Table of contents
- Apa yang memperlambat pengambilan aset kreatif?
- 1. Berikan aset kreatif lokasi, nama, dan status yang mudah dikenali
- 2. Simpan umpan balik, versi, dan persetujuan tetap terlampir pada aset
- 3. Cari di seluruh konten file, bukan hanya nama file
- 4. Kelompokkan aset kreatif terkait berdasarkan Proyek
- 5. Protect akses tanpa membuat aset lebih sulit ditemukan
- Alat apa yang membantu tim mencari di seluruh dokumen perusahaan?
- Cara Dropbox dan Dash membantu Tim menemukan aset kreatif lebih cepat
- Temukan aset kreatif lebih cepat dengan Dropbox dan Dash
Pengambilan aset kreatif terdengar teknis. Dalam praktiknya, ini berarti menemukan file desain, brief, deck, video, atau aset yang telah disetujui dengan tepat tanpa perlu membuka banyak aplikasi dan menebak-nebak versi mana yang terbaru.
Ketika hal itu memakan waktu terlalu lama, masalahnya biasanya adalah file, umpan balik, dan konteksnya berada di tempat yang berbeda. Dropbox Dash dirancang untuk pekerjaan semacam itu—pencarian universal di seluruh aplikasi yang terhubung, ditambah alat yang membantu Anda mengatur dan membagikan apa yang Anda temukan.
Ingin cara yang lebih cepat untuk mencari di seluruh aplikasi yang terhubung? Hubungi Penjualan dan coba Dash hari ini.
Apa yang memperlambat pengambilan aset kreatif?
Sebagian besar tim kreatif kehilangan waktu karena aset tersebar di penyimpanan cloud, chat, email, brief, tautan tinjauan, dan folder lokal. Hal itu membuat pertanyaan sederhana menjadi lebih sulit dari yang seharusnya. Pertanyaan seperti:
- File mana yang disetujui?
- Di mana umpan balik terbaru berada?
- Apakah versi dalam materi presentasi sama dengan yang telah disetujui klien?
Dengan Dash, alur kerja kreatif berfokus pada masalah tersebut dengan membantu Anda menemukan aset yang disetujui dan konteks terkait di seluruh Dropbox serta aplikasi yang terhubung.
Masalah umum lainnya adalah orang jarang mencari sesuai dengan cara file diberi nama. Anda mungkin tahu kampanye, audiens, visual, atau kalimat dari brief-nya. Namun, Anda mungkin tidak ingat nama file yang tepat.
Itulah sebabnya pengambilan aset kreatif yang lebih baik dimulai dari organisasi yang lebih rapi dan pencarian yang dapat bekerja berdasarkan deskripsi, konten, dan konteks. Berikut 5 cara agar tim dapat melakukannya dengan lebih mudah.
1. Berikan aset kreatif lokasi, nama, dan status yang mudah dikenali
Jika setiap kampanye mengikuti struktur folder yang berbeda, pengambilan akan melambat bahkan sebelum cari dimulai.
Untuk menyelesaikannya, mulailah dengan pola sederhana yang dapat diulang oleh tim Anda. Anda dapat mengatur berdasarkan kampanye, klien, atau merek, lalu menjaga folder tetap konsisten untuk brief, file kerja, aset ulasan, dan hasil yang telah setujui. Dropbox menyediakan pengaturan file yang sederhana, sehingga file mudah ditemukan saat Anda membutuhkannya.
Penamaan sama pentingnya. Pilih satu format dan gunakan di mana saja. Sertakan detail yang benar-benar dicari orang, seperti:
- Nama proyek
- Jenis aset
- Saluran
- Pemirsa
- Tanggal
- Status
“Disetujui” jauh lebih berguna daripada “final_final1” dan konvensi penamaan yang tidak praktis lainnya. Jika tim Anda dapat mengetahui secara sekilas apakah file sedang dikerjakan, dalam peninjauan, atau disetujui, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk membuka aset yang salah.
Ini tidak perlu menjadi proyek taksonomi yang kaku. Tujuannya adalah untuk memudahkan orang lain (atau Anda di masa depan) mengetahui di mana suatu aset berada dan apakah aman untuk digunakan.
