Qu’est-ce qu’une réunion hybride et comment la rendre plus efficace?

Il ne fait aucun doute que les récentes transformations mondiales ont profondément modifié la manière dont nous travaillons et collaborons, en particulier dans les postes qui étaient initialement conçus pour un cadre de bureau.

Nous avons échangé nos fontaines à eau contre des caméras Web, adopté de nouveaux processus de travail à distance et continué à assumer nos responsabilités et à communiquer entre nous, même lorsque nous ne pouvions pas le faire en personne.

Lorsque le monde s’est progressivement réouvert, certains ont choisi de continuer à travailler à distance, d’autres ont préféré rester au bureau à temps plein et de nombreux autres ont choisi une formule hybride. En conséquence, il est devenu courant dans les réunions d’avoir à la fois des participants sur place et d’autres à distance.

Comme beaucoup l’ont remarqué, le défi consiste à rendre ces « réunions hybrides » accessibles et productives pour tous les participants. L’équipement audio et vidéo de la salle de réunion doit pouvoir capter l’intervention de toutes les personnes concernées. Des bonnes pratiques doivent être instaurées pour permettre la participation des collaborateurs à distance à la discussion.

Nous allons explorer tous ces sujets dans ce guide complet. Vous saurez tout sur les outils, la technologie et les compétences dont vous avez besoin pour organiser des réunions hybrides efficaces et productives.

Cela vous intéresse-t-il ? Si oui, commençons par les bases.

Qu’est-ce qu’une réunion hybride?

Une réunion hybride est un mélange d’une réunion traditionnelle en personne, et d’une réunion virtuelle, organisée sur une plateforme de visioconférence.

Les réunions hybrides ont généralement lieu lorsque certains participants sont présents et disponibles dans un espace physique et que d’autres ne le sont pas.

Voici quelques exemples de situations où il peut être nécessaire d’organiser des réunions hybrides :

• Entreprises ayant des politiques de télétravail flexibles et où la présence au bureau n’est pas obligatoire

• Entreprises multinationales dont les employés sont répartis dans différentes zones géographiques et divers fuseaux horaires

• Réunions externes et avec des clients, avec une équipe qui se trouve dans une salle de réunion et qui organise une réunion avec une autre équipe ou entreprise basée dans des bureaux physiques

Les défis des réunions hybrides : pourquoi sont-elles si particulières?

Ce n’est un secret pour personne : si elles ne sont pas modérées ou préparées correctement, les réunions hybrides peuvent vite tourner au chaos. Demandez à toutes les personnes qui sont tenues d’y assister régulièrement : elles vous raconteront des anecdotes sur des conversations inaudibles hors caméra, des caméras Web qui disparaissent, et d’innombrables cas de participants qui s’interrompent sans le savoir.

La grande différence entre une réunion hybride et une réunion traditionnelle (qui présente également ses propres défis) se résume à l’inclusion, à la proximité et aux obstacles à une communication efficace.

Pour illustrer notre propos, imaginons un scénario concret : lors d’une téléconférence mensuelle d’équipe, certains collègues sont physiquement présents, tandis que d’autres participent à distance. Dès le départ, les personnes en télétravail n’entendent rien, car le micro de la salle n’a pas été activé. 

De plus, puisque la salle n’est pas munie de caméras, les participants sur place partagent un flux vidéo depuis l’un de leurs ordinateurs portables, qui ne montre qu’une petite partie de la salle. Pendant ce temps, un membre de l’équipe en début de carrière, très stressé, apparaît via le flux de la caméra Web à distance, travaillant frénétiquement sur un projet urgent à livrer, ignorant complètement la réunion.

Regardons la réalité en face : les réunions hybrides peuvent être chaotiques. Mais ce n’est pas une fatalité.

Les avantages des réunions hybrides

Les réunions hybrides peuvent offrir un certain nombre d’avantages lorsqu’elles sont bien menées. Par exemple, elles présentent les avantages suivants :

• Des économies sont réalisées en termes de temps de trajet, de coût et d’empreinte carbone pour les personnes qui n’auraient de toute façon pas été présentes sur le lieu de la réunion

• Les collègues qui sont introvertis se sentent plus en sécurité dans leur propre espace, ce qui leur permet de se concentrer sur leur contribution à la réunion plutôt que sur la façon dont ils sont perçus en personne

• La vie est plus simple pour les participants ayant des besoins en matière d’accessibilité, puisqu’ils n’ont pas à se rendre dans des espaces de bureau

• Les collaborateurs qui utilisent des équipements spécialisés dans le cadre de leur travail sont plus efficaces lorsqu’ils peuvent y avoir pendant la réunion, en participant à distance

• Les réunions hybrides peuvent créer un environnement propice à une collaboration productive

Alors, si les réunions hybrides peuvent être synonymes de productivité, voire constituer une évolution par rapport au format traditionnel des réunions, comment les organiser efficacement?

