Lewatkan ke konten utama

Cara mempermudah orientasi dengan Dropbox Paper

Waktu baca 7 menit

5 Februari 2025

1. Buat templat dokumen

W-4s. I-9s. Dokumen Kepatuhan Negara. Bukanlah cara yang paling menginspirasi untuk mengatakan “Selamat datang di pekerjaan baru Anda,” bukan? Untungnya, ada beberapa cara untuk menyederhanakan semua dokumen tersebut.

Seperti yang diketahui tiap ahli SDM, proses orientasi bersifat berulang. Apa yang berhasil beberapa tahun lalu mungkin tidak berhasil hari ini. Misalnya, informasi layanan manfaat berubah dari satu bulan ke bulan berikutnya. Jadi menjaga agar semua dokumen terkait tetap mutakhir bisa menjadi hal yang sulit. 

Namun, setiap kali tim SDM Dropbox membagikan dokumen Paper dengan kelas orientasi, tim bisa memastikan karyawan baru memiliki akses ke detail terbaru dengan memperbarui teks atau menambahkan tautan ke dokumen Paper terkait.

“Dengan Paper, kami bisa membuat perubahan pada dokumen dan orang lain bisa melihatnya secara langsung, sehingga kami tidak perlu mengirim revisi,” kata Dorena Sanchez, Analis Benefits Employee Experience di Dropbox. “Kami juga dapat berkomentar dan meminta orang lain untuk meninjau berbagai hal langsung di dokumen tersebut, dan hal itu sangat membantu tim kami. Kami dapat mengulangi instruksi kami kapan pun. Karyawan baru bahkan tidak perlu mengeklik muat ulang untuk melihat perubahan.”

Mereka juga menghemat waktu dengan menggunakan templat, sehingga tidak perlu repot membuat kumpulan dokumen baru untuk setiap kelas mendatang. Saat tim Dorena menggunakan kembali dokumen secara berulang, mereka menggunakan fitur “jadikan templat" dari Paper. 

Fitur “jadikan templat” di Dropbox Paper

Menggunakan fitur Templatize di Dropbox Paper.
Templat orientasi karyawan baru Dropbox Paper

2. Berikan daftar periksa yang mudah

Dengan banyak hal yang terjadi di hari pertama, sangat mudah melupakan hal yang harus dilakukan dan waktu untuk melakukannya. Itulah sebabnya tim SDM kami menggunakan daftar periksa secara intensif. Dengan Paper, Anda dapat dengan cepat membuat daftar tugas dan menugaskan tanggung jawab ke setiap orang dengan @sebutan yang akan mengirim notifikasi email berisi tanggal tenggat tugas mereka.

Daftar periksa di Dropbox Paper.
Tangkapan layar menunjukkan daftar periksa Manfaat di Dropbox Paper
Menugaskan pekerjaan dan menetapkan tanggal jatuh tempo di Dropbox Paper

3. Tambahkan visibilitas dan transparansi

Dengan fitur info penayang di Paper (ditunjukkan di bawah), tim SDM dapat mengirim dokumen ke karyawan baru, kemudian memeriksa kembali untuk melihat siapa saja yang membukanya (dan siapa saja yang belum membukanya). Dengan cara ini, kata Dorena, mereka dapat memastikan semuanya yang perlu bergerak cepat telah menerima informasi tersebut. “Terkadang kami mendapat pertanyaan seperti: ‘Di mana saya menemukan informasi ini?’ Kami akan menjawab, ‘Sepertinya Anda belum membuka dokumen ini. Dokumen ini akan menjadi teman baik Anda. Ikuti langkah demi langkahnya dan Anda tidak akan melewatkan apa pun.’”

Melacak kemajuan dengan fitur info penayang di Dropbox Paper
Menambahkan komentar di Dropbox Paper

4. Memperlancar tanggapan terhadap pertanyaan mengenai karyawan baru

Pada hari tertentu, salah satu pekerjaan yang paling umum yang ditangani tim SDM adalah pertanyaan karyawan. “Saya mungkin mendapat sekitar 30-40 pertanyaan dalam sehari,” kata Dorena. “Tetapi sebagian besar berkaitan dengan medis, sehingga jawaban tidak bisa diberikan dengan cepat dan mudah. Mungkin ada sekitar 40-50 pertanyaan standar dalam seminggu, berulang-ulang dalam satu siklus: ‘Bagaimana cara mendaftar hal ini?’ lalu seminggu kemudian: ‘Kapan saya mendapat ID medis saya.'"

“Paper telah menjadikannya sederhana dan saya hanya perlu waktu 15 menit sehari, bukan 3 jam terus menerus dari waktu ke waktu,” katanya. “Karena konten kami sudah sangat dikembangkan, kami tidak perlu mengetik informasi yang sama berulang-ulang atau mencoba menyesuaikannya untuk masing-masing karyawan. Saya cukup membalas dan membagikan dokumen Paper serta mengatakan ‘Anda bisa menemukan informasi tersebut di sini.’”

Mengundang rekan tim ke dokumen Paper bersama

5. Terapkan permainan ke dalam pekerjaan yang sangat sulit

Untuk membuat proses pengolahan dokumen menjadi lebih mudah dan membuat karyawan baru tetap terlibat, tim Sumber Daya Manusia di Dropbox memutuskan untuk membuat prosesnya menjadi seperti permainan. Mereka menciptakan perburuan harta karun yang memandu karyawan baru melalui pendaftaran dan memperkenalkan mereka kepada salah satu alat utama yang digunakan perusahaan untuk mengoordinasikan proyek dan berkomunikasi dengan karyawan—Dropbox Paper.

“Saya menggunakan scavenger hunt, yang berfungsi sebagai tur halaman manfaat kami, sebagai pengantar Paper,” kata Dorena. “Kami menggunakan informasi manfaat dalam dokumen Paper untuk menunjukkan informasi pendaftaran awal kepada mereka. Kemudian kami mengirim daftar terperinci kepada mereka tentang hal-hal yang harus dilakukan pada tanggal-tanggal tertentu. Saya rasa ini menunjukkan betapa bermanfaatnya kolaborasi ini. Karena dengan fitur informasi penayang, Anda dapat melihat wajah dan nama karyawan baru lainnya yang melihat dokumen.”

Karyawan baru melakukan scavenger hunt untuk dokumen Paper

Jelajahi sumber daya terkait

​​Seorang profesional duduk di lantai di rumah sambil bekerja di depan laptop.

Apakah rapat asinkron merupakan masa depan pekerjaan?

Rapat video sekarang penting bagi banyak bisnis—tetapi hal tersebut memiliki kelemahan. Pelajari bagaimana rapat asinkron dapat membantu kolaborasi dan produktivitas tim virtual.

Seseorang bekerja dari rumah di meja dapurnya.

5 kiat untuk bekerja dari rumah secara efektif

Bekerja dari rumah secara efektif memerlukan persiapan. Simak panduan kami tentang cara sukses bekerja jarak jauh.

Menengok dari balik bahu pekerja jarak jauh, sebuah laptop diletakkan terbuka dengan lima anggota tim tengah melakukan panggilan video untuk mendiskusikan sebuah proyek.

Cara membuat pekerjaan yang fleksibel menjadi sukses

Ingin tahu cara menerapkan pengaturan kerja yang fleksibel untuk tim Anda? Temukan strategi yang didukung pakar untuk kerja fleksibel yang sukses.