Kesulitan untuk melibatkan pemangku kepentingan internal dan eksternal Anda? Pelajari cara praktis untuk meningkatkan kolaborasi pemangku kepentingan dan mencapai hasil proyek yang lebih baik dalam panduan komprehensif ini.
Dalam dunia bisnis yang saling terhubung saat ini, kolaborasi dengan pemangku kepentingan sangat penting untuk meraih kesuksesan. Baik berkolaborasi dengan tim internal, mitra eksternal, atau pemangku kepentingan, kerja tim yang efektif menghasilkan keputusan yang lebih baik, hasil yang lebih baik, serta produktivitas yang lebih tinggi.
Dalam panduan ini, kami akan mengeksplorasi 10 cara praktis untuk meningkatkan kolaborasi pemangku kepentingan Anda dan mencapai hasil yang lebih baik. Kami juga akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Dropbox dapat menyederhanakan proses dan membuat kerja sama dengan pemangku kepentingan lebih produktif dan efisien.
Apa saja jenis pemangku kepentingan yang ada?
Pemangku kepentingan dapat didefinisikan secara luas sebagai siapa saja yang memiliki kepentingan dalam atau terpengaruh oleh proyek atau pekerjaan Anda. Ada dua kelompok pemangku kepentingan utama:
- Pemangku kepentingan internal— karyawan, eksekutif, anggota tim proyek, dan pihak lain dalam organisasi Anda yang terlibat langsung dalam proyek
- Pemangku kepentingan eksternal—klien,pemasok, investor, badan pengatur, dan individu atau organisasi lain di luar organisasi Anda yang terkena dampak atau memiliki kepentingan dalam proyek
Apa pun jenis pemangku kepentingannya, kolaborasi yang efektif adalah kunci untuk mencapai tujuan bersama dan hasil proyek yang sukses.
Alat kolaborasi Dropbox seperti Paper, Replay, dan Sign memudahkan Anda berbagi informasi dengan berbagai pemangku kepentingan dan memelihara kemitraan penting ini.
10 metode untuk kolaborasi pemangku kepentingan yang efektif
Tetapkan siapa yang bertanggung jawab atas kolaborasi dengan para pemangku kepentingan
Tetapkan secara jelas peran dan tanggung jawab mereka yang akan memimpin interaksi dengan pemangku kepentingan. Menunjuk seorang individu atau tim untuk bertindak sebagai titik kontak utama bagi para pemangku kepentingan, guna memastikan komunikasi berjalan lancar dan efektif. Mempertimbangkan:
- Peran— ini mungkin termasuk manajer proyek, spesialis komunikasi, atau pemimpin tim
- Tanggung jawab—seperti mempersiapkan dan menyampaikan presentasi kepada para pemangku kepentingan, mengumpulkan umpan balik, dan memperbarui jadwal atau peta jalan proyek
- Kriteria pemilihan— faktor-faktor seperti pengalaman, keterampilan komunikasi, dan keakraban dengan pemangku kepentingan yang terlibat dapat menentukan apakah seseorang atau tim cocok untuk proyek ini
Pelajari siapa saja pemangku kepentingan utama
Identifikasi pembuat keputusan utama yang memiliki dampak signifikan terhadap proyek dan prioritaskan keterlibatan mereka. Orang-orang ini dapat berperan penting dalam membentuk tujuan proyek, mengamankan sumber daya yang diperlukan, dan memfasilitasi kolaborasi.
Setiap pemangku kepentingan akan memiliki motivasi mereka sendiri yang dapat memengaruhi keterlibatan mereka dengan suatu proyek, seperti tujuan departemen atau tujuan organisasi. Pertimbangkan peran, kepentingan, dan tingkat pengaruh mereka saat menentukan siapa yang harus diikutsertakan dalam proses kolaborasi. Misalnya, sponsor atau mitra proyek mungkin dapat mengalokasikan anggaran, sedangkan pimpinan teknis dapat mendukung dengan kelayakan dan implementasi.
Tentukan cara berkomunikasi
Manajemen pemangku kepentingan memerlukan saluran komunikasi yang jelas dan efektif agar dapat berfungsi dengan baik. Terutama pada proyek baru, komunikasi sangatlah penting—komunikasi membantu Anda mengelola ekspektasi, bekerja menuju tujuan bersama, dan mengembangkan keakraban dengan kebutuhan pemangku kepentingan.
Manfaatkan fitur komunikasi tangkas di Dropbox, seperti folder bersama dan kolaborasi dokumen secara real-time, untuk memfasilitasi interaksi yang lancar. Pertimbangkan untuk memberikan pembaruan rutin yang terperinci atau mengirim pesan yang dipersonalisasi untuk membuat para pemangku kepentingan tetap terlibat dan mengetahui informasi terbaru.