Pour commencer, examinons le volet technologique.

De quelles technologies avez-vous besoin pour les réunions hybrides?

La technologie joue un rôle crucial dans l’organisation des réunions à distance et détermine la qualité des réunions hybrides.

Deux aspects doivent être pris en compte : la technologie dans la salle de réunion et celle au domicile des participants.

La technologie dans la salle de réunion

Pour que les réunions hybrides se déroulent le mieux possible, l’équipement technologique doit pouvoir gérer toutes les entrées et sorties de la salle de réunion.

En d’autres termes, chaque personne dans la salle doit être vue et entendue, et doit pouvoir entendre tous les commentaires.

En gardant ces exigences à l’esprit, voici la liste des équipements technologiques nécessaires dans une salle de réunion hybride :

• Un ordinateur personnel, un ordinateur portable ou un câble de connexion : vous aurez besoin d’un support pour lancer le logiciel de visioconférence. Par exemple, un appareil dédié ou, dans la plupart des cas, un câble de connexion de type HDMI auquel les utilisateurs peuvent connecter leur propre appareil.

• Une caméra : avec une fonctionnalité grand-angle; certaines permettent même de faire un zoom avant sur l’intervenant

• Un micro : procurez-vous un micro avec une polarité omnidirectionnelle, si vous avez l’intention de le placer au milieu de la pièce. Il doit aussi avoir une portée suffisante pour capter les voix de tout le monde.

• Un écran : vous aurez besoin d’un écran pour afficher les flux des caméras des participants à distance. Optez pour un écran assez grand pour être visible du fond de la salle.

• Des haut-parleurs : vérifiez que leur portée est suffisante pour entendre la voix de tous, qu’ils soient intégrés à l’écran ou qu’il s’agisse d’un système d’enceintes séparé.

• Un système de visioconférence combiné (alternative facultative) : il est possible d’acheter des systèmes qui combinent la caméra, le micro et les haut-parleurs en une seule unité compatible avec le téléviseur.

Les technologies requises pour les participants à distance

Pour équiper une salle de réunion hybride qui doit enregistrer l’ensemble de l’espace, les participants à distance ont simplement besoin d’une technologie pour voir et entendre les autres participants et transmettre leurs propres contributions.

Voici un bref récapitulatif des équipements technologiques auxquels les participants doivent avoir accès chez eux :

• Un ordinateur personnel ou un ordinateur portable : pour utiliser le logiciel de visioconférence et accéder à la réunion

• Une caméra : il peut s’agir d’une caméra Web intégrée à l’appareil ou d’une caméra Web connectée par câble USB

• Un micro : il peut également s’agir d’un dispositif intégré ou d’un dispositif autonome connecté par une prise USB

De quels logiciels avez-vous besoin pour les réunions hybrides?

Une fois l’aspect technologique réglé, vous aurez besoin d’un logiciel pour utiliser ces équipements. C’est là que les logiciels de visioconférence entrent en scène.

Logiciel de visioconférence

Le logiciel de visioconférence est la plateforme qui gère la réunion en elle-même. Il accepte le flux audio et vidéo de chaque participant et le renvoie à tous les autres participants en temps réel.

Il peut s’agir d’une solution en ligne ou d’une application de bureau installée. La plupart des fournisseurs proposent une version Web et de bureau de leur plateforme.

Demandez à n’importe qui de nommer une plateforme d’appel vidéo ou de visioconférence. Vous entendrez bientôt les mots « appel Zoom ». En fait, pour plusieurs, ces mots sont devenus synonymes de visioconférence, quelle que soit la plateforme.

Zoom est largement reconnu pour ses nombreux avantages en tant que pionnier de la visioconférence. Mais saviez-vous qu’en tant que partenaire stratégique de Dropbox, Zoom avait développé des intégrations avancées avec son écosystème?

