Jika Anda seorang manajer yang harus mengurus tim, mengikuti perubahan di tempat kerja bukanlah hal yang mudah.
Dengan bekerja jarak jauh dan hibrida menjadi norma, margin kesalahan bagi para pemimpin bisnis telah menyempit. Terutama dalam hal menciptakan pengaturan kerja yang tepat bagi para karyawannya.
Pekerjaan yang fleksibel: Senjata rahasia bagi bisnis kecil?
Bagaimana usaha kecil menggunakan kerja jarak jauh sebagai keunggulan kompetitif yang akan membantu mereka berkembang di masa depan? Dropbox berupaya menjawabnya dalam laporan Choice Economy kami, sebuah survei terhadap lebih dari 2.000 pemimpin dan karyawan bisnis kecil di delapan negara.
Kami ingin melihat bagaimana pengaturan kerja yang fleksibel telah mengubah sikap karyawan terhadap bagaimana, di mana, dan kapan mereka bekerja. Pandemi ini menyebabkan hampir dua pertiga bisnis melakukan perbaikan yang signifikan atau penting pada struktur, perangkat, dan praktik bisnis mereka untuk memungkinkan kolaborasi. Bagaimanapun, hal itu penting, karena semua orang terkurung di dalam rumah selama bertahun-tahun. Namun, itu baru permulaan.
Telah terbukti bahwa teknologi baru dapat membantu tim menyelesaikan pekerjaan dari jarak jauh. Namun, bagaimana kita mempertahankan tingkat fleksibilitas yang sama ketika beberapa anggota tim berada di kantor, dan yang lainnya berada di rumah?
Lagi pula, membangun tim berkinerja tinggi, di mana pun mereka berada di dunia merupakan prioritas nomor satu untuk setiap bisnis yang ingin bertahan beberapa tahun ke depan. Jadi, dengan dukungan penelitian kami, kami telah mendapatkan wawasan dari tokoh-tokoh terkemuka di bidang kerja jarak jauh untuk mengetahui cara menerapkan pengaturan kerja yang fleksibel.
Apa yang dimaksud dengan “kerja fleksibel”?
Bekerja secara fleksibel merupakan alternatif dari pengaturan bekerja tradisional dari jam 9 sampai 5 di kantor. Ini memberi karyawan kontrol lebih besar atas kapan, di mana, dan bagaimana mereka bekerja. Itu bisa berupa paruh waktu, jarak jauh atau campuran, jam kerja yang dipadatkan, pembagian pekerjaan, atau sesuatu yang lain sepenuhnya.
Misalnya, jadwal yang fleksibel dapat memungkinkan salah satu karyawan Anda untuk bekerja dengan jam mulai dan berakhir yang fleksibel agar sesuai dengan kebutuhan pengasuhan anak mereka.
Pada dasarnya, bekerja secara fleksibel berarti memberikan karyawan pilihan untuk menyesuaikan jadwal dan lingkungan kerja agar sesuai dengan mereka. Dan ini dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi pengusaha dan karyawan—termasuk kepuasan kerja, keterlibatan, motivasi, dan keseimbangan kehidupan dan pekerjaan.
Cara membuat kerja fleksibel berhasil untuk tim Anda
1. Tanyakan para karyawan tentang apa yang mereka inginkan
Jika Anda ingin menawarkan fleksibilitas dalam jangka panjang, pertama-tama Anda perlu memahami apa sebenarnya yang diinginkan tim Anda. Dan itu berarti memberi mereka pilihan, bukannya solusi menyeluruh atau cara kerja.
Para karyawan sebenarnya cukup pandai dalam memutuskan lingkungan apa yang terbaik bagi mereka pada waktu tertentu.
“Mereka mungkin lebih suka bekerja dari rumah untuk fokus bekerja, atau di kantor untuk sesi curah pendapat dan kolaborasi, tetapi mereka dapat membuat keputusan ini secara mandiri. Dan, jika Anda mengizinkan mereka melakukan hal ini, Anda akan melihat peningkatan produktivitas sebagai hasilnya,” kata Kate Lister, Presiden di Global Workplace Analytics.
Jadi jawabannya adalah untuk tidak membuat keputusan yang terburu-buru atas nama karyawan Anda, tetapi cukup meminta mereka dan mengarahkan pada apa yang sebenarnya mereka inginkan, bahkan jika hal tersebut mengejutkan Anda.
“Kami melakukan survei baru-baru ini dan bertanya kepada para karyawan: Ketika Anda kembali ke kantor, apakah Anda ingin mengadakan pertemuan virtual atau pertemuan langsung jika orang tersebut berada dalam gedung yang sama di kampus yang sama dengan Anda? Sekitar 70% mengatakan bahwa mereka lebih suka mengadakan semua pertemuan tersebut sebagai pertemuan virtual, meskipun saat mereka berada dalam gedung yang sama,” kata Lister.
Kate ListerPresiden di Global Workplace Analytics
2. Terus membangun budaya—meski saat terpisah
Pasca pandemi, ada peluang baru untuk mengembalikan semua ornamen budaya kerja yang dinikmati banyak karyawan. Namun, dengan banyaknya di antara kita yang bekerja dari rumah secara teratur, kita perlu memastikan bahwa budaya ini tidak sepenuhnya berbasis di kantor. Ini tidak perlu sulit—hanya memerlukan sedikit perencanaan. Ketika Anda memikirkannya, kopi dan minuman tambahan setelah bekerja tidak pernah terasa mudah, fleksibel, atau inklusif bagi sebagian besar karyawan untuk ikut bergabung.
