Stratégies pour une communication efficace en milieu de travail
Une communication efficace au travail se résume pas à être ouvert et honnête avec ses collègues et ses employés, même si cela ne peut être que bénéfique. La majeure partie de la communication professionnelle concerne les processus internes et la culture d’entreprise de votre organisation, qui dictent la manière dont vous travaillez et dont vous interagissez avec les autres. Découvrez l’importance de la communication en milieu de travail et certaines des meilleures stratégies de communication au travail.
Pourquoi est-il important d’avoir une communication efficace en milieu de travail?
La communication intelligente en milieu de travail est l’une des clés du succès à long terme de votre entreprise. Elle contribue à améliorer la productivité et à maintenir de solides relations de travail dans l’ensemble de votre organisation. Les signes d’une communication insuffisante sont nombreux : objectifs de l’entreprise peu compréhensibles, absence de mécanismes de partage d’avis, faible capacité à gérer les conflits ou des instructions peu claires de la part des gestionnaires. Tout cela aboutit à une seule chose : du gaspillage. Temps perdu, efforts gaspillés et capital gaspillé. En d’autres termes, les normes de communication professionnelle de votre entreprise ont un impact direct sur ses résultats. En effet, une étude a révélé que les entreprises qui communiquent efficacement offrent un rendement de 47 % supérieur aux actionnaires sur une période de cinq ans comparativement à celles qui ne le font pas.
Cinq méthodes de communication efficaces au travail
Assurer une communication efficace sur le lieu de travail devrait être la priorité absolue de l’équipe de la direction de votre entreprise. Nous avons décrit ci-dessous quelques-unes des meilleures façons d’améliorer la communication au travail :
1. Investir dans un espace de travail intelligent
De plus, il est crucial de centraliser vos outils de communication professionnels. Environ 50 % du personnel utilisent des applications ou des logiciels non autorisés, ce qui, en plus de représenter un risque pour la sécurité, peut nuire à la coordination entre les équipes et les projets. Les canaux de communication décentralisés et fragmentés peuvent entraîner des problèmes d’accès aux documents et aux fichiers, ainsi que des situations dans lesquelles certains collègues ne disposent pas de toutes les informations nécessaires pour accomplir leurs tâches, ce qui entraîne des retards et un gaspillage de revenus.
La solution? Un espace de travail intelligent, comme Dropbox, qui regroupe en un seul endroit toutes les plateformes, applications ainsi que tous les types de contenu de votre entreprise. Grâce à cette solution, les membres de l’équipe n’ont pas besoin de changer d’outil lorsqu’ils travaillent sur diverses tâches au cours de la journée. Par exemple, la fonctionnalité de gestion des tâches de Dropbox Paper peut aider à s’assurer que tout le monde est sur la bonne voie et comprend ce qu’on attend de lui, ce qui contribue à améliorer la responsabilisation et à garantir des lignes de communication claires.
La planification de projets est aussi un domaine qui nécessite une communication efficace en milieu de travail. Le modèle de planification de projet de Dropbox Paper peut vous fournir les outils nécessaires pour que toute l’équipe soit sur la même longueur d’onde. Déléguez les tâches à faire et rassemblez tous vos avis au même endroit, afin d’éviter les échanges interminables par courriel, source de confusion. Lorsqu’il s’agit de gérer les commentaires en temps réel, les annotations sur Dropbox peuvent être bien plus efficaces que les longs fils de discussion par courriel désordonnés avec trop de personnes en copie.
2. Discuter directement en personne, si vous le pouvez
Dans le monde du travail moderne, les réunions en personne peuvent parfois être négligées, car les outils de communication en milieu de travail, tels que Slack et le courriel, sont devenus la norme. Cependant, vous ne devez pas laisser la communication en personne tomber dans l’oubli. Si vous devez transmettre des informations sensibles, les réunions en personne sont essentielles. De plus, rencontrer votre équipe en personne (ou au moins via un appel Zoom) vous permet de voir le langage corporel et les expressions faciales, afin que vous puissiez pleinement comprendre dans quelle mesure vous communiquez certaines informations. Considérez vos canaux de communication comme une hiérarchie : les visioconférences sont les plus personnelles, suivis des appels téléphoniques (le contact visuel y est essentiel), tandis que les appels téléphoniques sont plus personnels que les courriels ou les messages instantanés.
3. Se concentrer sur la clarté de votre message
Pour communiquer efficacement au travail, vous devez faire preuve de clarté et de concision à vos messages. Une communication interne peu claire de la part de la direction peut retarder, voire empêcher, un projet avant même son lancement (c’est-à-dire, chevauchement des tâches, délais confus, livrables incorrects, etc.). Il est donc important de faire passer le bon message dès la première fois. Fournissez des instructions détaillées pour chaque tâche et répondez aux questions essentielles de votre équipe : quoi, comment et pourquoi. Si vous ne le faites pas, vous ne ferez que semer la confusion chez vos collègues, ce qui nuira finalement à l’exécution de leur tâche. Effectivement, une mauvaise communication professionnelle peut également repousser vos fournisseurs et vos clients, en les incitant à s’éloigner de votre entreprise et à se tourner vers la concurrence. Évitez cela en établissant dès le départ une communication fluide et explicite.
4. Pratiquez la « franchise radicale »
La franchise radicale est un cadre de communication professionnelle qui exige que vous vous souciiez de vos collègues, tout en les confrontant à leurs comportements, ce qui garantit un équilibre optimal entre assertivité et empathie. De nombreux dirigeants ne possèdent pas naturellement de bonnes aptitudes en communication. En fait, un sondage mené par Interact a révélé que 69 % des gestionnaires ne se sentent pas à l’aise lorsqu’ils communiquent directement avec leurs employés. De plus, 37 % ont déclaré qu’ils ne se sentent pas à l’aise lorsqu’ils donnent des avis directs s’ils pensent que l’employé pourrait réagir négativement. Si votre style correspond à cette description, la franchise radicale pourrait être la stratégie de communication au travail que vous recherchez. Elle vous aidera à bâtir une équipe soudée et à obtenir de meilleurs résultats.
5. Instaurez une structure de communication horizontale
Permettre à vos employés de s’exprimer au bureau est un moyen efficace de favoriser la communication. Dans l’étude « The State of Business Communication in 2024 » menée par Harris Poll pour le compte de Grammarly, 55 % des répondants ont déclaré qu’une communication efficace augmentait leur confiance au travail.
Il est donc évident qu’une communication claire est un facteur essentiel de l’engagement des employés. En fait, 58 % des travailleurs de cette même étude ont aussi noté qu’une communication efficace augmentait leur satisfaction au travail.
Pour améliorer la communication en milieu de travail, vous devez instaurer une structure de communication horizontale dans laquelle les dirigeants et les cadres supérieurs communiquent directement avec les employés et encouragent le partage d’avis directs.
Autrement dit, les employés débutants doivent sentir qu’ils peuvent s’adresser directement aux cadres supérieurs. Il ne doit pas y avoir de barrières dans la communication avec la direction de votre entreprise. Cela peut nécessiter des changements au niveau institutionnel, mais il existe d’autres stratégies de communication en milieu de travail que vous pouvez mettre en œuvre pour combler le fossé entre la direction et les employés, par exemple des réunions publiques virtuelles avec des séances de questions-réponses.
Conclusion
La communication professionnelle peut jouer un rôle important dans presque tous les aspects de votre entreprise. Maîtriser l’art de la communication efficace au travail permet d’augmenter l’efficacité, la productivité et l’innovation, de maintenir l’engagement des employés et de propulser votre entreprise vers le succès.