Tetapkan harapan dan tujuan
Tetapkan tujuan proyek, jadwal, dan hasil yang jelas sejak awal. Hal ini berfungsi untuk menyelaraskan semua pemangku kepentingan—anggota tim, klien, dan pihak terkait lainnya—di sekitar visi dan serangkaian tujuan bersama.
Mulailah dengan menetapkan arah yang jelas, menggunakan metode seperti tujuan SMART untuk mengartikulasikan hal yang ingin dicapai dalam proyek. Misalnya, daripada menetapkan tujuan yang kurang jelas seperti “meningkatkan kepuasan pelanggan”, tetapkan tujuan yang lebih spesifik dan terukur seperti “meningkatkan skor kepuasan pelanggan sebesar 20% dalam enam bulan”.
Informasikan kepada semua orang tentang siapa yang bertanggung jawab atas apa dan apa yang diharapkan dari mereka sepanjang proyek. Ini termasuk hasil yang diharapkan pada setiap tahap proyek dan rencana tentang bagaimana pembaruan akan dibagikan kepada para pemangku kepentingan.
Percepat persetujuan proyek dan kumpulkan umpan balik
Persetujuan yang lambat dapat menghambat kolaborasi dan kemajuan. Apabila proses persetujuan berjalan lambat, hal itu dapat menyebabkan kemacetan yang menunda jadwal proyek, membuat anggota tim frustrasi, dan akhirnya memengaruhi kualitas hasil akhir.
Alat digital yang dirancang khusus untuk manajemen dan persetujuan dokumen merupakan solusi efektif untuk hal ini. Misalnya, Dropbox Sign adalah alat ampuh yang memungkinkan pengguna mengirim dokumen untuk ditandatangani secara elektronik dengan cepat dan aman. Dengan Sign, tim tidak membutuhkan dokumen fisik lagi, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk meminta tanda tangan, serta memastikan bahwa persetujuan pemangku kepentingan diperoleh tepat waktu.
Selain persetujuan dokumen, proyek kreatif sering kali memerlukan pendekatan yang lebih dinamis terhadap umpan balik dan revisi. Untuk skenario ini, Dropbox Replay dapat mengubah segalanya. Alat ini dirancang khusus untuk video dan konten kreatif, yang memungkinkan tim berbagi pekerjaan mereka dan mengumpulkan atau memberikan umpan balik dengan cara sederhana.
Dengan Replay, kolaborator dapat meninggalkan komentar bercap waktu langsung pada video, sehingga memudahkan untuk menentukan momen tertentu yang memerlukan perhatian atau revisi. Hal ini tidak hanya mempercepat proses peninjauan tetapi juga memastikan bahwa umpan baliknya jelas dan dapat ditindaklanjuti, mengurangi kemungkinan miskomunikasi dan perlunya beberapa putaran revisi.
Mengembangkan komunikasi positif dan menjaga transparansi
Tekankan komunikasi terbuka, mendengarkan secara aktif, dan saling menghormati saat berinteraksi dengan pemangku kepentingan. Prinsip-prinsip ini penting untuk membangun hubungan dan mempromosikan kolaborasi jangka panjang.
Bangun kepercayaan dan bina komunikasi yang transparan dengan mendorong dialog terbuka dan kritik yang membangun. Ini melibatkan pemberian umpan balik yang tidak hanya jujur tetapi juga ditujukan untuk membantu individu dan proyek menjadi lebih baik. Mendorong anggota tim untuk memberi dan menerima kritik yang membangun dapat meningkatkan pertumbuhan pribadi dan profesional, karena memungkinkan individu untuk belajar dari kesalahan mereka dan membangun kekuatan mereka.
Penting juga untuk terus memberi informasi kepada pemangku kepentingan tentang kemajuan proyek. Pembaruan rutin mengenai tonggak sejarah proyek, pencapaian, dan tantangan yang dihadapi membantu memastikan transparansi dan akuntabilitas. Para pemangku kepentingan harus dibuat sadar akan setiap risiko yang dapat memengaruhi proyek, serta strategi yang digunakan untuk mengatasinya.
Selain itu, proses pengambilan keputusan harus dikomunikasikan dengan jelas kepada para pemangku kepentingan. Saat keputusan dibuat, penting untuk menjelaskan alasan di balik keputusan tersebut, termasuk data dan wawasan yang menginformasikan pilihan tersebut. Transparansi ini membantu pemangku kepentingan memahami konteks dan alasan, yang dapat mengarah pada penerimaan dan dukungan yang lebih besar terhadap proyek.
Dapatkan wawasan pemangku kepentingan
Manfaatkan keahlian yang dimiliki para pemangku kepentingan Anda dengan mendorong mereka berbagi wawasan dan pengalaman. Hal ini dapat mengarah pada penyelesaian masalah yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih tepat.
