Saat Anda bertanggung jawab untuk menyiapkan karyawan baru agar sukses di hari pertama, banyak tekanan untuk tetap tertata rapi. Karyawan mengandalkan Anda untuk membantu mereka mulai bekerja.
“Orang-orang tidak dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka dan membawa kita ke tingkat berikutnya jika mereka stres memikirkan bagaimana mereka akan masuk ke ruang rapat, mendaftar untuk mendapatkan tunjangan, atau kapan mereka akan pertama kali menerima gaji,” kata Joe Topasna, Analis Operasi SDM di Dropbox.
Beberapa profesional SDM menemukan cara baru untuk mengurangi tugas yang berulang dan berfokus untuk menjadikan pengalaman lebih personal. Di Dropbox, tim SDM kami menggunakan Dropbox Paper untuk mempermudah proses orientasi. Paper adalah ruang kerja kolaboratif yang dapat membuat hampir setiap bagian orientasi lebih efisien. Untuk menunjukkan caranya, kami berbicara dengan beberapa orang di Dropbox yang bertanggung jawab mengubah karyawan baru kami menjadi karyawan bintang.
1. Buat templat dokumen
W-4s. I-9s. Dokumen Kepatuhan Negara. Bukanlah cara yang paling menginspirasi untuk mengatakan “Selamat datang di pekerjaan baru Anda,” bukan? Untungnya, ada beberapa cara untuk menyederhanakan semua dokumen tersebut.
Seperti yang diketahui tiap ahli SDM, proses orientasi bersifat berulang. Apa yang berhasil beberapa tahun lalu mungkin tidak berhasil hari ini. Misalnya, informasi layanan manfaat berubah dari satu bulan ke bulan berikutnya. Jadi menjaga agar semua dokumen terkait tetap mutakhir bisa menjadi hal yang sulit.
Namun, setiap kali tim SDM Dropbox membagikan dokumen Paper dengan kelas orientasi, tim bisa memastikan karyawan baru memiliki akses ke detail terbaru dengan memperbarui teks atau menambahkan tautan ke dokumen Paper terkait.
“Dengan Paper, kami bisa membuat perubahan pada dokumen dan orang lain bisa melihatnya secara langsung, sehingga kami tidak perlu mengirim revisi,” kata Dorena Sanchez, Analis Benefits Employee Experience di Dropbox. “Kami juga dapat berkomentar dan meminta orang lain untuk meninjau berbagai hal langsung di dokumen tersebut, dan hal itu sangat membantu tim kami. Kami dapat mengulangi instruksi kami kapan pun. Karyawan baru bahkan tidak perlu mengeklik muat ulang untuk melihat perubahan.”
Mereka juga menghemat waktu dengan menggunakan templat, sehingga tidak perlu repot membuat kumpulan dokumen baru untuk setiap kelas mendatang. Saat tim Dorena menggunakan kembali dokumen secara berulang, mereka menggunakan fitur “jadikan templat" dari Paper.
Fitur “jadikan templat” di Dropbox Paper
Membuat templat sendiri dari dokumen Paper itu mudah. Anda juga dapat menggunakan templat siap pakai kami untuk membantu tim Anda memulai proyek dengan catatan rapat, rencana proyek, konsep kreatif, dan banyak lagi.
Pekan ini, kami memperkenalkan templat orientasi karyawan baru (ditunjukkan di bawah) yang dapat digunakan tim SDM perusahaan apa pun. Ini dirancang secara khusus untuk mempermudah pekerjaan hari pertama tim Anda. Templat hanya tersedia dalam bahasa Inggris, dan akan segera tersedia di mobile.
2. Berikan daftar periksa yang mudah
Dengan banyak hal yang terjadi di hari pertama, sangat mudah melupakan hal yang harus dilakukan dan waktu untuk melakukannya. Itulah sebabnya tim SDM kami menggunakan daftar periksa secara intensif. Dengan Paper, Anda dapat dengan cepat membuat daftar tugas dan menugaskan tanggung jawab ke setiap orang dengan @sebutan yang akan mengirim notifikasi email berisi tanggal tenggat tugas mereka.
“Kami baru menerapkan daftar periksa manfaat ini akhir tahun lalu,” kata Dorena. “Sebelumnya, kami hanya memberikan presentasi sebanyak 60 slide kepada karyawan dan berharap mereka mengingat setiap detailnya.” Dorena mengatakan dia segera menyadari hal ini tidak mudah bagi karyawan baru—terutama ketika tim lain meminta perhatian mereka untuk melengkapi formulir. Di samping semua dokumen yang harus dikerjakan, ada pekerjaan baru yang harus dipelajari.
Setelah menerapkan daftar periksa dokumen Paper, Dorena dan tim menemukan bahwa itu tidak hanya menyederhanakan proses, tetapi juga membantu perhatian karyawan baru fokus pada apa yang paling penting. “Sekarang kita bisa mengatakan di awal presentasi, ‘Jangan coba-coba mengingat ini. Cukup lihat daftar periksa.’ Orang-orang tertawa, tetapi sungguh, mereka hanya perlu mengingat daftar periksa.”
3. Tambahkan visibilitas dan transparansi
Dengan fitur info penayang di Paper (ditunjukkan di bawah), tim SDM dapat mengirim dokumen ke karyawan baru, kemudian memeriksa kembali untuk melihat siapa saja yang membukanya (dan siapa saja yang belum membukanya). Dengan cara ini, kata Dorena, mereka dapat memastikan semuanya yang perlu bergerak cepat telah menerima informasi tersebut. “Terkadang kami mendapat pertanyaan seperti: ‘Di mana saya menemukan informasi ini?’ Kami akan menjawab, ‘Sepertinya Anda belum membuka dokumen ini. Dokumen ini akan menjadi teman baik Anda. Ikuti langkah demi langkahnya dan Anda tidak akan melewatkan apa pun.’”
