révisez le message, l'appel à l'action, la hiérarchie visuelle et les besoins de l'auditoire. Conservez ce qui a fonctionné, puis mettez à jour tout ce qui ne convient plus.

Fiez-vous à votre instinct et triez les options en équipe : apprendre comment réutiliser efficacement est une compétence, alors vous vous améliorerez avec le temps.

6. Recueillir des avis en contexte

Les éléments réutilisés doivent tout de même être révisés. La différence, c'est que les avis devraient rester associés au bon fichier ou à la bonne version.

Dropbox Replay vous aide à annoter, commenter et finaliser des fichiers vidéo, image et audio en un seul endroit. La révision devient ainsi plus facile lorsque vous adaptez des vidéos de campagne, des extraits pour les réseaux sociaux, des démonstrations de produits ou des fichiers audio à partir des commentaires de multiples parties prenantes.

Pour les autres types de fichiers, les commentaires ou annotations, les dossiers partagés et les espaces de révision organisés permettent de garder les avis près du travail plutôt que de les disperser dans des fils de discussion distincts.

7. Regroupez, partagez et archivez l'ensemble final

Une fois les ressources mises à jour approuvées, créez un ensemble de campagne bien organisé.

Incluez les fichiers finaux, les notes d'utilisation, les directives sur les canaux, les notes sur le public cible ainsi que toute approbation importante ou tout contexte de rendement. Ensuite, partagez l'ensemble dans Dropbox avec les paramètres d'accès appropriés.

Dropbox Transfer peut vous aider à envoyer de gros fichiers de campagne, des vidéos et des dossiers de projet sans compresser les éléments ni les répartir sur plusieurs courriels. Selon votre forfait, vous pouvez envoyer jusqu'à 100 Go, avec la possibilité de passer à un forfait supérieur allant jusqu'à 250 Go.

Après le lancement, archivez le fichier final à un endroit où votre équipe pourra le retrouver plus tard. Ajoutez suffisamment de contexte pour la personne suivante qui devra le réutiliser.

Comment Dropbox vous aide à gérer les ressources de vos campagnes marketing

Dropbox vous permet de stocker, d'organiser, de réviser et de partager le travail de vos campagnes à partir d'un seul endroit, afin que les ressources restent plus faciles à trouver et à réutiliser après le lancement. Dropbox vous permet de :

• Stockez les éléments de campagne dans un emplacement centralisé : gardez ensemble les briefs, les fichiers créatifs, les éléments de marque, les plans de campagne, les vidéos, les rapports et les livrables finaux. Une structure de fichiers et de dossiers claire permet à votre équipe de trouver facilement ce dont elle a besoin sans avoir à demander autour d'elle ni à reconstruire des éléments.
• Travaillez avec des collaborateurs internes et externes : Les campagnes font souvent appel à des équipes de création, de marque, de vente, de marketing de produits, à des agences, à des pigistes et à des cadres. Vous pouvez partager des fichiers et des dossiers avec les bonnes personnes, gérer les accès et faire avancer le travail entre les équipes et les partenaires dans Dropbox.
• Examinez les médias enrichis sans perdre le fil de discussion : Les avis sont plus efficaces lorsqu’ils sont liés au contenu. Dropbox Replay vous permet d’examiner vos fichiers vidéo, image et audio avec commentaires et annotations au même endroit, afin que vos collaborateurs puissent donner des avis plus clairs et obtenir une approbation plus rapidement.
• Partagez les fichiers finaux de campagne en toute sécurité : Au moment de livrer les ressources finales, Dropbox Transfer vous aide à envoyer des fichiers volumineux ou des ensembles de projets complets avec une expérience soignée. Vous pouvez partager des ressources de campagne avec n'importe qui, sans dépendre de pièces jointes volumineuses.

Avec Dropbox, vous profitez d'une suite de fonctionnalités qui permettent aux équipes marketing de gérer leurs données et de les réutiliser efficacement à toutes les étapes d'une campagne.

Liste de tâches pour la réutilisation des ressources de campagne

Avant de réutiliser une ressource de campagne, parcourez cette liste de tâches rapide :

1. Confirmez le propriétaire de la ressource.
2. Vérifiez si la ressource a été approuvée.
3. Assurez-vous d'avoir la version la plus récente.
4. Vérifiez l'exactitude de la marque et du message.
5. Vérifiez les droits d'utilisation, les licences et les dates d'expiration.
6. Vérifiez que les affirmations, les statistiques, les détails des produits et les prix sont toujours à jour.
7. Adaptez la ressource au nouveau public, marché ou canal.
8. Recueillez des avis en contexte.
9. Enregistrez la version mise à jour dans le bon dossier de campagne.
10. Ajoutez des notes pour faciliter la réutilisation de la ressource la prochaine fois.
11. Partagez l'ensemble final avec les autorisations appropriées.
12. Archivez les résultats, les apprentissages et les fichiers définitifs après le lancement.

Ce processus vous aidera à savoir quand vous êtes prêt à remettre vos ressources existantes à profit.

Erreurs courantes à éviter lors de la réutilisation d'éléments

Il n'est pas toujours simple de réutiliser du contenu, même si vous savez exactement où il se trouve et ce que vous voulez en faire. Gardez à l'esprit les pièges potentiels suivants afin d'obtenir les meilleurs résultats :

• Réutiliser une ressource sans en vérifier le contexte : un visuel, un titre ou une présentation qui a bien fonctionné dans une campagne ne convient pas nécessairement à la suivante. Vérifiez le public, l'offre et le moment avant de réutiliser un élément.
• Envoi de la mauvaise version : Les anciens brouillons peuvent entraîner des cycles de révision évitables. Confirmez le dernier fichier approuvé avant d'envoyer quoi que ce soit aux parties prenantes, aux agences ou aux partenaires. Cela vous évite de faire perdre du temps aux gens, ce que la réutilisation des ressources vise justement à empêcher.
• Considérer la version créative finale comme le seul travail réutilisable : les briefs, les rapports, les notes de performance, les approbations et les avis peuvent être tout aussi utiles que la création finalisée. Conservez la réflexion derrière la campagne, pas seulement le résultat final.
• Reproduire le passé de trop près : la réutilisation devrait vous offrir un meilleur point de départ. Ce n'est pas une excuse pour une répétition sans intérêt. Adaptez les éléments à l'objectif de la nouvelle campagne, ce qui s'harmonise mieux avec le concept d'itération créative et d'amélioration continue.
• Oublier d'archiver après le lancement : une campagne est plus facile à organiser lorsqu'elle est encore récente. Enregistrez les actifs finaux, les résultats et les enseignements avant que tout le monde ne passe au lancement suivant. Ainsi, même votre dernier actif est prêt à être réutilisé.

Vos campagnes antérieures regorgent de travaux utiles. La clé est de rendre ces travaux faciles à trouver, sécuritaires à adapter et simples à partager.

Remettez les ressources de votre campagne au travail

Avec Dropbox, vous pouvez organiser vos fichiers de campagne dans votre stockage infonuagique, collaborer avec les bonnes personnes, réviser vos créations en contexte et livrer de gros fichiers finaux en toute sécurité. 

Réutilisez davantage ce qui fonctionne déjà et offrez à votre campagne suivante un point de départ plus clair. Choisissez un forfait pour commencer à organiser les ressources de campagne avec Dropbox.