Sauriez-vous travailler plus intelligemment en misant sur la productivité?

Qu’entendons-nous par «  travailler plus intelligemment »?

Le travail intelligent désigne la façon dont la technologie a aidé à transformer les équipes pour les rendre plus efficaces. Ces changements peuvent se traduire par le passage d’un bureau physique à un espace de travail en ligne centralisé, mais aussi par l’adoption de la méthodologie agile comme nouveau style de travail.

Le travail intelligent a pour objectif d’éliminer tous les obstacles qui ralentissaient les bureaux classiques : le manque de flexibilité, les silos de travail et la réflexion en vase clos. À la place, il met en avant les facteurs qui comptent vraiment pour toute entreprise : les personnes et leurs idées. Les entreprises qui n’adoptent pas le travail intelligent risquent de prendre du retard, surtout à un moment où trouver de nouvelles façons de travailler reste une nécessité. De nombreux employeurs et leurs employés décident aujourd’hui de leur façon de travailler. Chez Dropbox, nous avons déjà adopté l’approche Virtual First (Virtuel d’abord) pour notre lieu de travail.

Dans cet environnement, de nombreuses caractéristiques du travail plus intelligent sont considérées comme si essentielles que les employeurs comme les employés peuvent les tenir pour acquises. Cela signifie que si vous n’offrez toujours pas d’initiatives modernes, comme le télétravail ou des horaires de travail flexibles, vous aurez peut-être plus de difficulté à attirer les meilleurs talents.

Comment le travail intelligent renforce-t-il l’efficacité au travail?

Il suffit de regarder votre téléphone intelligent pour voir comment la technologie peut décupler l’efficacité au travail : Des tâches qui, autrefois, nécessitaient jusqu’à six appareils peuvent désormais être accomplies avec votre seul téléphone. De même, des processus de travail qui, il y a seulement dix ans, nécessitaient plusieurs programmes bureautiques coûteux peuvent désormais être réalisés à l’aide de solutions en ligne uniques. Voyez comment la technologie peut transformer vos équipes — et avoir un impact considérable sur l’ensemble de votre entreprise.

Se libérer du bureau

Un espace de travail intelligent n’est pas limité à quatre murs ou à un seul code postal: il peut exister partout où vous disposez d’une connexion à Internet (et peut même vous suivre si ce n’est pas le cas). Le travail intelligent signifie que vous pouvez travailler où que vous soyez. Finis les problèmes comme « j’ai laissé tel dossier au bureau/à la maison » ou « je n’ai pas accès à tel programme à la maison, je dois me rendre au bureau en fin de semaine » qui sapent la motivation et le moral. En tant qu’entreprise, cette façon de travailler vous permet également d’attirer des talents du monde entier, et pas seulement ceux qui sont les plus près de vous. Avec un réseau de travailleurs à distance, vous avez toute une équipe qui peut travailler sans les contraintes des heures de bureau, ou même des fuseaux horaires.

Collaborer et travailler en équipe

Il nous est tous arrivé de travailler sur un même document avec cinq autres collègues. Télécharger la pièce jointe, modifier, renommer, téléverser la pièce jointe, envoyer et répéter le même processus. Et tout ça pour s’apercevoir au final qu’on a envoyé la mauvaise version du fichier. Le travail intelligent met fin à ces contraintes imposées par les ordinateurs de bureau. La collaboration en ligne permet à plusieurs personnes de travailler sur le même document et de le mettre à jour en temps réel. Vous gagnez en productivité, car toutes ces étapes fastidieuses entre chaque modification disparaissent.

Simplifier les processus

La présentation est du ressort du service du service commercial, l’énoncé de travail se trouve chez le service financier et l’exposé initial quelque part sur le bureau de l’équipe de conception. Réunion après réunion, chacun tente de recouper les informations pour comprendre le contexte. L’espace de travail intelligent regroupe au même endroit tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez compter sur les talents de votre propre équipe, qui sont désormais assistés par l’intelligence artificielle. Dropbox utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) pour mettre en avant les fichiers dont vous avez besoin. Elle peut même reconnaître le contenu des images, ce qui signifie que vous n’avez plus besoin de vous rappeler le nom du fichier ou le dossier où vous l’avez rangée. Il vous suffit de rechercher le contenu de l’image, qu’il s’agisse de la maquette de votre dernier produit ou de la facture du dernier déjeuner d’équipe.

Se concentrer sur son travail

Le fait de passer d’un programme à un autre, ou d’un bureau à l’autre, favorise la procrastination. Vous risquez de vous laisser tenter par les réseaux sociaux et des applications non essentielles, ou simplement de discuter avec toutes les personnes que vous croisez en traversant le bureau. Le travail intelligent ouvre des canaux de communication sans pour autant vous détourner complètement de votre processus. Vous devez parler à un membre de l’équipe qui se trouve un étage plus haut, à dix minutes de marche? Ajoutez une annotation pour éviter de perdre du temps à déambuler dans le bureau et ainsi vous concentrer sur des tâches plus importantes. Avec le travail intelligent, gérer plusieurs tâches n’a jamais été si facile.

Bien-être

Imaginez que votre chef vous demande expressément à vous et à votre équipe de réaliser une tâche, mais que les fichiers dont vous avez besoin se trouvent chez l’équipe commerciale. Et malheureusement, l’équipe commerciale est en déplacement. Vous perdez une journée à passer des appels téléphoniques et à paniquer, et il est probable que cette situation ait des répercussions sur le moral et la santé mentale de l’équipe. Les dossiers partagés remédient immédiatement à ce problème, en offrant à l’équipe une certaine tranquillité d’esprit et les outils dont elle a besoin. À long terme, cela peut signifier moins de temps perdu et moins d’heures supplémentaires faites à contrecœur le soir. Votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée s’en retrouve amélioré, et votre équipe gagne en efficacité et en bien‑être.

Choisissez de travailler plus intelligemment, pas de travailler plus dur

Les façons dont la technologie peut améliorer votre environnement de travail sont innombrables.. Laissez Dropbox vous aider à améliorer la communication et la gestion du temps de votre équipe, afin que vos efforts donnent toujours les meilleurs résultats.