Plus, Paper memungkinkan siapa saja yang diundang ke dokumen untuk melihat proses pengeditan yang sedang berlangsung. Anggota tim yang telah diberikan akses pengeditan dapat membuat perubahan, dan dua orang atau lebih dapat merevisi di waktu yang sama. Mereka yang hanya diberi akses untuk melihat dapat menambahkan komentar untuk bertanya tentang konten atau membuat perubahan yang disarankan. Percakapan yang seringkali tertimbun di utas email dapat dilihat di konteks di samping konten di komentar dan balasan.
Di Dropbox, kami sangat percaya dalam memperbolehkan karyawan untuk belajar dari satu sama lain karena kami bekerja bersama dan belajar dari masa lalu kami dengan mengingatnya kembali. Paper membantu karyawan baru bergerak dengan cepat, karena satu pencarian di Paper menghasilkan dokumen dari proyek di seluruh organisasi.
“Sebagai perusahaan, kami sangat transparan tentang apa yang bisa kami perbaiki untuk produk yang kami buat,” kata Joe. “Siapa pun bisa mencari hal yang telah terjadi. Kami tidak melarang hal tersebut. Di tingkat perusahaan, itu adalah standar. Orang-orang terpesona dengan hal itu. Karyawan baru akan datang kepada saya dan berkata ‘Saya bekerja di perusahaan teknologi XYZ sebelumnya dan hal itu dirahasiakan.’ Itu adalah sesuatu yang baru bagi orang lain.”
Tentu saja, tidak semua perusahaan memiliki budaya transparansi yang sama. Untuk perusahaan yang hanya ingin mempublikasikan konten tertentu, Paper dirancang untuk memungkinkan admin TI menyesuaikan siapa yang dapat melihat apa melalui pengaturan khusus pada setiap dokumen Paper.
“Saya pernah bekerja di perusahaan non-teknologi lainnya dan telah melihat proses mereka sebagai karyawan baru,” kata Dorena. “Kertas fisik dan instruksi monoton. Saya merasa bahwa perbedaan antara orientasi di sini dan di perusahaan lainnya adalah otomatisasi dan visibilitas instruksi. Di perusahaan lain, mereka akan berkata, ‘Begini cara Anda mendaftar layanan manfaat. Semoga berhasil.’ Di sini, kami mengatakan, ‘Begini cara Anda mendaftar layanan manfaat. Dan beginilah cara Anda menemukan dokter. Serta, begini cara Anda membuat janji.’“
4. Memperlancar tanggapan terhadap pertanyaan mengenai karyawan baru
Pada hari tertentu, salah satu pekerjaan yang paling umum yang ditangani tim SDM adalah pertanyaan karyawan. “Saya mungkin mendapat sekitar 30-40 pertanyaan dalam sehari,” kata Dorena. “Tetapi sebagian besar berkaitan dengan medis, sehingga jawaban tidak bisa diberikan dengan cepat dan mudah. Mungkin ada sekitar 40-50 pertanyaan standar dalam seminggu, berulang-ulang dalam satu siklus: ‘Bagaimana cara mendaftar hal ini?’ lalu seminggu kemudian: ‘Kapan saya mendapat ID medis saya.'"
“Paper telah menjadikannya sederhana dan saya hanya perlu waktu 15 menit sehari, bukan 3 jam terus menerus dari waktu ke waktu,” katanya. “Karena konten kami sudah sangat dikembangkan, kami tidak perlu mengetik informasi yang sama berulang-ulang atau mencoba menyesuaikannya untuk masing-masing karyawan. Saya cukup membalas dan membagikan dokumen Paper serta mengatakan ‘Anda bisa menemukan informasi tersebut di sini.’”
5. Terapkan permainan ke dalam pekerjaan yang sangat sulit
Untuk membuat proses pengolahan dokumen menjadi lebih mudah dan membuat karyawan baru tetap terlibat, tim Sumber Daya Manusia di Dropbox memutuskan untuk membuat prosesnya menjadi seperti permainan. Mereka menciptakan perburuan harta karun yang memandu karyawan baru melalui pendaftaran dan memperkenalkan mereka kepada salah satu alat utama yang digunakan perusahaan untuk mengoordinasikan proyek dan berkomunikasi dengan karyawan—Dropbox Paper.
“Saya menggunakan scavenger hunt, yang berfungsi sebagai tur halaman manfaat kami, sebagai pengantar Paper,” kata Dorena. “Kami menggunakan informasi manfaat dalam dokumen Paper untuk menunjukkan informasi pendaftaran awal kepada mereka. Kemudian kami mengirim daftar terperinci kepada mereka tentang hal-hal yang harus dilakukan pada tanggal-tanggal tertentu. Saya rasa ini menunjukkan betapa bermanfaatnya kolaborasi ini. Karena dengan fitur informasi penayang, Anda dapat melihat wajah dan nama karyawan baru lainnya yang melihat dokumen.”
“Saya baru-baru ini bergabung dengan tim dan sangat menikmati scavenger hunt,” kata Tony Hue, Manajer Pemasaran Siklus Hidup di Dropbox. “Meskipun saya masih merasa sedih karena tim kami tidak memenangkan scavenger hunt, hal itu bisa jadi cara terbaik untuk bergerak cepat dalam mempelajari dasar-dasar Paper dan berkenalan dengan kehidupan di Dropbox.”
Untuk mempelajari cara Dropbox Paper membuat orientasi dan tugas lainnya jadi lebih mudah bagi tim Anda, lihat dropbox.com/paper.