Voici quelques-unes des fonctionnalités intégrées que vous pouvez utiliser lorsque vous reliez Zoom à votre compte Dropbox  :

• Collaborez en temps réel : vous pouvez facilement ajouter des participants, rejoindre et démarrer instantanément une réunion Zoom directement depuis vos fichiers Dropbox

• Restez à jour : les enregistrements et les transcriptions des réunions Zoom sont automatiquement copiés sur votre espace de stockage de fichiers Dropbox

• Recherchez les fichiers partagés au cours des réunions : découvrez quels fichiers Dropbox ont été partagés sur Zoom et consultez l’activité des fichiers Dropbox pour vous tenir au courant de l’avancement

• Partagez vos fichiers professionnels : présentez des documents, des diapositives et des images depuis Dropbox lors d’une réunion Zoom et optimisez votre temps ensemble

Outils de collaboration

Les plateformes de visioconférence fournissent les installations nécessaires pour organiser une réunion hybride. Les outils de collaboration peuvent lui donner vie.

Grâce aux outils de collaboration sur le nuage, comme ceux qui sont intégrés à Dropbox, vous pouvez transformer une réunion en une excellente discussion ou en une séance de travail productive, même si vous n’êtes pas tous dans la même salle.

Que vous collaboriez sur des documents en temps réel via le stockage infonuagique, que vous utilisiez Dropbox Paper pour prendre des notes ou que vous liiez une réunion de calendrier à un document Dropbox Paper, les possibilités sont infinies.

Bonnes pratiques en matière de réunions hybrides

Vous avez maintenant l’équipement technologique nécessaire. De même, vous avez installé le logiciel requis et configuré votre flux de travail collaboratif. Vous pouvez donc commencer!

Néanmoins, même si vous avez réuni tout le matériel nécessaire pour une réunion réussie sur le plan technologique, son succès repose en fin de compte sur les participants. Chacun doit faire son possible pour créer un environnement favorable et faciliter le succès de la réunion.

Dans cet esprit, voici quelques bonnes pratiques à partager avec vos collègues avant la séance, afin d’établir les attentes de tous :

• Activer la caméra
• Désactiver le micro lorsque vous n’avez pas la parole
• Utiliser les fonctionnalités de « main levée » dans le logiciel de visioconférence
• Éviter de parler en même temps que les autres ou de les interrompre
• Avoir un bon éclairage
• Choisir un arrière-plan approprié
• Maintenir un contact visuel
• S’habiller correctement
• Arriver à l’heure et être bien préparé
• Ne pas attendre la dernière minute pour tester son équipement technologique

Même si plusieurs de ces points peuvent sembler évidents, ils permettent de s’assurer que tous les participants sont sur la même longueur d’onde et qu’ils comprennent bien ce qu’on attend d’eux.

Évidemment, ce n’est pas seulement une question de bonnes pratiques. Pour bien exploiter le potentiel des réunions hybrides, nous avons compilé une série de bonnes pratiques, d’exercices et de réflexions à prendre en compte.

Bonnes pratiques pour organiser des réunions hybrides productives

Une fois que l’équipement technologique est prêt et que les participants connaissent les attentes et les bonnes pratiques, c’est au tour de l’organisateur de jouer.

Pour vous aider, voici six bonnes pratiques révolutionnaires de réunion hybride que vous pouvez intégrer à votre prochaine séance.

1. Préparez la réunion à l’avance (et tenez compte des fuseaux horaires)

Réfléchissez aux exigences de la réunion : Quels sont vos objectifs? Qui doit y participer? Comment en faire une réunion hybride efficace?

Pensez à vos participants : Où sont-ils basés et dans quel fuseau horaire se trouvent-ils? Une réunion hybride prévue à 9 h dans les bureaux de New York sera-t-elle pratique pour un membre de l’équipe qui habite en Californie, qui a trois heures de moins que New York?

2. Établissez un ordre du jour qui favorise la collaboration

Prévoyez du temps pour discuter avec tous les participants, offrez aux membres à distance des occasions de prendre la parole et, idéalement, demandez-leur de préparer une présentation pour la réunion.

Il est également important de se demander si les outils de collaboration peuvent être intégrés à l’ordre du jour. Les gens peuvent-ils travailler sur un document partagé pendant la réunion. Cela sera-t-il bénéfique pour l’objectif de celle-ci?

3. Vérifiez que tous les participants ont les équipements technologiques nécessaires et qu’ils les utilisent

Il va sans dire que vous devez vérifier que vos collègues ont tout ce dont ils ont besoin avant la réunion. Il s’agit généralement d’une vérification ponctuelle : il n’est nécessaire de mettre à jour les informations qu’en cas de problème avec la configuration d’un collègue.

