Qu'est-ce que la collaboration? Un guide pratique pour les équipes

La collaboration, c'est ce qui se produit lorsque les personnes travaillent ensemble vers un objectif commun, coordonnent leurs efforts et partagent la responsabilité du résultat.

Dans le milieu de travail moderne, la collaboration échoue souvent pour une raison simple : le travail est dispersé. Pour la plupart des équipes, cela signifie que les brouillons se trouvent à différents endroits, que les avis apparaissent dans différents fils de discussion et que personne n'est tout à fait certain de savoir quelle est la bonne version.

Ce guide explique ce que signifie la collaboration, en quoi elle diffère du partage et ce que les équipes peuvent faire pour collaborer plus efficacement au quotidien. Si vous êtes prêt à mettre ces idées en pratique avec Dropbox, vous pouvez choisir un forfait et transformer dès aujourd’hui la façon dont votre équipe collabore.

Que signifie la collaboration dans le monde du travail moderne?

En termes de comportement organisationnel et professionnel, la collaboration est une façon de travailler interdépendante qui signifie que les gens : 

• Coordonner les tâches
• Échanger de l’information
• Prendre des décisions ensemble 

Cela est nécessaire, car le travail ne peut être bien fait de façon isolée. Une façon simple de voir les choses est que la collaboration est un objectif commun avec une propriété partagée et un travail de soutien coordonné.

Cette définition est importante, car elle établit une distinction entre la collaboration et un groupe de personnes travaillant les unes à côté des autres. 

Si l'objectif est partagé, mais que la propriété n'est pas claire, les décisions seront lentes, les efforts seront dupliqués ou le travail devra être refait.

Quelle est la différence entre le partage et la collaboration?

Partager, c’est donner à quelqu’un un accès : à un fichier, à un dossier, à un lien. La collaboration est le processus de cocréation d'un élément avec une responsabilité partagée quant au résultat. Voici la différence :

Si vous envoyez un fichier pour que quelqu’un puisse le consulter :

• Il s’agit surtout de partage
• Exemple – « Voici la présentation la plus récente. »

Si vous recueillez des commentaires, apportez des modifications et vous entendez sur la version finale :

• Il s’agit surtout… de collaboration
• Exemple — « Passons en revue les commentaires et finalisons la présentation d’ici vendredi. »

En pratique, la collaboration comprend généralement :

• Contrôle d’accès : qui peut consulter ou éditer
• Avis en contexte—commentaires qui restent liés au travail
• Historique des versions— pour que tout le monde travaille à partir du bon fichier
• Étapes suivantes claires : qui met à jour quoi, et pour quand?

Une règle générale utile : si le succès dépend des avis, des décisions et des itérations, vous collaborez, vous ne faites pas que partager.

Bonnes pratiques fondées sur des données probantes pour améliorer la collaboration d’équipe

Améliorer la collaboration ne nécessite pas une refonte complète des processus. 

Cela revient généralement à renforcer, chez les leaders, quelques compétences fondamentales : la communication, la clarté, la confiance et le suivi. Voici les pratiques qui font le plus souvent la différence :

Créer un filet de sécurité psychologique pour que les gens puissent s'exprimer

La sécurité psychologique est le sentiment qu'il est possible de poser des questions, d'exprimer des préoccupations et de partager des idées sans être puni ou embarrassé. C'est un élément clé pour favoriser un environnement où la collaboration prospère.

Une étude de Google sur le Projet Aristote met l’accent sur la sécurité psychologique comme l’une des dynamiques les plus importantes des équipes. Dans un article de la Harvard Business School, les travaux d’Amy Edmondson se concentrent également sur la façon dont les leaders créent un espace permettant aux gens de s’exprimer et d’apprendre de leurs erreurs.

Il est évident que les équipes tirent beaucoup profit de leur mode de fonctionnement. Voici quelques moyens concrets qui permettent aux dirigeants de cultiver cet esprit de collaboration et d’aider les membres de l’équipe à se sentir impliqués :

• Demandez des commentaires avant de partager votre propre réponse— vous pourriez découvrir des idées ou des préoccupations que vous n'aviez pas anticipées
• Considérez l’incertitude comme un sentiment normal en réunion— vous entendrez ainsi des questions plus pertinentes plus tôt, au lieu de doutes cachés plus tard
• Lorsqu'un problème survient, concentrez-vous sur les leçons apprises et sur ce qui changera— c'est essentiel pour bâtir une équipe qui s'améliore plutôt qu'une équipe qui blâme en silence

Lorsque les gens se sentent suffisamment en confiance pour dire « je ne comprends pas » ou « j’ai fait une erreur », c’est là que le véritable travail d’équipe commence, car tout le monde est déjà passé par là.

Définir clairement les attentes

Les meilleurs musiciens ne se contentent pas d'improviser : ils s'entendent sur la clé, le tempo et la personne qui jouera en solo. Une collaboration solide est d'une clarté implacable et permet aux gens de répondre à des questions comme :

• Que cherchons-nous à accomplir?
• À quoi ressemble un travail « terminé »?
• Qui décide?
• Où se trouve le travail?
• Comment les avis seront-ils formulés et résolus?

Lorsqu’ils sont ambigus, vous constaterez toujours les mêmes symptômes : de longs fils de discussion, des approbations lentes et des messages constants pour faire le suivi des choses. Voyons comment faire fonctionner cela au sein d’une équipe.