Para pemangku kepentingan Anda memiliki banyak pengetahuan berharga yang dapat membantu Anda mengatasi tantangan dan mengidentifikasi peluang. Latar belakang dan perspektif pemangku kepentingan yang beragam dapat membuka wawasan baru yang mungkin tidak langsung terlihat oleh Anda atau anggota tim lainnya.
Misalnya, karyawan yang berhadapan langsung dengan pelanggan dapat memberikan penjelasan langsung tentang kebutuhan dan preferensi klien, sedangkan mitra dapat menyampaikan tren industri dan praktik terbaik yang dapat menginformasikan keputusan strategis.
Waspadai masalah dan berikan solusi
Secara proaktif mengidentifikasi potensi masalah atau keberatan di antara para pemangku kepentingan dan segera mengatasinya. Antisipasi kebutuhan mereka dan kurangi risiko untuk memastikan kolaborasi yang lancar.
Libatkan pemangku kepentingan Anda secara aktif untuk memahami perspektif, kekhawatiran, dan harapan mereka. Lakukan pengecekan, survei, atau sesi umpan balik secara berkala untuk mendapatkan wawasan tentang pemikiran dan perasaan pemangku kepentingan tentang proyek atau inisiatif yang sedang dikerjakan.
Rayakan kemenangan kolaboratif
Berikan pengakuan dan rayakan pencapaian bersama para pemangku kepentingan Anda untuk meningkatkan semangat dan menumbuhkan rasa kerja sama tim. Pengakuan ini dapat beragam bentuknya, mulai dari sekadar ucapan terima kasih lisan saat rapat hingga perayaan yang lebih formal seperti upacara penghargaan atau tamasya tim.
Mulailah dengan mengidentifikasi kontribusi spesifik yang dibuat oleh individu dan tim sepanjang proyek. Ini dapat mencakup pemberian penghargaan kepada anggota tim yang bekerja keras untuk memenuhi tenggat waktu yang ketat, atau kelompok yang bekerja sama secara efektif untuk memecahkan masalah rumit. Hal ini memberikan contoh positif bagi orang lain, mendorong budaya keunggulan dan kolaborasi.
Sama pentingnya untuk merayakan tonggak sejarah yang dicapai selama proyek. Tonggak-tonggak penting berfungsi sebagai penanda kemajuan dan pencapaian yang signifikan, dan mengakuinya dapat memperkuat upaya kolektif tim dengan pemangku kepentingan yang relevan.
Misalnya, jika proyek Anda telah mencapai fase kritis, seperti selesainya hasil utama atau peluncuran produk yang sukses, gunakan kesempatan ini untuk merayakan keberhasilan ini. Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan makan siang bersama tim, mengirimkan email ucapan selamat, atau bahkan mengorganisasikan pertemuan kecil untuk merenungkan perjalanan dan berbagi cerita tentang tantangan yang diatasi.
Gunakan Dropbox untuk berkolaborasi dengan pemangku kepentingan—untuk hasil yang lebih baik
Kolaborasi yang efektif dengan para pemangku kepentingan sangat penting bagi keberhasilan proyek dan Dropbox merupakan alat terbaik untuk memfasilitasi kerja sama tim yang lancar antara berbagai pemangku kepentingan. Dengan berbagi yang aman, fitur kolaborasi, serta alat peninjauan proyek kreatif, Dropbox memberdayakan tim untuk bekerja sama secara harmonis dan mencapai hasil yang lebih baik.
FAQ tentang kolaborasi yang efektif
Libatkan pemangku kepentingan dalam proses pengambilan keputusan dengan secara aktif mencari masukan mereka dan mempertimbangkan perspektif mereka. Dorong diskusi terbuka dan berikan kesempatan bagi mereka untuk menyumbangkan ide dan keprihatinan mereka.
Manfaatkan alat seperti Dropbox, yang menawarkan berbagai fitur untuk kolaborasi jarak jauh, termasuk folder bersama dan pengeditan dokumen waktu nyata. Alat-alat ini memungkinkan komunikasi dan kolaborasi yang lancar, tanpa memandang jarak fisik.
Identifikasi dan atasi konflik sejak dini dengan memfasilitasi diskusi terbuka dan mencari titik temu. Prioritaskan tujuan dan sasaran yang paling penting, dan bekerja untuk menemukan solusi yang memenuhi kepentingan semua pemangku kepentingan.
Jelajahi sumber daya terkait
Cara menambahkan tanda tangan di PDF dan memperoleh tanda tangan elektronik secara online
Anda tidak lagi memerlukan kertas fisik untuk mendapatkan tanda tangan yang mengikat secara hukum. Temukan bagaimana Dropbox Sign menyederhanakan proses penandatanganan kontrak untuk Anda dan klien Anda—semua berkat eSignatures.