Pour les participants externes, énoncez clairement vos attentes : ils se joindront à la réunion via une caméra Web et leurs micros seront configurés. La plupart du temps, cela est implicite, mais parfois — comme lors d’un entretien d’embauche —, il peut être nécessaire de le préciser à l’avance.

4. Configurez la salle de réunion et l’équipement de visioconférence de façon à renforcer le sentiment de présence

Pensez à l’aménagement de la salle : Où se trouve la caméra? Où se trouve l’écran? Où les gens vont-ils s’asseoir? En planifiant de manière optimale la disposition de la salle, vous créez un environnement propice à la participation, même pour ceux qui y participent à distance.

Pour chaque siège dans la salle de réunion, imaginez un participant assis à cet endroit et répondez aux questions suivantes :

• Le micro peut-il bien capter sa voix?
• La caméra peut-elle le voir?
• Peut-il voir les participants à distance?
• Est-ce que tout le monde peut facilement intervenir et interagir?

Si la réponse à toutes ces questions est oui pour chaque siège, alors la salle de votre réunion hybride est prête.

5. Désignez un modérateur pour garantir une participation équitable des deux côtés

Le modérateur, qui est la personne qui dirige la réunion, est votre arme secrète pour assurer le succès d’une réunion hybride.

À l’image d’un chef d’orchestre philharmonique, un bon modérateur est capable de diriger une réunion et d’extraire le meilleur des contributions de chacun. La plupart du temps, il s’agit de la personne qui a organisé la réunion, mais pas toujours.

Votre modérateur doit être en mesure d’interpréter les attitudes des participants à distance et de s’assurer qu’ils participent activement lorsqu’il a l’impression que ceux sur place dominent la discussion. Il doit également s’assurer que l’équipe reste concentrée sur l’objectif et l’ordre du jour de la réunion.

Le rôle crucial d’un modérateur compétent et bien informé dans la réussite d’une réunion ne doit pas être sous-estimé.

6. Demandez-vous si la réunion est nécessaire

Soyons honnêtes : nous avons tous assisté à des réunions qui semblaient être une perte de temps pour tout le monde.

Comme l’indique le présent guide, la réussite d’une réunion repose sur une planification minutieuse.

La phase préparatoire demande beaucoup de travail, il est primordial de s’assurer de la pertinence de la réunion.

Dans certains cas, vous pourriez trouver plus productif d’utiliser des systèmes de partage d’avis, de clavardage et de commentaires  intégrés aux documents, permettant ainsi aux gens de discuter à leur propre rythme.

Tous les collaborateurs disposent ainsi de plus de temps pour optimiser leur productivité et vous pouvez tirer le meilleur parti du temps que vous passez ensemble.

Liste des tâches des réunions hybrides

Nous avons abordé plusieurs sujets dans le présent guide. Voici donc un bref récapitulatif des questions clés à se poser avant de tenir une réunion hybride :

• La réunion a-t-elle un objectif clair, avec un résultat mesurable et définitif?
• Est-ce que cela justifie la tenue d’une réunion? Est-ce que le courriel, un message de clavardage ou l’ajout d’un commentaire ou d’une annotation à un document serait suffisant?
• Avez-vous choisi une heure pour la réunion qui convienne à tous les participants?
• L’ordre du jour est-il adapté à une réunion hybride, y compris les systèmes ou les outils de collaboration dont vous pourriez avoir besoin?
• Est-ce que tout le monde dispose de la technologie et des logiciels requis?
• L’aménagement de votre salle de réunion favorise-t-il la participation des personnes sur place et à distance?
• Avez-vous un modérateur? Dispose-t-il de tout l’équipement nécessaire pour organiser la réunion et impliquer tous les intervenants?

Si vous pouvez répondre oui à toutes ces questions, c’est que vous êtes prêt. Il est maintenant temps d’intégrer ces méthodes de façon intuitive afin de préparer efficacement des réunions hybrides, à distance ou sur site.

Optimisez l’organisation des réunions hybrides avec Dropbox

Vous avez participé à suffisamment de réunions inefficaces pour ne pas vouloir que votre équipe subisse le même sort.

Il est temps d’embrasser l’avenir hybride des espaces de travail, des réunions et de la collaboration.

Qu’il s’agisse de tenir des réunions à partir de fichiers, d’accéder facilement aux enregistrements et aux transcriptions dans votre espace de stockage infonuagique, ou de collaborer sur des documents de travail en temps réel, tout est possible grâce à Dropbox et Zoom.