2. Simpan umpan balik, versi, dan persetujuan tetap terlampir pada aset
Pengambilan aset kreatif menjadi berantakan ketika file berada di satu alat sementara umpan balik ada di tempat lain. Seorang desainer meninjau komentar di email, seorang pemasar memeriksa Slack untuk persetujuan, dan seorang pekerja lepas membuka draf lokal yang sudah usang. Meskipun sebuah file mudah ditemukan, keputusan seputar file tersebut belum tentu mudah.
Dengan Dropbox, pratinjau file memungkinkan Anda melihat, mengomentari, dan membagikan file tanpa perlu mengunduhnya. Anotasi memungkinkan Anda meninggalkan komentar langsung pada pratinjau file, termasuk pratinjau gambar atau dokumen. Hal ini menjaga umpan balik tetap fokus pada bagian aset yang sedang dibicarakan.
Riwayat versi di Dropbox juga membantu Anda melihat dan memulihkan versi sebelumnya ketika pengeditan terlalu jauh atau seseorang perlu memverifikasi draf mana yang datang lebih dulu.
Jika alur kerja Anda mencakup multimedia, Dropbox Replay menambahkan satu lapisan kejelasan lagi. Fitur ini memberi Anda satu tempat untuk mengumpulkan dan menyelesaikan umpan balik pada file video, gambar, audio, dan PDF, dengan komentar yang akurat per frame dan kontrol versi untuk siklus peninjauan.
Butuh satu tempat untuk komentar, pratinjau, dan siklus peninjauan? Jelajahi fitur kolaborasi konten Dropbox.
3. Cari di seluruh konten file, bukan hanya nama file
Pencarian tradisional berfungsi baik saat Anda tahu persis apa yang dicari. Pekerjaan kreatif jarang berjalan seperti itu. Anda mungkin mengingat frasa dari sebuah brief, tampilan dan nuansa sebuah gambar, adegan tertentu dalam video, atau “file dengan visual beranda yang disetujui dari peluncuran musim semi”.
Pencarian universal di Dash dirancang untuk pengambilan seperti itu. Dash mencari di berbagai aplikasi dan jenis file yang terhubung, termasuk teks, gambar, video, audio, dan banyak lagi. Dash juga dapat menampilkan hasil berdasarkan apa yang Anda ketahui, yang berguna saat Anda mengingat informasi visual atau kontekstual, bukan nama file.
Pergeseran itu penting karena pengambilan aset kreatif adalah tentang menemukan aset beserta konteks di sekitarnya. Saat Anda cari file tersebut, brief terkait, dan pekerjaan terkait dari aplikasi lain akan muncul—sehingga Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengingat Proyek.
5. Protect akses tanpa membuat aset lebih sulit ditemukan
Pengambilan aset kreatif menjadi semakin sulit ketika aturan akses tidak konsisten. Seseorang di tim Anda dapat melihat draf, tetapi tidak versi yang disetujui. Seorang mitra memiliki akses ke satu folder, tetapi tidak ke file pendukungnya. Tautan lama masih beredar meskipun aset saat ini berada di tempat lain.
Solusinya adalah kontrol yang lebih jelas. Dropbox memberi Anda izin file dan kontrol berbagi sehingga Anda dapat menentukan siapa yang dapat melihat, mengedit, atau membagikan konten. Dash tambahkan lapisan lain dengan menjaga hasil cari tetap selaras dengan izin aplikasi yang ada, sehingga orang hanya melihat apa yang boleh mereka akses.
Keseimbangan tersebut penting karena Anda menginginkan pengambilan yang cepat, tetapi Anda juga ingin Protect pekerjaan yang sedang berlangsung, materi klien, dan aset merek yang telah disetujui. Pengaturan terbaik memungkinkan orang menemukan file yang tepat dengan cepat, tetapi menghindari terekspos-nya file yang salah.
Alat apa yang membantu tim mencari di seluruh dokumen perusahaan?
Bagi tim kreatif, jawaban yang tepat bergantung pada di mana pekerjaan Anda sebenarnya berada.