Comment collaborer entre les équipes

Le travail interservices met à l'épreuve les habitudes de collaboration. Plus il y a d'intervenants, plus il y a d'opinions, de transferts et de façons de brouiller la propriété. Dans cette optique, voici deux cadres simples qui aident les équipes à garder leur élan :

1. Utilisez ‌une grille RACI pour clarifier les rôles — en langage simple

Un tableau RACI précise qui est :

• Responsable— qui effectue le travail
• Responsable—qui détient le résultat et l’approuve
• Consulté—qui donne son avis
• Informé— qui doit être tenu au courant

Le modèle RACI sert souvent à faciliter les décisions et à les faire avancer. Consultez le détail ci-dessous pour un exemple rapide basé sur les livrables requis pour lancer une page de destination de campagne.

Brouillon :

• Responsable—responsable du contenu
• Responsable—chef marketing
• Consulté—juridique
• Informé— ventes

Maquettes de conception :

• Responsable— concepteur
• Responsable— directeur de la création
• Consulté– marque
• Informé : opérations marketing

Publication finale :

• Responsable— producteur Web
• Responsable—chef marketing
• Consulté— analytique
• Informé— intervenants

Dans la mesure du possible, limitez le rôle « Responsable» à une seule personne par livrable; cela évite l'approbation par comité. Vous pouvez créer votre propre modèle de matrice RACI dans Dropbox Paper pour rendre ce processus reproductible.

2. Rédiger un accord de travail simple

Un accord de collaboration est un court ensemble de règles communes définissant la façon dont l'équipe collabore. Les meilleurs tiennent sur une seule page. Pensez à y inclure des éléments comme :

• Canaux— qu'est-ce qui va dans le clavardage, les courriels ou les documents plutôt qu'ailleurs?
• Délais de réponse : qu’est-ce qui est urgent et qu’est-ce qui relève d’une priorité normale?
• Avis— comment les laisser (par exemple au moyen d’ annotations) et comment les archiver?
• Décisions— où les décisions sont-elles consignées afin de pouvoir les retrouver plus tard?
• Fichiers– quelles sont les conventions de nommage et où se trouvent les versions finales?

Rien ne freine l’élan plus vite que des efforts déployés dans des directions différentes. Quelques règles de base peuvent simplifier les choses, ce qui est d’autant plus important lorsque différentes équipes collaborent.

Comment collaborer au sein d'équipes travaillant à distance et en mode hybride

La collaboration à distance et hybride échoue souvent à deux niveaux : le moment (les gens ne sont pas en ligne en même temps) et le contexte (l'information est dispersée). Voici quelques directives pour faciliter le travail asynchrone :

• Privilégiez les comptes rendus écrits pour l'état d'avancement : si une réunion ne sert qu'à partager les dernières nouveautés, transformez-la en compte rendu écrit. Interrompre la concentration de l'équipe pour un simple point sur l'état d'avancement est souvent inutile.
• Formulez des demandes précises : au lieu de « Des idées? » essayez « Veuillez consulter les diapositives 4 à 6 et laisser vos commentaires avant jeudi 14 h. » Des demandes plus précises mènent à des résultats plus précis.
• Séparez le remue-méninges des décisions : Le remue-méninges peut être désordonné. Les décisions doivent être consignées clairement et au même endroit.
• Gardez les avis liés au travail : si les commentaires se trouvent dans un fil de discussion que personne ne peut retrouver plus tard, vous répéterez les mêmes débats la semaine suivante.

Ces gains d'efficacité s'additionnent. Consignez-les dans un court accord et choisissez un seul endroit pour conserver l'information et les décisions. Quand tout le monde sait où trouver les choses, le télétravail est plus fluide.

Utilisation du stockage infonuagique pour la collaboration en équipe

Le stockage infonuagique peut soutenir la collaboration d’équipe lorsqu’il devient l’endroit où le travail prend vie, et non celui où les fichiers finissent par disparaître. Avec la bonne configuration, tout le monde travaille à partir de la même version, les avis restent liés au fichier et les membres de l’équipe peuvent continuer d’avancer, même lorsque leurs horaires ne coïncident pas.

Lorsque vous choisissez une plateforme de collaboration sur des fichiers, recherchez :

• Des espaces d'équipe ou des dossiers partagés faciles à trouver
• Les commentaires, les aperçus et l'historique des versions afin qu'aucune modification ne soit perdue
• Partage externe et contrôles d’administration pour les clients et les partenaires
• Des outils d’administration et une visibilité sur l’activité qui évoluent avec votre équipe

Les fonctionnalités de collaboration sont sécurisées lorsque vous utilisez Dropbox, mais soyez prudent avec les protections des autres fournisseurs et les paramètres que vous utilisez. Privilégiez des mesures comme l’authentification multifactorielle, l’accès selon le principe du moindre privilège et la révision régulière des autorisations, surtout lorsque vous faites appel à des sous-traitants.

Voici une liste de tâches de démarrage rapide pour commencer à collaborer immédiatement :

• Créez un dossier partagé par projet et déplacez-y les fichiers les plus récents
• S'entendre sur une convention de nommage simple et sur l'endroit où consigner les décisions
• Définir les paramètres de partage par défaut pour les collaborateurs internes et externes
• Activer l’authentification multifactorielle pour tout le monde
• Faites un nettoyage des autorisations, que vous pouvez répéter à intervalles réguliers

Des outils comme Dropbox réunissent le stockage et la collaboration sur les fichiers grâce aux dossiers partagés, au contrôle des liens, aux commentaires et à l’historique des versions, afin que les équipes puissent collaborer sans perdre le contexte.

Rassemblez vos équipes avec Dropbox

La collaboration devient plus facile lorsque tout le monde connaît trois choses : ce que nous créons, qui est responsable de quoi et où le travail se trouve. 

À partir de là, les bons outils vous aident à garder les avis, les fichiers et les autorisations organisés pour que le travail puisse avancer sans nettoyage constant. Choisissez un forfait et commencez à collaborer dans Dropbox dès aujourd’hui.