Jadi apa alternatifnya?
Memperbaiki budaya bukan berarti menghabiskan banyak uang untuk berbagai alat baru yang mewah. Kita semua akrab dengan panggilan video, dan penting untuk diingat bahwa kita dapat menggunakannya dengan berbagai cara dan untuk hal lain selain pekerjaan. Rapat hibrida memungkinkan karyawan yang bekerja di kantor dan yang bekerja dari jarak jauh untuk berkolaborasi melalui panggilan konferensi. Perusahaan dapat tetap menikmati waktu rehat minum kopi dengan mendorong pekerja jarak jauh untuk menjadwalkan panggilan dengan kolega dan teman di kantor selama jam kerja hanya untuk sekadar bertukar kabar.
Meski begitu, budaya bergerak lebih dalam dari sekadar teh dan kopi. Kita perlu mencocokkan kesenangan dan permainan dengan beberapa elemen budaya yang lebih personal. Arah itu dimulai dari atas, kata Andreatta: “Manajer membuat pengalaman budaya tempat kerja bagi 90% pekerja. Namun, begitu banyak perusahaan yang tidak pernah benar-benar berinvestasi dalam pelatihan manajer.”
Pelatihan manajemen sangat penting karena, pada akhirnya, banyak budaya yang benar-benar memahami dasar-dasarnya dengan benar: betapa mudahnya meminta bantuan, beristirahat, berdiskusi masalah yang mungkin Anda hadapi, dan sebagainya. Perusahaan yang ingin berhasil dalam dunia kerja yang fleksibel perlu mendapatkan kedua sisi koin dengan tepat.
3. Bagikan alat kolaborasi yang tepat
Komunikasi dan kolaborasi merupakan hal mendasar untuk setiap proyek, alur kerja, atau bisnis. Jika Anda mencoba untuk memiliki salah satunya tanpa memiliki yang lain, semuanya akan berantakan.
Hal ini dibuktikan oleh penelitian kami:
- Lebih dari sepertiga bisnis (36%) melihat kurangnya alat kolaborasi yang tepat sebagai hambatan signifikan untuk bekerja jarak jauh.
- 48% mengatakan kegagalan berkolaborasi berdampak negatif pada produktivitas karyawan.
- 87% bisnis juga setuju bahwa meningkatkan kolaborasi tim akan sangat penting bagi masa depan organisasi mereka.
Bagi bisnis, sangat penting untuk menemukan platform yang dapat menyatukan tim secara sederhana, memungkinkan mereka mengintegrasikan alat yang telah mereka gunakan di tempat lain, dan membuat manajemen proyek menjadi sederhana.
Ini bukan berarti hanya bermain-main di tingkat permukaan. Bisnis perlu menggunakan teknologi untuk membuat perubahan yang signifikan dan bertahan lama pada proses di tempat kerja agar benar-benar menuai manfaat maksimal.
“Ada banyak pembagian informasi yang terjadi dalam pertemuan yang dapat dilakukan melalui alat asinkron. Kita hanya perlu mengubah cara kita mendefinisikan pekerjaan, cara mengukurnya, cara kita mengerjakannya, dan tempat kita mengerjakannya.”
Britt AndreattaPh.D., kepala eksekutif di 7th Mind Inc.Dropbox adalah salah satu contohnya. Kami menawarkan rangkaian alat lengkap yang memungkinkan kolaborasi tanpa hambatan, tugas manajemen yang mudah berbagi dan sinkronisasi informasi tanpa hambatan, dan banyak lagi.
4. Berinovasi, berinovasi, dan terus berinovasi
Terakhir, penting untuk tidak melihat inovasi sebagai proses yang hanya berjalan sekali saja. Apa pun yang Anda lakukan untuk menciptakan lingkungan kerja yang fleksibel, jangan berhenti untuk terus memperbaikinya.
Artinya sederhana saja. Selain mendapatkan umpan balik rutin, audit proses bisnis Anda secara berkala dan, jika ragu, pekerjakan profesional eksternal untuk melakukannya. Jika berinvestasi dalam teknologi baru, bekerjalah dengan pemasok pilihan Anda untuk memaksimalkan investasi yang telah Anda buat, serta siapkan tim lintas fungsi untuk mengawasi penerapan dan pemanfaatannya yang lebih luas di seluruh bisnis.
Terakhir, pastikan semua pemangku kepentingan ikut serta di setiap langkah perjalanan. Kepemimpinan senior memainkan peranan penting dalam mendorong perubahan bisnis, begitu pula adopsi di antara semua karyawan dalam bisnis Anda. Jika Anda tidak dapat membuat para pekerja melihat nilai dalam alat dan proses yang Anda berikan, atau belum berkonsultasi dengan mereka terkait cara dan kemungkinan mereka akan menggunakannya, mereka mungkin akan meninggalkannya di rak – dan strategi kerja fleksibel Anda mungkin tidak akan berhasil.
Bekerja dengan fleksibilitas dengan Dropbox
Apakah Anda bekerja paruh waktu atau penuh waktu, bekerja di kantor atau jarak jauh, Dropbox memiliki alat untuk membantu Anda mengelola jadwal fleksibel Anda.
Dari teknologi sinkronisasi cloud yang memungkinkan Anda bekerja dari mana saja hingga fitur berbagi file yang memudahkan kolaborasi dengan rekan kerja— Anda dapat mempersiapkan diri dan tim Anda untuk meraih kesuksesan dengan Dropbox.