Jika sebagian besar konten Anda sudah berada di satu platform penyimpanan, pencarian bawaan di alat tersebut mungkin sudah cukup untuk pengambilan sehari-hari. Jika Anda mengelola pustaka besar berisi aset yang disetujui, sistem manajemen aset digital dapat membantu penyimpanan, metadata, dan tata kelola. Namun, jika pekerjaan Anda tersebar di penyimpanan, chat, email, tautan, dan materi proyek, Anda biasanya membutuhkan sesuatu yang lebih luas.
Di situlah Dash berperan. Dash dirancang untuk mencari di seluruh aplikasi yang terhubung dari satu tempat. Dash memiliki pencarian universal untuk file, tautan, email, dan pesan. Dash juga memiliki tumpukan untuk mengelompokkan konten terkait serta kontrol akses konten yang menghormati izin yang ada.
Cara Dropbox dan Dash membantu Tim menemukan aset kreatif lebih cepat
Dropbox dan Dash bekerja berdampingan, sehingga Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari, lebih sedikit waktu untuk ragu-ragu, dan lebih banyak waktu untuk memajukan pekerjaan. Dengan Dropbox, Anda bisa:
- Kelola pekerjaan kreatif di satu tempat yang aman
- Pratinjau file tanpa mengunduhnya
- Beri komentar langsung pada pratinjau file yang didukung
- Gunakan riwayat versi saat Anda perlu mengembalikan atau memverifikasi versi yang lebih lama
Itulah dasar-dasar yang membuat pengambilan menjadi lebih mudah. Dash menambahkan lapisan pencarian di atasnya:
- Cari universal membantu Anda menemukan file dan pekerjaan terkait di berbagai aplikasi yang terhubung.
- Tumpukan membantu Anda mengelompokkan materi Proyek sehingga file dan konteksnya tetap menyatu.
- Hasil cari tetap memperhatikan izin akses, sehingga konten hanya terlihat oleh orang yang tepat.
Jika proses Anda saat ini masih bergantung pada ingatan, tebakan nama file, dan terlalu banyak tab yang terbuka, kombinasi tersebut dapat membuat perbedaan besar.
Temukan aset kreatif lebih cepat dengan Dropbox dan Dash
Pengambilan aset kreatif menjadi lebih mudah ketika Anda berhenti memperlakukan cari sebagai tugas yang berdiri sendiri. Penamaan yang lebih baik dan label status yang lebih jelas membantu. Namun menjaga umpan balik, versi, dan konteks proyek tetap dekat dengan aset akan lebih membantu lagi.
Setelah alur kerja Anda memiliki fondasi yang lebih kuat, Dash membantu Anda cari di seluruh aplikasi yang terhubung dari satu tempat. Jika Anda ingin menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari dan lebih banyak waktu untuk berkarya, jelajahi Dropbox Dash untuk menyimpan aset kreatif dan konteks proyek secara bersamaan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Gunakan alat yang mendukung cari di seluruh aplikasi yang terhubung, bukan membatasi cari pada satu sistem penyimpanan. Pencarian universal Dash dibuat untuk mencari di seluruh aplikasi yang terhubung dan jenis file dari satu tempat.
Pengambilan aset kreatif adalah proses menemukan file desain, gambar, video, brief, atau deliverable yang disetujui yang tepat saat Anda membutuhkannya. Pengambilan yang baik bergantung pada organisasi yang jelas, penamaan yang berguna, konteks yang dilampirkan, dan cari yang berfungsi di berbagai alat tempat pekerjaan kreatif berada.
Pertahankan komentar, persetujuan, dan riwayat versi tetap terlampir pada file. Riwayat versi Dropbox membantu Anda meninjau dan memulihkan versi sebelumnya, sementara pratinjau file, komentar, dan anotasi membantu tim mendiskusikan aset saat ini sesuai konteks.
Tim biasanya memilih antara pencarian bawaan pada alat penyimpanan, sistem manajemen aset digital, atau produk pencarian universal yang bekerja di seluruh aplikasi yang terhubung. Fitur Dash dirancang untuk kasus ketiga, di mana konten tersebar di berbagai alat dan orang memerlukan satu tempat untuk menemukannya.
